文/安陽(yáng)市中心血站 朱紅娟

淺議血站財(cái)務(wù)檔案的規(guī)范化管理

文/安陽(yáng)市中心血站 朱紅娟

血站的財(cái)務(wù)檔案既是血站檔案的重要組成部分，又是記錄和反映血站采供血業(yè)務(wù)活動(dòng)、財(cái)務(wù)狀況的重要史料和證據(jù)。財(cái)務(wù)檔案管理水平的高低體現(xiàn)了血站的整體管理水平，并直接決定了財(cái)務(wù)工作和檔案管理工作的優(yōu)劣。因此，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前血站財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理過(guò)程中存在的問題，并對(duì)其進(jìn)行改進(jìn)和解決就顯得至關(guān)重要。

血站財(cái)務(wù)檔案；規(guī)范化；管理

近年來(lái)，隨著采供血量的不斷增加，服務(wù)水平有效提升，血站得到了前所未有的發(fā)展。當(dāng)前，加強(qiáng)血站的內(nèi)涵建設(shè)，提高綜合管理水平成了血站健康、持續(xù)發(fā)展的主要內(nèi)容，其中，加強(qiáng)血站財(cái)務(wù)檔案管理是一個(gè)重要的方面。因此，了解血站財(cái)務(wù)檔案管理的特點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前管理中存在的問題，完善與改進(jìn)血站財(cái)務(wù)檔案管理顯得至關(guān)重要。

一、當(dāng)前血站財(cái)務(wù)檔案管理的特點(diǎn)

(一)血站財(cái)務(wù)檔案來(lái)源的分散性。血站的財(cái)務(wù)檔案主要包括以下幾個(gè)方面：一是血站為維護(hù)采供血工作正常開展所需要的各類開支，如用于購(gòu)買試劑、耗材、紀(jì)念品以及血液運(yùn)輸、冷鏈保存、人工費(fèi)用和各項(xiàng)科研活動(dòng)等開支。二是血站日常管理開支，如用于辦公費(fèi)用、安全生產(chǎn)投資、隨著獻(xiàn)血隊(duì)伍的不斷擴(kuò)大和改善業(yè)務(wù)科研條件，擴(kuò)建或改建已有的業(yè)務(wù)區(qū)、辦公區(qū)和優(yōu)化獻(xiàn)血環(huán)境等，同時(shí)還包括為了更好規(guī)范地開展業(yè)務(wù)工作而添置的大型儀器設(shè)備，這些都是血站進(jìn)一步發(fā)展所必須的投資。三是血站用于獻(xiàn)血者來(lái)往交通補(bǔ)助和還血報(bào)銷等開支。四是血站的各項(xiàng)收入以及上級(jí)機(jī)關(guān)部門的撥款收入，血站作為社會(huì)公益部門按照省物價(jià)部門核準(zhǔn)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，在提供社會(huì)服務(wù)的同時(shí)收取適當(dāng)?shù)馁M(fèi)用，以及政府部門對(duì)血站的各項(xiàng)財(cái)政撥款等。

(二)血站財(cái)務(wù)檔案管理模式的特殊性。許多血站財(cái)務(wù)實(shí)行集中統(tǒng)一管理，即血站資金管理模式是“收支兩條線”，即血站在供血后的收入與發(fā)生與采血、檢驗(yàn)、分離、儲(chǔ)存、運(yùn)輸?shù)戎С雒撱^，收入上繳國(guó)庫(kù)或財(cái)政專戶，支出由財(cái)政部門根據(jù)履行職能的需要按標(biāo)準(zhǔn)核定，做到收是收、支是支的資金管理模式。由于收入戶和支出戶分屬于兩個(gè)賬戶，且在形成財(cái)務(wù)檔案的過(guò)程中，收入和支出的檔案更為明晰，更富有鮮明的特點(diǎn)。

