劉永琴

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，其在各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大。在這種背景下，事業(yè)單位的檔案管理也逐步向信息化方向發(fā)展。本文主要對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的任務(wù)、存在的問題以及如何有效促進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

中圖分類號(hào)：G271.6

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的任務(wù)

我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的任務(wù)有兩個(gè)：一是事業(yè)單位目前存在的檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和部分全文數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。具體來說，主要是加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案資源的錄入、入庫(kù)和檢驗(yàn)，以及對(duì)特殊檔案如使用較為頻繁、非常重要以及容易遭到破壞的檔案進(jìn)行特殊處理。二是對(duì)事業(yè)單位電子檔案的管理以及對(duì)電子文件資源的錄入。目前我國(guó)大部分事業(yè)單位都存在大量的電子文檔，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，就要對(duì)這些電子文檔進(jìn)行有效保存。

二、目前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

1.檔案管理者對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)較為膚淺

目前我國(guó)部分事業(yè)單位的檔案管理者因?yàn)閷?duì)檔案管理信息化建設(shè)工作的認(rèn)識(shí)不夠明確，導(dǎo)致在實(shí)際的檔案管理信息化建設(shè)中出現(xiàn)各種問題，妨礙了檔案管理工作的正常有序開展。

2.資金短缺導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)存在不足

因資金短缺導(dǎo)致的檔案管理工作出現(xiàn)問題主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是部分事業(yè)單位本身存在資金缺乏現(xiàn)象，因此無法對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作提供良好的硬件及軟件環(huán)境，致使檔案管理信息化建設(shè)工作出現(xiàn)問題。二是部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)及管理者對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作不夠重視，所投入的資金自然也相應(yīng)較少，使得檔案管理信息化建設(shè)工作出現(xiàn)滯后現(xiàn)象。

3.管理軟件及管理人員中存在的問題

管理軟件欠缺，一方面表現(xiàn)為部分事業(yè)單位沒有與信息化建設(shè)相匹配且操作方法簡(jiǎn)單、功能齊全的管理軟件；另一方面表現(xiàn)為部分事業(yè)單位在管理及使用軟件方面存在問題。管理人員中存在的問題主要是一些人員的軟件操作水平不高，對(duì)信息化的了解不夠?qū)I(yè)，對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)工作只停留在最初級(jí)的錄入、查找等階段。

三、我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理者的思想意識(shí)教育

例如，開展座談會(huì)并提交心得報(bào)告，定期舉行教育會(huì)，購(gòu)買相關(guān)書籍并指導(dǎo)其進(jìn)行閱讀等，使事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員在思想上對(duì)這一工作的價(jià)值有清晰而準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)，從而對(duì)這一工作加以重視，在平時(shí)的檔案管理工作中做到兢兢業(yè)業(yè)。

2.加大檔案管理信息化建設(shè)的資金投入力度

一方面，可在財(cái)政預(yù)算中適當(dāng)擴(kuò)大檔案管理信息化建設(shè)的資金比例，不斷完善檔案管理信息化建設(shè)所需要的各項(xiàng)設(shè)備，為檔案管理信息化建設(shè)工作提供有力的物質(zhì)保障；另一方面，可根據(jù)自身的實(shí)際情況，向國(guó)家財(cái)政申請(qǐng)專項(xiàng)信息建設(shè)資金支持，并將其應(yīng)用于信息化建設(shè)項(xiàng)目中去，不斷完善檔案管理信息化建設(shè)的軟件及硬件設(shè)備，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作的有效進(jìn)行。

3.引進(jìn)專業(yè)檔案管理信息化的軟件及技術(shù)人才

一方面，事業(yè)單位要引進(jìn)最新型且適用于檔案管理信息化建設(shè)所需要的軟件，最好具備功能齊全、操作簡(jiǎn)單的特征，使檔案管理人員能夠以最快速度掌握軟件操作方法，最終推進(jìn)信息化建設(shè)工作；另一方面，事業(yè)單位要實(shí)行競(jìng)爭(zhēng)上崗制，多挖掘熟練掌握檔案管理及計(jì)算機(jī)技術(shù)的相關(guān)人才，為本行業(yè)注入新鮮血液，并淘汰無法勝任工作的人員，及時(shí)更新人員體系，使檔案管理信息化建設(shè)工作朝著更加科學(xué)的方向邁進(jìn)。

綜上所述，開展事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)工作是大勢(shì)所趨，各事業(yè)單位要針對(duì)目前本單位存在的具體問題，制訂相應(yīng)的策略，以促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作的積極開展。

參考文獻(xiàn)：

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