曾玲

[摘 要]2015年3月頒布施行的《中華人民共和國政府采購法實施條例》第十條中明確規(guī)定：“國家實行統(tǒng)一的政府采購電子交易平臺建設(shè)標準，推動利用信息網(wǎng)絡進行電子化政府采購活動”。由此可見當前政府采購電商化、信息化已成為主流共識?，F(xiàn)階段政府采購在電子商務發(fā)展下不斷提高，政府采購逐漸走向電子采購，而醫(yī)院的采購流程也應該跟上信息化時代的腳步。建立信息化管理平臺，通過信息平臺，可以實現(xiàn)物資信息、管理信息的及時溝通和傳遞，以及多點物資資源的共享和有效利用。

[關(guān)鍵詞]信息技術(shù)；醫(yī)院；內(nèi)部采購

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.06.035

[中圖分類號]R197.3 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）06-00-02

1 目前醫(yī)院內(nèi)部采購流程的現(xiàn)狀

目前醫(yī)院采購的分類只分為藥品、設(shè)備、信息系統(tǒng)與日常辦公用品等。藥品實行統(tǒng)一采購，醫(yī)療設(shè)備及耗材、信息系統(tǒng)、日常辦公用品根據(jù)政府采購目錄納入政府大宗采購。未納入政府大宗采購的根據(jù)采購限額進入院內(nèi)采購程序。日常的采購流程包括收集信息、詢價、比價、議價、評估、索樣、決定、請購、訂購、協(xié)調(diào)與溝通、催交、進貨驗收及整理付款等?，F(xiàn)階段院內(nèi)采購流程：①科室提出申請，經(jīng)過有關(guān)部門的審批，最終交由采購員采購；②貨物采購回來入庫、安裝及驗收，需要相關(guān)人員參與；③整理付款，整理相關(guān)資料票據(jù)，將各種憑證提交財務辦理貨款支付；④存檔，根據(jù)采購物品分門別類，需收集審批后的申請、招標文件、中標通知書及院內(nèi)談判相關(guān)文件、合同、驗收報告等，按規(guī)定歸檔。

2 醫(yī)院內(nèi)部采購流程的建立

2015年，建設(shè)電子化無形交易平臺成為改革方向，醫(yī)院內(nèi)部采購流程也應建立信息化平臺來完成。目前大多數(shù)醫(yī)院都有辦公系統(tǒng)，廈門大學附屬中山醫(yī)院通過辦公系統(tǒng)已建立了工作流，院內(nèi)申請都通工作流，結(jié)束紙質(zhì)申請的時代，但申請只是內(nèi)部采購流程的一部分，要完成采購流程的電子一體化必須通過信息技術(shù)開發(fā)一個全新系統(tǒng)。

2.1 采購申請的建立

目前通過辦公系統(tǒng)的申請，完成各部門的申請，電子工作流的建立，結(jié)束了一天跑幾趟機關(guān)的歷史，通過網(wǎng)絡與辦公電腦就能辦理。每年使用科室根據(jù)自身需求做下一年度的預算，在采購申請時就可以通過系統(tǒng)查看是否為年度預算，省去審批者再去詢問財務的環(huán)節(jié)。此外，還可以進行采購貨物的調(diào)研，相關(guān)的負責人根據(jù)科室申請的貨物也可通過系統(tǒng)查看現(xiàn)有資產(chǎn)情況，來確定是否需要增加以及增加的數(shù)量。

2.2 采購進度的查詢

根據(jù)需要采購物資的采購限額，參照每年的政府采購限額目錄，納入政府采購的根據(jù)政府采購要求辦理，若為醫(yī)院內(nèi)自行采購，則根據(jù)院內(nèi)采購流程進行采購。內(nèi)部采購流程的建立，可在系統(tǒng)里設(shè)置院外招標采購與院內(nèi)采購，可對每個物資采購進度進行查詢，比如：采購預算執(zhí)行表的審批情況、項目參數(shù)的遞交、開標時間、招標結(jié)果，以及院內(nèi)談判是否完成入庫、歸檔等，在眾多招標項目中只需將項目名稱輸入就能知道采購進度，根據(jù)采購進度進行下一步工作安排。

