文/福建醫(yī)科大學(xué)附屬泉州第一醫(yī)院　梅海燕

醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)路徑分析

文/福建醫(yī)科大學(xué)附屬泉州第一醫(yī)院梅海燕

醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)不僅能夠?yàn)槿肆Y源科學(xué)化管理提供可靠數(shù)據(jù)支持，還能助推醫(yī)院人事工作的創(chuàng)新。本文就醫(yī)院人事檔案管理的特點(diǎn)及傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)信息化的方式對(duì)以往存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，提出促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的建議。

信息化；人事檔案； 醫(yī)院；路徑

人事檔案是記載和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才技能的材料記錄，按國(guó)家及單位要求為個(gè)人立檔，儲(chǔ)存保管以備后續(xù)工作查考。人事檔案內(nèi)容主要包括個(gè)人基本情況、學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷，業(yè)務(wù)水平，工作績(jī)效等信息，是員工晉升職稱、繼續(xù)教育、辦理工資、醫(yī)保、社保等工作的材料依據(jù)，在個(gè)人的職業(yè)生涯發(fā)展中具有非常重要的作用。隨著信息技術(shù)快速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的無(wú)限延伸，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化已深刻影響了人們的工作，也對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式提出了挑戰(zhàn)，檔案管理和利用向數(shù)字化、信息化建設(shè)轉(zhuǎn)變已是必由之路。

一、醫(yī)院人事檔案管理的特點(diǎn)

醫(yī)院人才具有高學(xué)歷、專技性等特點(diǎn)，因此醫(yī)院的人事檔案管理與其他檔案管理不同，具有其獨(dú)特性：

（一）檔案材料的多樣性。目前醫(yī)院不斷加強(qiáng)人才建設(shè)，實(shí)施“百人培養(yǎng)”，人才強(qiáng)院，自主招聘碩士研究生、博士研究生等高學(xué)歷人才，因此在醫(yī)院人事檔案材料中除了員工的個(gè)人基本情況信息，還有學(xué)歷證書、學(xué)位證書、進(jìn)修培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)、教學(xué)職稱等材料，而且不同職稱、不同工作崗位的醫(yī)務(wù)人員的檔案材料在數(shù)量、種類等方面各不相同，人事檔案材料體現(xiàn)多樣性。

（二）檔案管理的復(fù)雜性。醫(yī)院每年招收大量的應(yīng)屆畢業(yè)生，在人員招錄的過(guò)程中需要接受、調(diào)取、查閱大量的檔案材料，并且在調(diào)檔過(guò)程中涉及學(xué)生的畢業(yè)院校、人才市場(chǎng)等多部門，需要多部門的協(xié)調(diào)配合，才能保證畢業(yè)生檔案快速、便捷地傳遞到位。同時(shí)醫(yī)療市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈，人才流動(dòng)頻繁，人事檔案調(diào)入調(diào)出現(xiàn)象增多，人事檔案管理不單是傳統(tǒng)的材料收集，更多涉及到檔案的審核、更新、傳遞，具有復(fù)雜性。

（三）檔案管理的時(shí)效性。根據(jù)人事、衛(wèi)生行政部門的相關(guān)要求，醫(yī)務(wù)員工每年要參加大量的培訓(xùn)、繼續(xù)教育，參加醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考評(píng)、年度考核等，這些檔案材料都要及時(shí)整理及收集，歸入檔案庫(kù)，檔案管理的時(shí)效性對(duì)檔案管理人員要求頗高，需及時(shí)審核才能保證檔案及時(shí)入庫(kù)，如實(shí)反映個(gè)人最新情況，及時(shí)歸檔上架，所以檔案管理具有較強(qiáng)的時(shí)效性。

二、目前人事檔案管理存在的缺陷

人事檔案不僅是醫(yī)院人力資源有效管理的重要依據(jù)，也是醫(yī)院開展醫(yī)療服務(wù)活動(dòng)的信息來(lái)源，但是由于主觀認(rèn)識(shí)、管理方式、管理者本身素質(zhì)的影響，傳統(tǒng)的人事檔案管理存在一定的缺陷，從而制約著人事檔案的有效利用，具體有以下幾方面：

