李揚　郭宇程

摘要：石油企業(yè)工作的有效開中離不開石油企業(yè)辦公室秘書的工作，只有石油企業(yè)辦公室秘書工作效率與秘書人員的素質(zhì)提高了，石油企業(yè)便能更好更快地發(fā)展。下文將從目前石油企業(yè)辦公室秘書工作的現(xiàn)狀和如何提高石油辦公室企業(yè)秘書人員素質(zhì)這兩個方面進行闡述。

關(guān)鍵詞：石油企業(yè)；辦公室秘書素質(zhì)；對策

企業(yè)辦公室秘書主要的工作內(nèi)容有：聯(lián)系職工、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、聯(lián)系個方面的工作。他對企業(yè)工作的順利進行起到了重要作用?，F(xiàn)代石油企業(yè)對辦公室秘書的素質(zhì)提出了更高的要求，協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)開展工作，溝通個部門之間的工作等。另一方面，石油企業(yè)辦公室秘書素質(zhì)需要較高的職業(yè)素質(zhì)才更符合石油企業(yè)的工作性質(zhì)。

一、石油企業(yè)辦公室工作存在的現(xiàn)狀

企業(yè)辦公室秘書工作，主要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系職工協(xié)調(diào)各方面的工作，需要高素質(zhì)的辦公室秘書。但是目前我國大多數(shù)石油企業(yè)辦公室秘書管理工作都出現(xiàn)以下幾個問題。制度管理松弛、 缺乏競爭動力以及辦公室計劃執(zhí)行不嚴格。

（一）石油企業(yè)是一個資金投入龐大、擁有眾多設(shè)備、更新?lián)Q代比較快的密集型企業(yè)。此外，石油企業(yè)所具有的特殊性，在辦公室工作管理層面，缺乏嚴格的管理制度，管理制度未實現(xiàn)真正的制度化，并且在管理制度執(zhí)行時也不能嚴格執(zhí)行，就更難達到全面管理的效果。

（二）石油企業(yè)雖然為了有效地提高管理效率，也做了一定程度上的改變，例如：在人員上，進一步減少員工的配置，削減設(shè)備開支，但取得的成效并不明顯。但由于競爭機制的缺乏，減少人員和設(shè)備開支會帶來其它一系列的問題。會大大弱化辦公室的管理職能，另一方面，相應(yīng)的管理人員職業(yè)素質(zhì)水平不高，都會阻礙企業(yè)的發(fā)展，不利于企業(yè)管理水平的提高。

（三）在日常工作中，雖然石油企業(yè)會制定相應(yīng)的經(jīng)濟管理計劃，但是執(zhí)行的效果總是不太能讓人滿意。計劃主要有以下幾個方面問題：一、計劃制定的簡單粗略，缺乏準確性，尚未形成一個完整的計劃體系。二、工作人員執(zhí)行工作時通常依靠自己的經(jīng)驗，缺乏科學(xué)的理論依據(jù)。三、辦公室人員缺乏工作熱情以及良好的服務(wù)意識，并且不能嚴格的執(zhí)行工作計劃，這些都極大地影響了石油企業(yè)的工作管理和工作的順利開展。

二、提升辦公室秘書素質(zhì)的措施

（一）進行思想政治宣傳

中國石油業(yè)屬于國家的支柱行業(yè)之一，它需要在大的方針政策方面堅持正確的政治信念指導(dǎo)，堅持正確的政治信仰是辦公室工作要遵循的基本原則。以石油企業(yè)自身的實際為依據(jù)，辦公室秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好本單位發(fā)展計劃的制定，聯(lián)系各個部門，做好相關(guān)工作。在此之前，辦公室人員需要對黨和國家的路線、方針有個深入的研究并且透徹理解，掌握內(nèi)在的精神，使自身的理論功底和戰(zhàn)略思想有所提高。

（二）提高辦公室秘書業(yè)務(wù)素質(zhì)

提高辦公室秘書人員的自身素質(zhì)是建立完善的石油辦公室管理體制的關(guān)鍵因素。在石油企業(yè)辦公室過程中，需要每一人參與進來，落實工作任務(wù)，使自身的管理水平提高，促使工作完美進行。如何做到這些，首先，定期或不定期的組織員工進行相關(guān)管理工作的培訓(xùn)，在培訓(xùn)過程中，強調(diào)員工實際操作能力的培養(yǎng)，重點是將培訓(xùn)中的理論知識運用到實際工作中去。其次，發(fā)揮競爭的作用，建立一套獎懲機制，激勵員工，促使其形成競爭意識，獎勵優(yōu)秀員工，通過這種激勵機制激發(fā)員工工作的熱情和積極性。另外，讓秘書參與一些管理工作，使其明白工作的基本內(nèi)容、要求，從而提高管理工作的質(zhì)量，充分調(diào)動員工工作的熱情，提高責(zé)任意識，促使企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

（三）加強制度建設(shè)

辦公室工作內(nèi)容廣泛，涵蓋面廣泛。所以，首先要制定出一套可行的制度與規(guī)則，有嚴格的辦事程序，否則工作會顯得雜亂無序。建立有法可依的規(guī)章制度，要讓每一個環(huán)節(jié)落實到個人身上。一方面秘書人員對工作有強烈的熱情。另一方面，石油企業(yè)要形成一套系統(tǒng)化的管理體系，辦公室管理機制健全，一切工作準備就緒，石油企業(yè)才能在辦公室日常管理工作中，使企業(yè)的經(jīng)濟效益提高，辦公室工作更具規(guī)范、科學(xué)、程序化。

（四）培養(yǎng)辦公室秘書扎實的文字功底

作為一名企業(yè)辦公室秘書最基本的要求就是要有較強的文字功底。因為日常工作中，會有材料撰寫的內(nèi)容，好的文字功底能夠有效的完成工作。如何提高秘書的文字功底，以下有幾點要求：一、留心寫作。要求工作人員瀏覽各種類型的作品，注意作品的結(jié)構(gòu)與格式，既要粗讀又要精讀，吸取他人作品的優(yōu)勢，做到為我所用。二、用心寫作。寫作需要一個長期的過程，事先需要經(jīng)過長期素材的準備、積累、搜集，這樣經(jīng)過充分的準備階段，等接到任務(wù)時就能迅速高效地完成任務(wù)，從而，完成領(lǐng)導(dǎo)指派的工作。

三、結(jié)語

近年來，我國社會經(jīng)濟迅猛發(fā)展，石油企業(yè)也相應(yīng)得到了提升，但是，石油企業(yè)想要取得更大的突破，進一步提升自身的競爭優(yōu)勢，需要石油企業(yè)適應(yīng)市場經(jīng)濟的發(fā)展，加強對外的聯(lián)系，這就要求石油企業(yè)辦公室秘書工作更高效，它不僅僅是個文秘工作，而是一個具有高難度的協(xié)調(diào)工作。所以，石油企業(yè)秘書人員的素質(zhì)提高、秘書辦公方式的改進是實現(xiàn)石油企業(yè)工作順利進行的重要因素。

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