文/福建寧德師范學(xué)院　施秀平

大數(shù)據(jù)條件下高校檔案館（室）的規(guī)范化建設(shè)

文/福建寧德師范學(xué)院施秀平

大數(shù)據(jù)時代的來臨給高校檔案館（室）帶來了深遠的影響。本文分析了高校檔案館（室）的大數(shù)據(jù)特征，針對大數(shù)據(jù)條件下高校檔案館（室）如何夯實各項基礎(chǔ)工作以順利推進規(guī)范化建設(shè)提出了相應(yīng)的對策及措施。

大數(shù)據(jù)；高校檔案館；規(guī)范化；建設(shè)

一、大數(shù)據(jù)概述

大數(shù)據(jù)就是指數(shù)據(jù)規(guī)模巨大。隨著社會的發(fā)展和科技的進步，數(shù)據(jù)量也以前所未有的速度大幅遞增。一般認為，數(shù)據(jù)量達到Terabyte 和Petabyte之間則稱為大數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)也稱“巨量資料”，它是繼物聯(lián)網(wǎng)和云計算之后IT產(chǎn)業(yè)又一次顛覆性的技術(shù)變革。大數(shù)據(jù)通常具有4V特征，即數(shù)據(jù)體量大、處理速度快、類型繁多、價值高等等。大數(shù)據(jù)不是對數(shù)據(jù)量大小的定量描述，而是一種在種類繁多、數(shù)量龐大的多樣數(shù)據(jù)中進行快速信息獲取。從本質(zhì)上來說，“大數(shù)據(jù)”其實是信息時代對有價值的數(shù)據(jù)資源進行專業(yè)化加工和處理，使其核心價值進一步被深層次挖掘出來。

作為一項新興技術(shù)理念，當前仍有很多人對大數(shù)據(jù)的內(nèi)涵認識模糊并存在誤區(qū)，大數(shù)據(jù)在實際應(yīng)用過程中有時候只有百位級GB的數(shù)據(jù)量就能算是大數(shù)據(jù)了。在實際工作中只有相對于數(shù)據(jù)固定的閾值才能解決問題。實際上從普通數(shù)據(jù)發(fā)展到大數(shù)據(jù)的過程不是數(shù)據(jù)的積累過程，大數(shù)據(jù)與傳統(tǒng)數(shù)據(jù)概念完全不同，來源、處理方式和思維也不同?！按髷?shù)據(jù)”時代的來臨，標志著傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)挖掘方法與工具技術(shù)已經(jīng)無法適應(yīng)日新月異的數(shù)據(jù)環(huán)境。高校信息系統(tǒng)也是數(shù)據(jù)生產(chǎn)大戶，高校用大數(shù)據(jù)幫助進行教學(xué)管理、招生宣傳推廣、科研計算等等，師生們從大數(shù)據(jù)技術(shù)中獲取收益。

二、高校檔案館（室）的大數(shù)據(jù)特征

高校信息系統(tǒng)是非常龐大的，多年來已經(jīng)日積月累產(chǎn)生了海量數(shù)據(jù)。隨著高校檔案館（室）加大館藏檔案數(shù)字化進程和接收數(shù)字化歸檔電子文件的不斷深入，館藏檔案信息資源已經(jīng)具備大數(shù)據(jù)特征。

（一）高校檔案館（室）藏生成海量數(shù)字化檔案信息資源。在數(shù)據(jù)量快速飛漲的今天，大多數(shù)信息資源最終的歸宿是檔案館，因此，檔案館的存儲量也逐日遞增。高校檔案館（室）經(jīng)過不懈努力，通過一切可能的途徑，已經(jīng)存儲了海量的數(shù)字化檔案信息資源，據(jù)有關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)得知，高校檔案館（室）藏檔案資源每年增幅達10%以上。隨著各高校檔案數(shù)字化工作的進一步深入，許多紙質(zhì)檔案已被數(shù)字化為電子資源，后以文本、圖片、音像等多種格式存儲起來。這些以指數(shù)級速度增長的電子文件生成了海量的數(shù)字化檔案信息資源數(shù)據(jù)。

（二）館（室）藏數(shù)字化檔案信息資源品種多。通過對一些重要的國家級和省級檔案館調(diào)查了解得知，館藏檔案資源已經(jīng)不再是單純的紙質(zhì)等實體檔案，而且又增加了近幾年接收進館的歸檔電子文件、各種載體的數(shù)字化聲像檔案以及各種形式的數(shù)據(jù)資源。這些數(shù)據(jù)的格式、特征等形式多樣，各館之間更是差異明顯，從而形成了大量的異構(gòu)數(shù)據(jù)。由于數(shù)字化檔案信息資源的品種多，來源多，都將是檔案館形成大數(shù)據(jù)的主要來源。

（三）館（室）藏數(shù)字化檔案信息資源價值高?！皺n案是一種最真實、最可靠的、最具權(quán)威性與憑證性的原生信息資源”。不論何種載體何種形態(tài)的數(shù)字化檔案信息資源，都具有重要價值。由于高校檔案部門對館（室）藏各種形式的載體的檔案信息資源的品質(zhì)和質(zhì)量加大了鑒定和監(jiān)控力度，對保存價值不大或沒有保存價值的檔案信息資源堅決給予清除。因此，各檔案機構(gòu)保存下來的檔案信息資源都具有很高的價值。

三、大數(shù)據(jù)時代高校檔案館（室）的規(guī)范化建設(shè)