(三)血站財(cái)務(wù)檔案劃分的層次性日益復(fù)雜。近年來(lái)隨著血站的財(cái)務(wù)活動(dòng)呈現(xiàn)多元化趨勢(shì)：血站的投資改造建設(shè)、血站科研開發(fā)和使用、業(yè)務(wù)活動(dòng)的開展和行政活動(dòng)的日益頻繁與多樣性，這些都導(dǎo)致血站財(cái)務(wù)檔案劃分的層次性日益復(fù)雜。一方面血站財(cái)務(wù)檔案相當(dāng)一部分?jǐn)?shù)量來(lái)自血站日常的管理與業(yè)務(wù)活動(dòng)及科研活動(dòng)。另一方面還涉及到血站大量的儀器設(shè)備購(gòu)進(jìn)、各種耗材、紀(jì)念品的招標(biāo)采購(gòu)各項(xiàng)支出和與各供血單位的來(lái)往賬目及上交財(cái)政賬目等。

(四)血站財(cái)務(wù)檔案管理手段的現(xiàn)代性。目前血站借助現(xiàn)代化的設(shè)備和手段，財(cái)務(wù)檔案實(shí)行的是紙質(zhì)檔案與磁性介質(zhì)檔案并行的管理模式，歷年的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不僅以打印的紙質(zhì)形式保存，還以電磁信號(hào)的形式存儲(chǔ)在軟盤、硬盤、光盤等載體上。借助于一系列現(xiàn)代化的設(shè)備和手段，其檔案管理和提供利用的工作效率高，信息傳遞速度快，也有效地防止了查閱、審閱檔案材料過(guò)程中可能出現(xiàn)的私自涂改或丟失、損壞現(xiàn)象。

二、當(dāng)前血站財(cái)務(wù)檔案管理存在的問題

(一)檔案管理意識(shí)淡薄，管理制度不完善。財(cái)務(wù)檔案是血站采供血業(yè)務(wù)發(fā)展的歷史記錄、連接當(dāng)前業(yè)務(wù)并作為未來(lái)財(cái)務(wù)預(yù)算的重要依據(jù)，是財(cái)務(wù)管理體系中的一個(gè)很重要的方面。但是，作為血站的財(cái)務(wù)人員，在意識(shí)上普遍地對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足、重視程度不夠，對(duì)財(cái)務(wù)檔案的收集、整理工作往往被忽視，缺乏相應(yīng)的管理制度來(lái)規(guī)范財(cái)務(wù)檔案日常的管理。

(二)財(cái)務(wù)檔案人員素質(zhì)有待提高。目前許多血站沒有專職的財(cái)務(wù)檔案管理人員，許多出納人員兼管會(huì)計(jì)檔案，2016年1 月1日?qǐng)?zhí)行的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中明確指出，出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。相當(dāng)一部分會(huì)計(jì)從業(yè)人員沒有經(jīng)過(guò)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的專門培訓(xùn)，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)財(cái)務(wù)檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，使得整理出來(lái)的財(cái)務(wù)檔案案卷質(zhì)量不高，裝訂不規(guī)范，難以保證檔案的完整性和安全性。另外，由于會(huì)計(jì)人員工作量大，內(nèi)部人事變動(dòng)頻繁，都是各自保管自己經(jīng)手的年度財(cái)務(wù)檔案，沒有統(tǒng)一規(guī)劃管理，導(dǎo)致有若干年的財(cái)務(wù)檔案資料沒有及時(shí)向綜合檔案室移交。嚴(yán)重違背了財(cái)務(wù)檔案管理辦法的相關(guān)規(guī)定，不能算一個(gè)合格的財(cái)務(wù)檔案工作者。

（三）財(cái)務(wù)檔案管理硬件環(huán)境惡劣。血站財(cái)務(wù)檔案移交到綜合檔案室之前，一般就存放在財(cái)務(wù)辦公室，很多財(cái)務(wù)資料隨處亂放、存放零亂，有的容易潮濕、破損，本部門財(cái)務(wù)人員未經(jīng)權(quán)限許可就隨意翻閱。有的財(cái)務(wù)部門因辦公條件有限，存放財(cái)務(wù)檔案的地方其他人員也可以隨意進(jìn)出，與檔案庫(kù)房的防盜、防火、防高溫、防蟲、防潮、防光、防塵、防鼠等要求相差很遠(yuǎn)，缺乏檔案資料存放的安全性，從而難以保證財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性和完整性。

