趙雪靜

摘 要：近幾年來，我國的高速公路建設(shè)發(fā)展迅速，高速公路項目作為一項復(fù)雜而系統(tǒng)的綜合性工程，建設(shè)過程中各類文件資料的管理對工程建成后的管理、維護及改建具有重要的參考價值，而高速公路項目檔案信息化管理的引入，在滿足高速公路項目檔案管理要求的同時，實現(xiàn)了項目檔案的有效管理，本文將以某高速公路項目檔案的信息化管理為例，深入探討高速公路項目檔案信息化管理的策略。

關(guān)鍵詞：高速公路；項目檔案；信息化管理；策略

高速公路項目檔案指的是在高速公路建設(shè)的全過程中產(chǎn)生的用以反映高速公路項目質(zhì)量、進度、費用和安全管理等情況，并在后期工程管理、維護、改建中具有一定參考價值，有系統(tǒng)整理并歸檔的項目文件資料。為充分利用高速公路項目檔案信息，必須對其進行規(guī)范化的管理，檔案信息化管理已成為了檔案信息管理的一種發(fā)展趨勢。

一、高速公路項目檔案信息化管理概述

高速公路項目檔案信息化管理以信息化管理標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，構(gòu)建檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，利用檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案信息資源進行有效管理及利用，其管理的內(nèi)容涵蓋標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、數(shù)字檔案信息資源建設(shè)、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的創(chuàng)建、信息化人才隊伍的培養(yǎng)、檔案信息安全保障體系的構(gòu)建六個方面[1]。

高速公路項目檔案管理是一項復(fù)雜、難度較大的工作，往往需要耗費大量的人力物力，信息化管理在其中的應(yīng)用具有非常重要的意義。高速公路項目檔案信息化管理改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，傳統(tǒng)的檔案管理模式多存在編制不規(guī)范、查詢檢索困難、信息利用低等問題，檔案信息化管理很好地解決了這些問題，提高了管理水平；檔案信息化管理是做好檔案信息資源利用工作的前提，檔案信息資源的共享及利用是高速公路項目檔案管理的主要目的，信息化管理的應(yīng)用可實現(xiàn)項目檔案工程數(shù)據(jù)資料快捷高效的利用，且能遠距離進行利用，為后期工程建設(shè)更好地提供服務(wù)，使檔案信息資源的利用價值得以實現(xiàn)；檔案信息化管理是降低管理成本、提高管理效率、減輕室藏壓力的必要手段，高速公路項目檔案的管理工作不僅需要專人負(fù)責(zé)，也需要耗費大量的資金和時間來完成，管理效率往往較低，而這也增加了項目成本，通過信息化管理，可有效解決這一問題，降低成本，提高效益。另外，對檔案文件進行整理，以光盤、電子文件等形式進行保管，可大大節(jié)省藏儲空間，減輕室藏壓力[2]。

二、高速公路項目檔案信息化管理存在的問題

（一）檔案信息資源平臺建設(shè)問題

目前檔案信息資源平臺的建設(shè)多存在形式化的現(xiàn)象，信息資源的建設(shè)不單單是對數(shù)據(jù)資料進行簡單的加工整理，對擬數(shù)字化檔案的管理同樣重要。沒有進行需求分析，就對整個項目檔案進行數(shù)字化加工掃描，不僅浪費了存儲空間，還降低了信息化管理的效益。另外，檔案信息數(shù)據(jù)格式及文件格式的不統(tǒng)一，增大了檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)難度，不利于信息資源的共享。

（二）硬件設(shè)施配置問題

項目檔案信息化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)是完善的基礎(chǔ)設(shè)施，然而一些管理單位沒有購置信息化管理所需的相應(yīng)設(shè)備，一些已配置的硬件設(shè)備存在配置不合理的問題，比如管理系統(tǒng)服務(wù)器配置不合理的問題；另外，管理設(shè)備、設(shè)施資金投入不夠，一些建設(shè)單位往往會將資金集中到一些性價比低的設(shè)施上，信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施配置不到位；而一些設(shè)備的過度配置不僅沒有提高設(shè)備的利用率，還造成了資金的浪費。

（三）檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)用途單一

目前一些檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)大多采用的是通用的管理軟件，缺少針對性，不適用于一些項目檔案的管理，這些系統(tǒng)所采用的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不同，無法根據(jù)實際需求作出相應(yīng)的調(diào)整，約束了信息資源的共享，降低了檔案信息資源的利用效率。

（四）檔案信息化管理人員素質(zhì)較低

檔案管理人員專業(yè)性知識不足，不能夠熟練掌握計算機操作技術(shù)是目前檔案信息化管理中存在的一大弊端。一些管理人員雖對工程建設(shè)方面有一定的知識基礎(chǔ)，但對檔案信息化管理的管理模式及檔案管理的相關(guān)知識沒有堅實的基礎(chǔ)，沒有得到專業(yè)性的培訓(xùn)，對檔案信息化管理認(rèn)識不到位，在實際管理過程中，管理水平低下，管理效率低，極大地限制了對檔案信息資源的有效利用。

