李紅勝

[摘 要] 真實、完整、可用和安全的會計檔案對單位內部開展研究、作出決策及上級部門開展財務監(jiān)督檢查具有重要意義。但在實際工作中，部分基層事業(yè)單位暴露出對會計檔案管理重視不夠，會計檔案管理人員技能欠缺，會計檔案存放環(huán)境惡劣，過期檔案銷毀不及時等問題。為完善會計檔案管理工作，建議基層事業(yè)單位要提高思想認識，加強培訓和業(yè)務指導，配置適宜的檔案室并對會計檔案及時清理，同時，隨著會計信息化的廣泛應用，應做好電子會計檔案管理。

[關鍵詞] 會計檔案；《會計檔案管理辦法》；檔案管理；財經(jīng)紀律；財務監(jiān)督

[中圖分類號] G275.9 [文獻標識碼] A [文章編號] 1002-8129（2016）10-0160-04

會計檔案是事業(yè)單位檔案管理的重要組成部分，是記錄和反映單位經(jīng)濟活動的重要資料。規(guī)范準確的會計檔案，是一個單位各個時期財務工作研究乃至決策的重要依據(jù)，是上級相關部門對其財務檢查和年度審計的重要保障。為規(guī)范會計檔案管理工作，提高會計檔案現(xiàn)代化管理水平，2015年12月11日，財政部、國家檔案局對原《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）進行了修訂，以財政部、國家檔案局令第79號文形式發(fā)布了新的《會計檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）[1]，于2016年1月1日起施行。但在近半年的施行過程中暴露出了不少問題。本文不揣淺陋，就相關問題發(fā)表一孔之見，以引起同行注意。

一、加強基層事業(yè)單位會計檔案管理工作的必要性

會計檔案是一個單位在進行會計核算等過程中接收或形成的記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務事項的具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料[1]。這些資料，一方面必須真實、完整、可用和安全，同時也可以作為這一單位后續(xù)工作中開展研究、作出決策或績效考評的重要依據(jù)。對于上級管理部門而言，則是監(jiān)督下屬單位是否依法合規(guī)地執(zhí)行國家財經(jīng)紀律的重要保障。因為混亂的會計檔案管理會給某些人弄虛作假、投機鉆營提供可乘之機，是導致某一單位負責人私設“小金庫”，釀成貪污、挪用以致造成國有資產(chǎn)流失等經(jīng)濟腐敗問題的重要根源。

另一方面，會計檔案是事業(yè)單位檔案管理的重要組成部分，必然涵蓋單位財務工作的方方面面。尤其是對于某些財會管理意識不強、基礎資料備案存檔工作不細致的基層事業(yè)單位，會計檔案是進行歷史資料及其數(shù)據(jù)查詢的根本依據(jù)。所以只有建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等工作，才能維護單位信息資料完整，使財務事項查詢有據(jù)可依。

二、當前基層事業(yè)單位會計檔案管理存在的主要問題

會計檔案管理相關規(guī)定早已于1984年就頒布了《辦法》，1998年作了第一次修訂，2015年再次修訂。可以說會計檔案管理工作已經(jīng)有法可依了。但據(jù)筆者了解，在部分基層事業(yè)單位中這項工作的開展仍存在一些嚴重不足，具體表現(xiàn)如下：

1.對會計檔案管理工作重視不夠。據(jù)筆者所知，很大一部分基層事業(yè)單位幾十年來從未整理過會計檔案。即便有過整理，在他們的意識中，會計檔案管理也只是簡單地將會計憑證和會計報表等基礎資料保留，根本上不能按照《辦法》的相關要求進行立卷歸檔。究其原因，一是不少領導認為建檔只是財務人員的份內事，只要財務人員做好會計基礎工作，具體說會計資料不丟失、不外泄就可以了。二是因為領導的錯誤認識，作為財務人員只是片面認為只要日常財務工作到位并注意了資料的收集、整理、保存即可，至于會計檔案完整性和原始性如何，則另當別論，因而直至目前，基層會計建檔工作只能停留在理論上。

2.會計檔案管理人員技能欠缺。鑒于目前仍有很多基層事業(yè)單位會計檔案保管由財務人員負責，因為絕大多數(shù)會計人員日常工作繁忙，加上無專門人員負責，所以會計檔案只是作為材料無序堆積，難以按照《辦法》要求定期將應當歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。當然這是客觀所在，究其原因主要還是主要部門負責人包括相關領導對會計檔案管理相關法規(guī)學習不夠深入，而深層原因是因為缺少專門檔案人員，對會計檔案的收集范圍不了解，再加上缺乏檔案管理的基本常識，因而會計檔案管理成為只是會計資料的簡單保管而已。

3.會計檔案存放環(huán)境惡劣。長期以來，多數(shù)基層事業(yè)單位缺少專門的檔案管理人員和規(guī)范檔案存放地點，致使會計檔案保管室落滿灰塵，常年無人問津，有的甚至成了老鼠和蟑螂的“樂園”。偶爾查閱檔案，需要口罩手套等全副武裝后才能觸碰那塵封已久的記憶。所以檔案管理辦法所規(guī)定之防盜、防火、防漬、防有害生物的條例[2]只能成為一紙空文。究其原因，主要是單位領導對檔案管理工作投入不夠，作為基層事業(yè)單位，一缺經(jīng)費（無專項預算），二缺場所（缺專門檔案室），因而無法按照檔案管理的要求辦理。隨手隨處存（丟）放“陳年舊賬”就成為了專業(yè)人員的另類習慣。

