章運(yùn)洪
承德廣播電視臺(tái)
如何做好電視檔案的管理工作
章運(yùn)洪
承德廣播電視臺(tái)
電視作為主要媒介,成為人們生活中必不可缺的一部分。在電視影響力不斷提升的情況下,檔案資料也在不斷增多。電視檔案在記錄黨和國(guó)家重大方針及其它社會(huì)重要問(wèn)題方面起著重要作用。廣播電視檔案管理是一個(gè)領(lǐng)域很寬的專(zhuān)業(yè)技術(shù)行業(yè),搞好廣播電視的檔案管理,不僅能夠產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益,而且能夠產(chǎn)生巨大的社會(huì)效益。無(wú)論是對(duì)于促進(jìn)廣播電視事業(yè)發(fā)展,保障安全優(yōu)質(zhì)播出,還是對(duì)于搞好黨和國(guó)家的新聞宣傳,都具有十分重要的意義。從目前我國(guó)廣播電視檔案管理和利用工作現(xiàn)狀來(lái)看,由于管理體制不健全、缺乏管理意識(shí)和檔案管理信息化程度不高等原因,使得廣播電視檔案管理工作沒(méi)有走上良好的發(fā)展道路,這直接影響了檔案的完整性和利用程度,阻礙了廣播電視事業(yè)發(fā)展進(jìn)程。因此,廣播電視檔案的特殊性,要求電視從業(yè)者要站在對(duì)歷史負(fù)責(zé)的高度,具有較強(qiáng)的電視檔案意識(shí),認(rèn)真做好電視檔案各方面工作,充分發(fā)揮電視檔案信息作用,為推動(dòng)廣播事業(yè)的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。
(一)加強(qiáng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的電視檔案法規(guī)宣傳。我國(guó)法制對(duì)檔案已經(jīng)有了系統(tǒng)的規(guī)范,相繼出臺(tái)了《檔案法》、《廣播電視宣傳檔案、資料管理辦法》等法規(guī),電視檔案專(zhuān)業(yè)人員要不定期地將檔案法規(guī)政策提供給領(lǐng)導(dǎo),同時(shí)以最簡(jiǎn)要的語(yǔ)言闡述檔案法規(guī),及時(shí)匯報(bào)資源優(yōu)勢(shì)情況和管理狀態(tài),使領(lǐng)導(dǎo)掌握最新的檔案管理動(dòng)態(tài),認(rèn)識(shí)到電視檔案管理的重要性,爭(zhēng)取重視和支持。
(二)加強(qiáng)員工的電視檔案意識(shí)教育。電視臺(tái)要做好電視檔案的管理工作,僅僅依賴(lài)于專(zhuān)業(yè)人員的檔案意識(shí)強(qiáng)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,還要依靠全臺(tái)員工,尤其是編輯記者的共同努力,他們的電視檔案意識(shí)強(qiáng)就會(huì)理解和支持檔案部門(mén)的工作,自覺(jué)注意電視檔案的形成,及時(shí)歸檔,充分保證電視檔案的完整與準(zhǔn)確,做好利用和收集電視檔案的基礎(chǔ)工作。因此,指定各業(yè)務(wù)部門(mén)選派1-2名內(nèi)勤人員進(jìn)行檔案知識(shí)培訓(xùn),不定期地組織大家學(xué)習(xí)討論,交流經(jīng)驗(yàn),解決電視檔案管理中存在的問(wèn)題,使電視檔案工作更加符合電視要求,為廣播電視事業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)。
(三)加強(qiáng)對(duì)新近走上編輯記者崗位人員的檔案教育。從目前了解的情況來(lái)看,全國(guó)各新聞院系沒(méi)有將檔案教育作為學(xué)科教育,非新聞院系的畢業(yè)生從事編輯記者崗位的新人就更不可能在學(xué)校接受檔案教育,因此,做好新人人臺(tái)的檔案意識(shí)培養(yǎng)得尤為重要。因此在新人入臺(tái)時(shí)可以帶領(lǐng)他們參觀臺(tái)內(nèi)的音像檔案管理室,讓專(zhuān)業(yè)人士介紹音像檔案管理的基本情況,了解電視檔案的資源和利用情況等等,通過(guò)這樣學(xué)習(xí)可以有效地避免他們?cè)谌诵兄蠓赶虏槐匾腻e(cuò)誤。
作為一項(xiàng)業(yè)務(wù)性和技術(shù)性較強(qiáng)的信息管理工作,電子檔案的整個(gè)過(guò)程要經(jīng)歷很多環(huán)節(jié)、很多部門(mén)。從檔案的收集到檔案的歸檔,不僅依靠檔案管理人員的不懈努力,還要與各個(gè)部門(mén)進(jìn)行聯(lián)系。為了保證檔案在移交過(guò)程中安全、完整,就要在檔案管理中建立一項(xiàng)完整的自上而下的服務(wù)體系,真正落實(shí)檔案規(guī)范管理。在建立這種自上而下的服務(wù)體系中,首先要在檔案管理人員中挑選出知識(shí)豐厚、技術(shù)熟練的檔案員,讓檔案員收集與整理資料,在整理的過(guò)程中,要把各個(gè)部門(mén)當(dāng)年需要?dú)w檔的文件進(jìn)行整理,這些文件包括文字、圖片、錄像、錄音等,整理好文件后,再移交到檔案管理室進(jìn)行歸檔。其次是要建立具有相互制約的管理體系,在進(jìn)行檔案整理的時(shí)候,各個(gè)部門(mén)要相互監(jiān)督,相互牽制,從而保證了檔案能夠在短時(shí)間內(nèi)完整歸檔。