2.3 采購貨物的入庫與驗收

并不是所有貨物都存放倉庫，一些大型設(shè)備與特殊貨物是直接送到指定地點，結(jié)合各部門需求安裝完成后由相關(guān)部門組織驗收。這可通過系統(tǒng)設(shè)置為一般貨物與特殊貨物。在系統(tǒng)中還可以查到采購的貨物是否存放庫房、數(shù)量是否相附、是否需要多方驗收等。在以前的工作中，常會出現(xiàn)很多貨物采購進來后無人來領(lǐng)，以及貨物使用很長一段時間后卻沒有出庫，甚至發(fā)票丟失等情況，但現(xiàn)在通過系統(tǒng)管理就可明確知道采購物資的歸屬。

2.4 采購貨物的檔案管理

目前醫(yī)院的采購檔案仍然是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理。傳統(tǒng)檔案管理模式，以保存在工作中產(chǎn)生的原始數(shù)據(jù)信息為主要內(nèi)容，歸檔以實現(xiàn)資料的調(diào)取與查閱，在必要時刻檔案具有歷史查考與法律憑證的作用。這種模式在手工管理的時代不僅十分重要也十分可行。然而，隨著自動化管理工具的成熟和普遍使用，對所需信息的控制，已經(jīng)開始從庫房管理模式轉(zhuǎn)向資源管理模式，信息管理的要求和具體實施，已經(jīng)滲透到方方面面。在調(diào)閱與提取檔案信息時，電子檔案省時省力，省去紙質(zhì)復印環(huán)節(jié)，只需輸入項目名稱或檔案號就可一目了然獲得檔案資料，還可以將在采購過程中所產(chǎn)生的紙質(zhì)資料掃描為圖片以電子格式存放在系統(tǒng)里方便實時查找與調(diào)閱。

3 實現(xiàn)內(nèi)部采購流程信息化管理的原則

內(nèi)部采購流程信息系統(tǒng)所存儲的信息，必須具有簡易而且持續(xù)的可獲取性。信息系統(tǒng)必須能夠快速而準確地將以書面為基礎(chǔ)的信息轉(zhuǎn)化為電子信息，保證第一時間向信息需求者提供信息。這能夠減少在作業(yè)上和制訂計劃上的不確定性，減少損失和浪費。

內(nèi)部采購流程信息的精確性與及時性。系統(tǒng)的信息必須能夠精確地包含當前采購項目狀況和定期活動，信息越是準確，就越能提高工作效率和更精準地控制成本。信息的及時性要求，采購活動發(fā)生時，要盡快在信息系統(tǒng)內(nèi)進行記錄，就是說系統(tǒng)必須及時地更新信息。這也是物流信息化最基本的原則。

內(nèi)部采購流程信息系統(tǒng)的靈活性。該系統(tǒng)必須具有高度的靈活性，以滿足各采購員及相關(guān)人員的多樣化需求，必須有能力提供采購員所需要的數(shù)據(jù)。

內(nèi)部采購流程信息系統(tǒng)界面的易操作性。信息系統(tǒng)必須是易于操作的，便于使用的操作界面無形中提升了使用者的工作效率。要求系統(tǒng)界面能有效地向決策者提供所有相關(guān)的信息，避免管理者通過復雜的操作才能達到相應的要求。良好的人機界面、美觀、使用方便、易學易用、大大降低操作人員對計算機知識的要求。

4 建立內(nèi)部采購流程系統(tǒng)的注意事項

注意硬件的支持。該系統(tǒng)應滿足大眾的需求，運行環(huán)境要求不高，對用戶硬件配置要求低，用戶無須額外升級現(xiàn)有電腦軟硬件，只需要一般的辦公電腦就能安裝使用。項目檔案最終電子圖片的格式存檔，對存儲器的容量及性能具有較高要求，勢必在選擇存儲器與服務器時就把性能與容量放在首位。

