安瑩瑩

摘 要：事業(yè)單位實(shí)行人員聘任制以來(lái)，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸暴露，檔案材料不全、失實(shí)、造假乃至遺失的現(xiàn)象頻頻出現(xiàn)。系統(tǒng)研究當(dāng)前地方高校人事檔案管理中存在問(wèn)題，剖析產(chǎn)生成因，探討解決這些問(wèn)題的對(duì)策，對(duì)于促進(jìn)新形勢(shì)下探索創(chuàng)新性的人事檔案管理體制，發(fā)揮干部人事檔案在人事管理工作中的作用具有十分重要的意義。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì) 高校 人事檔案

自事業(yè)單位實(shí)行人員聘任制以來(lái)，人事檔案管理工作已不能適應(yīng)新形勢(shì)下事業(yè)單位的人事工作，特別是2014年5月國(guó)務(wù)院頒布了《事業(yè)單位人事管理?xiàng)l例》[1]，這是我國(guó)第一部系統(tǒng)規(guī)范事業(yè)單位人事管理的行政法規(guī)?！稐l例》的頒布和實(shí)施，對(duì)于建立權(quán)責(zé)清晰、分類(lèi)科學(xué)、機(jī)制靈活、監(jiān)管有力、符合事業(yè)單位特點(diǎn)和人才成長(zhǎng)規(guī)律的人事管理制度，更好地建設(shè)高素質(zhì)的事業(yè)單位管理人員隊(duì)伍，具有非常重要的意義，同樣對(duì)于指導(dǎo)當(dāng)前地方高校人事檔案管理的改革也具有非常重要的意義。

1 地方高校人事檔案管理方面普遍存在的問(wèn)題

1.1 相關(guān)人員檔案意識(shí)較薄弱。首先，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。由于地方高校部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不到位，長(zhǎng)期不重視，嚴(yán)重阻礙了人事檔案管理工作的有序開(kāi)展。然后，人員歸檔意識(shí)不強(qiáng)。地方高校有些部門(mén)缺乏歸檔意識(shí)，不及時(shí)將應(yīng)歸入人事檔案的相關(guān)材料向人事檔案部門(mén)移交，一旦機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員更換等情況發(fā)生，這些檔案材料就會(huì)被分散甚至于被遺忘、消失，嚴(yán)重影響人事檔案的完整。最后，人員檔案服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)。高校人事檔案部門(mén)工作重心是收集、整理、保管檔案，檔案開(kāi)發(fā)利用工作被動(dòng)。人事檔案部門(mén)沒(méi)有抓住檔案信息特點(diǎn)，缺乏有針對(duì)性和有效的服務(wù)，開(kāi)發(fā)檔案信息資源工作乏力。

1.2 檔案材料普遍質(zhì)量不高。人事管理制度的一系列改革，使得地方高校人事檔案發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。但是因人事檔案材料普遍存在雷同、陳舊等現(xiàn)象，已滿(mǎn)足不了利用需求，難以適應(yīng)新形勢(shì)新發(fā)展的要求。主要表現(xiàn)在：檔案內(nèi)容不完整。某高校檔案館在對(duì)全校教職工人事檔案進(jìn)行整理清查時(shí)，發(fā)現(xiàn)在將近1200份的人事檔案中，年度考核材料部分年份缺乏，學(xué)籍材料不齊全，工作履歷不連續(xù)等情況很普遍。檔案信息失真。大量的假材料充斥在檔案里，使得人事檔案的真實(shí)性受到質(zhì)疑。另外，許多高校的人事和畢業(yè)生就業(yè)部門(mén)為圖方便省事，讓他們自帶個(gè)人檔案，由此而引起的檔案涂改、遺失等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

1.3 “棄檔”現(xiàn)象嚴(yán)重，“重新建檔”迭出。各類(lèi)企業(yè)為了吸引人才，竟然開(kāi)出為新進(jìn)的無(wú)檔的優(yōu)秀人才重新建檔的條件，實(shí)行聘用制的高校也是如此，人才為了自由流動(dòng)，往往放棄檔案，選擇更好的崗位，這就忽略了人事檔案的重要作用，而且托管人事檔案，不僅要辦理相關(guān)手續(xù)，還要繳納相關(guān)費(fèi)用；同時(shí)人事檔案的托管目前仍按屬地原則辦理，而人員是可以自由流動(dòng)的，工作單位與人事檔案往往不在同一地市，為了省錢(qián)省力，許多人選擇了“棄檔”。

