文·趙山

人事檔案管理存在的問題及對策

文·趙山

人事檔案包括干部人事檔案和職工人事檔案兩種，統(tǒng)屬國家檔案的范疇，分別由組織人事部門和勞動(dòng)保障部門歸口管理。雖然國家組織部和國家勞動(dòng)保障部對這兩部分檔案的管理作出了嚴(yán)格規(guī)定，但由于種種原因，人事檔案一直未納入檔案集中統(tǒng)一管理的序列，致使檔案行政管理部門對其管理相對弱化。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展和政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的深入，人事檔案管理中存在的問題時(shí)有暴露，比如有的人事檔案被丟失，有的人事檔案被人為篡改，有的人事檔案歸檔不全。特別近些年由于職工檔案管理不到位，造成職工退休時(shí)無法辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、無法享受應(yīng)得利益的事情頻頻發(fā)生，已成為影響社會(huì)穩(wěn)定的因素之一。

一、人事檔案管理存在的問題

據(jù)2002年3月3日《北京日報(bào)》報(bào)道，有11位農(nóng)轉(zhuǎn)非居民的人事檔案丟失了16年，直到一位居民急需用檔案時(shí)才被發(fā)現(xiàn)。人事檔案是為本人“提供相關(guān)人事服務(wù)的依據(jù)”。然而，許多人卻很難明確地說出本人檔案的作用，只知道是記錄本人一生中的重大事件，是用來證明自己用的。由于本人對自己檔案的內(nèi)容并不了解，所以多數(shù)人雖然認(rèn)識(shí)到檔案很重要，但卻不了解檔案到底能為自己做什么。另外，由于傳統(tǒng)的人事檔案管理方式對當(dāng)事人幾乎完全保密，且不說這是否侵害了個(gè)人的知情權(quán)，單從公平的角度講，個(gè)人也與工作單位無法站在同一水平線上。

現(xiàn)在，國家已經(jīng)或正在建立健全各種制度以保護(hù)公民的合法權(quán)益。然而，不公平的人事檔案管理制度卻形成了一個(gè)漏洞，使個(gè)別單位得以侵害勞動(dòng)者的正當(dāng)權(quán)益。前幾年，曾有一位同志在應(yīng)聘時(shí)屢屢碰壁，直到有人用鄙夷的口吻暗示他曾有劣跡時(shí)，他才意識(shí)到自己的檔案出了問題。經(jīng)過復(fù)雜的調(diào)查，他才知道是原單位因?yàn)椴粷M他的調(diào)離，在未通知本人的情況下，擅自在他的人事檔案中加入一張有損其名譽(yù)的材料。

鑒于上述種種情況，筆者認(rèn)為目前人事檔案中存在的問題，一是檔案管理安全性問題；二是檔案管理真實(shí)性問題；三是檔案管理保密性問題；四是檔案管理規(guī)范性問題等。

二、人事檔案存在問題的原因

一是與人事檔案的神秘性和封閉性有關(guān)。人事檔案涉及當(dāng)事人的個(gè)人信息。這些信息有的是個(gè)人形成的，有的是單位形成的。無論是誰形成的，都有涉及個(gè)人的不宜公開的私密。同時(shí)，由于歷史、傳統(tǒng)等原因，也人為地給人事檔案蒙上了一層神秘的面紗，致使人事檔案不能和與檔案直接相關(guān)的當(dāng)事人相見。所以，有的人的人事檔案被無緣無故的增加或減少有關(guān)信息也就不可避免了。

二是與檔案管理機(jī)制上存在一定缺陷有關(guān)。雖然，國家也把人事檔案作為整個(gè)國家檔案信息資源的一部分，屬于國家集中統(tǒng)一管理的范疇，接受各級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)。但是，由于其特殊的地位與歷史的原因，檔案行政管理往往很少對其行使監(jiān)督指導(dǎo)權(quán)。同時(shí)，人事檔案整理比較簡單，管理相對比較規(guī)范，這也造成了檔案行政管理部門對此放松了應(yīng)有的監(jiān)督和指導(dǎo)的缺位。從實(shí)際情況看，檔案行政管理部門為了規(guī)范檔案管理而制定的定級(jí)升級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)及檔案管理考核標(biāo)準(zhǔn)，都未將人事檔案真正列入其中。