（一）輕視檔案管理。部分檔案管理人員管理意識(shí)薄弱，對(duì)檔案管理不重視、敷衍了事、消極應(yīng)對(duì)，片面地認(rèn)為人事檔案管理只是對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔，而忽視了它在人才資源開發(fā)、個(gè)人權(quán)利維護(hù)、編史修志方面的作用。

（二）檔案管理方式簡(jiǎn)單落后、資料更新滯后。醫(yī)院人事檔案管理人員大部分是行政管理人員兼任，檔案也是單純以紙質(zhì)存檔，檔案材料沒(méi)有嚴(yán)格審核，利用率不高，有的人事檔案資料收集延遲、不到位，人檔分離現(xiàn)象嚴(yán)重。

（三）檔案收集、更新不及時(shí)。當(dāng)前醫(yī)療環(huán)境競(jìng)爭(zhēng)激烈，人才流動(dòng)頻繁，人為棄檔現(xiàn)象嚴(yán)重，同時(shí)人才的流動(dòng)也導(dǎo)致人事檔案材料缺失。醫(yī)院?jiǎn)T工多，手工收集材料困難大，經(jīng)常出現(xiàn)人事檔案失真、更新不及時(shí)等現(xiàn)象。

三、檔案管理信息化建設(shè)的重要性

目前隨著醫(yī)療體制改革不斷深化，人事制度改革已成為公立醫(yī)院改革的一項(xiàng)重要內(nèi)容，醫(yī)院推行全員聘用制、專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)聘分開，重要崗位如：臨床科室主任、護(hù)士長(zhǎng)等需競(jìng)聘上崗、引入DRS績(jī)效管理軟件等，這就要求人事檔案管理要更加科學(xué)化、精細(xì)化、多元化。人事管理領(lǐng)域的信息化建設(shè)是未來(lái)的發(fā)展方向，醫(yī)院的人事檔案管理朝著現(xiàn)代化、信息化的方向發(fā)展是順應(yīng)大環(huán)境發(fā)展趨勢(shì)的舉措，也是目前醫(yī)院人事部門工作的重點(diǎn)。

（一）有利于人事制度的改革。人事檔案記錄著員工的基本情況、學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷、工作業(yè)績(jī)等，是選拔和培養(yǎng)員工的重要材料依據(jù)，醫(yī)院人事檔案管理信息化，可以最大限度提高檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，有助于全程準(zhǔn)確記錄醫(yī)務(wù)員工職業(yè)生涯情況，在醫(yī)院開展定崗定編、職稱評(píng)定、績(jī)效考核、人才選拔等方面提供參考，有助于促進(jìn)醫(yī)院人事制度改革。

（二）有利于提高檔案管理效率。傳統(tǒng)的檔案管理停留在手工記錄，或者只是簡(jiǎn)單的電腦錄入，需要消耗大量的人力物力，從信息收集、整理、審核、歸檔等需要相當(dāng)長(zhǎng)的過(guò)程，加上醫(yī)院人員數(shù)量多，檔案資料歸檔不及時(shí)、出錯(cuò)比例高，影響檔案管理效率的提高。實(shí)現(xiàn)信息化，采用信息化的手段和方式可以節(jié)省大量時(shí)間，解放雙手，輸入相關(guān)數(shù)據(jù)及資料由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)等方式完成檔案管理的部分工作，從而提高檔案管理、利用和查詢效率。

（三）有利于保護(hù)紙質(zhì)檔案材料。紙質(zhì)的人事檔案材料經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期使用后，容易出現(xiàn)丟失、損壞，甚至可能出現(xiàn)人為的篡改，通過(guò)信息化管理后，檔案材料以數(shù)據(jù)的形式存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)，提高了檔案查詢的速度和利用率，同時(shí)也有利于保護(hù)原始的檔案紙質(zhì)材料。

（四）有利于人力資源的預(yù)測(cè)、開發(fā)和利用。檔案管理信息化建設(shè)最大的優(yōu)勢(shì)是有助于醫(yī)院提高人力資源的管理效率。在信息化狀態(tài)下，醫(yī)院人事部門可以快速及時(shí)了解醫(yī)務(wù)員工的實(shí)際情況，協(xié)助員工制定個(gè)性化的職業(yè)生涯規(guī)劃，并根據(jù)規(guī)劃，適時(shí)地對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)。同時(shí)根據(jù)科室的人力資源狀況、科室的發(fā)展方向、行業(yè)特點(diǎn)，對(duì)人才需求進(jìn)行預(yù)測(cè)，并對(duì)人才的培養(yǎng)、利用提出最佳的方案。

