夏蓮春

摘 要：國(guó)外學(xué)者相繼提出對(duì)個(gè)人文件進(jìn)行存檔的要求，個(gè)人檔案研究已逐步成為國(guó)外檔案學(xué)領(lǐng)域的一個(gè)新的熱點(diǎn)，與之相比，國(guó)內(nèi)對(duì)于個(gè)人檔案研究的重視程度還有待提升。

關(guān)鍵詞：個(gè)人檔案；保存策略；存檔

一、國(guó)內(nèi)個(gè)人檔案保存策略發(fā)展趨勢(shì)

（一）關(guān)于個(gè)人存檔概念的研究

國(guó)內(nèi)對(duì)于個(gè)人存檔概念的研究主要通過(guò)結(jié)合國(guó)外的相關(guān)研究來(lái)展開。其中，何芮認(rèn)為個(gè)人數(shù)字存檔是以個(gè)人一生信息為中心，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化已有檔案資料及原生性檔案資料的收集、整理、保存、組織、檢索、實(shí)現(xiàn)傳播、利用、傳承功能的過(guò)程。陳忠海和常大偉則認(rèn)為個(gè)人存檔是指?jìng)€(gè)人通過(guò)對(duì)個(gè)人信息和其他信息的有意識(shí)積累、多樣化保存和有序化管理，以求主要滿足自身當(dāng)前信息需求和附帶實(shí)現(xiàn)信息的長(zhǎng)久保存，并藉此對(duì)自身組織與社會(huì)角色進(jìn)行注釋，對(duì)現(xiàn)實(shí)進(jìn)行個(gè)性表達(dá)的一種社會(huì)信息行為。據(jù)此可見，國(guó)內(nèi)對(duì)于個(gè)人存檔的理解越來(lái)越獨(dú)立化、全面化。

（二）關(guān)于個(gè)人檔案保存系統(tǒng)的研究

目前，對(duì)于個(gè)人檔案保存系統(tǒng)的研究還是著眼于國(guó)外個(gè)人檔案存檔的實(shí)踐，并且主要集中于研究個(gè)人數(shù)字檔案的保存。其中，周耀林和趙躍認(rèn)為，個(gè)人存檔是指?jìng)€(gè)人將其參與社會(huì)生活中產(chǎn)生的不同類型的、有價(jià)值的個(gè)人文件、日記、讀書筆記、照片、視頻、個(gè)人網(wǎng)站上的記錄等各種資料，以及以學(xué)習(xí)、研究、娛樂(lè)等為目的通過(guò)各種渠道獲取的外部資源，通過(guò)一定的方式進(jìn)行有效的保管與保護(hù)，以供個(gè)人或社會(huì)的再次獲取和利用的實(shí)踐行為。尹雪梅通過(guò)分析云計(jì)算理念對(duì)個(gè)人數(shù)字圖書館的啟示與借鑒，提出個(gè)人數(shù)字檔案館的構(gòu)想。王海寧和丁家友則對(duì)微軟研究院MyLifeBits項(xiàng)目進(jìn)行分析，該項(xiàng)目是2001年底由微軟研究院成立的，靈感來(lái)自于Vannevar Bush 在 1945 年提出的 Memex 構(gòu)想，即一個(gè)可以用來(lái)存儲(chǔ)個(gè)人全部書籍、檔案和信件，并可以高速、靈活地從中進(jìn)行檢索的機(jī)械化設(shè)備。它是對(duì)個(gè)人記憶的擴(kuò)大和補(bǔ)充。王海寧和丁家友具體闡述了該系統(tǒng)的架構(gòu)，并指出該系統(tǒng)反映了前端控制和事由原則的檔案思想。

（三）關(guān)于個(gè)人檔案保存策略的研究

當(dāng)前對(duì)于國(guó)內(nèi)個(gè)人檔案保存策略的研究中，主要以介紹國(guó)外的策略為主，周耀林和趙躍在研究個(gè)人檔案保存策略時(shí)從四個(gè)層面來(lái)進(jìn)行，分別是HCI層面、PIM層面、ARM層面和國(guó)家機(jī)構(gòu)層面，其中HCI領(lǐng)域主要研究存檔工具，意圖使存檔工具更加簡(jiǎn)單易用；PIM領(lǐng)域與ARM領(lǐng)域側(cè)重于信息生命周期的角度，認(rèn)為個(gè)人檔案的管理要遵循全程管理理念和前段控制的思想；而國(guó)家機(jī)構(gòu)層面的策略，則以通過(guò)存檔指導(dǎo)和存檔條件為主。另外，周耀林和趙躍還提出了基于云存儲(chǔ)服務(wù)的數(shù)字存檔策略，認(rèn)為該策略包括數(shù)字檔案的收集與歸類、數(shù)字檔案的鑒定、個(gè)人云存儲(chǔ)產(chǎn)品的選擇、數(shù)字檔案的存儲(chǔ)以及數(shù)字檔案的保管等五個(gè)方面。而尹雪梅提出的個(gè)人數(shù)字檔案館從本質(zhì)來(lái)看也是一種云存儲(chǔ)數(shù)字存檔策略?？梢?，我國(guó)對(duì)于個(gè)人檔案保存策略的研究主要集中在數(shù)字檔案方面。

