邰曦

摘要：眾所周知，知識經(jīng)濟時代的到來給各行各業(yè)帶來了更多新的發(fā)展機遇，同時也給其帶來了新的壓力和挑戰(zhàn)，對企業(yè)檔案管理工作更是如此。知識經(jīng)濟時代下，企業(yè)檔案管理在管理體制、管理技術(shù)以及管理環(huán)境等各個方面都遇到了不同程度的問題，所以知識經(jīng)濟時代下改變企業(yè)檔案管理工作既有的戰(zhàn)略就顯得尤為重要和必要了。文本主要采用理論分析、實地調(diào)查和案例分析的方式，首先分析了知識經(jīng)濟時代企業(yè)檔案管理過程中遇到的瓶頸問題，其次分析了知識經(jīng)濟時代企業(yè)檔案管理工作的轉(zhuǎn)變，最后就如何做好轉(zhuǎn)變工作提出了切實可行的建議。希望本文能夠起到拋磚引玉的作用，在引起更多專業(yè)人士關(guān)心和重視企業(yè)檔案管理工作的基礎(chǔ)上促進其實現(xiàn)更快、更好的發(fā)展和進步。

關(guān)鍵詞：知識經(jīng)濟；企業(yè)檔案管理；瓶頸問題；戰(zhàn)略轉(zhuǎn)變

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）022-0000-02

一、知識經(jīng)濟時代企業(yè)檔案管理過程中遇到的瓶頸問題

就目前企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，雖然更多的企業(yè)逐漸加強了對其的重視程度，也通過完善相關(guān)的立法規(guī)范、提高工作人員的綜合素質(zhì)等方法來提高企業(yè)檔案管理工作的績效，但是在知識經(jīng)濟的今天，企業(yè)的檔案管理工作在不同層面都遇到了不同程度的瓶頸問題，主要表現(xiàn)在思維層面、管理層面、體制層面和技術(shù)層面等，比如：認(rèn)為在知識經(jīng)濟時代企業(yè)檔案管理工作還是和傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理一樣，還是停留在收集、整理、歸檔等方面，而未對開發(fā)利用引起足夠的重視。當(dāng)前更多企業(yè)的檔案管理工作管理理念不符合知識經(jīng)濟時代的新要求、管理內(nèi)容和方式也比較落后，檔案管理工作在實際落實的過程中不僅成本較高，而且效果不佳，亟待完善和優(yōu)化。

二、知識經(jīng)濟時代企業(yè)檔案管理工作的轉(zhuǎn)變

由上述分析可知，知識經(jīng)濟時代，企業(yè)檔案管理工作中在管理環(huán)境、管理方式、管理理念等方面都存在不同程度的瓶頸問題，不僅嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案管理工作的效率和效果，而且在很大程度上影響了企業(yè)其他各項工作的順利開展和執(zhí)行，所以在知識經(jīng)濟時代的今天，企業(yè)檔案管理工作很有必要進行戰(zhàn)略性轉(zhuǎn)變，而具體需要轉(zhuǎn)變的戰(zhàn)略主要為以下幾點，具體內(nèi)容如下所述：

1.企業(yè)檔案管理理念的轉(zhuǎn)變

物質(zhì)決定意識、意識對物質(zhì)具有反作用。企業(yè)檔案管理管理理念的轉(zhuǎn)變，是轉(zhuǎn)變戰(zhàn)略的重要組成部分。即企業(yè)的檔案管理工作要從實體管理轉(zhuǎn)變?yōu)槿肆Y本管理，堅持“以人為本”的原則。也就是說，之前對檔案管理工作我們更加注重檔案實體的管理，忽略了對人的心理和行為的管理，而知識經(jīng)濟時代檔案管理工作由實體管理向人力資本管理理念的轉(zhuǎn)變，同時要具備互聯(lián)網(wǎng)思維，就要求檔案管理的前提是培養(yǎng)出一批專業(yè)素質(zhì)強、職業(yè)素養(yǎng)高的檔案管理人員，可謂是做到了先把“人”管理好，再管理好“物”，這樣一來，企業(yè)檔案管理工作的績效也就能夠得到明顯的提升了。