注意接口開放與網(wǎng)絡支持。由于該系統(tǒng)依附于整個醫(yī)院信息化系統(tǒng)，要做到信息資源共享與互動，可以調(diào)閱平臺上的其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，也可讓其他系統(tǒng)調(diào)取自身的數(shù)據(jù)。信息數(shù)據(jù)的資源共享離不開網(wǎng)絡的支持，我國現(xiàn)階段進入信息化技術(shù)的高速發(fā)展時期，智能手機的普及以及無線網(wǎng)絡的支持，把有線工作漸漸轉(zhuǎn)變?yōu)闊o線工作，通過一部智能手機就可以完成日常生活所需。如果利用手機APP可將工作轉(zhuǎn)化為掌上工作，工作效率就會得以提高，所以內(nèi)部無線網(wǎng)絡的建設(shè)也應該跟上信息潮流的步伐。

保障網(wǎng)絡安全。信息網(wǎng)絡化使信息公開化、利用自由，任何人都可以在網(wǎng)上發(fā)布信息和獲取信息。這樣，網(wǎng)絡信息安全問題就成為阻礙網(wǎng)絡發(fā)展的核心問題，與外界的因特網(wǎng)連接使信息受侵害的問題尤其嚴重。內(nèi)部局域網(wǎng)的信息安全更是不容忽視的。網(wǎng)絡內(nèi)部各節(jié)點之間通過網(wǎng)絡共享資源，就可能無意中把重要的涉密信息或個人隱私信息存放在共享目錄下，造成信息泄漏。因此，網(wǎng)絡安全不僅要防范外部網(wǎng)，同時更防范內(nèi)部網(wǎng)，必須建立內(nèi)外網(wǎng)隔離，讓系統(tǒng)建立在安全穩(wěn)定的網(wǎng)絡環(huán)境下。

5 醫(yī)院內(nèi)部采購流程系統(tǒng)建立的意義

信息化是現(xiàn)代各項管理的技術(shù)支撐，推進信息化建設(shè)是加快各項發(fā)展的必要前提。充分利用現(xiàn)代通信工具和信息技術(shù)，在采購過程中將制造商、供應商和用戶聯(lián)結(jié)起來，達到各環(huán)節(jié)的有效監(jiān)控和全程管理，實現(xiàn)信息資源的共享。積極采用條形碼、衛(wèi)星定位系統(tǒng)、電視監(jiān)控等先進技術(shù)，提高物資信息管理的水平。

首先，傳統(tǒng)紙質(zhì)采購申請需申請科室找各個部門審批，各部門相互聯(lián)系又相互制約從而達到內(nèi)控目的。然而各部門審批人員并不是時時都在，一張申請批復要經(jīng)過很長時間。有了電子流的申請，省去找人審批的時間，大大提高了審批時效。其次，通過系統(tǒng)查詢可以隨時了解追蹤項目的進展，每年成百上千的采購項目也能有條不紊進行，特別是財政撥款項目，涉及年底支付情況，可通過提示來較早完成這部分項目。完成采購入庫后再進行付款時，也可通過系統(tǒng)調(diào)閱查看入庫情況以及使用科室，做到票、物相符。再次，系統(tǒng)將檔案管理電子化。以前要查閱傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時，必須到檔案室調(diào)取且在眾多檔案柜里查找，費時費力。而如今只需輕松輸入項目名稱就可以查找到想要的資料，必要時還可以直接從系統(tǒng)里打印，省去復印等繁瑣環(huán)節(jié)。

醫(yī)院內(nèi)部采購管理信息化徹底改善采購管理工作費時費力的狀況，大大提高采購管理工作效率。通過建立內(nèi)部采購系統(tǒng)，使采購計劃制訂得更加科學合理，更加切合實際，并具有前瞻性，組織職能也將大大優(yōu)化，更有效率。領(lǐng)導不再是單一的自上而下指揮，而是自上而下和自下而上的雙向指揮，指揮的效果能夠得到及時反饋，各部門的相互配合也更加快捷、直接、通暢。

主要參考文獻

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