三是與檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)有關(guān)。人事檔案涉及的是個(gè)人的利益，材料是否齊全、完整非常重要。但檔案管理人員一般只注重對普通材料的收集整理，對于具體到某個(gè)人的材料是否齊全則不能盡職盡責(zé)。同時(shí)，個(gè)別管理人員由于素質(zhì)不高，利用職權(quán)隨意更改或增減他人材料的情形也有存在。有的領(lǐng)導(dǎo)出于某種目的，指使管理人員篡改下屬有關(guān)材料的情形也有存在，從而使神秘的人事檔案變成了其個(gè)人操縱他人的工具。

三、解決人事檔案存在問題的途徑

一強(qiáng)化檔案行政依法管理職能。把人事檔案納入國家檔案整體管理之中是有法律依據(jù)的?！陡刹繖n案工作條例》中對干部檔案進(jìn)行了界定，“干部檔案是組織人事等有關(guān)部門，按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)，是國家檔案的重要組成部分?！边@就把干部人事檔案從根本上納入了國家檔案的范疇。同時(shí)，《干部檔案工作條例》也規(guī)定，“干部檔案工作，在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協(xié)調(diào)下，由干部主管部門領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，實(shí)行分級(jí)管理，同時(shí)接受同級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)?！薄吨泄仓醒虢M織部、國家檔案局關(guān)于印發(fā)〈干部檔案工作條例〉的通知》中也明確規(guī)定，“干部檔案工作納入全國檔案工作管理體系。今后，干部檔案的具體管理和干部檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，仍以各級(jí)黨委組織部門為主，各級(jí)檔案行政管理部門按《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行宏觀管理和協(xié)調(diào)工作?！薄镀髽I(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》中規(guī)定，“企業(yè)職工檔案工作，在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協(xié)調(diào)下，受勞動(dòng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，實(shí)行分級(jí)管理，同時(shí)接受同級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)?！边@些規(guī)定都為檔案行政管理部門依法加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督提供了依據(jù)。

二強(qiáng)化檔案人員責(zé)任意識(shí)。人事檔案中的職工檔案是企業(yè)勞動(dòng)、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文件材料，是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)。《干部檔案工作條例》規(guī)定，“干部檔案被納入綜合檔案室管理的單位，其干部檔案要固定專人管理，業(yè)務(wù)工作要接受本單位組織人事部門的領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)有關(guān)業(yè)務(wù)部門的檢查指導(dǎo)?！薄翱h以上（含縣）的組織、人事部門，應(yīng)建立相應(yīng)的干部檔案管理工作機(jī)構(gòu)，并負(fù)責(zé)對本地區(qū)、本部門、本系統(tǒng)的干部檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查?！眴挝缓蜋n案工作者都應(yīng)嚴(yán)格依法管理人事檔案，保證人事檔案的齊全、完整、安全有效，以高度的責(zé)任心來做好人事檔案管理工作。

三建章立制，規(guī)范管理。《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》中指出，“職工檔案由所在企業(yè)的勞動(dòng)（組織人事）職能機(jī)構(gòu)管理。實(shí)行檔案綜合管理的企業(yè)單位，檔案綜合管理部門要設(shè)專人管理職工檔案。”人事檔案形成和管理部門要嚴(yán)格按照國家有關(guān)人事檔案管理方面的規(guī)定，為人事檔案管理配備必要的庫房、柜架等保管保護(hù)設(shè)施；配備具備專業(yè)知識(shí)的檔案管理人員；建立健全檔案管理機(jī)制和規(guī)章制度，從組織上、制度上、人員上、物質(zhì)上保證檔案工作的順利開展，規(guī)范整理，安全保管和有效利用，做到有檔必歸，科學(xué)整理，規(guī)范管理。

人事檔案包含了個(gè)人的經(jīng)歷、學(xué)歷、技術(shù)職稱、社會(huì)關(guān)系、獎(jiǎng)懲等信息，既是個(gè)人求職、單位求才的依據(jù)，也是知人善任、選賢舉能的重要工具。管好用好人事檔案，對個(gè)人成長、單位用人、社會(huì)發(fā)展都具有重要作用。

（作者單位：煙臺(tái)市勞動(dòng)就業(yè)辦公室）