文/電子科技大學(xué)中山學(xué)院 林燕婷

高校二級學(xué)院行政秘書辦公室工作中的精細(xì)化管理

文/電子科技大學(xué)中山學(xué)院 林燕婷

本文擬從高校二級學(xué)院行政秘書的辦公室工作特點(diǎn)出發(fā)，探討行政秘書如何在辦公室工作中通過精細(xì)化管理提升工作水平，更好地為高校二級學(xué)院服務(wù)，希望能夠?yàn)楦咝６墝W(xué)院的行政秘書工作提供一些參考意見。

高校；二級學(xué)院；行政秘書；辦公室工作；精細(xì)化管理

高校的二級學(xué)院承擔(dān)著二級學(xué)院本身的日常教學(xué)工作、科學(xué)研究工作和日常事務(wù)的管理等方面工作。作為二級學(xué)院的辦公室行政秘書，必須能夠?qū)⒏咝ｎI(lǐng)導(dǎo)集體的各類事務(wù)、思想和各項(xiàng)工作落實(shí)到二級學(xué)院本身，保證學(xué)院能夠始終接受上級的管理，完成上級委派的各項(xiàng)任務(wù)與協(xié)調(diào)好學(xué)院自身的發(fā)展工作。在行政秘書的正常工作中，經(jīng)常會承擔(dān)繁雜的任務(wù)，如果不能夠以飽滿的精力和積極的心態(tài)進(jìn)行工作，將有可能出現(xiàn)工作上的失誤，因此行政秘書在工作中有必要加強(qiáng)精細(xì)化管理。

一、行政秘書在辦公室中的工作特點(diǎn)

行政秘書工作在高校二級學(xué)院辦公室中占據(jù)了重要地位，在日常的事務(wù)處理中承擔(dān)了大量的任務(wù)，因此其從工作內(nèi)容的角度上來說也具有特殊性。

（一）行政秘書的工作內(nèi)容具有繁雜的特點(diǎn)。其涉及到的事務(wù)往往包含到二級學(xué)院整個(gè)體系工作的各個(gè)方面，不僅涉及到不同種類的人，也會涉及到不同類型的事務(wù)，從最基本的會議準(zhǔn)備與安排、訪客接待與管理、文件整理與歸檔到領(lǐng)導(dǎo)人員任務(wù)的執(zhí)行、學(xué)生需求的協(xié)調(diào)、人員安排與組織等多方面工作，因此具有范圍廣和事由多的特點(diǎn)。

（二）行政秘書的工作內(nèi)容經(jīng)常聯(lián)系到多人或者多個(gè)部門。因此在工作的執(zhí)行中往往需要面對不同的二級學(xué)院內(nèi)部人員，這就需要行政秘書能夠具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力，從上級的領(lǐng)導(dǎo)人員到下級的學(xué)生與教師，甚至到同級別的二級學(xué)院內(nèi)部其它部門，行政秘書都需要能夠在廣泛的關(guān)系網(wǎng)絡(luò)中理清思路，做好協(xié)調(diào)整合工作，將各類事務(wù)信息進(jìn)行及時(shí)傳達(dá)與落實(shí)。

二、行政秘書工作精細(xì)化管理的優(yōu)化措施

行政秘書在工作中最需要具備的就是精細(xì)化工作的能力與意識，“精”是要將工作做得更加優(yōu)秀，“細(xì)”是要將工作做得更加細(xì)致，因此在日常的工作內(nèi)容中必須要能夠改善其工作態(tài)度，做好精細(xì)化管理，真正將二級學(xué)院內(nèi)部的工作事務(wù)執(zhí)行好。

（一）職能意識更“精”。在傳統(tǒng)的二級學(xué)院工作中，行政秘書被看成是一項(xiàng)工作內(nèi)容繁瑣、獲得待遇不夠高、還需要承擔(dān)大量重要責(zé)任的工作，因此工作中往往會產(chǎn)生消極情緒，辦事不夠積極，態(tài)度不夠端正，這樣的工作會帶來學(xué)院管理效率的低下。行政秘書需要意識到自身工作的意義，建立工作的自信心，建立服務(wù)的意識，明確自身職能定位，了解自身文案、人事、行政等方面的工作內(nèi)容，其具體的細(xì)節(jié)又涉及到各項(xiàng)工作的文件撰寫與校對，信息的傳達(dá)，會議材料的準(zhǔn)備，教師與學(xué)生的考核考勤，文件整理，人員接待，部門聯(lián)系等眾多細(xì)節(jié)工作。行政秘書只有意識到自身的工作職責(zé)，并且明確自己的工作內(nèi)容，以行政秘書的身份將工作做得更加專業(yè)與優(yōu)秀，才能夠?qū)⒆陨砣蝿?wù)做得更“精”。

