陶麗霞丁耀琪（1.江蘇省常熟中學(xué)，江蘇常熟，215500；2.常熟市檔案局，江蘇常熟，215500）

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關(guān)于切實推進(jìn)基層檔案登記工作的思考
——以江蘇省常熟中學(xué)為例

陶麗霞11丁耀琪22
（1.江蘇省常熟中學(xué)，江蘇常熟，215500；2.常熟市檔案局，江蘇常熟，215500）

統(tǒng)計是任何一項管理工作的基本任務(wù)，有了統(tǒng)計才能夠準(zhǔn)確認(rèn)識本行業(yè)的成就業(yè)績，才能通過數(shù)據(jù)分析問題，科學(xué)規(guī)劃未來的發(fā)展規(guī)劃，因此檔案工作必然要有統(tǒng)計工作，檔案統(tǒng)計也是檔案業(yè)務(wù)工作的重要環(huán)節(jié)。但是，在業(yè)界對檔案統(tǒng)計的研究是十分薄弱的，無論在檔案理論和實際操作中，檔案統(tǒng)計環(huán)節(jié)明顯弱于其他檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，檔案統(tǒng)計理論單薄膚淺，實踐缺少章法。檔案統(tǒng)計由登記和統(tǒng)計兩部分組成。登記，是對檔案的收進(jìn)、移出，以及整理、鑒定、保管、利用等情況，通過簿、冊、表、單等形式加以記載，以揭示它們的過程、現(xiàn)狀和變化。登記是統(tǒng)計的基礎(chǔ)和前提，是檔案統(tǒng)計的一種原始資料，有了準(zhǔn)確詳盡的登記才會有科學(xué)的統(tǒng)計，這也是維護(hù)檔案的完整與安全的必要手段之一。因此，如何做好檔案依法登記就成為當(dāng)前檔案工作的重要課題。

一、全面分析基層檔案登記的現(xiàn)狀與存在問題

目前，廣大基層單位統(tǒng)計工作沒有適合的統(tǒng)計平臺，沒有規(guī)范的定式樣本，各自為政，登記質(zhì)量普遍低下。如圖1，在基層檔案室的統(tǒng)計工作中檔案登記不規(guī)范，統(tǒng)計報表所需的統(tǒng)計數(shù)據(jù)沒有登記齊全。在這樣的登記基礎(chǔ)上，統(tǒng)計數(shù)據(jù)靠的是在上年報表上進(jìn)行簡單累加，或是進(jìn)行數(shù)據(jù)估計，更有為了數(shù)據(jù)體面進(jìn)行編造?；鶎訖n案統(tǒng)計質(zhì)量的準(zhǔn)確性堪憂，帶來全局性的統(tǒng)計憂患。

1.沒有建立好系統(tǒng)的檔案登記臺賬。檔案登記以數(shù)字將有關(guān)檔案和檔案工作的原始情況，分門別類、連續(xù)地登記，并形成表冊臺賬。登記是所有管理工作最基本的普惠方法，有了基礎(chǔ)登記才有后續(xù)的各項管理工作。登記是檔案管理最基本的管理手段，在檔案編目過程中的編制卷內(nèi)目錄、案卷目錄、歸檔文件目錄就是一種登記。然而，正因為做了大量的目錄登記工作，檔案人員普遍認(rèn)為檔案登記就是這方面的工作，后續(xù)的其他登記趨于虛無了。基層檔案室對檔案目錄和檔案工作情況很少有一系列詳盡系統(tǒng)的登記，并像會計工作一樣建立總賬、分類賬、日記賬等，建立齊全的檔案登記臺賬簿。只有孤立的檔案利用登記、收進(jìn)移出登記等少量表式，一些必要的“檢索工具登記”“檔案設(shè)備登記”“編研成果登記”“庫房安全檢查記錄”等或沒有建立完整，或簡單粗略。

