李延召, 祝光英

(1. 清華大學(xué) 審計(jì)室, 北京　100084； 2. 清華大學(xué) 監(jiān)察室, 北京　100084)

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高校招標(biāo)采購(gòu)內(nèi)部控制建設(shè)研究

李延召1, 祝光英2

(1. 清華大學(xué) 審計(jì)室, 北京100084； 2. 清華大學(xué) 監(jiān)察室, 北京100084)

該文分析了高校招標(biāo)采購(gòu)涉及的內(nèi)部控制具體要素及存在的問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn),研究了高校招標(biāo)采購(gòu)在風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、內(nèi)部環(huán)境、控制活動(dòng)、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督等方面的建設(shè)和完善措施,提出了設(shè)置獨(dú)立統(tǒng)一的招標(biāo)采購(gòu)部門、加強(qiáng)事前事中與事后控制、建立決策論證和審批制度、采用信息管理系統(tǒng)和電子化招投標(biāo)平臺(tái)、建立回訪和后評(píng)價(jià)制度、建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制等對(duì)策和方法,使招標(biāo)采購(gòu)更加符合內(nèi)部控制理念,更好地實(shí)現(xiàn)服務(wù)學(xué)校發(fā)展的目標(biāo)。

高校招標(biāo)采購(gòu)； 內(nèi)部控制； 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估； 歸口管理； 決策論證審批； 后評(píng)價(jià)

為提高行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制和管理水平,財(cái)政部發(fā)布了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》[1],該規(guī)范自2014年起在全國(guó)行政事業(yè)單位實(shí)行,采購(gòu)業(yè)務(wù)是其中的重點(diǎn)內(nèi)容。招標(biāo)采購(gòu)是高校內(nèi)部的一項(xiàng)重要業(yè)務(wù),高校通過(guò)招標(biāo)采購(gòu)獲取的大量各類資源為學(xué)校事業(yè)發(fā)展提供了基礎(chǔ)條件。如某“985工程”高校近3年僅校定招標(biāo)項(xiàng)目就有近800項(xiàng),其中儀器設(shè)備與貨物類、工程類、服務(wù)類分別占74.6%、14.8%和10.6%,如果把法定招標(biāo)和非招標(biāo)項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)在內(nèi)則招標(biāo)采購(gòu)的數(shù)量和金額更大,年均達(dá)數(shù)億元。由此可見(jiàn),高校招標(biāo)采購(gòu)已成為高校事業(yè)發(fā)展的重要保障制度,有力保證了高校人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)等職能的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展。而內(nèi)部控制作為高校招標(biāo)采購(gòu)管理水平和服務(wù)成效的重要保障,需要加以重視、研究和建設(shè)。

1　高校招標(biāo)采購(gòu)內(nèi)部控制要素

內(nèi)部控制具有廣泛性,但在每個(gè)行業(yè)有自身特殊性,首先要明確高校招標(biāo)采購(gòu)內(nèi)部控制的內(nèi)涵和要素。內(nèi)部控制是指單位為實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo),通過(guò)制定制度、實(shí)施措施和執(zhí)行程序,對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范和管控[1]。中國(guó)監(jiān)管部門[2]以及美國(guó)“內(nèi)部控制整合框架”[3]都將內(nèi)部控制分為5個(gè)要素。高校招標(biāo)采購(gòu)內(nèi)部控制也分為如圖1所示的內(nèi)部環(huán)境、控制活動(dòng)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督等5個(gè)要素,但高校招標(biāo)采購(gòu)具有自身特點(diǎn),應(yīng)以全生命周期、全方位為理念,系統(tǒng)梳理各個(gè)環(huán)節(jié)和各個(gè)方面的內(nèi)部控制具體要素。

