劉悅珺
摘要:外宣期刊擔(dān)負(fù)著國(guó)家對(duì)外宣傳的光榮職責(zé),承載著向世界展示中國(guó)的歷史使命。由于外宣期刊創(chuàng)辦宗旨的特殊性,決定其財(cái)務(wù)活動(dòng)有別于其他新聞出版單位。貨幣資金是維系外宣期刊正常出版的基本保障,貨幣資金管理則成為外宣期刊出版單位財(cái)務(wù)管理的核心問(wèn)題。文章針對(duì)外宣期刊出版單位貨幣資金業(yè)務(wù)的內(nèi)容和特點(diǎn),提出了外宣期刊出版單位貨幣資金管理中的常見(jiàn)問(wèn)題,并從資金來(lái)源、內(nèi)部控制、資金集團(tuán)管理、網(wǎng)上銀行等角度闡述了加強(qiáng)外宣期刊出版單位貨幣資金管理的對(duì)策建議。
關(guān)鍵詞:外宣期刊;出版單位;貨幣資金;集團(tuán)管理;網(wǎng)上銀行
一、外宣期刊出版單位貨幣資金管理的主要內(nèi)容
外宣期刊出版單位對(duì)貨幣資金的管理,從貨幣資金的周轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)來(lái)看,包括收入環(huán)節(jié)的管理和支出環(huán)節(jié)的管理;從貨幣資金的存在形式來(lái)看,包括銀行存款的管理和庫(kù)存現(xiàn)金的管理。
(一)貨幣資金收入管理
外宣期刊出版單位貨幣資金收入環(huán)節(jié)的管理包括財(cái)政預(yù)算資金管理、專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)資金管理以及自營(yíng)創(chuàng)收資金管理三個(gè)方面。外宣期刊出版單位以對(duì)外宣傳為辦刊宗旨,刊物政策導(dǎo)向性強(qiáng),盈利能力相對(duì)薄弱,經(jīng)營(yíng)收入比重較小,財(cái)政撥付的預(yù)算資金和上級(jí)單位撥付的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)是其貨幣資金的主要來(lái)源。
(二)貨幣資金支出管理
外宣期刊出版單位貨幣資金支出環(huán)節(jié)的管理包括財(cái)政預(yù)算支出管理、專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)支出管理以及自有資金支出管理三個(gè)方面。外宣期刊出版單位的主體業(yè)務(wù)圍繞著期刊的出版與發(fā)行展開(kāi),財(cái)政預(yù)算資金和專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)資金是其貨幣資金支出的主要渠道,自有資金支付相對(duì)較少。
(三)銀行存款管理
銀行存款是外宣期刊出版單位貨幣資金的主要存在形式,銀行賬戶管理是其貨幣資金管理的重要內(nèi)容。根據(jù)不同的資金來(lái)源,外宣期刊出版單位一般開(kāi)設(shè)兩個(gè)銀行賬戶——零余額賬戶和自有資金賬戶。
零余額賬戶用于辦理財(cái)政預(yù)算資金的收支。財(cái)政部門(mén)根據(jù)財(cái)政預(yù)算,定期向預(yù)算單位下達(dá)用款額度,預(yù)算單位在批準(zhǔn)的額度和范圍內(nèi),通過(guò)財(cái)政直接支付和財(cái)政授權(quán)支付兩種方式辦理貨幣資金支付業(yè)務(wù)。
自有資金賬戶用于辦理財(cái)政預(yù)算資金以外的款項(xiàng)收支,包括上級(jí)單位補(bǔ)助撥款的收支和自營(yíng)創(chuàng)收資金的收支等。
(四)現(xiàn)金管理
現(xiàn)金作為貨幣資金的一種存在形式,雖然在貨幣資金中所占比重較小,但卻是流動(dòng)性最強(qiáng)的資產(chǎn)。因此,遵守現(xiàn)金管理制度,控制庫(kù)存現(xiàn)金數(shù)量,也是外宣期刊出版單位貨幣資金管理的重要內(nèi)容。
二、外宣期刊出版單位貨幣資金管理的問(wèn)題分析
(一)資金收支監(jiān)管不嚴(yán)