圖1檔案室年報（檔基3表）項目登記狀況分析

2.檔案登記科目目的取向不全面。目前基層檔案室僅有的幾種檔案登記表式都是沿襲以前的習(xí)慣程式，沒有適應(yīng)現(xiàn)代檔案統(tǒng)計之需。比如《檔案利用登記簿》常見項目有：日期、利用單位、案卷或文件材料題名、檔號、數(shù)量、利用目的、借閱人簽名、歸還日期、備注等，這些登記項目是基于檔案館長期的經(jīng)驗方法積累形成的，確有一定的作用，但是有些項目不適應(yīng)基層檔案室。如“利用單位”，基層檔案室利用者基本是本單位人員，這個欄目設(shè)立就沒多大意義，改成“部門”更合適。而且這些登記的目的指向僅是管理之用，使有關(guān)工作有案可查，沒有考慮年報統(tǒng)計的需要。國家檔案統(tǒng)計年報近年得到迅速改進(jìn)，如需要填報利用電子檔案數(shù)，而基層檔案登記沒有跟進(jìn)，出現(xiàn)了檔案登記不全卻要填報統(tǒng)計數(shù)據(jù)的窘境。還有各類檔案排架長度、頁數(shù)等數(shù)據(jù)都沒有登記，基層單位為了完成統(tǒng)計任務(wù)，只得進(jìn)行估計測算和臆想數(shù)據(jù)，得出的統(tǒng)計數(shù)據(jù)全無價值。

3.檔案登記方法陳舊。檔案工作臺賬和檔案登記簿等絕大部分仍為紙質(zhì)形式，有的單位檔案登記即使運用了電子表格方式進(jìn)行登記，也僅是獨立的單個表式，不是一個檔案登記的數(shù)據(jù)庫。好多數(shù)據(jù)分散孤立，文本結(jié)構(gòu)缺乏數(shù)據(jù)關(guān)系與自動統(tǒng)計功能，進(jìn)行年報統(tǒng)計時還需要各個登記表分別統(tǒng)計計算后得出數(shù)據(jù)，填入檔案工作報表對應(yīng)表格中，導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)繁重的重復(fù)統(tǒng)計核對，反復(fù)地糾錯更正。檔案登記和統(tǒng)計沒有進(jìn)入數(shù)字化時代，這與發(fā)展迅速的檔案信息數(shù)字化工作形成鮮明的落差。

4.科學(xué)統(tǒng)計意識淡薄。檔案登記是統(tǒng)計的基礎(chǔ)工作，不僅需要科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，更應(yīng)當(dāng)嚴(yán)守法治要求。檔案工作的每個數(shù)據(jù)都必須來源于原始登記，然后按國家統(tǒng)計方法程序進(jìn)行科學(xué)統(tǒng)計匯總。各級檔案部門的統(tǒng)計法治意識普遍不高，因各單位登記統(tǒng)計方式各異，責(zé)任意識不強(qiáng)，造成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)缺失，檔案人員發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)不全，也不去刨根問底，為了報表亮麗，通過主觀推測、猜想直至臆造填寫，應(yīng)付上級檔案行政部門，以致檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)出入較大。上級監(jiān)管部門監(jiān)管力量也薄弱，無法進(jìn)行糾正。這種狀態(tài)下形成的統(tǒng)計表，小則影響本單位業(yè)務(wù)質(zhì)量，大則影響國家宏觀業(yè)務(wù)決策，最根本的是違背了統(tǒng)計的科學(xué)性和法治精神。

校史二館

二、認(rèn)清檔案登記統(tǒng)計的意義和價值取向

在法治時代，檔案登記統(tǒng)計是一項法定的任務(wù)，也是科學(xué)管理的基本方法。機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位對本單位檔案狀況和檔案工作狀況進(jìn)行分門別類登記，科學(xué)統(tǒng)計后按照要求向檔案行政管理部門逐級報送，檔案行政部門對檔案事業(yè)進(jìn)行統(tǒng)計分析，并以登記統(tǒng)計方式實現(xiàn)依法監(jiān)管。因此，基層單位檔案登記統(tǒng)計的科學(xué)性和法定要求十分重要。在常熟市檔案局的監(jiān)督指導(dǎo)下，我們在優(yōu)化創(chuàng)新基層單位檔案登記工作中堅定幾個方向：

一是檔案登記服從于國家檔案報表填報工作。國家檔案統(tǒng)計系統(tǒng)是反映檔案事業(yè)現(xiàn)狀的科學(xué)體系，從項目設(shè)置到統(tǒng)計方法不僅是用數(shù)據(jù)反映檔案工作成果，同時也是對全國檔案工作的一種引導(dǎo)，更是一種依法監(jiān)管的方法，體現(xiàn)了檔案工作的國家意志?；鶎訖n案室填報工作報表是一項嚴(yán)肅的法定任務(wù)。因此，基層檔案室的登記工作首先要滿足國家報表統(tǒng)計的需要，這是檔案登記的主要的價值取向?；鶎訖n案室要對報表所需的117個項目建立完備的檔案和檔案工作登記表，并如實認(rèn)真地登記好，保證報送的各種工作報表內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、報送及時。