三、高速公路項目檔案信息化管理策略

（一）合理建設(shè)高速公路項目檔案信息化管理平臺

建設(shè)檔案信息化管理資源平臺，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，可利用數(shù)據(jù)庫中既有的模型結(jié)構(gòu)對各類數(shù)據(jù)文件進行存儲，不同的數(shù)據(jù)要采用不同的格式進行傳輸，各系統(tǒng)配置內(nèi)置數(shù)據(jù)庫，可將數(shù)據(jù)匯總到數(shù)據(jù)中心，各系統(tǒng)也可從數(shù)據(jù)中心獲取數(shù)據(jù)。在自動化辦公系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，統(tǒng)合其他管理系統(tǒng)，實現(xiàn)操作界面、數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一。

（二）加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

加大資金投入力度，配置相應(yīng)的硬件軟件設(shè)施，根據(jù)實際需求購置性價比高、先進的設(shè)備，不能為節(jié)省成本而去購置價格低廉、性能低下的設(shè)備設(shè)施。另外，應(yīng)在設(shè)備的技術(shù)壽命期限內(nèi)，提高已配置設(shè)備的利用率，在對相關(guān)設(shè)備進行更新改造時，如果該設(shè)備在有限的使用壽命內(nèi)已不能創(chuàng)造足夠的效益，則不應(yīng)更新改造，以免造成資金的浪費。

（三）采用針對性強、功能完善的管理系統(tǒng)

檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案組卷、保管、檢索、統(tǒng)計、數(shù)據(jù)開發(fā)利用等多項功能，針對檔案管理的各個環(huán)節(jié)流程，結(jié)合計算機硬件特性，構(gòu)建一個高效率、快捷簡便的管理系統(tǒng)（圖1），檔案管理系統(tǒng)應(yīng)對數(shù)據(jù)信息進行實時動態(tài)更新，自行錄入數(shù)據(jù)后，上傳至檔案中心，各單位的數(shù)據(jù)也上傳至檔案中心，檔案中心再利用網(wǎng)絡(luò)將數(shù)據(jù)可錄入光盤等微縮存儲設(shè)備中，然后將數(shù)據(jù)移交給集團總部，由總部對數(shù)據(jù)進行檢查糾錯整理。某高速公路項目在進行檔案管理時，采用了一套兼容性強的商業(yè)性檔案管理軟件，該軟件引入了數(shù)據(jù)錄入模塊和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換模塊，數(shù)據(jù)錄入模塊可在用戶操作界面實現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速錄入，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換模塊是將錄入的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)錄進數(shù)據(jù)庫中，該軟件檢索快捷方便，操作界面簡單，功能完善，實現(xiàn)了項目檔案的信息化管理[3]。

（四）規(guī)范檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

規(guī)范檔案數(shù)字化的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，采用灰度和彩色掃描，可將檔案保存為圖像格式，也可將其以電子文件的形式進行保管。制定高速公路項目檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范信息化管理流程，標(biāo)準(zhǔn)的制定應(yīng)涵蓋信息化管理實施方法、信息化數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)格式標(biāo)準(zhǔn)、檔案數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)、信息化管理效益評價標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。

（五）加強管理人才培訓(xùn)力度

定期對管理人員進行專業(yè)性知識的培訓(xùn)，加強管理人員檔案管理、計算機網(wǎng)絡(luò)方面知識的學(xué)習(xí)，讓管理人員掌握計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)等多門技術(shù)知識，培養(yǎng)管理人員的設(shè)備操作能力，保證其正確掌握信息化管理設(shè)備的使用方法，提高管理人員的信息分析、鑒選能力。積極引進檔案專業(yè)人才和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才，完善檔案管理隊伍。

（六）建設(shè)完善的信息化管理安全保障體系

利用各種保護技術(shù)，完善檔案信息化管理安全保障體系。一些保密檔案應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的保護權(quán)限，只有職級合格的人才能查看；可設(shè)置電磁屏蔽等保護設(shè)施，保障管理設(shè)備、設(shè)施的正常運行；開展保密教育，增強工作人員的保密意識。

四、結(jié)語

高速公路項目檔案具有周期長、種類數(shù)量繁多、涉及部門多等特點，其管理工作復(fù)雜、難度大，檔案信息化管理不僅能夠提高管理效率，也能實現(xiàn)檔案信息的高利用率，保證了檔案信息的完整性、標(biāo)準(zhǔn)化，為后期工程建設(shè)提供了良好的參考依據(jù)。

參考文獻：

[1]池文敏.解析高速公路項目檔案信息化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（21）：112.

[2]白潔.高速公路項目檔案信息化管理研究[J].檔案時空，2013（12）：31-32.

[3]白潔.高速公路項目檔案信息化管理研究[J].黑龍江檔案，2013（6）：91.