財(cái)政預(yù)算資金存在不嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算、不按規(guī)定使用公務(wù)卡的現(xiàn)象;專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)資金存在相互占用、擅自改變資金用途的現(xiàn)象;經(jīng)營(yíng)創(chuàng)收資金存在監(jiān)控不力、私設(shè)“小金庫(kù)”的現(xiàn)象。
(二)內(nèi)部控制機(jī)制不健全
內(nèi)部控制設(shè)計(jì)有缺陷,存在崗位職責(zé)不清晰、印鑒管理不規(guī)范、賬目核對(duì)不及時(shí)、審批流程不合理、會(huì)計(jì)控制不嚴(yán)格等現(xiàn)象。
(三)資金缺乏統(tǒng)一管理
從出版集團(tuán)整體來(lái)看,資金過(guò)于分散,管理不均衡。有的單位資金閑置,存在使用效率低的問(wèn)題;有的單位則資金不足,面臨籌資成本高的問(wèn)題。
(四)忽視網(wǎng)上銀行管理
對(duì)網(wǎng)銀風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不足,存在流程設(shè)計(jì)不科學(xué)、U盾管理不嚴(yán)格、大額支付不設(shè)限等問(wèn)題,導(dǎo)致資金安全存在隱患。
三、加強(qiáng)外宣期刊出版單位貨幣資金管理的對(duì)策建議
(一)加強(qiáng)外宣期刊出版單位貨幣資金收支管理
1. 加強(qiáng)財(cái)政預(yù)算資金收支管理
(1)外宣期刊出版單位財(cái)政預(yù)算資金收支通過(guò)零余額賬戶管理。對(duì)于基本支出,要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家的政策及規(guī)定;對(duì)于項(xiàng)目支出,要嚴(yán)格按照預(yù)算批準(zhǔn)的用途使用,未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自動(dòng)用項(xiàng)目支出結(jié)余資金。
(2)加強(qiáng)財(cái)政預(yù)算資金支付管理,嚴(yán)格執(zhí)行公務(wù)卡制度。外宣期刊出版單位在制版、印刷等出版發(fā)行方面的開(kāi)支均采用財(cái)政直接支付方式,由預(yù)算單位向財(cái)政部門(mén)提交支付申請(qǐng),審核通過(guò)后由財(cái)政國(guó)庫(kù)執(zhí)行機(jī)構(gòu)開(kāi)出支付令,直接將款項(xiàng)支付給收款單位。財(cái)政直接支付款項(xiàng)的收支通過(guò)國(guó)庫(kù)直接辦理,因此資金風(fēng)險(xiǎn)較低。
財(cái)政授權(quán)支付由單位自行在支票等付款單據(jù)上填寫(xiě)授權(quán)支付信息后,即可通過(guò)零余額賬戶辦理資金支付手續(xù),靈活性較強(qiáng),因此應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)監(jiān)督和管理。
隨著財(cái)政領(lǐng)域防腐體系建設(shè)的發(fā)展,推行公務(wù)卡成為進(jìn)一步加深國(guó)庫(kù)集中支付制度改革的一項(xiàng)重要措施。外宣期刊出版單位應(yīng)向職工做好宣傳工作,嚴(yán)格執(zhí)行公務(wù)卡制度,及時(shí)辦理公務(wù)卡的報(bào)銷及還款手續(xù)。對(duì)未使用公務(wù)卡的行為應(yīng)及時(shí)予以糾正,但規(guī)定可以暫不使用公務(wù)卡結(jié)算的情形除外。
(3)厲行勤儉節(jié)約,嚴(yán)格控制會(huì)議費(fèi)和“三公”經(jīng)費(fèi)開(kāi)支?!叭苯?jīng)費(fèi),是指因公出國(guó)(境)費(fèi)、公務(wù)車(chē)購(gòu)置及運(yùn)行費(fèi)、公務(wù)招待費(fèi)產(chǎn)生的消費(fèi),這類開(kāi)支最容易引發(fā)腐敗行為,應(yīng)該加強(qiáng)管理,嚴(yán)格審批程序。