二是檔案登記服務(wù)于檔案管理工作。登記是各項管理的基礎(chǔ)工作方式，通過編制文件級、案卷級目錄進(jìn)行詳細(xì)的著錄登記，是對檔案資源進(jìn)行科學(xué)管理和有效利用的必要手段。對檔案工作狀況、流程也必須進(jìn)行嚴(yán)格的登記，做好移交接收、收進(jìn)移出、鑒定銷毀、借閱利用等各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的登記才能保證檔案的安全。檔案工作組織管理、安全管理、現(xiàn)代化管理等也需要登記工作。檔案設(shè)備設(shè)施、庫房安全檢查、檔案信息化等，有了完整的登記，才能組成科學(xué)管理檔案的完整流程。全宗卷中的文件材料大都屬于這一類型的登記。

三是以登記促進(jìn)檔案工作的科學(xué)發(fā)展。檔案登記是一種行為概念，是檔案行政管理部門依法實施行政管理職能的具體行政行為，體現(xiàn)的是檔案行政監(jiān)管職能。因此檔案登記還要滿足于檔案行政管理。這種登記不是對檔案實體和檔案管理具體行為的登記，但在檔案管理工作過程中不可或缺。如立檔單位綜合情況、基層單位的檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門負(fù)責(zé)人、專兼職檔案人員。這類登記的目的，一是對檔案工作隊伍狀況的登記，二是對管理法定責(zé)任的登記。不僅要登記好，還要向上級檔案行政監(jiān)管部門進(jìn)行報備。因此，做好檔案登記，加強(qiáng)與檔案行政部門的聯(lián)系，提供監(jiān)管信息，是檔案依法行政與科學(xué)發(fā)展的必然路徑。

四是登記統(tǒng)計要走信息化之路。檔案工作要走信息化之路，檔案的登記統(tǒng)計是先驅(qū)領(lǐng)域，也是最基本的內(nèi)容，我們在創(chuàng)新基層檔案登記統(tǒng)計工作中堅持走信息化形式，從登記到統(tǒng)計，以至報表報送均采用信息化的方式。檔案工作信息的快速集成，對基層單位和檔案行政管理部門宏觀調(diào)控、優(yōu)化管理、促進(jìn)檔案事業(yè)改革都是必要手段。這是檔案人突破困境、謀求發(fā)展的時代追求。

三、依托互聯(lián)網(wǎng)平臺推進(jìn)檔案登記工作的創(chuàng)新實踐

基于常熟檔案行政監(jiān)督指導(dǎo)工作的良好基礎(chǔ)，互聯(lián)網(wǎng)與檔案登記工作的深度融合，常熟市檔案局最近研發(fā)的“檔案信息化行政監(jiān)管系統(tǒng)”，實現(xiàn)了檔案行政“實時、無縫式”監(jiān)管的目標(biāo)，是轉(zhuǎn)變檔案行政管理模式，推進(jìn)檔案依法行政的有益嘗試，是一個集“行政、執(zhí)法、業(yè)務(wù)”于一體的管理平臺，是一份科學(xué)合理的檔案登記電子文本臺賬，項目齊全，內(nèi)容豐富，智慧提示，科學(xué)有序，其項目內(nèi)容圍繞檔案和檔案工作狀況展開登記。江蘇省常熟中學(xué)積極參與檔案登記和統(tǒng)計工作的創(chuàng)新優(yōu)化實踐，從實現(xiàn)年報生成、行政報備、業(yè)務(wù)管理等多重目標(biāo)出發(fā)，建立了檔案室全新的登記體系，進(jìn)行了詳細(xì)的登記。

1.立檔單位概況。有單位名稱、辦公地址、法人代表、通訊方式等基本情況，還有成立時間、隸屬關(guān)系、基本職能、組織機(jī)構(gòu)代碼等。通過這些要素內(nèi)容，行政機(jī)關(guān)能掌握其基本的狀況。