圖1　高校招標(biāo)采購(gòu)內(nèi)部控制要素

(1) 內(nèi)部環(huán)境。包括組織架構(gòu)、發(fā)展戰(zhàn)略、人力資源、組織文化、社會(huì)責(zé)任。如組織架構(gòu)方面,傳統(tǒng)觀點(diǎn)認(rèn)為招標(biāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)僅是招標(biāo)管理辦公室的職責(zé)范圍,但實(shí)際上諸如發(fā)展規(guī)劃、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)管理、使用人、紀(jì)監(jiān)審計(jì)等部門,以及黨委常委會(huì)、校務(wù)委員會(huì)等校級(jí)機(jī)構(gòu)都是招標(biāo)采購(gòu)組織架構(gòu)的組成部分。

(2) 控制活動(dòng)。傳統(tǒng)觀點(diǎn)認(rèn)為招標(biāo)管理與控制就是招標(biāo)、投標(biāo)、評(píng)標(biāo)、中標(biāo)的過(guò)程,以全方位、全周期的理念進(jìn)行分析,招標(biāo)采購(gòu)的控制活動(dòng)不僅是上述過(guò)程,還有決策論證與審批控制、評(píng)審過(guò)程控制、實(shí)施和使用階段控制、回訪總結(jié)與后評(píng)價(jià)控制。

(3) 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。招標(biāo)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估包括風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)分析、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控等措施。

(4) 信息與溝通。招標(biāo)采購(gòu)信息與溝通包括部門之間和各崗位之間的溝通、信息公開、信息技術(shù)與系統(tǒng)、反舞弊機(jī)制等內(nèi)容。

(5) 內(nèi)部監(jiān)督。高校招標(biāo)采購(gòu)內(nèi)部監(jiān)督既有紀(jì)檢監(jiān)察、審計(jì)等方面的專業(yè)監(jiān)督,也有來(lái)自廣大師生員工的群眾監(jiān)督。

2　高校招標(biāo)采購(gòu)內(nèi)部控制問(wèn)題與對(duì)策

高校招標(biāo)采購(gòu)領(lǐng)域的內(nèi)部控制總體健全有效,但部分環(huán)節(jié)存在問(wèn)題、缺陷和不足,制約了其職能作用的良好發(fā)揮,需要研究應(yīng)對(duì)措施加以改進(jìn)和完善。

2.1建立招標(biāo)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是內(nèi)部控制的關(guān)鍵要素,內(nèi)部控制的目的正是防范和管控風(fēng)險(xiǎn)。高校招標(biāo)采購(gòu)領(lǐng)域面臨著不少風(fēng)險(xiǎn)[4-5],但高校普遍尚未建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制或機(jī)制不健全,針對(duì)招標(biāo)采購(gòu)領(lǐng)域的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估更是極少開展。因此必須建立招標(biāo)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制,對(duì)領(lǐng)域內(nèi)的各類風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行識(shí)別、分析和評(píng)估,既要建立單個(gè)項(xiàng)目全過(guò)程風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制,也要建立招標(biāo)采購(gòu)總體層面的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估可以采用頭腦風(fēng)暴法,首先由相關(guān)部門工作人員和專家共同提出風(fēng)險(xiǎn)因素,然后將風(fēng)險(xiǎn)因素按發(fā)生概率分為經(jīng)常、很可能、偶然、極小、不可能,按后果嚴(yán)重性分為非常嚴(yán)重、關(guān)鍵性、嚴(yán)重、次重要、可忽略,分別對(duì)應(yīng)4、3、2、1、0分。由上述人員對(duì)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率與后果進(jìn)行打分,概率得分與后果得分相乘并匯總平均后,各個(gè)風(fēng)險(xiǎn)因素將具有0～16的分值,分值越大其重要性越高。根據(jù)分值可以按表1中的風(fēng)險(xiǎn)重要性評(píng)定表[6]對(duì)各風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行評(píng)定,如9分以上是不可接受風(fēng)險(xiǎn),必須重點(diǎn)處理,由相關(guān)部門及時(shí)研究采取內(nèi)部控制措施,消除風(fēng)險(xiǎn)或?qū)L(fēng)險(xiǎn)降低到可接受的水平。

表1　風(fēng)險(xiǎn)重要性評(píng)定表

2.2招標(biāo)采購(gòu)內(nèi)部環(huán)境建設(shè)