4.過期會計檔案銷毀不及時?！掇k法》明確規(guī)定“會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類”，其中定期類保管期滿確無保存價值的會計檔案可以銷毀。但很多基層事業(yè)單位對于遠遠超過保管期限且符合銷毀條件的會計檔案，并未進行銷毀，以至成為“僵尸檔案”。這類檔案不但嚴重占據(jù)了儲存空間，而且造成資源浪費。究其原因，一是原《辦法》所要求的“單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見”規(guī)定，被一些單位負責人錯誤認為是在一定程度上將銷毀的最主要責任歸于單位負責人[3]，因而為了避免可能發(fā)生的風險，這些負責人不愿在任期內進行會計檔案的銷毀工作；二是財務人員面對繁復的日常事務，亦有多一事不如少一事之想，因此自然而然將會計檔案銷毀工作放在了一邊。

三、完善基層事業(yè)單位會計檔案管理工作的主要措施

1.提高思想認識，加強會計檔案管理。在事業(yè)單位全面推行預算績效管理的新形勢下，在事業(yè)單位財務審計檢查和反腐倡廉工作進入常態(tài)化之時，會計檔案作為前述工作的重要依據(jù)，各單位有必要且有義務確保會計檔案真實、完整、可用、安全。尤其是單位管理者為跟上新形勢，有必要了解建立會計檔案及其管理的重要性，因此借助新《辦法》頒布實施的東風，制定單位內部會計檔案管理規(guī)定，應努力從制度層面使本單位會計檔案管理水平更上一層樓。

2.加強培訓和業(yè)務指導，提高會計檔案管理人員技能。首先是主管部門或各基層事業(yè)單位負責人應組織財務人員參加會計檔案管理培訓，著力讓財務人員了解并掌握會計檔案整理的基礎知識、基本業(yè)務和操作技能。其次，檔案主管部門應努力熟悉檔案管理的業(yè)務流程，從規(guī)范管理的角度加強對基層事業(yè)單位開展會計檔案管理業(yè)務工作的培訓和指導。以長江水利委員會為例，這樣一個龐大會計系統(tǒng)而言，長江委財務局作為財務主管部門，在取得相關領導同意的情況下，應及時組織委屬單位財務人員就會計檔案的范圍、內容及相關法規(guī)進行培訓，這是一項功在千秋，利在后代的大事。其次，長江檔案館作為長江委專業(yè)檔案管理部門，更應從檔案專業(yè)管理的角度對從業(yè)人員進行培訓，并在日常檔案管理工作中加強指導，從而完善基層事業(yè)單位會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定等工作。

3.配置適宜的檔案室，保障會計檔案安全?；鶎邮聵I(yè)單位可以遵照《辦法》要求將會計檔案委托給上級檔案主管部門代為管理，因為這樣的主管部門有專門的檔案管理設施和專門培訓的管理人員。像長江委這樣的大型事業(yè)單位，完全可以將會計檔案資料歸檔到委檔案館即長江檔案館，這樣做既能保障會計檔案的安全，又可節(jié)省基層單位人力、物力和財力。再說，因會計檔案保存期限長甚至屬永久性保存物，對于不具備委托專業(yè)檔案管理部門的基層事業(yè)單位，要防止會計檔案的毀損、丟失，應在單位內部配置適宜的檔案室，指定專人負責，定期對檔案室進行清理，可有效做好檔案室防盜、防火、防漬、防有害生物產(chǎn)生，從而長效地服務科研及經(jīng)濟發(fā)展作出貢獻。

4.及時清理會計檔案，定期進行鑒定銷毀。按照《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》及《會計檔案管理辦法》等有關文件要求，努力做好會計檔案的立卷、歸檔工作，及時清理會計檔案，這是會計檔案工作人員義不容辭的職責。因此，檔案管理人員定期梳理待銷毀檔案清單，由單位檔案管理機構牽頭，組織單位會計、審計、紀檢監(jiān)察等機構或人員共同進行，嚴格銷毀必鑒定，先鑒定后銷毀，同時消除單位負責人不愿銷毀的錯誤認識，從而推動會計檔案銷毀工作有序進行。

5.加強電子會計檔案管理，促進會計檔案管理邁上新臺階。時下，電子會計檔案已成為電子會計資料的歸屬，何況新《辦法》明確將電子會計檔案納入會計檔案范圍，規(guī)定會計檔案包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案[1]。隨著信息化的發(fā)展，很多單位已經(jīng)實施會計電算化或會計信息化多年，之前可能只歸檔了紙質檔案，大量的電子數(shù)據(jù)沒有同步備份和歸檔，而新《辦法》明確了電子會計檔案的管理要求，有鑒于此，基層事業(yè)單位應與時俱進，積極做好電子會計資料的日常備份、整理工作，確保電子數(shù)據(jù)真實、完整、可用、安全，歸檔時應將電子數(shù)據(jù)和讀取平臺一并移交，以免出現(xiàn)電子數(shù)據(jù)不能讀取的問題。其實，紙質檔案轉化為電子檔案也是檔案管理的趨勢，這樣做不但可節(jié)省空間，延續(xù)時間具“保鮮”功能，而且可增強后來調用查閱檔案的便捷性，且不受地域限制，時效性極強。

[參考文獻]

[1]財政部網(wǎng)站.中華人民共和國財政部 國家檔案局令第79號—會計檔案管理辦法.2015-12-1.http：//www.mof.gov.cn/zhengwuxinxi/caizhengwengao/wg2016/wg201601/201605/t20160516_1992270.htm

[2]國家檔案局網(wǎng)站.中華人民共和國檔案法實施辦法.http：//www.saac.gov.cn/xxgk/2010-02/05/content_1541.htm

[3]財政部網(wǎng)站.財政部、國家檔案局有關負責人就《會計檔案管理辦法》修訂答記者問.2015-12-14.http：//tfs.mof.gov.cn/zhengwuxinxi/zhengcejiedu/201512/t20151214_1613341.html

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