2.年度工作計劃。有年初制訂的工作計劃、日常會議記錄、活動記錄，包括經(jīng)費投入情況等日志管理。

3.檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)名單。有檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組、檔案鑒定小組以及檔案人員名單，分別含有相關(guān)責(zé)任人員的主要信息，包括專業(yè)、職稱、職務(wù)、部門、通訊方式等基本信息。

4.專業(yè)檔案目錄。逐類登記文書檔案、科技檔案、會計檔案、業(yè)務(wù)檔案、特殊載體（含照片、光盤、音像）檔案、實物檔案等各類目錄情況，詳細(xì)登記項目有年度、保管期限、數(shù)量、是否數(shù)字化、排架長度等，最后一列還顯示累計數(shù)量，便于掌握室藏數(shù)目。

5.室藏資料。即為室藏與檔案相關(guān)的圖書資料冊數(shù)，有上年度數(shù)量、當(dāng)年度增加數(shù)，逐年累計產(chǎn)生總數(shù)。

圖2常熟市檔案信息化行政監(jiān)管系統(tǒng)檔案登記界面（江蘇省常熟中學(xué)）

6.檢索工具登記。有各類檔案名稱、類型、條目數(shù)（卷、件）、起訖時間、目錄號等要素，可直接輸出打印。

7.檔案室資產(chǎn)登記。內(nèi)容包括檔案用房面積、檔案裝具、檔案工作設(shè)備等物質(zhì)條件情況，對檔案辦公、閱覽、庫房、陳列室還設(shè)置圖片鏈接功能，對檔案柜、密集架等科學(xué)分類填寫。

8.安全保管狀況檢查記錄。即含有檢查時間、檢查情況記錄、處理結(jié)果等內(nèi)容的操作日志。

9.年度檔案利用登記。有利用日期，利用者的姓名、證件號、單位，利用目的、審批權(quán)限、利用檔案號、利用檔案形式、利用數(shù)、利用電子檔案類型、利用方式等要素構(gòu)成，登記詳細(xì)，實行權(quán)限管理。

10.編研成果登記。有名稱、出版形式、印制數(shù)量、頁數(shù)、字?jǐn)?shù)等項目，利于總結(jié)匯報和業(yè)務(wù)延伸。

11.數(shù)字化檔案情況登記。有歸檔電子文件、數(shù)字化室存檔案。歸檔電子文件有電子文件、數(shù)碼照片、數(shù)字錄音錄像等；數(shù)字化室存檔案有紙質(zhì)文檔、照片檔案、錄音錄像、影片及其他。按計量單位分類填寫數(shù)據(jù)，部分重要數(shù)據(jù)還可根據(jù)智能統(tǒng)計自動生成。

12.庫房安全等級評估表，圍繞庫房“八防”措施到位情況進(jìn)行登記，如庫房樓板承重，滅火器的種類、重量與有效時間，庫房安全檢查記錄時間等重要內(nèi)容。內(nèi)設(shè)預(yù)警提示，可操作性強(qiáng)。

13.檔案管理技術(shù)文件。有本單位的歸檔范圍與保管期限表，檔案分類方案、全宗指南、組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記，檔案安全應(yīng)急預(yù)案等，供業(yè)務(wù)參考和監(jiān)督管理之需。

另外，室藏檔案全宗情況、收進(jìn)移出登記是從數(shù)據(jù)庫中采集的。室藏全宗情況內(nèi)的檔案卷件總量、排架總長度等，收進(jìn)移出登記表內(nèi)的收進(jìn)、移出檔案的原因、數(shù)量等項目，均根據(jù)表間關(guān)聯(lián)自動生成，無須一一登記，實現(xiàn)了檔案登記、統(tǒng)計工作的智能化。

四、系統(tǒng)的檔案登記對檔案工作產(chǎn)生提振作用

基層檔案室檔案登記系統(tǒng)建立過程雖然艱辛，但成果喜人。

1.摸清家底。以前登記要求不明，登記隨意，數(shù)據(jù)不詳盡，由于檔案人員幾經(jīng)交接，更是造成庫藏檔案情況不明，數(shù)據(jù)不清，賬物不符，重復(fù)統(tǒng)計等亂象。進(jìn)行系統(tǒng)登記就需要徹底盤庫，厘清類別年度，逐卷逐件清點核實，丈量排架，統(tǒng)計頁數(shù)。摸清了庫藏家底，糾正、增補(bǔ)了臺賬數(shù)據(jù)，檔案科學(xué)管理就有了堅實基礎(chǔ)。