內(nèi)部環(huán)境是實(shí)施內(nèi)部控制的基礎(chǔ),包括組織架構(gòu)、發(fā)展戰(zhàn)略、人力資源、組織文化、社會(huì)責(zé)任等,其中發(fā)展戰(zhàn)略、組織文化和社會(huì)責(zé)任受制于學(xué)校的總體情況。

2.2.1組織架構(gòu)建設(shè)

在組織架構(gòu)設(shè)計(jì)和建設(shè)中,要確保決策、執(zhí)行和監(jiān)督相互分離,形成制衡。

(1) 成立獨(dú)立統(tǒng)一的招標(biāo)采購(gòu)部門,實(shí)行歸口管理。歸口管理是內(nèi)部控制的基本方法,但高校招標(biāo)采購(gòu)存在分散化、條塊化管理的現(xiàn)象,設(shè)置多個(gè)招標(biāo)辦公室并掛靠在相應(yīng)的職能部處,如基建、設(shè)備、房屋管理等部門均設(shè)置招標(biāo)辦公室,各個(gè)院系部處都可以對(duì)外采購(gòu)、簽署合同,造成內(nèi)部控制重大缺陷,不僅未實(shí)現(xiàn)歸口管理，也造成招標(biāo)需求人與招標(biāo)管理人的不相容、職責(zé)未分離,進(jìn)而產(chǎn)生管理職責(zé)缺位或重疊,造成拆分項(xiàng)目逃避招標(biāo)、工作人員專業(yè)性不足、舞弊腐敗等不良后果。因此高校，尤其是規(guī)模較大的高校應(yīng)對(duì)招標(biāo)采購(gòu)實(shí)行歸口管理,成立獨(dú)立統(tǒng)一的招標(biāo)采購(gòu)部門,部門內(nèi)部按業(yè)務(wù)類別設(shè)置工程、貨物、服務(wù)等招標(biāo)采購(gòu)科室,負(fù)責(zé)對(duì)全校資源需求的招標(biāo)采購(gòu),通過(guò)歸口和專業(yè)化管理以防止各單位自行其是帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn),從根源上提高采購(gòu)管理水平和資金使用效益。

(2) 其他相關(guān)機(jī)構(gòu)。招標(biāo)采購(gòu)涉及校內(nèi)多個(gè)機(jī)構(gòu),需要各部門協(xié)同參與,形成各司其職、各負(fù)其責(zé)、相互制約、相互協(xié)調(diào)的工作機(jī)制。如需求人負(fù)責(zé)提出需求及其必要性、可行性；財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)資金預(yù)算審查；發(fā)展規(guī)劃部門負(fù)責(zé)牽頭組織論證,輔助學(xué)校決策；紀(jì)檢監(jiān)察、審計(jì)等部門負(fù)責(zé)全過(guò)程監(jiān)督；學(xué)校黨委常委會(huì)、校務(wù)會(huì)等機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)決策審批,負(fù)責(zé)重大問(wèn)題的討論解決。

2.2.2人力資源建設(shè)

(1) 加強(qiáng)招標(biāo)采購(gòu)隊(duì)伍建設(shè)。部分招標(biāo)采購(gòu)人員專業(yè)性不強(qiáng)、服務(wù)意識(shí)淡薄,甚至違法亂紀(jì)損害學(xué)校利益和聲譽(yù)。高校應(yīng)重視并加強(qiáng)招標(biāo)采購(gòu)隊(duì)伍建設(shè),突出專業(yè)型、服務(wù)型和廉潔從業(yè)建設(shè)。①專業(yè)型建設(shè):在招標(biāo)采購(gòu)人員的招聘、使用、獎(jiǎng)懲、晉升等環(huán)節(jié)都要強(qiáng)調(diào)專業(yè)能力,建立持證上崗制度,必須具備注冊(cè)招標(biāo)師、注冊(cè)造價(jià)師、注冊(cè)建造師等執(zhí)業(yè)資質(zhì)；定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和集體學(xué)習(xí),有計(jì)劃地安排招標(biāo)采購(gòu)人員到資產(chǎn)管理、工程建設(shè)等崗位交流輪崗,不斷提高隊(duì)伍的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。②服務(wù)型建設(shè):明確招標(biāo)采購(gòu)各個(gè)崗位的職責(zé)權(quán)限,提高工作人員服務(wù)意識(shí),建立激勵(lì)與約束機(jī)制,使薪酬獎(jiǎng)懲與員工服務(wù)成果、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度緊密掛鉤,促進(jìn)服務(wù)型隊(duì)伍建設(shè)。③廉潔從業(yè)建設(shè):通過(guò)自律、廉潔教育、強(qiáng)化監(jiān)督等方式,確保招標(biāo)采購(gòu)人員遵循職業(yè)道德、廉潔從業(yè),確保學(xué)校招標(biāo)采購(gòu)領(lǐng)域風(fēng)清氣正。