（四）缺少統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，管理混亂。雖然國(guó)家為檔案管理制定了相關(guān)法規(guī)，但都是宏觀原則性的規(guī)定。具體涉及到財(cái)務(wù)檔案管理上，尚無(wú)統(tǒng)一的具體的管理標(biāo)準(zhǔn)，這就導(dǎo)致血站財(cái)務(wù)檔案管理出現(xiàn)各行其是的局面，雖然有的具有一定的科學(xué)性、創(chuàng)造性，但更多的是管理粗放甚至混亂。如，各種表冊(cè)紙張沒有統(tǒng)一規(guī)格要求，裝釘后參差不齊，外觀很難看；檔案登記表項(xiàng)目和格式也五花八門，有的很不便于查閱、檢索。還有，檔案借閱、移交、銷毀等制度也不統(tǒng)一，有的制度行文很不嚴(yán)密，給檔案管理造成流失隱患。再有，很多血站雖然財(cái)務(wù)工作已經(jīng)是電算化模式，但是檔案管理仍采用全手工管理方式，沒有利用計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化手段進(jìn)行管理，檢索信息費(fèi)時(shí)費(fèi)力。這些都是由于沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一要求造成的。

三、 加強(qiáng)血站財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理的措施

（一）增強(qiáng)管理意識(shí)，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理。血站財(cái)務(wù)檔案管理是提高內(nèi)涵建設(shè)的重要組成部分，是衡量血站綜合管理水平的標(biāo)志之一。血站領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該提高認(rèn)識(shí)，把檔案管理工作納入血站整體發(fā)展規(guī)劃，高度重視血站檔案管理工作，明確領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，建立和完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)需要明確專(兼)職人員負(fù)責(zé)有關(guān)文書工作，處理文件的收發(fā)、整理、歸檔，并做好財(cái)務(wù)檔案的日常管理、查閱接待、登記工作。

（二）強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案管理人員素質(zhì)。檔案工作要適應(yīng)不斷發(fā)展的新形勢(shì)需要，人員素質(zhì)是關(guān)鍵。一開始就要挑選文化素質(zhì)高、工作能力強(qiáng)的人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，并保持人員相對(duì)穩(wěn)定，在工作中，財(cái)務(wù)檔案管理人員要摒棄名利觀念，要有甘為人梯的奉獻(xiàn)精神，有腳踏實(shí)地、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。同時(shí)要對(duì)檔案人員進(jìn)行多途徑、多形式的培訓(xùn)教育，不斷更新他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)。組織到先進(jìn)單位參觀學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的實(shí)際工作能力，提高他們的檔案管理責(zé)任；使檔案管理人員熟悉本部門的職責(zé)，熟悉不同文件材料，能按照管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)的分類、整理、編目、立卷。對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)要不斷深入，使其具有信息意識(shí)、市場(chǎng)意識(shí)、現(xiàn)代化意識(shí)和法紀(jì)意識(shí)。一方面，要及時(shí)了解并熟悉國(guó)家的各項(xiàng)財(cái)務(wù)法規(guī)、方針、政策，嚴(yán)格貫徹執(zhí)行和遵守經(jīng)濟(jì)法、會(huì)計(jì)法、稅法、審計(jì)法等相關(guān)法律，強(qiáng)化法律意識(shí)，提高自身修養(yǎng)。另一方面，還應(yīng)掌握時(shí)事政策、財(cái)政稅務(wù)、電腦操作等相關(guān)知識(shí)。