大數(shù)據(jù)時代來臨將對檔案館的工作產(chǎn)生深刻的影響，為了更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)技術(shù)管理的需要，必須加快館藏檔案數(shù)字化工作的速度，完成檔案資源由實體向數(shù)字化轉(zhuǎn)換，將檔案館建設(shè)成為資源信息聚集、存儲、服務(wù)中心。在大數(shù)據(jù)條件下，要讓檔案資源更好地的發(fā)揮作用，檔案館（室）的規(guī)范化建設(shè)至關(guān)重要。筆者認為，高校檔案館（室）的規(guī)范化建設(shè)應(yīng)從以下幾個方面著手。

（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案管理信息化的重要保障。加強高校檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是高校檔案持續(xù)發(fā)展的必由之路，也是新時期檔案管理的新趨勢。各高校不但要加強檔案館（室）基礎(chǔ)建筑建設(shè)，還要不斷提高基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。只有逐步改善檔案館（室）工作的軟硬件環(huán)境條件，使硬件設(shè)備能夠保障信息化管理的需求，使軟件系統(tǒng)能滿足數(shù)字檔案館的智能化管理與要求，使海量檔案信息資源真正為社會服務(wù)創(chuàng)造良好的利用環(huán)境。

（二）制度建設(shè)?！皼]有規(guī)矩，不成方圓”。規(guī)章制度是檔案工作人員和用戶在利用檔案信息活動中必須遵循的規(guī)范和準則，具有權(quán)威性和強制性，它能保障檔案工作正常有序地進行。大數(shù)據(jù)時代，高校檔案館（室）制度體系建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程。在依法治國的大環(huán)境下，高校檔案部門應(yīng)以《中華人民共和國檔案法》為基本法則，結(jié)合相關(guān)法規(guī)和地方條例、辦法，及時修訂推進館（室）規(guī)范化建設(shè)的各項管理制度，保持規(guī)章制度的周期性和實用性，并制定合理有效的保障措施，強化對制度體系的監(jiān)督、檢查，以形成長效保障機制。

（三）信息資源建設(shè)。信息資源建設(shè)應(yīng)當說是數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的基礎(chǔ)，而館藏資源數(shù)字化又是信息化建設(shè)的核心，它直接決定了數(shù)字檔案館的建設(shè)質(zhì)量與成敗。我國高校檔案館（室）已經(jīng)形成了重館（室）藏檔案資源建設(shè)的傳統(tǒng)，表現(xiàn)在十分注重檔案資源的收集和管理工作。但是，在館（室）藏檔案資源使用方面仍舊停留在較低的層面上，存儲的各類數(shù)據(jù)相對獨立、各成體系，沒有進行整合，不能真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用。信息時代，人們對于“數(shù)據(jù)權(quán)”的要求與檔案館（室）所面臨的激烈的數(shù)據(jù)競爭將進一步加快檔案資源開放的進程。高校檔案部門應(yīng)對館（室）藏檔案數(shù)字化信息資源進行有效整合、優(yōu)化處理、數(shù)據(jù)分析、資源分類、挖掘個性化服務(wù)元素，對用戶需求模式分析和館藏檔案信息資源按服務(wù)模式進行精細化分類，以滿足對檔案信息資源特殊的需求。充分運用大數(shù)據(jù)強大的信息處理功能，從而實現(xiàn)對檔案數(shù)字化信息資源的精細化管理，為檔案利用者提供精細的檔案數(shù)字化信息資源服務(wù)。

（四）安全體系建設(shè)。大數(shù)據(jù)如同一把雙刃劍，社會因其獲益匪淺，但是由于它具有數(shù)據(jù)量大、信息量多和涉及面廣等特點，如果出現(xiàn)問題，造成數(shù)據(jù)泄露，便會引發(fā)極其嚴重的后果。同時大數(shù)據(jù)的價值潛力也使得個人信息被更多采集和利用，公民的隱私無法得到全面的保護。因此，必須牢固樹立安全意識。不僅要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)改變檔案工作環(huán)境，而且要注意凡是應(yīng)用新技術(shù)和新方法時，一定要筑牢安全防護體系，在檔案信息資源安全體系構(gòu)建、檔案信息資源共享、核心信息的保密和檔案信息資源監(jiān)管等方面建立安全預(yù)警機制，杜絕任何可能危害檔案信息資源安全的漏洞。

（五）人才隊伍建設(shè)。大數(shù)據(jù)對檔案工作人員個人素質(zhì)提出了新的要求，因為，檔案工作的內(nèi)容和要求發(fā)生了根本性的改變，檔案館（室）將改變以往傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)模式，而是轉(zhuǎn)向?qū)n案資源進行數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)挖掘的新型模式，這對檔案工作人員的現(xiàn)代化操作手段和操作技能提出了更高的要求。同時，大數(shù)據(jù)的發(fā)展將逐步實現(xiàn)真正的個性化服務(wù)，提供給用戶的不僅僅是其需要的信息，更為重要的是必須通過分析提供基于海量分布式資源的精細化知識組織輸出，即最終實現(xiàn)“信息加解決方案”的全方位服務(wù)。為了適應(yīng)新時期檔案工作的需求，高校檔案機構(gòu)必須培養(yǎng)出適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的復(fù)合型人才，以保障檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

面對大數(shù)據(jù)時代的機遇與挑戰(zhàn)，高校檔案館（室）的規(guī)范化建設(shè)的重要性和緊迫性日益凸顯。加強高校檔案館（室）的規(guī)范化建設(shè)既是新形勢發(fā)展的需要，也是高校檔案工作的根本任務(wù)。高校檔案部門應(yīng)緊跟時代發(fā)展的步伐，創(chuàng)新培育“用數(shù)據(jù)來說話、用數(shù)據(jù)來管理、用數(shù)據(jù)來決策、用數(shù)據(jù)來創(chuàng)新”的檔案工作理念和檔案數(shù)據(jù)文化，按照檔案規(guī)范化和標準化的更高要求，努力推進高校檔案工作信息化建設(shè)健康快速地發(fā)展。

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