(2) 加強(qiáng)評(píng)審專家隊(duì)伍建設(shè)。高校部分招標(biāo)采購(gòu)評(píng)審專家專業(yè)性不符合要求,責(zé)任心不強(qiáng),對(duì)招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目涉及的技術(shù)并不熟悉；學(xué)校對(duì)評(píng)審專家的選取辦法不規(guī)范,評(píng)審人員不符合任職條件,甚至監(jiān)督部門人員參與評(píng)審并領(lǐng)取報(bào)酬。高校應(yīng)明確評(píng)審專家的任職條件、選取辦法、持續(xù)培訓(xùn)和動(dòng)態(tài)監(jiān)管制度。①明確任職條件并分類建立全校統(tǒng)一的評(píng)審專家?guī)?。評(píng)審專家應(yīng)滿足基本任職條件,如從事相關(guān)領(lǐng)域工作滿8年并具有高級(jí)職稱或者具有同等專業(yè)水平,熟悉有關(guān)招標(biāo)投標(biāo)的法律法規(guī),能夠認(rèn)真、公正、誠(chéng)實(shí)、廉潔地履行職責(zé),身體健康[7],學(xué)校監(jiān)督部門的工作人員不得入選專家?guī)?。高校人才?jì)濟(jì),各個(gè)行業(yè)的專家教授眾多,建立高標(biāo)準(zhǔn)高質(zhì)量的評(píng)審專家?guī)炀哂邢忍靸?yōu)勢(shì),可以采用個(gè)人申請(qǐng)、單位推薦等方式在校內(nèi)遴選專家?guī)?同時(shí)適當(dāng)邀請(qǐng)校外專家以增強(qiáng)評(píng)審工作的廣泛和有效性。②規(guī)范具體項(xiàng)目評(píng)審專家的選取辦法。具體項(xiàng)目的評(píng)審專家應(yīng)從符合條件的專家中隨機(jī)抽取,與投標(biāo)人或供應(yīng)商有利害關(guān)系的專家應(yīng)回避,特殊項(xiàng)目需要指定評(píng)審專家的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)學(xué)校審批同意。③建立持續(xù)培訓(xùn)和動(dòng)態(tài)監(jiān)管制度。定期對(duì)評(píng)審專家進(jìn)行法律法規(guī)、業(yè)務(wù)能力、行業(yè)趨勢(shì)等方面的培訓(xùn),對(duì)評(píng)審專家的工作業(yè)績(jī)和職業(yè)道德進(jìn)行定期考核,根據(jù)考核結(jié)果予以獎(jiǎng)懲,有嚴(yán)重問(wèn)題者隨時(shí)取消評(píng)審專家資格,同時(shí)每2～3年重新組建專家?guī)臁?/p>

2.3加強(qiáng)招標(biāo)采購(gòu)全流程控制活動(dòng)

