胡怡妍

【摘要】本文通過對電視臺文書檔案管理的相關(guān)分析，重點研究了當前文書檔案管理存在的問題，并對提高文書檔案水平的問題進行了相關(guān)的思考。希望能為以后的研究做出一定的貢獻。

【關(guān)鍵詞】電視臺；檔案管理

一、文書檔案相關(guān)概述

電視臺文書檔案是指已經(jīng)辦理完成的、具有留存價值的的文書，指用文字、圖片、表格等形式記錄的黨務(wù)工作及行政工作的信息材料。文書檔案具有基礎(chǔ)性、前瞻性、規(guī)范性、綜合性和服務(wù)性，文書檔案與其管理工作有著十分密切的聯(lián)系，檔案管理工作不但要做好檔案的常規(guī)維護和保管工作，還要了解文書檔案的歸檔范圍、歸檔要求，同時要熟練掌握檔案的保密、統(tǒng)計和移交等相關(guān)工作流程，對于檔案的借用、傳閱、返還等工作程序要嚴格執(zhí)行相關(guān)手續(xù)。

二、文書檔案的特點和意義

電視臺文書管理工作要有序開展，健全的檔案管理制度是基礎(chǔ)，也是工作的重心和目標。管理涉及到文書工作的很多方面，包括文書材料的立卷、收集、整理、統(tǒng)計、信息檢索、保密等都是管理的范圍。文書檔案是電視臺的行政管理和經(jīng)營中非常重要的信息資料，它記錄的是電視臺在運轉(zhuǎn)中的真實狀況，是電視臺歷史的記載，有一定的憑證作用，可用作宣傳教育材料，同時便于電視臺對現(xiàn)階段工作進行總結(jié)，以及對今后的發(fā)展方向提供參考依據(jù)，為電視臺的日常工作運轉(zhuǎn)及領(lǐng)導者決策提供必要信息，是實現(xiàn)科學管理的基礎(chǔ)條件，所以文書檔案的重要性不可忽視。文書檔案管理工作是單位正常運轉(zhuǎn)中不可忽略的重要環(huán)節(jié)，研究發(fā)現(xiàn)，文書從業(yè)人員的素質(zhì)是檔案管理工作質(zhì)量的重要影響因素。檔案管理工作要求文書人員具有關(guān)于國家有關(guān)政策、法規(guī)方面，檔案管理專業(yè)方面以及信息保密處理方面的專業(yè)知識，所以想要在檔案管理工作上取得成效，一定要注意對文書人員的素質(zhì)的考量，而且文書檔案的重要性也決定了加強檔案管理工作必須逐步開展，這是促進電視臺科學發(fā)展的必要條件。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，進一步促進了檔案信息管理逐步向無紙化辦公過度，已經(jīng)逐步取代傳統(tǒng)檔案管理模式，成為電視臺信息化管理的趨勢，利用數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)平臺，做到檔案資料的收發(fā)、鑒別、歸檔、傳遞等，提高資料整理效率，能實現(xiàn)資源共享，同時能掌控信息動態(tài)，避免重復(fù)勞動，很大程度上提高了檔案管理工作效率，而且無紙化辦公不但節(jié)約時間同時節(jié)約空間，減少成本費用，增加電視臺效益。

三、當前文書檔案存在的問題

（一）文書檔案管理人員綜合素質(zhì)需提升。文書檔案內(nèi)容涉及面較廣，內(nèi)容可能涉及多領(lǐng)域?qū)I(yè)知識，工作內(nèi)容不僅單調(diào)而且繁瑣，尤其現(xiàn)代社會信息化的發(fā)展，要求文書在寫作能力方面要有專業(yè)的水平，要具備文書檔案管理的理論知識、專業(yè)技能知識及實際操作熟練度等，還要緊跟時代發(fā)展方向，適應(yīng)創(chuàng)新變革，想要成為合格的綜合型人才，在掌握寫作及檔案業(yè)務(wù)的同時還要補充其他學科比如計算機、文學歷史、攝影、廣告設(shè)計、檔案法、外文、廣播電視等方面的知識，檔案管理人員的綜合素質(zhì)達標，才能真正有效地提升電視臺文化檔案軟實力，是文書檔案管理機制科學、有序開展的基礎(chǔ)。

