文/山西省文水縣人力資源和社會保障局 付麗萍

淺析如何提升人事檔案管理功能

文/山西省文水縣人力資源和社會保障局 付麗萍

人事檔案的管理工作是人事工作開展的前提。但是目前干部的人事檔案管理工作存在著諸多問題，面臨著許多新的情況和挑戰(zhàn)。因為檔案問題關(guān)系到每個職工的切身利益與職業(yè)生涯，所以有必要深化檔案管理的功能。本文對目前人事檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行了分析，并對如何提升人事檔案的管理功能提出了相應(yīng)的建議和解決措施。

人事檔案；管理功能；提升

每個人在參加工作時都會建立自己的個人檔案，并將伴隨著自己的職業(yè)生涯。同時，人事檔案的管理工作也是人事工作的重點所在，是單位各項工作得以開展的首要前提。但近年來，隨著事業(yè)單位的轉(zhuǎn)型和人事制度的變化，人事檔案管理也開始出現(xiàn)了一系列的問題。

一、當(dāng)前人事檔案管理存在的問題

首先，管理人員的意識落后。人事檔案管理相對于其他工作來說，工作量小，對專業(yè)知識的要求相對較低，屬于比較基礎(chǔ)的工作。因此導(dǎo)致部分基層的事業(yè)單位對人事檔案工作缺乏足夠的認(rèn)識，甚至因為有些領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的認(rèn)識不夠，使得應(yīng)付了事、監(jiān)督力度不夠等問題頻發(fā)，從而使得檔案工作處于較為被動的狀態(tài)。對檔案問題重視程度不夠的不僅是管理人員，同時還有很多新入職高校畢業(yè)生觀念淡薄，認(rèn)識不到檔案對于他們的重要意義，忽視人事檔案以致造成檔案丟失的現(xiàn)象時有發(fā)生。

其次，人事檔案的適用性不強(qiáng)。目前，人事檔案內(nèi)容方面存在著內(nèi)容空洞、材料不全、信息不準(zhǔn)等問題。很多能夠充分反映干部的品德作風(fēng)以及素質(zhì)培養(yǎng)的內(nèi)容沒有被放置入內(nèi)，反而是那些空話套話的內(nèi)容大行其道。而且檔案搜集不全，有些干部任免審批表、工資審批表未能及時地補(bǔ)充更新，甚至有些還在本人手中。有些檔案的簽字和蓋章不全，以致檔案工作未能及時開展。

最后，檔案的管理人員和管理方式落后。檔案管理是一項專業(yè)性和政治性較強(qiáng)的工作?？墒呛芏鄰氖禄鶎邮聵I(yè)單位的檔案管理人員卻幾乎是身兼數(shù)職，有的甚至是半道出家，嚴(yán)重缺乏專業(yè)的培訓(xùn)。而且，大部分檔案管理員是手工操作，人工化。這在計算機(jī)已經(jīng)普及程度如此之高的今天，顯得格外笨重與落后。

二、如何提升人事檔案管理功能

針對目前檔案管理方面存在的一些問題與挑戰(zhàn)，筆者嘗試淺析了能夠提升人事檔案管理功能的方法。

（一）更新檔案管理觀念，強(qiáng)化檔案制度建設(shè)。檔案在社會務(wù)工人員或者是非公有制企業(yè)的員工身上用處不大，但是在一些學(xué)歷較高的，或者是處于事業(yè)單位的工作人員身上，則起到很大的作用。所以無論是檔案管理人員還是從業(yè)人員，都應(yīng)該更新檔案的管理意識和觀念，強(qiáng)化對檔案的重視程度。同時，強(qiáng)化檔案意識也可以從建立相關(guān)的制度入手。制度是保障當(dāng)代人事檔案管理效能提升的首要因素。人事檔案的管理需要制度來維護(hù)，用管理制度來保證管理工作的質(zhì)量，從而提升檔案工作的管理功能。

（二）實現(xiàn)資源共享，提高人事檔案的質(zhì)量，加強(qiáng)知識學(xué)習(xí)。上文提到，檔案的質(zhì)量參差不齊，里面摻雜著許多空話和套話占主體的無效信息。因此應(yīng)當(dāng)實現(xiàn)干部人事檔案的新型管理方式，建立干部人事檔案管理的數(shù)據(jù)庫，讓那些真正能夠反映一個干部或者是工作人員的數(shù)據(jù)和內(nèi)容進(jìn)入檔案袋。這樣不僅有利于檔案內(nèi)容的更新與補(bǔ)充、與時俱進(jìn)，同時還具有儲存量大、壽命延長、信息準(zhǔn)確等優(yōu)勢。在這個過程中，檔案管理人員也要加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，適應(yīng)時代的發(fā)展，廣泛汲取現(xiàn)代科學(xué)文化知識，使自己成為一個合格的管理者。

（三）加強(qiáng)人事檔案管理的監(jiān)督工作。做好監(jiān)督工作是使檔案在利用過程中做好保密的一項重要措施，能夠及時糾正各種檔案利用過程中不規(guī)范、不合法的行為，從而做到既能應(yīng)用，又保證檔案安全。有條件的檔案館室可以安裝攝像頭和監(jiān)視器，長期保存調(diào)取檔案的視頻監(jiān)控。同時檔案管理人員要注意積極地與檔案調(diào)取者交流，分析他查閱和調(diào)取的動機(jī)以及具體的使用情況。在檢查時如果發(fā)現(xiàn)了問題，一定要第一時間處理，并且做好資料備份。這樣才能夠避免可能出現(xiàn)的問題，提升檔案的管理效能。

（四）人事檔案管理技術(shù)化、信息化。為了順應(yīng)時代的發(fā)展，同時也要提高檔案保存和管理的效率，應(yīng)當(dāng)逐步推動檔案管理技術(shù)化、信息化、無紙化進(jìn)程。想要推動這一進(jìn)程，則必須在確保思想正確的基礎(chǔ)上，保證物質(zhì)條件充足，只有這兩個層面的工作都做好了，才能夠確保檔案管理的信息化技術(shù)化發(fā)展目標(biāo)能夠?qū)崿F(xiàn)。具體論述的話，則是檔案管理單位必須積極研究檔案管理工作的增長點，根據(jù)實際情況，判斷是否具有信息化和技術(shù)化的條件，從而合理地利用科技手段，大力開拓人事檔案管理中存在的新的增長點。同時也要注意，檔案管理單位也必須認(rèn)真發(fā)現(xiàn)單位自身的高技術(shù)水平的信息工作者，使其能夠在完成自身工作的同時，投入到檔案信息化管控工作之中，把他們的能力充分發(fā)揮出來。這樣的話，單位不僅能夠提高檔案管理的信息化水平，同時也能夠節(jié)省資金、提高檔案管理的效率。

三、結(jié)語

通過上文的淺析，我們發(fā)現(xiàn)，如果想要提升檔案管理的功能，確保檔案管理工作能夠發(fā)揮它的存在價值以及意義，就要強(qiáng)化管理意識，提升自身的技術(shù)能力和專業(yè)程度，實現(xiàn)技術(shù)化和信息化，確保其能夠與時代發(fā)展的步伐保持一致，與經(jīng)濟(jì)發(fā)展的速度相協(xié)調(diào)。同時也要積極地培養(yǎng)檔案管理人員，在開展日常管理工作的同時合理運(yùn)用新的技術(shù)和知識，切實提高管理能力，提升檔案管理的效率。

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