施千里

摘 要：華龍一號核電示范項目是國家重點建設(shè)項目，文檔管理是工程項目管理的重要組成部分，文章主要論述了項目文檔管理的職責(zé)、要求及主要管理措施，為其他重大建設(shè)項目文檔管理提供借鑒。

關(guān)鍵詞：華龍一號 核電 文檔

華龍一號是我國具有自主知識產(chǎn)權(quán)的三代核電技術(shù)，同時也是國家“走出去”戰(zhàn)略的重要依托項目，被喻為“國之重器”。2015年5月7日，華龍一號首推示范項目--福清核電5號機組正式開工。項目文檔管理是工程項目管理的重要組成部分，做好華龍一號文檔管理，為項目的早日建成保駕護航。

一、項目文檔管理職責(zé)

華龍一號采用總承包管理的模式進行建設(shè)，在合同中支付寶了項目參建各方的文檔管理職責(zé)。項目業(yè)主的職責(zé)：對總承包范圍內(nèi)的各項核電文檔工作進行監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)；負責(zé)向總包商提供有效的文檔管理規(guī)定、執(zhí)行標(biāo)準；負責(zé)監(jiān)督、檢查總包商及業(yè)主各項目管理部門對項目文檔管理規(guī)定、標(biāo)準的執(zhí)行情況，指導(dǎo)項目歸檔文件的整理業(yè)務(wù)；負責(zé)參與工程項目和重大設(shè)備的竣工文件驗收，負責(zé)項目竣工檔案的接收工作；參與項目合同款支付的會簽。總包的職責(zé)：對基建期文檔管理負有全面責(zé)任。負責(zé)對項目專業(yè)分包商的核電文檔管理工作進行監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)；在與分包商簽訂合同的過程中，明確各單位在制定、貫徹文件檔案管理制度，以及收集、整理和移交文檔方面的責(zé)任范圍，并形成有法律效率的合同文件或條文；通過全面的合同管理和目標(biāo)管理方法，將項目選址、設(shè)計、建造、安裝、調(diào)試等階段的文檔管理要求納入合同、協(xié)議的專門條款，并明確各有關(guān)方面提交相應(yīng)文件以及所提交文件的整理、歸檔責(zé)任；負責(zé)項目歸檔文件的檢查、接收、匯總整理、保管和提供利用，以及竣工驗收與移交。分包商的職責(zé)：按照合同規(guī)定和統(tǒng)一的編碼規(guī)則、文件格式、傳遞（或交付）方式來傳遞（或交付）各類文件（含圖紙）；按照合同規(guī)定和國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范要求，負責(zé)項目竣工文件的編制和項目文件的收集、整理工作，向按要求提交竣工文件。監(jiān)理單位職責(zé)：負責(zé)監(jiān)督和檢查項目建設(shè)中文件的收集和積累，文件的質(zhì)量要求以及竣工驗收中對檔案的質(zhì)量認證。在需要時或監(jiān)理項目結(jié)束后，對監(jiān)理文件進行整理和組卷，經(jīng)驗收合格后，向業(yè)主檔案管理部門移交；負責(zé)監(jiān)理總包商和各專業(yè)分包商所提交竣工文件的審核和簽署。

二、項目文檔管理要求

1. 項目業(yè)主應(yīng)在總承包合同中明確總承包商關(guān)于工程文件的編制、提交、整理和移交等的范圍和責(zé)任。工程項目歸檔文件應(yīng)經(jīng)項目業(yè)主和工程管理部門審核后方可向信息文檔中心移交歸檔。

2. 工程文件的收集、整理、歸檔和工程檔案的移交，應(yīng)與工程項目的立項準備、建設(shè)、竣工驗收同步進行，確保工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)。

3. 在簽訂項目設(shè)計、設(shè)備、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時，明確工程文檔要求及責(zé)任。至少包括：明確各承包商向業(yè)主應(yīng)提交的項目文件（或歸檔文件）清單、數(shù)量、格式要求、計劃提交時間、介質(zhì)、費用等要求以及違約責(zé)任。

4. 明確各接口間的通信渠道、文件編碼規(guī)則、文件提交規(guī)范、傳遞方式及相關(guān)責(zé)任。

5. 明確將項目業(yè)主和信息文檔中心的文檔管理要求作為項目合同必不可少的附件之一并得到有效執(zhí)行。

6. 規(guī)定工程檔案的質(zhì)量保證金額度，以保證項目歸檔文件質(zhì)量和及時歸檔。

7. 工程文件實行統(tǒng)一的編碼規(guī)則，并按照統(tǒng)一的規(guī)則進行收發(fā)、傳遞、流轉(zhuǎn)。

8. 程文件的整理與歸檔，按合同約定的職責(zé)進行。凡是未按合同規(guī)定的時間和質(zhì)量要求移交歸檔文件的，應(yīng)當(dāng)扣除相應(yīng)的檔案質(zhì)量保證金。項目檔案具體整理要求和規(guī)范，按DA/T28-2002 規(guī)定執(zhí)行。

9. 利用工程文檔管理系統(tǒng)和核電檔案管理標(biāo)準，對歸檔的工程文件進行有效的著錄、分類、標(biāo)識和統(tǒng)計，提供有效的檔案檢索和服務(wù)。

