姜華

【摘要】在信息化高度發(fā)展的當(dāng)今社會，事業(yè)單位檔案管理工作也變得越來越重要。對于事業(yè)單位來說，我們不僅要保證檔案信息的安全性，還需要提高信息的利用率，加強(qiáng)新時期事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理，將計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到信息管理當(dāng)中來，使管理更加集成化和便捷化，真正的為人民服務(wù)，造福社會。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案；數(shù)字化管理

隨著社會主義現(xiàn)代化進(jìn)程的腳步，事業(yè)單位、行政機(jī)關(guān)等組織機(jī)構(gòu)已成一項人們樂意從事的職業(yè)。而檔案信息則是事業(yè)單位、機(jī)關(guān)、組織或個人對于自己生活、工作的一種記錄，它可以是文字、圖表，也可以是數(shù)字、音頻或視頻等一切可以記錄信息的東西。信息化時代的到來，我們需要掌握和了解的信息越來越多，而數(shù)字化檔案管理也應(yīng)運而生。因此，做好新時期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理工作對于促進(jìn)我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)意義重大。

一、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的目的和意義

事業(yè)單位是相對于企業(yè)單位而言的，是國家政府機(jī)構(gòu)的分支。正是由于事業(yè)單位的特殊性，所以我們更應(yīng)該注重其檔案的管理，真正的本著以服務(wù)人民的宗旨服務(wù)廣大民眾。而事業(yè)單位檔案管理主要由人事檔案、基建檔案和文書檔案三部分組成。這些檔案是事業(yè)單位能夠正常運作并服務(wù)人民的基本保障，對于發(fā)揮事業(yè)單位作用意義重大。檔案管理是一項管理性、服務(wù)性和政治性的工作，其不產(chǎn)生物質(zhì)方面的財富，并有專門人員進(jìn)行分類管理，是各類社會管理系統(tǒng)中不可或缺的一部分，最終目的是服務(wù)他人和社會，但它又有著嚴(yán)格的政治色彩，檔案一般具有一定的保密性，只有得到有關(guān)部門許可權(quán)利后方可查看。由于檔案種類及數(shù)量巨大，管理起來有相當(dāng)大的困難，因此我們應(yīng)尋求一種高效準(zhǔn)確的檔案管理辦法。數(shù)字化檔案管理，一方面減少了檔案管理數(shù)量大需要大量人員，另一方面也大幅度的提高了工作效率，降低了工作人員的勞動強(qiáng)度。

二、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理中存在的問題

（一）檔案數(shù)字化水平不高

在數(shù)字化時代下，大多數(shù)時候我們會用網(wǎng)絡(luò)存儲來進(jìn)行信息的保存，從而舍棄紙質(zhì)材料，這樣一方面可以減少紙質(zhì)材料這類不可再生資源的使用，還能夠節(jié)省存儲空間。因此，我們往往將信息存儲到網(wǎng)絡(luò)云端或硬盤中。這些以計算機(jī)系統(tǒng)為主要載體的信息存儲，可以實現(xiàn)檔案信息遠(yuǎn)距離快速傳輸，實現(xiàn)檔案資源的快速共享。但當(dāng)數(shù)字化時代席卷檔案管理的同時，一系列的問題也接踵而來。由于事業(yè)單位本身的性質(zhì)決定了其檔案管理應(yīng)具備一定的保密性，而數(shù)字化信息傳輸最大的隱患則是安全系數(shù)不高，容易造成數(shù)據(jù)的丟失和損壞，并且很難進(jìn)行修復(fù)。