2.企業(yè)檔案管理評價指標(biāo)的轉(zhuǎn)變

企業(yè)檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，主要是指企業(yè)的檔案管理方式要從之前的硬性管理轉(zhuǎn)變?yōu)檐浶怨芾淼墓芾矸绞?。具體來說就是，長期以來，我們已習(xí)慣于用“館藏檔案的數(shù)量、提供利用的人次、編印檢索工具和添置設(shè)備的種類”等指標(biāo)來作為衡量企業(yè)檔案管理績效的關(guān)鍵性和決定性指標(biāo)，雖然在特定的歷史條件下這種方式是有效的，但是在知識經(jīng)濟時代的今天，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷引進和檔案管理工作內(nèi)容的不斷豐富和完善，采用這種方式來作為企業(yè)檔案管理工作的指標(biāo)就顯得比較滯后了，因此，將用館藏檔案的知識含量、價值含量、提供利用所產(chǎn)生的社會和經(jīng)濟效益來作為企業(yè)檔案管理工作績效的評價指標(biāo)來替代之前硬性的指標(biāo)就顯得尤為必要了。

3.企業(yè)檔案管理工具的轉(zhuǎn)變

就現(xiàn)階段我國企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，檔案管理工具的轉(zhuǎn)變同樣是重要組成部分。也就是說知識經(jīng)濟時代下知識量及增加速度成幾何倍級發(fā)展，企業(yè)檔案管理方式與工具需要從紙質(zhì)管理向網(wǎng)絡(luò)化、大數(shù)據(jù)化管理轉(zhuǎn)變。具體來說就是，將之前傳統(tǒng)的紙質(zhì)介質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案，這是知識經(jīng)濟時代的新突破，而且現(xiàn)代更多的大中型企業(yè)都通過開發(fā)“ECM（企業(yè)內(nèi)容管理）”、“ERP”等信息系統(tǒng)來對檔案進行管理，而且經(jīng)實踐證明，紙質(zhì)檔案管理工作向網(wǎng)絡(luò)化、大數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)變，不僅大大降低了檔案管理人員的工作壓力，而且大大提高了檔案管理工作的效率和效果，符合知識經(jīng)濟時代企業(yè)發(fā)展的新要求，有助于企業(yè)的檔案管理工作向國際化和現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)變。

4.企業(yè)檔案管理方向的轉(zhuǎn)變

我們所述的企業(yè)檔案管理方向的轉(zhuǎn)變，主要是指知識經(jīng)濟時代下，企業(yè)的檔案管理工作需要由信息資源管理向創(chuàng)新型管理方向轉(zhuǎn)變。即知識經(jīng)濟時代對檔案管理工作的理念、思維、方式、方法等層面都提出了新環(huán)境和新形勢的新的要求。所以檔案管理工作在實際落實過程中也要擺脫傳統(tǒng)思維對其的束縛，迎合檔案管理工作的新局面，不斷提出創(chuàng)新性的、建設(shè)性的理念和方式，并將其落到實處，從根本上提高企業(yè)檔案管理工作的效率和效果。例如國華徐州發(fā)電有限公司在落實檔案管理工作時不僅將設(shè)備圖紙、技術(shù)手冊、參數(shù)報表、設(shè)備維保等信息建立了電子檔案，并集成了其他生產(chǎn)和設(shè)備管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)，完善的檔案管理系統(tǒng)在此公司順利通過國家優(yōu)質(zhì)工程金獎現(xiàn)場復(fù)查工作中起到了關(guān)鍵性的作用，同時其檔案管理方式和方法也成為了相關(guān)行業(yè)學(xué)習(xí)的重要參考，起到了帶動和引導(dǎo)的重要作用。