由于零余額賬戶年終清零,有些單位在年底集中“花錢(qián)”,大額開(kāi)支前未進(jìn)行可行性論證,導(dǎo)致盲目采購(gòu),造成嚴(yán)重浪費(fèi)。因此,應(yīng)當(dāng)合理編制資金預(yù)算,加強(qiáng)資金使用的計(jì)劃性,嚴(yán)格控制資金支付環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)。
2. 加強(qiáng)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)資金收支管理
外宣期刊出版單位的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)一般由上級(jí)單位和項(xiàng)目主管部門(mén)撥付,通過(guò)自有資金賬戶收支。專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)具有指定的用途,應(yīng)堅(jiān)持??顚S?、量入為出原則。專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)要獨(dú)立核算,建立事前審核、事中控制、事后監(jiān)督的跟蹤問(wèn)效機(jī)制。
3. 加強(qiáng)自營(yíng)創(chuàng)收資金收支管理
外宣期刊出版單位通過(guò)開(kāi)展日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng),取得發(fā)行、廣告、勞務(wù)等收入。自營(yíng)創(chuàng)收資金通過(guò)自有資金賬戶收支,財(cái)政部門(mén)和上級(jí)單位的直接管控較少,因此應(yīng)嚴(yán)格管理,不得設(shè)立賬外賬。
對(duì)于自有資金賬戶中暫時(shí)閑置的資金,應(yīng)當(dāng)選擇收益較高、動(dòng)用較方便且本金有保障的存款方式,例如通知存款和協(xié)定存款等。對(duì)于現(xiàn)金收支也應(yīng)嚴(yán)格管理,不定期抽查盤(pán)點(diǎn)庫(kù)存現(xiàn)金,不得“坐支”現(xiàn)金,嚴(yán)防“白條抵庫(kù)”現(xiàn)象。
(二)加強(qiáng)外宣期刊出版單位內(nèi)部控制
1. 不相容職務(wù)分離控制
(1)合理設(shè)置內(nèi)部控制關(guān)鍵崗位,形成相互制約、相互監(jiān)督的工作機(jī)制。明確財(cái)務(wù)人員的崗位職責(zé),收款的經(jīng)辦與記賬、支出的申請(qǐng)與審批、付款的審批與執(zhí)行、現(xiàn)金保管和盤(pán)點(diǎn)清查、業(yè)務(wù)經(jīng)辦與會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)記錄和審計(jì)監(jiān)督等,均屬于貨幣資金業(yè)務(wù)的不相容職務(wù)。出納作為貨幣資金管理的關(guān)鍵崗位,不得兼任稽核、會(huì)計(jì)檔案保管和收入、支出、費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作。在實(shí)際工作中,有的單位在出納人員缺崗時(shí)由會(huì)計(jì)人員代管庫(kù)存現(xiàn)金、代辦銀行業(yè)務(wù),這種做法違背了內(nèi)部控制的制衡性原則。
(2)加強(qiáng)銀行印鑒管理,嚴(yán)禁一人保管支付款項(xiàng)所需的全部印章。印鑒保管人員應(yīng)配備專門(mén)的保管設(shè)備,并做到人走柜鎖。