（三）完善財(cái)務(wù)檔案管理的軟硬件建設(shè)。財(cái)務(wù)檔案管理的硬件主要是指檔案保管的硬件設(shè)施，包括房屋、柜架、箱盒等。建立財(cái)務(wù)檔案室，要本著方便實(shí)用、簡(jiǎn)捷明快、因地制宜的原則對(duì)檔案室進(jìn)行合理布局，要達(dá)到防火、防潮、防塵、防壓、防光、防鼠、防盜、防磁的標(biāo)準(zhǔn)要求，使檔案硬件設(shè)施逐步配套完善。根據(jù)實(shí)際需要與可能配置相關(guān)器材，可配備適用于各種檔案資料和物品存放的資料架柜，資料架柜不僅要滿足存取方便、存儲(chǔ)量大、分合隨意的要求，還要能節(jié)省占地面積。統(tǒng)一檔案室的器材和硬件設(shè)施，明確相關(guān)的技術(shù)、安全指標(biāo)，通過(guò)完善財(cái)務(wù)檔案室硬件設(shè)施建設(shè)，創(chuàng)造良好的財(cái)務(wù)檔案管理硬件環(huán)境，為財(cái)務(wù)檔案的規(guī)范化管理打下基礎(chǔ)。

財(cái)務(wù)檔案管理的軟件環(huán)境主要是指相關(guān)的管理規(guī)章制度，如崗位的設(shè)置規(guī)則、人員的選聘辦法、人員的職責(zé)分工等，這里主要指財(cái)務(wù)檔案的管理工作制度。要想完善財(cái)務(wù)檔案管理工作制度，首先就要抓住基本環(huán)節(jié)。檔案歸檔環(huán)節(jié)足檔案管理的起點(diǎn)，不僅要保證財(cái)務(wù)檔案管理齊全完整、信息準(zhǔn)確，還要保證質(zhì)量。在整理過(guò)程中，要區(qū)分各類檔案歸檔的范圍、時(shí)間、要求和手續(xù)，做好檔案的分類、組合、排列、立卷、編目工作，裝訂要求堅(jiān)實(shí)、整齊、美觀。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同財(cái)務(wù)檔案保管。檔案保管環(huán)節(jié)要嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，保證財(cái)務(wù)檔案完好無(wú)缺，做到不丟失、不破損、不霉?fàn)€、不被蟲蛀等。要安排專人負(fù)責(zé)保管財(cái)務(wù)檔案，有關(guān)單位、人員要定期不定期地檢查財(cái)務(wù)檔案的保存情況，嚴(yán)格按規(guī)定程序和技術(shù)方法處理檔案保管中的問題。檔案的查詢要嚴(yán)格，需有規(guī)定的程序，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部門財(cái)務(wù)檔案，要出具單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

（四）加快財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)，提高現(xiàn)代化管理水平。財(cái)務(wù)檔案信息化是社會(huì)信息化發(fā)展不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。隨著社會(huì)信息化和檔案工作現(xiàn)代化步伐的加快，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心必須向檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)移，以不斷提高檔案的信息化程度。首先，要加強(qiáng)規(guī)劃。檔案信息化的規(guī)劃是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，積極將電子文件歸檔管理和檔案信息化資源數(shù)據(jù)庫(kù)等檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容主動(dòng)納入建設(shè)規(guī)劃，探索利用統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)整合檔案信息資源。其次，要加快檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。再次，要加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)，加速檔案數(shù)字化進(jìn)程，檔案網(wǎng)絡(luò)是實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)現(xiàn)代化的必要條件和重要步驟。

總之，財(cái)務(wù)檔案管理是加強(qiáng)血站內(nèi)涵建設(shè)不可缺少的一個(gè)方面，在建設(shè)現(xiàn)代化血站中越來(lái)越體現(xiàn)出它的重要性。所以，根據(jù)財(cái)務(wù)檔案管理的特點(diǎn)，改進(jìn)管理現(xiàn)狀，才能從根本上保證財(cái)務(wù)檔案的安全和完整，促進(jìn)輸血事業(yè)健康發(fā)展。

[1]張娜.血站財(cái)務(wù)檔案管理.中外醫(yī)療，2013(33).

[2]魯文章.財(cái)務(wù)檔案管理中的幾個(gè)問題[J].中國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會(huì)計(jì)2008（08）.