（二）文書檔案管理仍需規(guī)范，方法不夠豐富。就現(xiàn)下電視臺的文書檔案管理工作而言，能夠完成基礎(chǔ)工作，但是規(guī)范度不夠，檢索、服務(wù)等質(zhì)量較差，工作效率不高，已經(jīng)開始落后于電視臺現(xiàn)代化信息管理，不利于電視臺發(fā)展。

（三）電子文書檔案的安全系數(shù)較低。電子檔案尤其優(yōu)勢，但是缺點也很突出，電子檔案方便進行改動，有時候也很難辨別文件的真?zhèn)危硗?，網(wǎng)絡(luò)平臺是個開放性的平臺，保密性差，而且有出現(xiàn)系統(tǒng)故障及被電腦病毒感染或黑客侵入的風險，有隨時丟失文件的可能，這些文件信息丟失的影響是無法估量的，甚至會給電視臺的運轉(zhuǎn)帶來巨大問題。

四、提高文書檔案管理水平的思考

（一）強化管理意識。文書檔案管理人員首先要有檔案管理意識，有較好的職業(yè)道德和素養(yǎng)，工作態(tài)度要積極認真，對自己所從事的工作有充分的了解，電視臺更要重視對檔案管理的投入，來激勵員工的積極性，在資金方面，要加大投資力度，改善硬件設(shè)施，根據(jù)相關(guān)法律及電視臺的規(guī)章制度，完善各項制度建設(shè)，使各個環(huán)節(jié)的工作有章可循、有法可依，有效利用監(jiān)督機制，切實做好管理工作。

（二）進一步提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)。要重視對文書檔案管理人員的法律法規(guī)、專業(yè)技能的培訓，將學習培訓作為員工日常工作的一部分，不斷地學習相關(guān)知識，不斷提升其綜合能力，只有從業(yè)人員的水平提高了，才能保證檔案管理工作的持續(xù)開展，這是基礎(chǔ)也是前提，是影響電視臺檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展的重要因素之一。單單公司內(nèi)的培訓是不夠的，要爭取機會參加行業(yè)學術(shù)研討會，了解本行業(yè)現(xiàn)狀，新理論的發(fā)展及新技術(shù)的應(yīng)用，研究探討其他同行管理的先進經(jīng)驗及未來發(fā)展方向，對比原因，改善管理，爭取發(fā)展成行業(yè)領(lǐng)先，不斷提高管理標準，學習新理念，達到更高的標準，結(jié)合電視臺實際工作需要，切實加強文書檔案管理工作。

（三）建立紙質(zhì)、電子文書檔案雙保險機制。充分分析紙質(zhì)檔案及電子檔案的優(yōu)缺點，保證檔案的備案、查閱，建立雙保險機制。有手寫痕跡的特殊文件要進行掃描上傳，最為電子檔案備案，一般電子文件要上傳到電視臺信息系統(tǒng)平臺，提供網(wǎng)絡(luò)借閱服務(wù)，電子檔案的查閱相對較便捷。電子檔案也不是隨意授權(quán)借閱，需要按照密級劃分，進行管理，管理人員要定期進行備份，要加強對電子平臺的日常維護和檢查，避免被電腦病毒襲擊，要保證檔案的真實性、機密性、安全性和長久性。

（四）創(chuàng)新文書檔案管理機制， 加大開發(fā)利用力度。

時代在發(fā)展進步，新的科學技術(shù)的發(fā)展帶動各行各業(yè)的轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的管理模式將逐漸被取代，電視臺的發(fā)展必然要與時代接軌，無紙化辦公模式逐步取代傳統(tǒng)的管理模式，完善檔案管理方法和手段，提升管理能力，真正實現(xiàn)電視臺文書檔案管理自動化、智能化、信息化、規(guī)范化，利用新的數(shù)字化技術(shù)，解決檔案管理效率低，工作乏味繁瑣的現(xiàn)況，簡化工作步驟，加快信息化工程建設(shè)，達到科學持續(xù)管理的目的，努力把文書檔案這一珍貴資源發(fā)展為電視臺的生產(chǎn)力，實現(xiàn)國家檔案局提出的“以檔案信息化促進檔案事業(yè)發(fā)展的目標”規(guī)劃。

參考文獻

[1]付君.加強電視臺聲像檔案管理芻議[J].城建檔案，2015，10：31-32.