(3)加強(qiáng)對(duì)賬管理,關(guān)注資金異常流動(dòng)。外宣期刊出版單位與貨幣資金管理相關(guān)的對(duì)賬主要包括債權(quán)債務(wù)賬目的核對(duì)、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬與總分類賬進(jìn)行核對(duì)、銀行存款日記賬與銀行對(duì)賬單進(jìn)行核對(duì)等。通過(guò)對(duì)賬,不但可以發(fā)現(xiàn)記賬錯(cuò)誤,而且可以查出挪用公款、貪污舞弊等違法行為。在實(shí)際工作中,有的單位安排出納人員編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表,這種做法違背了內(nèi)部控制的制衡性原則。
2. 授權(quán)審批控制
外宣期刊出版單位應(yīng)當(dāng)明確各類開(kāi)支的審批流程,規(guī)定相關(guān)崗位的審批權(quán)限,對(duì)大額支出實(shí)行集體決策和聯(lián)簽制度。付款前,財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)對(duì)內(nèi)容的真實(shí)性、單據(jù)的合法性、手續(xù)的完整性進(jìn)行審核,把好支出環(huán)節(jié)的最后一關(guān)。
3. 實(shí)行歸口管理
在收入環(huán)節(jié),外宣期刊出版單位的各項(xiàng)收入應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)部門(mén)歸口管理并進(jìn)行會(huì)計(jì)核算。在支出環(huán)節(jié),應(yīng)當(dāng)明確歸口管理的開(kāi)支項(xiàng)目,增加歸口部門(mén)審批程序。例如,稿酬及校訂費(fèi)開(kāi)支由總編室審批、探親路費(fèi)開(kāi)支由人事部門(mén)審批、教育經(jīng)費(fèi)開(kāi)支由培訓(xùn)部門(mén)審批、招待費(fèi)開(kāi)支由外事部門(mén)審批、交通費(fèi)開(kāi)支由公車(chē)管理部門(mén)審批等。
4. 會(huì)計(jì)控制
外宣期刊出版單位應(yīng)建立健全財(cái)會(huì)管理制度,規(guī)范會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作,保障財(cái)務(wù)軟件安全。會(huì)計(jì)軟件管理人員應(yīng)根據(jù)各崗位的工作內(nèi)容設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限,禁止不相容崗位之間交叉使用賬號(hào)操作。
(三)實(shí)行資金集中管理
從出版集團(tuán)層面來(lái)加強(qiáng)外宣期刊出版單位對(duì)貨幣資金的管理,主要包括以下四個(gè)方面:
1. 統(tǒng)籌規(guī)劃,分級(jí)管理
從出版集團(tuán)整體來(lái)看,不同的出版物,出版周期各不相同,因而每個(gè)單位的資金循環(huán)周期也各有特點(diǎn)。在同一時(shí)點(diǎn)上,有的單位資金閑置,有的單位資金不足。為優(yōu)化集團(tuán)內(nèi)部的資源配置,出版集團(tuán)可以設(shè)立結(jié)算中心,以吸收銀行存款的形式把下屬單位暫時(shí)閑置的資金集中起來(lái),再以發(fā)放貸款的形式分配給資金短缺的下屬單位。下屬單位對(duì)所籌集的資金進(jìn)行運(yùn)作,落實(shí)資金投放的責(zé)任追究制度;出版集團(tuán)對(duì)資金的使用進(jìn)行監(jiān)督,并協(xié)助資金的調(diào)度和回籠,從更高層次參與下屬單位的資金管理。在統(tǒng)籌規(guī)劃的基礎(chǔ)上實(shí)行分級(jí)管理,可以發(fā)揮集團(tuán)整體優(yōu)勢(shì),實(shí)現(xiàn)內(nèi)部調(diào)劑資金余缺,既減少了資金沉淀、提高了資金使用效率,又增強(qiáng)了下屬單位之間的聯(lián)系。
2. 統(tǒng)一預(yù)算,全面監(jiān)控