2.提升業(yè)務(wù)。系統(tǒng)的檔案登記是對檔案和檔案工作從不同維度認(rèn)知的過程，需要檔案員具有一定的業(yè)務(wù)水平，對各種檔案概念能準(zhǔn)確把握。檔案員按系統(tǒng)要求逐行登記，猶若有了一本業(yè)務(wù)教科書，認(rèn)清要求，填準(zhǔn)數(shù)據(jù)，對一些業(yè)務(wù)術(shù)語和易混淆概念得以重新認(rèn)識。更主要的是要對登記過程中發(fā)現(xiàn)的業(yè)務(wù)工作存在的缺項或錯誤進(jìn)行補(bǔ)充和糾錯，如對電子文件的歸檔登記起到了提升檔案室業(yè)務(wù)工作的務(wù)實效果。從理論認(rèn)知的提高到具體業(yè)務(wù)的推進(jìn)，檔案登記功能得到拓展。

3.智慧分析。有了準(zhǔn)確全面的登記數(shù)據(jù)，借助信息化管理平臺，自動采集各單位上報的檔案工作數(shù)據(jù)，建立適宜的檔案工作統(tǒng)計分析模型，對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，提取有用信息形成結(jié)論，以供宏觀決策之用。如檔案排架長度的登記，根據(jù)庫藏檔案排架長度數(shù)據(jù)的年度增長值，判斷檔案增長的合理性，推斷庫房容量，預(yù)測庫容余量，以科學(xué)衡量庫藏數(shù)量的變化。

4.積累數(shù)據(jù)。管理需要系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，檔案室的各種管理數(shù)據(jù)逐年積累，在電子信息平臺上進(jìn)行登記，能使檔案管理數(shù)據(jù)庫不斷豐富，形成良性循環(huán)，檔案人員移交工作時做到管理數(shù)據(jù)完整交接，工作傳承有序。這不僅方便了檔案室工作，各檔案室數(shù)據(jù)在信息化平臺中得到有效集成，更可以為檔案行政管理部門宏觀管理、微觀監(jiān)督提供強(qiáng)大的信息支撐。

5.報表生成。檔案登記的價值取向之一是自動生成統(tǒng)計報表，檔案室詳盡的數(shù)據(jù)登記反映了檔案狀況或檔案工作狀況，滿足了年報數(shù)據(jù)的采集要求。由于表式之間有密切的邏輯關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)了智能關(guān)聯(lián)分析和即時統(tǒng)計，紙質(zhì)檔案、電子文件、數(shù)字化檔案的量和所占比例等隨登記進(jìn)程即時統(tǒng)計更新，到年報統(tǒng)計時間再進(jìn)行復(fù)核校對，就能生成符合要求的“基層檔案室年報（檔基表3）”，并可通過網(wǎng)絡(luò)向上級檔案監(jiān)管部門報送，統(tǒng)計快速、準(zhǔn)確，上級檔案行政部門通過電子信息平臺實現(xiàn)年報匯總，全面提升了檔案登記統(tǒng)計的時效。

6.數(shù)據(jù)監(jiān)管。檔案登記也是數(shù)據(jù)備案的一種方式，它和檔案本身一樣也具有原始性和真實性，日常登記數(shù)據(jù)就需要謹(jǐn)慎嚴(yán)密，真實地反映檔案室的客觀情況。鎖定是體現(xiàn)提供數(shù)據(jù)的嚴(yán)謹(jǐn)，登記內(nèi)容一經(jīng)提交，數(shù)據(jù)就被鎖定，不容隨意修改。特別是檔案數(shù)量，檔案監(jiān)管就要以登記數(shù)據(jù)為憑，出現(xiàn)實物與數(shù)據(jù)不符就要追究責(zé)任，杜絕了檔案室隨意更改數(shù)據(jù)漏洞。系統(tǒng)檔案登記帶來的監(jiān)督證據(jù)效力無法替代。

江蘇省常熟中學(xué)積極實踐常熟檔案行政監(jiān)管要求，通過幾個月的檔案登記和數(shù)據(jù)修正，已順利完成2015年檔案年報的自動生成和報送。檔案室也通過登記工作的科學(xué)重塑，全面提振了學(xué)校的檔案工作。