2.3.1事前控制:建立投資決策論證與審批制度

事前控制的缺失最易造成各類問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn),如各院系部處以自身方便為原則,不經(jīng)學(xué)校審批而自行采購(gòu),造成重復(fù)購(gòu)置和資源浪費(fèi)；違反國(guó)家和學(xué)校規(guī)定,將法定招標(biāo)項(xiàng)目拆分為校定招標(biāo),將校定招標(biāo)項(xiàng)目拆分為不招標(biāo)；部分項(xiàng)目未落實(shí)好資金來(lái)源、設(shè)計(jì)尚未完成就招標(biāo)開工,給后期實(shí)施帶來(lái)困難和混亂。因此高校應(yīng)從招標(biāo)采購(gòu)的源頭加強(qiáng)控制管理,建立決策論證與審批制度。學(xué)校各單位的招標(biāo)采購(gòu)需求必須經(jīng)過(guò)發(fā)展規(guī)劃、財(cái)務(wù)、招標(biāo)采購(gòu)、資產(chǎn)管理等部門的聯(lián)合論證并經(jīng)學(xué)校最終審批后方可進(jìn)行。論證與審批內(nèi)容包括項(xiàng)目的必要性與可行性、資金來(lái)源與預(yù)算、招標(biāo)采購(gòu)內(nèi)容、招標(biāo)采購(gòu)數(shù)量、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、招標(biāo)控制價(jià)、招標(biāo)方式與組織形式、法律條件、合同主要條款等,招標(biāo)采購(gòu)后的重大變更也須按原流程進(jìn)行論證審批。未經(jīng)論證審批的項(xiàng)目,招標(biāo)采購(gòu)部門不予提供服務(wù),財(cái)務(wù)部門不予報(bào)銷,同時(shí)追究相關(guān)人員的責(zé)任。

2.3.2事中控制:加強(qiáng)評(píng)審過(guò)程管理和質(zhì)量控制

高校個(gè)別招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目在使用階段受到質(zhì)疑和指責(zé),究其原因是評(píng)審過(guò)程不夠科學(xué)深入、評(píng)審辦法不適合項(xiàng)目實(shí)際情況,導(dǎo)致技術(shù)不優(yōu)、質(zhì)量低下、價(jià)格虛高的方案中標(biāo)。高校應(yīng)以“公平、公正、科學(xué)、擇優(yōu)”為原則加強(qiáng)評(píng)審過(guò)程管理和質(zhì)量控制,有針對(duì)性地選擇評(píng)審專家。評(píng)審專家應(yīng)熟悉招標(biāo)采購(gòu)目的與范圍、主要技術(shù)要求、主要商務(wù)條款、評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)和方法等內(nèi)容,招標(biāo)文件應(yīng)盡量采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)范本。評(píng)審全過(guò)程應(yīng)嚴(yán)格按照招標(biāo)投標(biāo)法、政府采購(gòu)法及其實(shí)施條例以及學(xué)校規(guī)定進(jìn)行,對(duì)投標(biāo)文件是否實(shí)質(zhì)規(guī)范招標(biāo)過(guò)程要進(jìn)行認(rèn)真審查,逐項(xiàng)審查重大偏差和細(xì)微偏差,深入評(píng)審?fù)稑?biāo)人(供應(yīng)商)資質(zhì)、業(yè)績(jī)、報(bào)價(jià)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容,防止漏項(xiàng)、不平衡報(bào)價(jià)等現(xiàn)象,規(guī)范專家自由裁量權(quán),真正選出質(zhì)量、價(jià)格、進(jìn)度等各方面對(duì)學(xué)校最有利的方案。評(píng)審結(jié)束后評(píng)審委員會(huì)應(yīng)擬寫“性價(jià)比較表”或“綜合評(píng)估比較表”,連同書面評(píng)審報(bào)告一并提交給招標(biāo)采購(gòu)部門。招標(biāo)采購(gòu)的評(píng)審辦法有經(jīng)評(píng)審的最低投標(biāo)價(jià)法[8]、綜合評(píng)估法[8]、性價(jià)比法[9]、層析分析法[10]、灰色關(guān)聯(lián)度法[10]等方法,其中常用方法的特點(diǎn)及適用范圍總結(jié)如表2所示。這些辦法應(yīng)結(jié)合項(xiàng)目特點(diǎn)選用,不能千篇一律地采用一種,更不能主觀指定。