三、做好企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)變工作的建議

由上述分析可知，知識經(jīng)濟時代的今天，企業(yè)的檔案管理工作需要從管理理念、管理評價指標(biāo)、管理工具、管理方向四個基本的層面著手，進行戰(zhàn)略性的轉(zhuǎn)變，以確保企業(yè)檔案管理工作符合新時代的新要求和新挑戰(zhàn)，而如何使這四大戰(zhàn)略轉(zhuǎn)變能夠切實地落實到實際的檔案管理工作中去，提高企業(yè)檔案管理工作的績效，減少其不必要的損失和風(fēng)險，筆者結(jié)合自身多年的實際工作經(jīng)驗和所掌握的理論知識提出了以下幾點建議和意見。

1.加強對檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)力度

人是最重要的生產(chǎn)要素，根據(jù)“以人為本”的管理理念需要加強對企業(yè)檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)力度，這是確保企業(yè)檔案管理工作能夠切實實現(xiàn)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)變的關(guān)鍵，工作績效得到穩(wěn)步提高的前提和基礎(chǔ)。所以需要企業(yè)從以下兩個基本的方面著手：一方面企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層要加強對其重視程度，并做到以身作則，在企業(yè)內(nèi)部形成人人重視檔案管理工作的工作氛圍；另一方面，要加強對企業(yè)檔案管理人員專業(yè)知識和職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)力度，鼓勵其樹立終身學(xué)習(xí)的意識，不斷提高其專業(yè)知識和專業(yè)技能，以為檔案管理工作績效的提高奠定堅實的基礎(chǔ)。

2.完善配套的制度規(guī)范

俗話說，沒有規(guī)矩不成方圓，所以在企業(yè)檔案管理工作中做好相關(guān)制度規(guī)范的建立和完善工作就顯得尤為重要了。而完善的制度規(guī)范需要企業(yè)做到以下幾點：第一，要建立健全標(biāo)準(zhǔn)的、可行的、科學(xué)合理的檔案管理制度規(guī)范、檔案管理人員獎懲規(guī)范以及監(jiān)督控制等規(guī)范制度；第二，要將這些制度規(guī)范切實落實到企業(yè)的檔案管理工作中去，并堅決做到有法可依，有法必依，違法必究；第三，要結(jié)合企業(yè)的實際經(jīng)營特點、戰(zhàn)略目標(biāo)和所處的生命周期不斷提出建設(shè)性的意見和建議，以提高既定制度規(guī)范的實用性和適用性，確保其應(yīng)有價值的切實發(fā)揮。

3.建立有效的反饋機制

有效的反饋機制的建立也是確保上述四大轉(zhuǎn)變戰(zhàn)略得以落實的保障性措施。所以企業(yè)一方面要適當(dāng)加強現(xiàn)代化信息技術(shù)的投入和使用力度，以提高反饋機制的有效性；另一方面，要加強企業(yè)各個部門之間溝通和交流的力度，確保有效信息的及時傳遞，進而為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層決策工作的順利開展奠定堅實的基礎(chǔ)。

4.以現(xiàn)代技術(shù)為引導(dǎo)，加強檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展為企業(yè)檔案管理提供了技術(shù)支持，使得管理理念與管理方式不再局限于傳統(tǒng)的內(nèi)容，比如檔案服務(wù)方式與服務(wù)手段實現(xiàn)了多樣化、人性化、便利化、優(yōu)質(zhì)化等。同時根據(jù)大數(shù)據(jù)時代、知識管理的要求企業(yè)檔案管理也需要以現(xiàn)代技術(shù)為引導(dǎo)，加大投入進行基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。

四、結(jié)語

總之，從現(xiàn)階段企業(yè)所處的宏觀經(jīng)濟環(huán)境和政治環(huán)境來看，檔案管理工作在接受了更多發(fā)展機遇的同時也面臨著新的壓力和挑戰(zhàn)，如何有效緩解企業(yè)檔案管理工作中面臨的瓶頸問題，就需要相關(guān)工作人員從管理理念、管理方式、管理工具、管理方向等基本戰(zhàn)略著手，在使得企業(yè)檔案管理工作實現(xiàn)質(zhì)的飛躍的同時促進企業(yè)檔案管理工作實現(xiàn)更快更好的發(fā)展，進而為企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)和經(jīng)濟效益的獲得奠定堅實的基礎(chǔ)。

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