（二）管理人員專業(yè)素質(zhì)普遍較低

數(shù)字化時代的到來，給我國事業(yè)單位檔案管理帶來了便利，但也對于事業(yè)單位工作人員專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。而由于我國政治體系的影響，很多時候管理人員往往達(dá)不到檔案管理所需要的知識儲備要求。他們可能更熟練于紙質(zhì)檔案的管理，而對于計算機(jī)數(shù)字化產(chǎn)品網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不能夠很好的去掌握，計算機(jī)應(yīng)用體系知識欠佳。這就可能會造成工作人員會產(chǎn)生操作不當(dāng)或操作失誤等一系列人為因素，從而造成檔案數(shù)據(jù)文件資源的丟失。另一方面，由于社會主義市場經(jīng)濟(jì)的影響，再加上事業(yè)單位檔案管理工作所具備的枯燥乏味的劣勢，工作人員每天都重復(fù)做著一項工作，導(dǎo)致工作人員失去了耐心和激情。這樣就導(dǎo)致了工作人員在工作的時候不能夠精力集中，失去了工作責(zé)任感，從而不能夠認(rèn)真去工作，造成檔案管理工作出現(xiàn)差錯。因此總體來說，事業(yè)單位檔案管理工作數(shù)字化管理還是缺乏具有高素質(zhì)專業(yè)素養(yǎng)的人才和積極熱情有耐心的工作人員。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的具體舉措

（一）提高檔案數(shù)字化管理安全程度

檔案管理的安全問題一直是事業(yè)部門最為關(guān)注的問題之一，只有確保了檔案的安全，才能夠保證國家和人民的利益不受侵害。而要做到檔案信息的安全化，我們就需要確保檔案在進(jìn)行數(shù)字化管理的時候有一個絕對安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，保證檔案數(shù)據(jù)庫能不受外界黑客及不法分子的侵入。在進(jìn)行檔案信息數(shù)字化管理時，應(yīng)該在操作終端安裝殺毒軟件，同時設(shè)定防火墻，并且保證數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)能夠定期進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)和更新，防患于未然。其次，我們還需要定期對數(shù)據(jù)庫資源進(jìn)行更新，并做好備份工作，防止出現(xiàn)問題時造成數(shù)據(jù)永久性丟失。

（二）加強(qiáng)工作人員專業(yè)素質(zhì)建設(shè)

在進(jìn)行檔案管理的過程中，在保證信息管理網(wǎng)絡(luò)安全的同時，加強(qiáng)人員專業(yè)素質(zhì)建設(shè)也是事業(yè)單位做好檔案數(shù)字化管理的一項重要工作。只有工作人員具備了較高的專業(yè)素質(zhì)技能，才能夠保證在工作的過程中減少失誤的發(fā)生，從而保證檔案信息的完整性和正確性。檔案管理人員應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)和掌握必要的知識和技術(shù)，同時還應(yīng)該具備良好的工作責(zé)任心和較強(qiáng)的企業(yè)責(zé)任感，只有工作人員達(dá)到了操作人員專業(yè)素質(zhì)要求，我們才能夠保證檔案信息管理能夠發(fā)揮出其利用價值，更好的服務(wù)于社會文化建設(shè)、醫(yī)療水平建設(shè)以及教育事業(yè)和科研探索事業(yè)等方面。

（三）建立完善的檔案信息管理制度

對于事業(yè)單位這種國家政府單位來說，我們應(yīng)該保證其有一個良好的工作環(huán)境，具備健全的管理體系。這樣才能夠保證檔案管理過程中能夠更加安全。只有建立合理的管理規(guī)章制度，操作人員按照制度來執(zhí)行，對自己的行為進(jìn)行規(guī)范，同時也是檔案管理體系更加規(guī)范化，做到各司其職，分工明確，是管理更加有效。同時我們還應(yīng)該建立一定的網(wǎng)絡(luò)使用管理制度，做到檔案管理制度規(guī)范化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化，從內(nèi)部杜絕網(wǎng)絡(luò)隱患。

四、結(jié)語

在社會主義市場經(jīng)濟(jì)的影響下，事業(yè)單位檔案管理工作也變的越來越重要，其數(shù)字化建設(shè)對于檔案管理工作具有著重要的意義。事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理，高效的完成了管理工作，降低了工作人員的勞動強(qiáng)度，加強(qiáng)了檔案信息的利用率，提高了檔案信息的安全性。但同時也存在著很多問題。因此在新時期這個經(jīng)濟(jì)大背景下，加強(qiáng)檔案工作數(shù)字化管理建設(shè)，能夠推進(jìn)我國事業(yè)單位改革的進(jìn)程，從而實現(xiàn)事業(yè)單位服務(wù)社會，無盈利的服務(wù)人民的宗旨。

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