表2　招標(biāo)采購(gòu)常用評(píng)審辦法表

2.3.3事后控制:建立回訪總結(jié)和后評(píng)價(jià)制度

高校招標(biāo)采購(gòu)存在前期評(píng)審與后期實(shí)施割裂的現(xiàn)象,重前期評(píng)審、輕后期實(shí)施,但實(shí)施和使用階段最容易出現(xiàn)各類問(wèn)題,如中標(biāo)人服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)態(tài)度差,欺騙需求和使用人；部分項(xiàng)目違法分包轉(zhuǎn)包,釀成質(zhì)量安全事故；個(gè)別投標(biāo)人拉攏腐蝕學(xué)校工作人員；部分項(xiàng)目隨意更改合同主要條款,嚴(yán)重虛報(bào)結(jié)算量?jī)r(jià)；部分投標(biāo)人無(wú)理取鬧,破壞校園穩(wěn)定；項(xiàng)目效果不佳,投資失控。上述問(wèn)題有中標(biāo)人(供應(yīng)商)的原因,也有學(xué)校決策不準(zhǔn)、管理不善的原因,但相關(guān)部門對(duì)這些現(xiàn)象及原因缺乏關(guān)注、研究和總結(jié)。高校招標(biāo)采購(gòu)應(yīng)轉(zhuǎn)變“重前期、輕后期”的觀念,建立回訪總結(jié)和“后評(píng)價(jià)”制度,招標(biāo)采購(gòu)、發(fā)展規(guī)劃、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)管理等部門必須“向后看”,將后期實(shí)施和使用情況納入視野,及時(shí)監(jiān)督并糾正各類問(wèn)題風(fēng)險(xiǎn)。項(xiàng)目最終結(jié)束后各部門應(yīng)共同開展“后評(píng)價(jià)”,對(duì)需求和使用人的滿意度進(jìn)行回訪統(tǒng)計(jì),總結(jié)并評(píng)價(jià)項(xiàng)目各階段的得失成敗,為學(xué)校未來(lái)招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目提供經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和指導(dǎo)。同時(shí)根據(jù)后評(píng)價(jià)結(jié)果及時(shí)動(dòng)態(tài)管理投標(biāo)人(供應(yīng)商)誠(chéng)信庫(kù),實(shí)行守信激勵(lì)、失信懲戒、優(yōu)勝劣汰,對(duì)存在嚴(yán)重問(wèn)題的要及時(shí)剔除。

2.4招標(biāo)采購(gòu)信息與溝通機(jī)制建設(shè)

2.4.1實(shí)行信息公開

信息公開是內(nèi)部控制的有效措施,教育部門多次要求高校公開“儀器設(shè)備、圖書、藥品等物資設(shè)備采購(gòu)和重大基建工程的招投標(biāo)”[11]。高校應(yīng)建立招標(biāo)采購(gòu)信息公開制度,項(xiàng)目論證、審批、招標(biāo)、評(píng)審、中標(biāo)、實(shí)施、結(jié)算等過(guò)程和結(jié)果,各類違規(guī)問(wèn)題及處理結(jié)果等信息都應(yīng)實(shí)行校內(nèi)公開；制定并公開組織結(jié)構(gòu)圖、業(yè)務(wù)流程圖、崗位說(shuō)明書、員工手冊(cè)等文件,使各部門及全校師生了解招標(biāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)的辦事流程和職責(zé)權(quán)限。信息公開，一是可以促進(jìn)信息溝通和傳遞,降低信息傳遞成本,有利于投標(biāo)人、供應(yīng)商的充分參與和競(jìng)爭(zhēng)；二是為校內(nèi)有需求的單位和師生提供信息參考,如公開設(shè)備貨物的型號(hào)、中標(biāo)價(jià)有利于有相同需求的師生了解市場(chǎng)行情；三是保障師生的知情權(quán)、表達(dá)權(quán)和監(jiān)督權(quán),自覺(jué)接受廣大師生員工的監(jiān)督和意見(jiàn)建議。

2.4.2建立招標(biāo)采購(gòu)電子化平臺(tái)和信息管理系統(tǒng)