10. 對形成的紙質(zhì)文檔實施電子化和數(shù)字化處理，有效推進電子文檔的查閱和利用，以利于文檔原件的保護和檔案的借閱利用工作。

11. 項目業(yè)主應(yīng)對形成歸檔的項目工程竣工文件的規(guī)范性、準確性、完整性負責(zé)。

12. 項目業(yè)主應(yīng)在總承包合同中明確總承包商關(guān)于竣工文件的編制、提交、整理和移交等的范圍和責(zé)任。

13. 竣工文件的形成、積累和管理應(yīng)有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施。

14. 竣工文件的驗收和移交歸檔應(yīng)滿足國家和行業(yè)相關(guān)部門檔案專項驗收的需要。

三、項目文檔管理措施

1.模式保障。建立了項目檔案分階段驗收模式，即在核電項目前期階段、土建階段、安裝階段、調(diào)試階段、試運行階段分別開展檔案評估與驗收，在最后商業(yè)運行階段開展整體驗收。這種模式將有效避免因施工單位人員流動大、文件資料保管環(huán)境差、簽字手續(xù)流程管理差和項目檔案集中整理的壓力等原因，對檔案的收集、整理、保存和整改帶來的風(fēng)險。

2.組織保障。業(yè)主公司與總包商建了定期的會議溝通和監(jiān)督檢查機制，保證業(yè)主的文檔管理要求及時、全面地在整個項目執(zhí)行。在公司層面，業(yè)主公司和總包商總部每月有定期的總經(jīng)理協(xié)調(diào)會和工程月例會，在文檔管理部門層面，為業(yè)主公司和總包商每月有文檔協(xié)調(diào)會和監(jiān)督檢查會。

3.制度保障。華龍一號項目文檔管理嚴格執(zhí)行文檔相關(guān)的國家法律、國家標(biāo)準、行業(yè)標(biāo)準和集團制度，在文檔的形成、傳輸、整理歸檔、處置利用方面，都制定了詳細的制度程序。業(yè)主部分程序如：程序編制指南、文件編碼管理、工程文檔管理、生產(chǎn)文件管理、生產(chǎn)技術(shù)文件編寫指南、信函管理、公文管理、項目文檔監(jiān)督管理、工程文件收發(fā)管理、生產(chǎn)文件收發(fā)管理、檔案分類和編碼、檔案歸檔范圍及要求、文書文件整理歸檔要求、特種介質(zhì)檔案管理、數(shù)碼照片檔案管理、會計檔案管理、電子文件歸檔管理、工程竣工文件整理歸檔要求、檔案管理、檔案庫房管理、檔案利用與服務(wù)管理、檔案編研管理、文印管理?？偘谈鶕?jù)業(yè)主的程序規(guī)定，制定其自己的程序并向要求其分包商嚴格執(zhí)行，從而整個華龍一號項目文檔管理執(zhí)行統(tǒng)一的制度，形成統(tǒng)一的標(biāo)準。

4.過程控制。一是將文檔工作納入工程項目承包商考核體系，實施合同化管理。具體是在合同文件上，文檔工作納入項目招投標(biāo)文件和項目主合同文件；在支付環(huán)節(jié)上，文檔工作納入項目合同支付會簽程序；在考核上，文檔工作納入項目管理考核范圍，并每季度進行一次考核。二是將文檔歸檔范圍納入計劃管理，實施進度控制，主動跟蹤，動態(tài)更新。三是將文檔工作納入日常過程控制，保證文檔質(zhì)量。通過唯一的文件編碼和檔案編碼，文檔形成了統(tǒng)一的編碼；通過對案卷從形成到歸檔的格式要求，文檔形成了統(tǒng)一的格式；通過統(tǒng)一文件編碼、狀態(tài)、簽署信息，文檔形成了統(tǒng)一的標(biāo)識。通過從文件源頭控制和統(tǒng)一收發(fā)，文件形成了統(tǒng)一的接收。四是將文件編碼納入信息系統(tǒng)控制，保證文件的連續(xù)性和唯一性。華龍一號項目工程文件在形成之日起統(tǒng)一使用19位編碼，范圍貫穿了工程建造期的全過程，包括總包方和分包商產(chǎn)生的工程設(shè)計文件、建造文件、制造文件及調(diào)試文件等，其包含的數(shù)據(jù)信息是核電廠通用的、標(biāo)準的語言。五是將文檔工作納入到公司經(jīng)驗反饋體系，定期總結(jié)，推廣良好實踐。業(yè)主公司定期召集總包商、分包商、監(jiān)理公司召開經(jīng)驗交流會，介紹文檔工作良好實踐和分析存在的問題，以快速提升項目各方的文檔管理水平。

5.工具保障。一是建立了ECM系統(tǒng)，實現(xiàn)了企業(yè)門戶、文檔管理、流程管理的全覆蓋。二是建立了工程文檔管理平臺，實現(xiàn)了項目文檔整理歸檔和移交利用。業(yè)主公司文檔系統(tǒng)與總包商工程管理系統(tǒng)通過系統(tǒng)接口，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的實實傳輸。三是建立了聲像檔案采集系統(tǒng)和數(shù)字化檔案館，強化了數(shù)碼照片、視頻和錄音的管理和利用，提升了檔案的信息化管理，并為邁向知識管理奠定了基礎(chǔ)。四是通過文檔系統(tǒng)、公司主頁、閱覽室、郵件系統(tǒng)、電話、遠程登錄這一服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)了文檔服務(wù)信息化。

四、結(jié)語

華龍一號項目受世界矚目，國人關(guān)心。福清核電文檔人將積極總結(jié)，開拓創(chuàng)新，配合國家華龍一號走向世界，努力輸出華龍一號文檔管理的理念、體系、程序、技術(shù)方法以及管理隊伍，創(chuàng)造中國核電文檔管理新品牌。

參考文獻：

[1]李秀紅.關(guān)于建設(shè)項目工程檔案管理的思考[J]. 城建檔.2010.05.