四、檔案管理信息化建設(shè)路徑分析

（一）提高對(duì)人事檔案管理信息化的認(rèn)知度。人事檔案不僅有助于認(rèn)知、評(píng)價(jià)人才，更是人力資源預(yù)測(cè)、開發(fā)、使用的重要參考依據(jù)。人事檔案管理信息化有助于快速、便捷地了解、提取并分析相關(guān)的人力資源信息，提高人事檔案的使用價(jià)值。提高對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)知水平，重視人事檔案的管理，才能形成建設(shè)人才信息智能庫(kù)的管理觀念。只有人事檔案管理人員對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)提高，并在潛意識(shí)中重視檔案的信息化建設(shè)才會(huì)將人事檔案管理工作作為本部門的重要工作內(nèi)容，才能從實(shí)處為信息化建設(shè)提供支撐。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的技能培訓(xùn)。信息化建設(shè)需要專業(yè)人士的支持，因此要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)，提高他們對(duì)信息化的認(rèn)知，提高他們的專業(yè)素養(yǎng)，拓寬他們的知識(shí)面，使檔案管理人員及時(shí)掌握檔案信息化的新知識(shí)、新技術(shù)。同時(shí)還要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識(shí)的普及和教育，把檔案管理人員培養(yǎng)成既懂得檔案管理知識(shí)，又掌握計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的雙重復(fù)合型人才。由于人事檔案涉及到機(jī)密性，因此還要不斷加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德教育，提高他們的思想覺悟和政治素質(zhì)，做好檔案的保密工作。

（三）增加投入，加強(qiáng)軟硬件建設(shè)。加強(qiáng)資金投入支持信息化建設(shè)，夯實(shí)檔案管理信息建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。積極整合醫(yī)院目前的OA系統(tǒng)、HISE系統(tǒng)，建立醫(yī)院人力資源管理平臺(tái)，為醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)提供必要基礎(chǔ)支撐。要不斷更新信息系統(tǒng)，逐步提高醫(yī)院硬件設(shè)備水平，才能滿足檔案管理信息化的要求。

（四）不斷完善檔案管理制度建設(shè)?！盁o(wú)規(guī)矩，不成方圓”，要不斷完善檔案管理的相關(guān)制度和崗位職責(zé)，要嚴(yán)格按照《全國(guó)檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實(shí)施綱要》《中華人民共和國(guó)檔案法》及醫(yī)院實(shí)際情況，明確規(guī)定檔案收集、整理、核對(duì)、歸檔等管理工作流程和各項(xiàng)相關(guān)細(xì)則，才能保證人事檔案信息準(zhǔn)確可信。

（五）引入相關(guān)系統(tǒng)，維護(hù)信息安全。醫(yī)院的人事檔案具有嚴(yán)格的保密性，一旦流失將會(huì)造成巨大影響，在信息化建設(shè)過(guò)程中，如何保證檔案信息的安全性必須擺在工作的第一位。因此要積極引入先進(jìn)檔案管理軟件和安全防護(hù)系統(tǒng)，積極構(gòu)建軟件系統(tǒng)的安全防護(hù)工作，避免數(shù)據(jù)流失和被盜。要積極建立惡意入侵報(bào)警系統(tǒng)，并對(duì)入侵進(jìn)行攔截，其次要嚴(yán)格控制開放訪問(wèn)人事信息系統(tǒng)的權(quán)限，做好相關(guān)備案及審核訪問(wèn)足跡，積極對(duì)檔案信息安全維護(hù)，降低檔案系統(tǒng)泄密的風(fēng)險(xiǎn)。

醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)是順應(yīng)檔案管理發(fā)展方向的，是檔案管理的創(chuàng)新之舉，信息化建設(shè)克服傳統(tǒng)人事檔案管理缺陷，提升檔案管理效率，充分利用檔案資源，使人事檔案信息為醫(yī)院人才預(yù)測(cè)、開發(fā)、利用提供科學(xué)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)依據(jù)，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

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