劉曉嵐

（廣西電網(wǎng)有限責任公司南寧供電局 廣西南寧 530000）

探討公文處理工作中應把握的五個要點

劉曉嵐

（廣西電網(wǎng)有限責任公司南寧供電局 廣西南寧 530000）

公文處理主要包括公文辦理、管理、立卷和歸檔等基礎工作，是我國政府機關和其他事業(yè)組織在公務活動中重要組成部分，把握好公文處理工作中的重點和核心，有利于建設高效性服務政府，提升政府公信力。隨著科學技術的不斷發(fā)展，在公文處理過程中可以適當運用計算機等智能化產(chǎn)品，提高公文處理的效率和質(zhì)量。本文重點闡述公文“發(fā)文”和“收文”兩個不同階段中應注意和把握的五個要點，以期促進公文處理過程的有序化和科學化。

公文處理；歸檔；發(fā)文處理；收文處理；處理效率

隨著我國政治事業(yè)的不斷發(fā)展，各黨政機關公文處理工作逐漸增加，如何確保公文處理工作的制度化、規(guī)范化和高效化，是有關政府部門和事業(yè)單位必須思考和重視的問題。在傳統(tǒng)的公文處理工作中，存在政策落實不到位、工作效率低等問題，主要是因為沒有控制好“發(fā)文”處理過程和“收文”處理過程，根據(jù)我國2015年最新《黨政機關公文處理工作條例》規(guī)定，各級黨政機關必須加大對公文處理工作的重視力度，設立專門的文秘部門并聘請專業(yè)人士負責，以提高公文處理工作真實性和保密性。

1 公文的具體類型分析

公文的撰寫需要按照特定的程序和格式，具備格式統(tǒng)一性、語言簡明性、觀點嚴謹性、機關唯一性等方面的特點，其主要類型如表1所示。

表1

根據(jù)表1可知，公文類型較多，但黨政機關在日常所常接觸到的主要有決定、通告、通知等。不同的公文類型，處理辦法和貫徹措施也會發(fā)生相應變化，在工作過程中，部門應結合實際情況，靈活變通公文處理過程，把握好每一環(huán)節(jié)，提升公文處理的規(guī)范性。

2 公文“發(fā)文”處理過程中應把握的五個要點

公文處理工作主要包括三個基本流程：發(fā)文辦理過程、收文辦理過程、整理歸檔過程，在最基礎的發(fā)文辦理過程中，應注意復核、登記、印制和核發(fā)四個程序，在這個過程中，應把握的五個要點如下所示：

2.1 區(qū)分公文類型，確定性質(zhì)和功能

目前在供電局等單位，使用得最多的公文類型是“報告”和“請示”，在傳統(tǒng)的公文處理過程中，受到工作人員素質(zhì)、公文本身特點等方面的影響，存在兩者混淆的現(xiàn)象，降低了公文處理的效率?！皥蟾妗敝饕m用于本機關或單位向上級機關匯報日常工作、反映情況等；“請示”主要適用于本機關或單位向上級機關請求某事務或某項目的指示和批準[1]。從兩者處理方式的角度分析，在處理“報告”公文時可以不批注，但“請示”則相反，必須要給出問題的答復或辦理方法；從兩者時間要求的角度分析，“報告”是在事件發(fā)生時或結束后向上級匯報相關情況，“請示”一般在事件還沒有發(fā)生前，便擬好相關文件，請求上級答復。

區(qū)分公文類型，是把握好公文“發(fā)文”處理過程的第一步，工作人員在實際操作過程中，應注意兩者之間的細小差別，根據(jù)公文的功能，選擇好相應的處理辦法。

2.2 注重行文格式，規(guī)范公文擬制過程

行文格式主要是指在擬制公文時，應注重“主送單位”的規(guī)范書寫[2]。主送單位是公文行文對象，即需要答復或主辦這份公文的對方單位。在擬制過程中，應注意以下三方面：①對于上行文，即下級向上級申請相關事宜，主送單位必須具備相關受理權限，保障公文能夠及時被處理且沒有越級申報，如果公文內(nèi)容包括其他單位的職能或事項，主送單位可以直接填寫為主辦單位；②規(guī)范主送單位名稱書寫，如公文中涉及“有關單位”時，必須將其具體名稱列在文后；③遵循公文處理順序，嚴格區(qū)分“上行文”和“下行文”。