2 地方高校人事檔案管理問(wèn)題的原因分析

2.1 管理制度不夠健全?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定了檔案行政管理部門(mén)對(duì)人事檔案管理的監(jiān)督和指導(dǎo)的權(quán)力。但在具體實(shí)踐中，檔案行政部門(mén)并未對(duì)人事檔案管理進(jìn)行有效的監(jiān)督指導(dǎo)，使得人事檔案管理處于無(wú)人監(jiān)管的狀態(tài)。由于沒(méi)有定期檢查，使人事檔案管理處于混亂中，新增加材料沒(méi)有連續(xù)性；部分人員檔案材料遺失。同時(shí)，人事檔案管理工作還嚴(yán)重缺乏聘用制下檔案收集、整理、利用與保管等業(yè)務(wù)工作方面的有關(guān)規(guī)定，對(duì)新的內(nèi)容和載體形式人事檔案材料的出現(xiàn)，也是持保守態(tài)度，未能形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

2.2 管理模式過(guò)于封閉。封閉式管理模式是人事檔案管理目前實(shí)行的管理模式，一般不對(duì)外開(kāi)放。而且個(gè)人根本不可能接觸到自己的檔案，只有在相關(guān)工作人員執(zhí)行公共事務(wù)時(shí)方能查閱、使用其中有關(guān)個(gè)人的信息，如需攜帶，還需滿(mǎn)足“兩人同行，身份是中共黨員，帶上組織介紹信”[2]等要求。所以大多數(shù)人對(duì)人事檔案充滿(mǎn)著敬畏和好奇。人事檔案也成為各級(jí)組織考察、培養(yǎng)、選人用人的重要依據(jù)。漸漸地，組織部門(mén)就成為人事檔案的唯一用戶(hù)，個(gè)人利用自己的人事檔案反而成了違規(guī)的行為。

2.3 管理手段較為落后。目前，地方高校人事檔案部門(mén)管理手段較為落后。一是計(jì)算機(jī)管理水平不高。地方高校的人事檔案工作部門(mén)，很多仍停留在手工整理的原始階段，即使有利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，也僅限于錄入、查詢(xún)等簡(jiǎn)單功能，處于管理的較低水平。二是數(shù)據(jù)庫(kù)之間不能兼容。由于地方各高?，F(xiàn)代化發(fā)展較不平衡，數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)無(wú)法進(jìn)行統(tǒng)一使用匯總，資源不能共享，軟件之間不能兼容，整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，不能相互促進(jìn)。

2.4 人力資源建設(shè)匱乏。聘用制下，高校檔案館無(wú)論從人力資源總量還是人員素質(zhì)，都亟待加強(qiáng)。加之人力資源管理機(jī)制缺失，使得人力資源建設(shè)成為制約其發(fā)展的“瓶頸”。首先，檔案人員素質(zhì)較低。在高校，由于聘用制的實(shí)施，一些聘余人員就被安置到人事檔案部門(mén)，這部分人員通常不是檔案專(zhuān)業(yè)出身，學(xué)歷、職稱(chēng)層次較低，不能適應(yīng)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和新型檔案管理設(shè)備；另外，人力資源培養(yǎng)制度脫節(jié)。檔案人員的職業(yè)技術(shù)教育培訓(xùn)、繼續(xù)教育培訓(xùn)等很少進(jìn)行。大部分檔案工作人員自參加工作以來(lái)，僅僅為了晉升職稱(chēng)而參加繼續(xù)教育，其他再無(wú)培訓(xùn)機(jī)會(huì)。

3 地方高校人事檔案管理改革思路和措施

3.1 充實(shí)內(nèi)容，確保材料真實(shí)性。地方高校人事檔案還是原來(lái)的16類(lèi)內(nèi)容，隨著形勢(shì)的變化，人事檔案應(yīng)該適時(shí)增加原來(lái)未曾涉及的信息，包括：一是教師教學(xué)情況。包括教師每學(xué)年所指導(dǎo)的課程門(mén)類(lèi)、課時(shí)數(shù)、任教班級(jí)等；二是科學(xué)研究相關(guān)資料。包括教師每年完成有代表性的論文和論著、專(zhuān)利發(fā)明、科研項(xiàng)目名稱(chēng)、成果鑒定材料等。三是獲得榮譽(yù)情況。包括教師在教學(xué)、科研活動(dòng)中獲得表彰的文字、證件材料。四是個(gè)人誠(chéng)信材料。誠(chéng)信檔案是個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中信用狀況的記錄。新形勢(shì)下的人事檔案要及時(shí)根據(jù)高校自身的特點(diǎn)，以新標(biāo)準(zhǔn)來(lái)及時(shí)更新檔案內(nèi)容，通過(guò)補(bǔ)充新內(nèi)容，更全面更直觀(guān)地反映個(gè)人的素質(zhì)，通過(guò)收集檔案材料的科學(xué)、完整，提高人事檔案反映一個(gè)人綜合情況的“立體感”“折射度”。[3]

