文/公主嶺市廿十家子水庫(kù)灌區(qū)管理所 常文翠

水利工程建設(shè)中的檔案管理淺析

文/公主嶺市廿十家子水庫(kù)灌區(qū)管理所 常文翠

本文從強(qiáng)化重視入手，提出了強(qiáng)化水利檔案管理的幾點(diǎn)措施。希望通過(guò)本文的探究，更好地促進(jìn)水利工程檔案的服務(wù)作用得到有效的發(fā)揮，更好地為工程的建設(shè)提供服務(wù)。

水利工程建設(shè)；檔案管理；服務(wù)

水利檔案是對(duì)水利工程的建設(shè)全程的真實(shí)寫(xiě)照，也是對(duì)工程建設(shè)全程的記錄和見(jiàn)證。作為水利工程檔案管理人員，為了更好地促進(jìn)檔案資料的服務(wù)作用得到有效的發(fā)揮，就需要切實(shí)注重以下工作的開(kāi)展。

一、加大重視力度，為發(fā)揮水利工程檔案管理成效奠定基礎(chǔ)

水利檔案管理工作的開(kāi)展具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性和服務(wù)性，水利資料與普通的歷史資料不同，其在整個(gè)水利工程安全運(yùn)行和管維工作中有著十分重要的作用。尤其是現(xiàn)代水利工程項(xiàng)目，不僅工期緊、任務(wù)重，而且工程投資較大，所以檔案管理工作較為復(fù)雜和獨(dú)特，因而在水利工程建設(shè)中，強(qiáng)化檔案收集與管理工作，就顯得尤為重要。作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，必須切實(shí)意識(shí)到強(qiáng)化檔案管理工作的必要性，并在工程建設(shè)中強(qiáng)化檔案管理工作的開(kāi)展，盡可能地提高檔案資料的收集與管理水平，并設(shè)置專(zhuān)業(yè)的檔案管理小組，對(duì)水利工程檔案建設(shè)資料進(jìn)行收集和整理，在確保分工明確和責(zé)任明確的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善。在此基礎(chǔ)上，還要引導(dǎo)檔案管理人員強(qiáng)化專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，盡可能地促進(jìn)業(yè)務(wù)素質(zhì)水平和責(zé)任心的提升，在注重檔案保管的同時(shí)還應(yīng)注重其服務(wù)性功能的發(fā)揮，盡可能地將檔案的價(jià)值彰顯出來(lái)，為發(fā)揮水利工程檔案管理成效奠定基礎(chǔ)。

二、在水利工程建設(shè)中強(qiáng)化檔案管理的幾點(diǎn)措施分析

在加大重視力度的基礎(chǔ)上，為了更好地促進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展，我們必須切實(shí)注重以下工作的開(kāi)展，才能更好地促進(jìn)水利工程檔案管理水平的提升。

（一）檔案資料的收集必須及時(shí)、完整和全面。收集檔案資料是整個(gè)檔案管理工作的核心工作。為確保檔案資料收集的及時(shí)性、完全性和全面性，就需要切實(shí)做好以下工作：一是在檔案收集過(guò)程中，因?yàn)闄n案資料需要不斷地積累，因而在工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)確保所有的檔案資料得到及時(shí)的記錄和收集以及歸檔，否則在工程竣工后就會(huì)導(dǎo)致檔案資料的遺漏，而這就會(huì)加大資料的收集難度，因而作為檔案管理人員，必須樹(shù)立主動(dòng)的服務(wù)意識(shí)，緊密結(jié)合水利工程的操作流程和每個(gè)階段的實(shí)踐，明確所要收集檔案資料的內(nèi)容和數(shù)量，確保每個(gè)階段的歸檔工作得以順利地實(shí)施，從而確保其及時(shí)地收集。二是在檔案資料及時(shí)收集的同時(shí)，還應(yīng)確保所收集資料的完整性和全面性，這就需要結(jié)合工程實(shí)際，理清條理，并緊密結(jié)合工程的進(jìn)度強(qiáng)化對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)整理和歸檔工作，確保所有的檔案資料有序地存放、規(guī)范地管理，盡可能地將工程的建設(shè)全貌全面而又系統(tǒng)地記錄下來(lái)。

（二）檔案資料的管理必須規(guī)范、科學(xué)和全面。在做好檔案收集工作的基礎(chǔ)上，要切實(shí)注重檔案資料的管理，這就需要提升檔案管理的規(guī)范性、科學(xué)性和全面性。在檔案資料收集之后，應(yīng)及時(shí)地進(jìn)行整理，裝訂成卷，強(qiáng)化檔案跟蹤檢查，對(duì)其內(nèi)容和質(zhì)量進(jìn)行重點(diǎn)檢查，不僅要嚴(yán)把檔案質(zhì)量關(guān)，而且還應(yīng)確保其與工程的進(jìn)度同步，若存在與要求不符的情況，應(yīng)及時(shí)地將其整改，并對(duì)整改的過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督和管理，盡可能地確保工程項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性。尤其是在檔案調(diào)取方面，應(yīng)建立嚴(yán)格的問(wèn)責(zé)機(jī)制，切實(shí)加強(qiáng)檔案登記工作的開(kāi)展，并切實(shí)注重檔案的保管，特別是檔案的防火防盜工作以及保密工作，才能提高檔案資料管理的規(guī)范性、科學(xué)性和全面性。

（三）檔案資料的管理必須與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng)新。在做好上述工作的基礎(chǔ)上，在檔案資料管理工作中，我們還應(yīng)緊密結(jié)合時(shí)代發(fā)展的需要，在水利工程建設(shè)中，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化水平的提升，這就需要切實(shí)注重計(jì)算機(jī)技術(shù)和檔案管理軟件的應(yīng)用，切實(shí)強(qiáng)化水利工程檔案管理工作的開(kāi)展。在水利工程檔案資料整理過(guò)程中，我們應(yīng)及時(shí)將其輸入計(jì)算機(jī)之中，在形成相應(yīng)的工程電子檔案之后，及時(shí)地歸入水利工程檔案電子信息庫(kù)之中，這樣就能更好地強(qiáng)化各種信息資源的利用，促進(jìn)存檔質(zhì)量提升的同時(shí)優(yōu)化工作效率。對(duì)于電子檔案系統(tǒng)的管理和訪問(wèn)，要設(shè)置相應(yīng)的密鑰和級(jí)別，針對(duì)不同的管理人員設(shè)置不同的管理權(quán)限，針對(duì)不同的訪問(wèn)人員設(shè)置相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，才能更好地加強(qiáng)對(duì)水利檔案資料的保管和訪問(wèn)，同時(shí)也能利用這些資料為其他水利工程的開(kāi)展提供經(jīng)驗(yàn)的借鑒和支持，從而促進(jìn)我國(guó)水利事業(yè)的快速發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在水利工程項(xiàng)目中，檔案管理工作具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性和復(fù)雜性，因而為了更好地促進(jìn)這一工作的開(kāi)展，我們必須切實(shí)加大重視力度，才能為水利工程檔案管理的成效奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。尤其是檔案資料的收集必須及時(shí)、完整和全面，檔案資料的管理必須規(guī)范、科學(xué)和全面，檔案資料的管理必須與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng)新，才能更好地促進(jìn)其作用的發(fā)揮。

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[3]曹學(xué)玲.淺談水利工程建設(shè)中的檔案管理[J].價(jià)值工程，2012（15）：89.