二、國(guó)外個(gè)人檔案保存策略發(fā)展趨勢(shì)

（一）對(duì)個(gè)人存檔概念的研究

國(guó)外學(xué)者首先從個(gè)人文件的角度出發(fā)，Walter Rundell認(rèn)為個(gè)人文件是大學(xué)檔案館收集的能夠幫助個(gè)人從不同角度了解大學(xué)全貌的文件，包括個(gè)人的照片、日記、研究筆記等資料。Steve Whittaker和Julia Hirschberg從個(gè)人紙質(zhì)檔案的特性和價(jià)值角度對(duì)個(gè)人檔案進(jìn)行闡述，認(rèn)為個(gè)人檔案是人們保留的具有更高價(jià)值的那部分檔案，并且有些個(gè)人檔案具有獨(dú)特性。20世紀(jì)后期，計(jì)算機(jī)科學(xué)飛速發(fā)展產(chǎn)生的信息爆炸影響了個(gè)人與組織對(duì)文件的轉(zhuǎn)移和保存方式，也影響了個(gè)人檔案的概念和內(nèi)涵。Richard J.Cox研究了信息時(shí)代個(gè)人檔案，認(rèn)為個(gè)人檔案是反映個(gè)人工作生活的信息，既包含日記、家譜等傳統(tǒng)記錄，又包含電子郵件、網(wǎng)絡(luò)日志等信息時(shí)代的記錄。Peter Williams等人認(rèn)為個(gè)人數(shù)字檔案是指由個(gè)人創(chuàng)建或獲取、積累和保存的非正式多元化以及擴(kuò)展記憶的收集，反映個(gè)人生活，屬于個(gè)人本身。

（二）對(duì)個(gè)人檔案保存系統(tǒng)的研究

國(guó)外有不少學(xué)者對(duì)個(gè)人檔案的保存系統(tǒng)進(jìn)行探索。其中，F(xiàn)reeman 等人開發(fā)出人生流，它是一個(gè)作為個(gè)人電子生活的時(shí)序性文檔流，Rekimoto對(duì)其功能進(jìn)行了擴(kuò)展，允許在時(shí)間軸上為用戶顯示二維結(jié)果。Singly 可以將任何程序和設(shè)備產(chǎn)生的并經(jīng)用戶驗(yàn)證過(guò)的統(tǒng)一數(shù)據(jù)歸入數(shù)據(jù)庫(kù)。iKive致力于提供一種允許用戶建立一個(gè)可信的、集中式的檔案服務(wù)，它能將桌面文件、社交媒體記錄、電子郵件和其它具有長(zhǎng)期保存意義的文件進(jìn)行存檔。同時(shí)，還有不少存檔模型已經(jīng)申請(qǐng)專利，由此可見，國(guó)外在個(gè)人檔案保存系統(tǒng)方面的成果較為突出。

（三）對(duì)個(gè)人檔案保存策略的研究

國(guó)外關(guān)于個(gè)人檔案保存策略的研究較為全面。從存檔工具方面來(lái)看，Kaye等人指出不僅要考慮數(shù)字存檔工具“日后查找”的功能，還應(yīng)考慮其他的存檔功能以設(shè)計(jì)出支持整個(gè)存檔實(shí)踐過(guò)程的工具。Stephan Strodl等人更是開發(fā)了一個(gè)適合小型/家庭辦公室以及對(duì)數(shù)字信息資源保存不太了解的個(gè)人使用的存檔工具HOPPLA，該工具可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)備份以及全自動(dòng)的數(shù)據(jù)遷移。從信息生命周期的角度出發(fā)，Adrian Cunningham認(rèn)為，在解決個(gè)人數(shù)字檔案帶來(lái)的問(wèn)題的時(shí)候，要在個(gè)人檔案生命周期的早期進(jìn)行干預(yù)。Williams等人提出一個(gè)基于檔案信息生命周期的個(gè)人信息管理模型，從而建立一個(gè)連續(xù)的知識(shí)框架，以助于理解如何創(chuàng)建、組織、管理、使用和處置個(gè)人數(shù)字檔案。如Steve Whittaker等認(rèn)為電子郵件是重要的個(gè)人信息庫(kù)，用戶主要通過(guò)三個(gè)策略來(lái)獲取存檔的信息：文件夾、搜索、分類，基于搜索功能的電子郵件能夠更快找到存檔信息。

三、小結(jié)

國(guó)內(nèi)外在個(gè)人檔案及個(gè)人檔案保存策略的研究中，在基礎(chǔ)概念、保存系統(tǒng)保存策略等方面漸成體系，并且具有各自不同的研究特色。同時(shí)，國(guó)內(nèi)外對(duì)此主題研究的一個(gè)共性是主要集中于個(gè)人數(shù)字檔案，而忽視研究傳統(tǒng)個(gè)人檔案的保存。與國(guó)外的研究相比，我國(guó)學(xué)者從本學(xué)科特點(diǎn)出發(fā)，基于檔案視角對(duì)個(gè)人檔案保存進(jìn)行系統(tǒng)深入研究的文章比較少。

（作者單位：安徽大學(xué)管理學(xué)院）

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