出版集團(tuán)應(yīng)建立健全資金預(yù)算管理制度和現(xiàn)金流量分析制度。下屬單位按照規(guī)定預(yù)測(cè)全年現(xiàn)金流量、編制年度資金預(yù)算,并在此基礎(chǔ)上編制月度用款計(jì)劃。出版集團(tuán)通過(guò)對(duì)下屬單位預(yù)測(cè)的現(xiàn)金流量進(jìn)行分析,調(diào)整下屬單位編制的資金預(yù)算,并匯總編制集團(tuán)整體的年度資金預(yù)算。在分析下屬單位資金循環(huán)周期和使用需求后,調(diào)整下屬單位的月度用款計(jì)劃。出版集團(tuán)應(yīng)當(dāng)依據(jù)資金預(yù)算控制資金支出,對(duì)現(xiàn)金流入與現(xiàn)金流出進(jìn)行合理調(diào)控,及時(shí)跟蹤預(yù)算執(zhí)行情況,對(duì)超預(yù)算支出的審批流程嚴(yán)加規(guī)范,約束資金使用的隨意性,實(shí)現(xiàn)對(duì)資金總額的管理控制。
3. 收入?yún)R總,統(tǒng)一結(jié)算
出版集團(tuán)可以通過(guò)結(jié)算中心對(duì)下屬單位的收入進(jìn)行匯總,再通過(guò)結(jié)算中心辦理下屬單位的資金支付,實(shí)現(xiàn)集團(tuán)對(duì)資金的統(tǒng)一管理。通過(guò)對(duì)內(nèi)統(tǒng)一結(jié)算、對(duì)外統(tǒng)一支付,可以有效降低交易成本,及時(shí)掌握下屬單位現(xiàn)金流的情況。通過(guò)審查各項(xiàng)收支的合規(guī)性、安全性和效益性,可以實(shí)現(xiàn)對(duì)下屬單位資金運(yùn)作的監(jiān)控。
4. 統(tǒng)一融資,降低成本
出版集團(tuán)通過(guò)內(nèi)部資金融通,可以盤(pán)活存量資金、減少整體貸款數(shù)量。當(dāng)集團(tuán)整體資金不足時(shí),由集團(tuán)統(tǒng)一從外部融資,可以降低融資成本、增加集團(tuán)活力。取得外部融資后,在完成外宣任務(wù)的前提下,結(jié)算中心應(yīng)整體平衡內(nèi)部放貸,一方面向經(jīng)營(yíng)狀況良好的單位傾斜,鼓勵(lì)其不斷提高經(jīng)濟(jì)效益;一方面要對(duì)經(jīng)營(yíng)狀況不佳的單位提供扶持資金,幫助其渡過(guò)難關(guān)。通過(guò)對(duì)集團(tuán)資金進(jìn)行合理分配,創(chuàng)造公平的內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境。
出版集團(tuán)通過(guò)實(shí)行現(xiàn)金集中管理、銀行賬戶集中管理、結(jié)算集中管理和融資集中管理,來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)下屬單位資金的統(tǒng)一管理;通過(guò)統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一預(yù)算、統(tǒng)一結(jié)算、統(tǒng)一融資來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)下屬單位的協(xié)調(diào)運(yùn)作,從出版集團(tuán)層面來(lái)加強(qiáng)外宣期刊出版單位對(duì)貨幣資金的管理。
(四)加強(qiáng)網(wǎng)上銀行管理
隨著網(wǎng)絡(luò)結(jié)算的普及,網(wǎng)上銀行管理也成為外宣期刊出版單位貨幣資金管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。加強(qiáng)網(wǎng)上銀行管理,主要包括以下三個(gè)方面。
1. 建立網(wǎng)上銀行管理制度,加強(qiáng)網(wǎng)上銀行風(fēng)險(xiǎn)管理