利用信息系統(tǒng)是信息與溝通機(jī)制建設(shè)的重要方面。高校應(yīng)當(dāng)充分采用信息技術(shù)加強(qiáng)招標(biāo)采購(gòu)管理,開發(fā)或購(gòu)買涵蓋業(yè)務(wù)全要素、全周期,涵蓋需求人、發(fā)展規(guī)劃、招標(biāo)采購(gòu)、財(cái)務(wù)、紀(jì)監(jiān)、審計(jì)等相關(guān)部門和人員職責(zé)權(quán)限的信息管理系統(tǒng),參照《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》[12]積極推進(jìn)電子化招標(biāo)、投標(biāo),實(shí)現(xiàn)全流程電子化交易、信息集中共享、監(jiān)督等功能,實(shí)現(xiàn)自動(dòng)控制和高效控制,節(jié)省人力資源成本,減少或消除人為操縱和失誤,提高招標(biāo)采購(gòu)的科學(xué)性、及時(shí)性、實(shí)效性。

2.5強(qiáng)化招標(biāo)采購(gòu)內(nèi)部監(jiān)督

招標(biāo)采購(gòu)是高校廉政風(fēng)險(xiǎn)較為集中的領(lǐng)域,近些年暴露出不少違法犯罪事件。高校應(yīng)強(qiáng)化招標(biāo)采購(gòu)內(nèi)部監(jiān)督,強(qiáng)化紀(jì)監(jiān)審計(jì)等部門的專業(yè)監(jiān)督,自覺(jué)接受師生監(jiān)督,建立反舞弊機(jī)制,強(qiáng)化崗位責(zé)任追究機(jī)制。

2.5.1建立協(xié)同監(jiān)督體系

高校招標(biāo)采購(gòu)應(yīng)建立協(xié)同監(jiān)督體系,各監(jiān)督部門既明確分工又相互協(xié)作。學(xué)校紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)對(duì)化整為零逃避招標(biāo)、評(píng)審過(guò)程適當(dāng)性、領(lǐng)導(dǎo)干部插手干預(yù)、違法轉(zhuǎn)包分包、違反紀(jì)律謀取私利、有無(wú)訂立背離招投標(biāo)文件和合同的其他協(xié)議等情況進(jìn)行監(jiān)督。學(xué)校審計(jì)部門要審計(jì)招標(biāo)采購(gòu)內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理的適當(dāng)性、合法性和有效性,審計(jì)招投標(biāo)與采購(gòu)程序及其結(jié)果的真實(shí)性、合法性和公正性等內(nèi)容[13]。審計(jì)部門既可以開展招標(biāo)采購(gòu)專項(xiàng)審計(jì),也可以在日常業(yè)務(wù)如合同審計(jì)、結(jié)算審計(jì)、財(cái)務(wù)審計(jì)等工作中重點(diǎn)關(guān)注招標(biāo)采購(gòu)情況,審計(jì)部門還要依法依規(guī)對(duì)招標(biāo)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人開展經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)。此外還應(yīng)充分發(fā)揮財(cái)務(wù)、資產(chǎn)管理等部門在資金資產(chǎn)使用與管理等方面的監(jiān)督職責(zé)。學(xué)校各監(jiān)督部門應(yīng)通過(guò)信息共享、聯(lián)合監(jiān)督等方式凝聚監(jiān)督合力,取得事半功倍的實(shí)效。監(jiān)督結(jié)果要及時(shí)向招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組、主管校領(lǐng)導(dǎo)反饋,及時(shí)改進(jìn)學(xué)校招標(biāo)采購(gòu)工作。同時(shí)學(xué)校應(yīng)懲防并舉、重在預(yù)防,設(shè)立舉報(bào)信箱、投訴熱線,明確舉報(bào)投訴的處理程序、辦理時(shí)限和辦結(jié)要求,建立舉報(bào)人保護(hù)制度,鼓勵(lì)師生員工、投標(biāo)人、供應(yīng)商及其他利益相關(guān)方舉報(bào)違法違規(guī)、腐敗犯罪、不作為等現(xiàn)象。