2.3 注意公文書寫格式，規(guī)范層次結構

注意公文書寫格式，包括字體、序號等方面，具體層次結構和格式如表2所示，需要注意的是，在公文處理工作中，必須嚴格按照相關格式，保障公文的規(guī)范性和嚴謹性。

表2

2.4 使用簡明、嚴謹語言，保障公文莊重性

公文要求用語簡潔，觀點應鮮明且嚴謹，文字需莊重且樸實，在實際公文處理過程中，主要有以下兩類問題：①計量單位，部分公文在處理前沒有仔細核對，使得計量單位出錯；②意思相近的詞語容易混淆，如頒發(fā)、印發(fā)等，這兩類現(xiàn)象增加了公文處理工作的難度，工作人員必須著力解決。

2.5 規(guī)范結尾書寫，保障公文完整性

結尾是公文中最后的組成部分，其主要有：結束語、發(fā)文機關署名、成文日期、印章和附件，缺一不可，在擬制公文時，必須要仔細核對結尾書寫，保障公文的完整性。

3 公文“收文”處理過程中應把握的五個要點

“收文”處理過程比“發(fā)文”處理過程復雜，在實際工作中，主要包括簽收、催辦等七個部分，其應把握的五個要點如下所示：

3.1 仔細審核公文，確保公文規(guī)范性

在接收到公文后：①必須確定“公文”是否能夠由本單位受理，如果不能夠，應及時退回或重新抄送；②檢查文件附件、格式和種類，確保公文的完整性；③審核公文的重要性，如果是一般會議通知，可以考慮不收入系統(tǒng)。

3.2 研究批示意見，貫徹落實公文核心思想

公文的核心思想直接影響著相關單位利益、人民基本利益，在處理過程中，工作人員必須深入研究上級回復意見，確保文件核心思想能順利流轉，遵循“保密、高效”的原則，提升公文處理過程的有效性。對于公文“再次批示”的情況，應通過管理員及時傳遞，為公文實施創(chuàng)造良好條件。

3.3 督促公文傳閱過程，提升公文時效性

公文一般都為解決當下最熱點問題、探討當下最流行事物，具有一定的時效性，在處理文件時，要注意公文的“輕、重、急、緩”，單位可以借助文秘部門，指派專人督促公文傳閱，讓每份公文能得到及時的處理，對于文件中下達的任務必須盡快采取相關措施并貫徹落實，確保公文的時效性。

3.4 注重公文催辦程序，保障公文有效運行

在目前公文處理過程中，存在部分文件雖然被下發(fā)卻沒有跟進的情況，使得整個處理過程有一定的混亂性，因此，必須要注重公文催辦過程，相關人員必須要規(guī)定好文件處理時間，了解文件進展過程，制定公文處理過程統(tǒng)一標準，對領導批示等環(huán)節(jié)著重監(jiān)督，保障公文有效運行。

3.5 整理歸檔，注重公文保密性

為確保公文能全面發(fā)揮效應，對于部分比較保密的文件，必須做好整理歸檔工作，統(tǒng)一電子文檔和紙質(zhì)文檔的歸檔方式，引進先進歸檔設備和軟件，擴大文件儲存空間，及時整理好重要文件并設置相應密碼，保護公文。

4 結束語

綜上所述，注意公文處理工作中的五個要點，可以幫助提升公文擬制和收發(fā)的規(guī)范性，對提高處理工作的效率和質(zhì)量具有重要意義，各黨政機關應結合部門實際情況，綜合考慮公文行政、人民需求等方面的因素，組織相關人員，學習“發(fā)文”和“收文”階段中不同的五個要點，促進公文處理工作的高效化和科學化，落實相關公文催辦工作，了解公文的傳遞、閱讀過程，保障公文處理工作的有序進行。同時，在處理公文過程中，必須不斷引進先進現(xiàn)代化技術，提升公文處理過程的自動化和信息化，特別是在歸檔時，應及時拷貝電子文件并存儲，確保文件的完整性，為以后擬制公文或查閱資料提供準確的參考信息。

[1]王永春，施學云.建國后“十七年”時期我國公文處理工作制度的歷史嬗變與反思[J].蘭臺世界，2015，34：145～147.

[2]李力.黨政機關公文處理工作的法制化與精細化建設——兼論《黨政機關公文處理工作條例》之不足[J].檔案與建設，2013，10：18～21.

C931.4

A

1004-7344（2016）08-0004-02

2016-3-1

劉曉嵐（1967-），女，大專，主要從事公文管理工作。