(一)要增加電視檔案信息收集的廣泛性。不僅要收集國(guó)內(nèi)的,還要注意收集國(guó)外的;既要大力收集本系統(tǒng)的,還要注意收集其它行業(yè)的。凡是具有一定價(jià)值的信息資料都要及時(shí)、完整、準(zhǔn)確地收集起來(lái),最大限度地豐富檔案資源,為我所用,為未來(lái)所用。
(二)建立靈活開(kāi)放,資源共享的檔案使用機(jī)制。廣播電視檔案內(nèi)容豐富,種類(lèi)繁多,是一筆巨大的無(wú)形資產(chǎn)。靈活把握管理方式,全面對(duì)外開(kāi)放、充分發(fā)揮其服務(wù)作用。
(三)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),最大限度地提高服務(wù)水平。電視檔案工作者要主動(dòng)征求領(lǐng)導(dǎo)和各業(yè)務(wù)部門(mén)的意見(jiàn),不定期地向編輯、記者提供和介紹各類(lèi)電視資料,滿(mǎn)足大家對(duì)各類(lèi)電視素材的需求,實(shí)現(xiàn)電視檔案信息資源共享,使電視檔案成為本部門(mén)本系統(tǒng)新聞宣傳和事業(yè)建設(shè)發(fā)展得參謀部和廣大電視工作者熱愛(ài)廣電事業(yè)、愛(ài)崗敬業(yè)的教育園地。
科學(xué)完善的管理機(jī)制是一切檔案管理工作順利展開(kāi)的基礎(chǔ)。單位領(lǐng)導(dǎo)層面的人員要轉(zhuǎn)變觀念,從自身做起,明確單位領(lǐng)導(dǎo)者是進(jìn)行檔案管理和利用的第一責(zé)任人,加強(qiáng)對(duì)單位的領(lǐng)導(dǎo)力度。結(jié)合單位檔案管理的實(shí)際和需求,制定適用于本單位的檔案管理制度,規(guī)范員工工作行為。單位檔案管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常性地對(duì)本單位的檔案管理工作進(jìn)行審查和評(píng)估,及時(shí)發(fā)現(xiàn)并更正問(wèn)題。建立檔案管理責(zé)任制,將管理責(zé)任落到實(shí)處。并依照檔案管理相關(guān)規(guī)定和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),對(duì)單位內(nèi)的檔案進(jìn)行歸檔范圍和管理職責(zé)的劃分,將重要聲像檔案的管理作為檔案管理的重點(diǎn),對(duì)日常檔案管理和利用工作進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督指導(dǎo)。針對(duì)比較有專(zhuān)業(yè)特色的檔案資料構(gòu)建按照專(zhuān)業(yè)劃分的歸檔管理制度,這為及時(shí)歸檔和保證檔案的完整提供了很好的保障。要加強(qiáng)對(duì)廣播電視檔案管理從業(yè)人員的培訓(xùn),培養(yǎng)出同時(shí)掌握廣播電視業(yè)務(wù)知識(shí)和廣播電視檔案管理和利用能力的高端人才。定時(shí)定期籌集一定資金投入到檔案管理工作中,從點(diǎn)滴積累起來(lái),使檔案管理設(shè)施和技術(shù)越來(lái)越完善。
隨著科技的發(fā)展,檔案管理人員的素質(zhì)提高變得非常重要,只有不斷提高自身素質(zhì),才能把檔案管理工作做得更好。首先,要提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)。網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn),使得電視檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)電子信息化,改變了傳統(tǒng)的檔案管理,促進(jìn)了檔案管理模式的變革,在這一理念下,檔案管理人員要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)的學(xué)習(xí),改變傳統(tǒng)檔案管理的理念,適應(yīng)電子信息管理模式。其次是豐富檔案管理人員的知識(shí)。檔案管理人員在對(duì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)的同時(shí),也要加大對(duì)電視相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí),只有這樣,才能使檔案分類(lèi)科學(xué),管理科學(xué),從而使得檔案更具完整性與可利用性。最后,要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。要定期對(duì)管理人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn),提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能,掌握正確的檔案處理方式,還要提高檔案咨詢(xún)的技能。只有加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn),才能使檔案管理科學(xué)、系統(tǒng)。