胡瀛瀅

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我國事業(yè)單位檔案管理中存在的問題與對策

胡瀛瀅

【摘 要】檔案管理是事業(yè)單位日常管理工作的重要組成部分，對于事業(yè)單位的管理工作開展整體水平能夠產(chǎn)生不容忽視的影響。在新時期社會轉(zhuǎn)型發(fā)展的重要歷史階段，如何做好事業(yè)單位的檔案管理工作正成為事業(yè)單位的重要課題，由于檔案管理工作本身所需要的專業(yè)性和技術(shù)性較強，而事業(yè)單位的檔案管理也存在著自身的特殊性，因此只有及時發(fā)現(xiàn)存在于我國事業(yè)單位檔案管理工作中的問題，才能做到有的放矢，提高檔案管理的針對性，從而推動我國事業(yè)單位檔案管理工作的進一步發(fā)展。

【關鍵詞】事業(yè)單位 檔案管理 策略

一、前言

在我國改革開放的歷史進程中，事業(yè)單位經(jīng)歷了轉(zhuǎn)型、重組、轉(zhuǎn)制等一系列變化，逐漸在中國特色社會主義市場經(jīng)濟體制中站穩(wěn)腳跟，找準位置，并且獲得了新的發(fā)展。在這一過程中，檔案管理工作隨著事業(yè)單位的轉(zhuǎn)型發(fā)展也面臨著眾多挑戰(zhàn)，規(guī)范、科學的檔案管理工作能夠有效提升事業(yè)單位的工作效率，并且為其轉(zhuǎn)型改制提供重要依據(jù)。

二、當前我國事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

（一）管理人員隊伍素質(zhì)有待提升

檔案管理工作歸根結(jié)底要落實到工作人員的個體素質(zhì)上，無論是其專業(yè)素質(zhì)還是敬業(yè)精神都會對工作產(chǎn)生不容忽視的影響。一方面，當前事業(yè)單位檔案管理人員隊伍專業(yè)素質(zhì)薄弱，很多管理人員本身并不具備檔案管理方面專業(yè)素質(zhì)，更有人浮于事等問題加劇管理難度。另一方面，事業(yè)單位檔案管理人員存在一定程度上的態(tài)度問題，毋庸諱言的是當前個別檔案管理工作人員存在工作上得過且過的應付態(tài)度，缺乏責任心，給檔案管理工作帶來消極影響。

（二）檔案利用效率不高

檔案管理既包括了對檔案進行保管和維護，同時更涵蓋了檔案的利用，但是當前我國事業(yè)單位的檔案有很大一部分是陳年舊檔，無法得到充分利用，這也就使得檔案失去了很大程度的存在價值。即使有些單位對檔案開展利用，也大都停留在最為基礎的層面，檔案的利用效率不高。事業(yè)單位的檔案管理工作存在著“因人廢事”、“因人成事”的問題，如果領導對于檔案管理工作重視程度較高，或者領導本身就出自檔案管理系統(tǒng)，該單位的檔案管理工作必然開展較好，反之則否。

（三）人員流動帶來檔案管理危機

事業(yè)單位檔案管理工作的一大特殊之處就在于人員的流動性較大且極易給管理工作帶來深刻影響。事業(yè)單位的檔案管理者一旦調(diào)動或離職，交接工作不到位或者后來者缺乏充分的責任心和專業(yè)素質(zhì)，很多檔案就會隨著離任者的離開而成為“死檔”，給事業(yè)單位檔案管理工作造成很大損失。

另外，很多事業(yè)單位對于檔案管理的現(xiàn)代化和信息化開展程度不足，還停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，不能適應新時期的檔案管理和檔案利用要求，需要在工作中進一步深化改革，提高認識，完善手段，促進事業(yè)單位檔案管理工作信息化和現(xiàn)代化。

三、改進事業(yè)單位檔案管理工作的對策

（一）完善檔案管理人才隊伍建設

首先必須要不斷提升事業(yè)單位檔案管理工作人員的工作積極性和責任心，通過加強對檔案管理人員的日常管理，改善其對于檔案管理工作重要性的認知水平，提升其對于檔案管理工作的責任心與積極性。其次要增強檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)，嚴把人員聘任關，定期開展業(yè)務培訓，保障檔案管理人才隊伍的專業(yè)素質(zhì)過硬，特別是要提升檔案管理人員對于信息化背景下檔案管理工作革新的能力。再次，不斷提升檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)其對于檔案管理事業(yè)的熱愛，確保檔案管理工作能夠在一種更為和諧積極的狀態(tài)下開展工作。

（二）提高檔案管理工作的物質(zhì)保障

改善事業(yè)單位檔案管理工作的物質(zhì)條件就是要在結(jié)合本單位具體情況的基礎上加大資金投入，改善工作環(huán)境，更新工作設備，特別是要結(jié)合檔案管理信息化的思路在事業(yè)單位的檔案管理工作中完善計算機設備的作用發(fā)揮。推動檔案管理信息化需要檔案管理人員具備較高的計算機專業(yè)素質(zhì)，建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，同時要做好數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡安全防護，確保檔案數(shù)據(jù)庫的安全。提高檔案管理工作的物質(zhì)保障需要事業(yè)單位的領導人員尤其是檔案管理工作的直接領導者要提高對檔案管理工作的重視程度，為檔案管理工作的改革發(fā)展提供更為堅實的物質(zhì)保障。

（三）提高事業(yè)單位的利用效率

提升事業(yè)單位的檔案利用效率是檔案管理工作的最終歸宿，也是提升檔案管理水平的重要推動力。首先要在傳統(tǒng)檔案管理模式的基礎上改進管理方法，創(chuàng)新管理理念，提升檔案管理利用的認知。其次，檔案管理需要發(fā)揮檔案管理者的積極性和創(chuàng)造性，對于不同單位的檔案管理人員來說，要根據(jù)本單位的實際情況，制定符合本單位檔案管理需要的管理模式與管理體制，推動檔案管理工作為單位的決策工作提供理論參考和現(xiàn)實依據(jù)。再次，提升檔案的使用效率還要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)，通過網(wǎng)絡共享和網(wǎng)絡傳播，創(chuàng)建檔案網(wǎng)上查閱、調(diào)動等工作的信息化渠道。

綜上所述，檔案管理工作是一項需要持久推進并且保持政策穩(wěn)定的持續(xù)性工作，從單位領導到檔案管理人員都必須要提高對于檔案管理的重視程度，不斷創(chuàng)設條件提升檔案管理人員隊伍的綜合素質(zhì)，同時要探索檔案管理信息化和現(xiàn)代化發(fā)展道路，從而有效提升事業(yè)單位的檔案管理工作效率。

參考文獻：

［1］楊虹．對事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路的探討［J］．科技資訊，2010，10，（10）：125～127．

［2］孫長美．淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策［J］．中國市場，2015，01，（04）：88～89．

作者單位：（吉林省體育運動學校）