網(wǎng)上銀行可以辦理賬戶查詢、轉(zhuǎn)賬匯款、公務(wù)卡還款等一系列業(yè)務(wù),減少了排隊(duì)等候時(shí)間,提高了財(cái)務(wù)工作效率,但同時(shí)也增加了資金安全風(fēng)險(xiǎn)。外宣期刊出版單位應(yīng)當(dāng)建立網(wǎng)上銀行的管理制度和重大事項(xiàng)報(bào)告制度,加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理,及時(shí)向管理層報(bào)告網(wǎng)上銀行的重大缺陷、重大隱患和重大變更等事項(xiàng)。單位的計(jì)算機(jī)管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)提供相應(yīng)的技術(shù)支持,保證計(jì)算機(jī)軟硬件配置符合網(wǎng)銀使用要求,并為網(wǎng)銀運(yùn)行環(huán)境的安全性提供保障。
2. 遵循制衡性原則,實(shí)行操作流程控制,規(guī)范使用數(shù)字證書(shū)
數(shù)字證書(shū)是網(wǎng)銀內(nèi)部控制的關(guān)鍵控制點(diǎn),外宣期刊出版單位應(yīng)當(dāng)明確數(shù)字證書(shū)的申請(qǐng)、領(lǐng)用、保管、掛失、注銷等各環(huán)節(jié)的審批流程,對(duì)使用數(shù)字證書(shū)的人員、場(chǎng)所、時(shí)間加以限制,明確網(wǎng)銀操作人員的崗位職責(zé),實(shí)行不相容崗位分離控制。在實(shí)際工作中,每個(gè)開(kāi)通網(wǎng)上銀行業(yè)務(wù)的對(duì)公網(wǎng)銀用戶至少配有兩個(gè)U盾--經(jīng)辦人和復(fù)核人各一個(gè),付款業(yè)務(wù)只有經(jīng)過(guò)復(fù)核人確認(rèn)才能辦理成功。有的單位為了簡(jiǎn)化手續(xù),兩個(gè)U盾均安排出納保管,由出納操作網(wǎng)上付款的全部流程,這種做法違背了內(nèi)部控制的制衡性原則。
3. 設(shè)置支付限額,實(shí)行動(dòng)態(tài)監(jiān)管
外宣期刊出版單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)日常開(kāi)支情況設(shè)置網(wǎng)上銀行的支付限額,實(shí)現(xiàn)對(duì)交易金額的自動(dòng)控制,防止大額資金流失,維護(hù)賬戶安全。為實(shí)現(xiàn)對(duì)銀行賬戶的動(dòng)態(tài)監(jiān)管,出納人員應(yīng)當(dāng)每天對(duì)銀行賬戶的發(fā)生額和余額進(jìn)行查詢;對(duì)賬人員應(yīng)當(dāng)定期將網(wǎng)銀交易明細(xì)與銀行對(duì)賬單和單位銀行存款日記賬進(jìn)行核對(duì),確保賬實(shí)相符、賬賬相符。在實(shí)際工作中,很多銀行使用自動(dòng)回單柜向客戶交付業(yè)務(wù)回單,雖然提高了工作效率、減少了客戶等候時(shí)間,但最大的弊端是容易發(fā)生單據(jù)存放不及時(shí)和單據(jù)丟失兩種情況。出納人員收到銀行回單后,通過(guò)網(wǎng)上銀行進(jìn)行逐筆核對(duì),可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)缺少單據(jù)的情況并向銀行補(bǔ)辦手續(xù)。
綜上所述,外宣期刊出版單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn),從收入和支出兩個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)財(cái)政預(yù)算資金、專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)資金和自營(yíng)創(chuàng)收資金進(jìn)行管理,不斷完善內(nèi)部控制制度,充分利用網(wǎng)上銀行的優(yōu)勢(shì),通過(guò)出版集團(tuán)對(duì)資金的集中管控,加速資金周轉(zhuǎn)、提高盈利能力,全面做好外宣期刊出版單位貨幣資金管理工作。
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(作者單位:北京周報(bào)社)