2.5.2強(qiáng)化責(zé)任追究機(jī)制

在明確各個(gè)部門和崗位職責(zé)權(quán)限的基礎(chǔ)上,建立嚴(yán)格的責(zé)任追究機(jī)制并嚴(yán)格執(zhí)行,對(duì)存在各類不端行為的學(xué)校工作人員或評(píng)委,依紀(jì)依規(guī)依法給予黨紀(jì)或政紀(jì)處分,對(duì)涉嫌違法犯罪的應(yīng)移交相關(guān)部門。對(duì)存在以他人名義投標(biāo)、弄虛作假、騙取中標(biāo)等現(xiàn)象的中標(biāo)人和供應(yīng)商,要依照法律法規(guī)、招投標(biāo)文件和合同規(guī)定追究其責(zé)任,同時(shí)通過(guò)“黑名單”、上報(bào)主管部門等措施加以處理,使學(xué)校招標(biāo)采購(gòu)領(lǐng)域形成良好風(fēng)氣。

2.6高校招標(biāo)采購(gòu)內(nèi)部控制措施總結(jié)

以上是針對(duì)高校招標(biāo)采購(gòu)內(nèi)部控制現(xiàn)狀和問(wèn)題而研究采取的主要對(duì)策和方法,現(xiàn)將高校招標(biāo)采購(gòu)內(nèi)部控制建設(shè)和完善措施總結(jié)如表3所示。

表3　高校招標(biāo)采購(gòu)內(nèi)部控制措施

表3(續(xù))

3　結(jié)語(yǔ)

招標(biāo)采購(gòu)是高校事業(yè)發(fā)展的重要保障制度,是高校內(nèi)部控制建設(shè)的重點(diǎn)領(lǐng)域。為更好地發(fā)揮高校招標(biāo)采購(gòu)的職能作用,高校有必要重視并加強(qiáng)招標(biāo)采購(gòu)內(nèi)部控制建設(shè),研究采取相關(guān)完善措施和對(duì)策,進(jìn)一步提高招標(biāo)采購(gòu)管理水平,科學(xué)防范各類風(fēng)險(xiǎn),促進(jìn)招標(biāo)采購(gòu)質(zhì)量和服務(wù)成效的優(yōu)化提高,為高校事業(yè)發(fā)展提供更好的基礎(chǔ)條件保障。

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Researchoninternalcontrolconstructionofbiddingandprocurementincollegesanduniversities

LiYanzhao1,ZhuGuangying2

(1.AuditOffice,TsinghuaUniversity,Beijing100084,China; 2.SupervisionOffice,TsinghuaUniversity,Beijing100084,China)

Thisarticleanalyzestheinternalcontrolelementsinvolvedinbiddingandprocurement,andanalyzestheproblemsandrisksofbiddingandprocurementininternalenvironment,controlactivities,informationandcommunication,internalsupervision,etc.Tosolvetheproblemsandrisks,thisarticlestudiesthemeasuresofinternalcontrolconstruction,suchassettingupanindependentunifiedbiddingandprocurementmanagementdepartment,establishingdecisionargumentationandapprovalsystem,usinginformationmanagementsystemsandelectronicbiddingandprocurementplatform,establishingapost-evaluationsystemandariskassessmentmechanism,inordertobetterservethedevelopmentofcollegesanduniversities.

biddingandprocurementincollegesanduniversities;internalcontrol;riskassessment;centralizedmanagement;decisionargumentationandapproval;post-evaluation

DOI:10.16791/j.cnki.sjg.2016.07.067

2016-03-08

中國(guó)教育審計(jì)學(xué)會(huì)科研課題“基于內(nèi)部控制的高校建設(shè)項(xiàng)目審計(jì)研究”(JY20130511)；中國(guó)教育審計(jì)學(xué)會(huì)科研課題“內(nèi)部審計(jì)在高校治理中的地位和作用研究”(JY20152102)

李延召(1982—)，男，河南葉縣，碩士，工程師，國(guó)家注冊(cè)造價(jià)工程師，注冊(cè)咨詢工程師(投資)，國(guó)際注冊(cè)內(nèi)部審計(jì)師，研究方向?yàn)楦咝?nèi)部審計(jì)、招投標(biāo)管理.

F253.2；G482

A

1002-4956(2016)7-0261-05