3.2 加大宣傳，推進(jìn)檔案知情權(quán)建設(shè)。新形勢(shì)下，利用高校的宣傳欄，宣傳關(guān)于人事檔案的知識(shí)，積極參與學(xué)校人事政策調(diào)整，包括人才選拔、工資調(diào)整、職稱(chēng)職務(wù)晉升等工作，宣傳方式多樣化，以更加廣泛的宣傳獲得教職工對(duì)檔案的認(rèn)知。隨著社會(huì)民主進(jìn)程的快速發(fā)展，客觀(guān)上要求放開(kāi)個(gè)人對(duì)自身人事檔案內(nèi)容的知情權(quán)，除了人事檔案中涉及國(guó)家利益、個(gè)人隱私等需要保密的材料外，其他的人事檔案材料如果個(gè)人愿意了解的，都要向本人開(kāi)放。這樣可以改變廣大群眾對(duì)人事檔案的神秘感和好奇感，有利于增強(qiáng)全民的檔案意識(shí)，促使個(gè)人將需要入檔的各類(lèi)材料如工作實(shí)績(jī)、學(xué)習(xí)進(jìn)修、在崗位變動(dòng)中形成的聘約、各類(lèi)合同等最新材料及時(shí)入檔，切實(shí)推進(jìn)人事檔案知情權(quán)。

3.3 開(kāi)發(fā)人事信息，實(shí)現(xiàn)多途徑利用。為了更好地促進(jìn)高校人力資源合理配置，發(fā)揮人事檔案的信息功能，在相關(guān)法律法規(guī)許可的范圍內(nèi)，對(duì)高校教職工的人事檔案信息資源開(kāi)發(fā)。如，為了更好地為人力資源管理服務(wù)，各地方高?？梢越⒙毠ば畔?shù)據(jù)庫(kù)，開(kāi)展一些深加工服務(wù)如人才信息資源深層次開(kāi)發(fā)、信息調(diào)研分析、信息咨詢(xún)等多方位的服務(wù)。建立高校人事檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)個(gè)人基本信息的聯(lián)機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢(xún)，用現(xiàn)代化手段管理和提供利用，為用人單位選才提供保障。[4]

3.4 管理多元化，推進(jìn)“三化”建設(shè)。新形勢(shì)下人事檔案管理要推進(jìn)高校人事檔案管理的“三化”建設(shè)即現(xiàn)代化、法制化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。首先，人事檔案管理現(xiàn)代化，研發(fā)統(tǒng)一的人事檔案管理軟件，使得各地方高校都能使用，各類(lèi)功能都能共享、兼容。其次，人事檔案管理法制化，為了實(shí)現(xiàn)高校人事檔案工作法制化，就要求相關(guān)部門(mén)制定法律、法規(guī)制度并認(rèn)真貫徹執(zhí)行。人事檔案管理在新形勢(shì)下出現(xiàn)的新問(wèn)題，要求檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)具有開(kāi)放性和系統(tǒng)性。這就勢(shì)必要求國(guó)家檔案行政管理部門(mén)聯(lián)合相關(guān)人事部門(mén)及有關(guān)的立法機(jī)構(gòu)，制定出與現(xiàn)行的工作相配套的、與人事檔案信息開(kāi)發(fā)、利用相關(guān)的法律法規(guī)和政策，用于指導(dǎo)現(xiàn)行工作。最后，人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，要出臺(tái)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下人事檔案信息的等級(jí)劃分和權(quán)限的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，人事檔案信息數(shù)據(jù)輸入規(guī)定，軟件使用標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)編排細(xì)則等事關(guān)基礎(chǔ)性工作的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能達(dá)到檔案信息的現(xiàn)代化采集、處理工作的標(biāo)準(zhǔn)化。

3.5 人本管理，建設(shè)高素質(zhì)人才隊(duì)伍。學(xué)校檔案管理部門(mén)應(yīng)將員工的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)工作納入目標(biāo)管理，統(tǒng)一制訂學(xué)年培訓(xùn)計(jì)劃，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)增加對(duì)新知識(shí)、新方法的學(xué)習(xí)和掌握，要不斷提高人事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能，并增加對(duì)人事檔案管理人員的培訓(xùn)力度，從而滿(mǎn)足人事檔案工作的需要。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)以人為本，要以多樣化的形式營(yíng)造檔案部門(mén)的人文氛圍，尊重工作人員的價(jià)值，盡量滿(mǎn)足或考慮他們的需求。檔案部門(mén)也應(yīng)轉(zhuǎn)變用人觀(guān)念，遵循公平、公開(kāi)、公正的原則，最大限度地調(diào)動(dòng)個(gè)人的積極性，可實(shí)行新方法進(jìn)行考核，促使他們?cè)趯?shí)踐中不斷掌握新技能、新知識(shí)，使自身在競(jìng)爭(zhēng)中保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

參考文獻(xiàn)：

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[3]裴德瓊.從人才“棄檔”現(xiàn)象看高校人事檔案管理的改革[J].蘭臺(tái)世界，2005（1）：45～46.

[4]李克垠.試論如何更好地發(fā)揮高校人事檔案的作用[J].中山大學(xué)學(xué)報(bào)論叢，2006，26（7）：207～209.