（二）專業(yè)能力更“精”。行政秘書的工作性質(zhì)主要為管理，因此在工作能力上必須要具有專業(yè)性，只有自身的工作能力與工作效率得到提高，工作的質(zhì)量才能夠有所保證。

首先，行政秘書要學(xué)習(xí)更多的管理知識與經(jīng)驗(yàn)，在辦公室工作的管理上想做到科學(xué)高效，就要不斷豐富自身的管理學(xué)知識，以先進(jìn)的理念管理自己的工作才能夠有事半功倍的效果。其次，行政秘書需要充分利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)幫助提升工作效率，如今計(jì)算機(jī)已經(jīng)廣泛普及開來，行政秘書可以利用計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，不算掌握新的信息技術(shù)，利用更加先進(jìn)的硬件與軟件工作輔助管理，提高工作效率，與外界能夠在工作形式與效率上形成同步。再次，行政秘書的工作涉及到對文件檔案的管理，因此在工作中也需要及時(shí)補(bǔ)充檔案學(xué)的知識，科學(xué)地對檔案進(jìn)行管理，提高查找和歸檔的效率，以先進(jìn)科學(xué)的體系管理檔案。最后，行政秘書還需要及時(shí)為自身補(bǔ)充管理學(xué)、心理學(xué)等眾多其它學(xué)科知識，讓自己的知識面更加開闊，以專業(yè)化的工作能力進(jìn)行工作，以廣泛的涉獵與科學(xué)先進(jìn)的理念指導(dǎo)自己的工作，將工作不斷做“精”做強(qiáng)。

（三）計(jì)劃安排更“細(xì)”。行政秘書面對的工作內(nèi)容往往較為細(xì)小但是數(shù)量眾多，因此需要其具備良好的耐心與細(xì)心的素質(zhì)。在工作中養(yǎng)成良好的辦事習(xí)慣，例如在工作的總結(jié)、會議資料的準(zhǔn)備、考核材料、檔案整理等工作內(nèi)容上具備效率意識，合理安排時(shí)間盡早規(guī)劃，避免屆時(shí)緊張而慌亂，在一些注重平時(shí)對資料的收集方面可以提早進(jìn)行準(zhǔn)備，這樣就可以在平時(shí)將資料準(zhǔn)備充分整齊，輕松完成工作。同時(shí)，要養(yǎng)成定時(shí)記錄和計(jì)劃的習(xí)慣，平時(shí)的工作內(nèi)容根據(jù)重要性確定好先后解決順序，然后根據(jù)自己的日程安排確定好每天的工作內(nèi)容，在事先了解的基礎(chǔ)上確定好近一周、一個(gè)月的工作計(jì)劃，根據(jù)計(jì)劃的先后順序與重要程度進(jìn)行工作，這樣在工作程序中可以有效地將工作“細(xì)”化，避免了時(shí)間上雜亂無章而缺乏效率。

總的來說，高校二級學(xué)院行政秘書的辦公室工作在內(nèi)容上具有繁雜、協(xié)調(diào)性、服務(wù)性的特點(diǎn)，因此要求行政秘書在工作中需要養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣做好精細(xì)化管理，工作過程中注重進(jìn)行管理學(xué)、心理學(xué)、檔案學(xué)等多種知識能力的學(xué)習(xí)，培養(yǎng)專業(yè)的工作技能，同時(shí)需要在工作中注重言談舉止、待人接物、自我工作計(jì)劃等多方面的細(xì)節(jié)問題，全面提升自身的工作形象，更好地為高校的二級學(xué)院各類人員做好服務(wù)工作。

[1]袁彩君，楊金田.高校二級學(xué)院行政秘書工作探討[J].湖州：湖州職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2008，06(3)：80-82.

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