陳春榮

[關鍵詞]檔案信息數(shù)據(jù)庫；要求；方法

檔案信息數(shù)據(jù)庫是在計算機存儲設備上合理存放的、可以共享的、具有共同存取方式和一定組織方式的、相互關聯(lián)的檔案信息數(shù)據(jù)的集合?！跋嗷リP聯(lián)”、“共同存取方式和一定組織方式”、“共享”是檔案信息數(shù)據(jù)庫本質(zhì)的三個要素。數(shù)據(jù)庫中儲存的是一系列相互關聯(lián)的檔案信息數(shù)據(jù)，而不是雜亂無章的數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)包括檔案題名、責任者、分類號、主題詞、內(nèi)容摘要等，還包括全文、圖像、聲音、影像等。這些相互關聯(lián)的數(shù)據(jù)是經(jīng)過調(diào)查、試驗、統(tǒng)計、整理和歸納后得到的，并經(jīng)合理分類和規(guī)范化處理之后，以記錄的形式存儲。

一、檔案信息數(shù)據(jù)庫建設的關鍵所在

實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)庫建設的關鍵，是要首先抓好檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設。檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設是數(shù)據(jù)庫建設的第一個目標。信息化建設的切入點和工作重心，首先是抓好目錄數(shù)據(jù)庫的建設。目錄數(shù)據(jù)庫可以比較全面地反映檔案信息，有助于實現(xiàn)全方位的、動態(tài)的、完整的檔案信息服務。？在檔案目錄數(shù)據(jù)庫建立的基礎上，既要考慮建立檔案目錄中心，實現(xiàn)一定范圍內(nèi)檔案內(nèi)容互補和檔案信息資源整合，又要更大限度地發(fā)揮檔案效益。

二、檔案信息數(shù)據(jù)庫建設順序

首先是收集檔案信息。傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化和電子文件是檔案信息的主要來源，檔案機構和管理部門也是數(shù)值數(shù)據(jù)和事實數(shù)據(jù)的重要來源。在建立相應的數(shù)據(jù)庫時，必須確定檔案信息的收集范圍和來源，按要求進行全面地收集。

對各種以傳統(tǒng)載體形式存在的檔案信息進行數(shù)字化處理后形成的數(shù)字副本，和直接通過計算機生成和處理的、并由檔案機構進行收信歸檔的電子文件，是檔案信息主要來源的兩個方面。

其次是對檔案信息的前期處理。這是一項基礎工作，為數(shù)據(jù)庫提供經(jīng)過加工處理的數(shù)據(jù)。主要是將檔案的內(nèi)容特征和形式特征著錄、標引出來。著錄標引必須達到規(guī)范化、標準化的要求。這是建立數(shù)據(jù)庫的必要過程，也是保證檢索質(zhì)量的前提條件。

1.檔案信息數(shù)字化

數(shù)字化是指把一切信息都變成只用O和1這兩個數(shù)字組成的、用不連續(xù)的數(shù)位表示的二進制代碼。檔案信息數(shù)字化是指為了使紙質(zhì)檔案、音像檔案等以傳統(tǒng)載體形式承載的檔案信息能夠通過計算機進行管理的提供利用，而利用高速掃描技術、數(shù)據(jù)壓縮技術等信息處理手段，將其進行轉(zhuǎn)換處理，形成數(shù)字信息，并以數(shù)字代碼方式存儲起來。這些數(shù)字信息可以通過計算機進行操作處理，通過網(wǎng)絡進行傳輸。紙質(zhì)檔案、音像檔案等各種載體的檔案都可以以文本文件格式、圖像文件格式，音頻文件格式或視頻文件格式轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息。

2.電子文件的收集歸檔

隨著計算機技術與辦公自動化技術的結(jié)合，誕生了一個新生兒電子文件。電子文件一經(jīng)產(chǎn)生其信息就是以數(shù)字代碼形式表現(xiàn)的，所以在功能上電子文件等同于經(jīng)過數(shù)字化處理的文件。由此，直接在計算機中生成和處理的電子文件是重要的檔案信息來源。

第三個步驟是檔案信息數(shù)據(jù)錄入，也就是將檔案信息前處理的結(jié)果轉(zhuǎn)化成機讀數(shù)據(jù)。錄入過程需要較嚴格的校對審核。如審查字段的數(shù)據(jù)形式是否正確；字段長度與確定的結(jié)構長度是否符合；各種標識符號是否有誤等。這其中可能包括對不同格式的數(shù)據(jù)進行轉(zhuǎn)換。

第四個步驟是數(shù)據(jù)庫的完善。

由于計算機硬件能力奇跡般地不斷更新，計算機技術爆炸般地迅猛發(fā)展，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)發(fā)生著劇烈的變化。雖然它的基本組成部分仍然是數(shù)據(jù)、軟件和硬件，但是它們的范圍、規(guī)模和復雜性都大大地擴展了。數(shù)據(jù)庫是信息資源存儲和開發(fā)利用的基礎，是信息資源共享的先決條件，是信息系統(tǒng)的核心。因此把數(shù)據(jù)庫建設作為當前檔案信息發(fā)布的核心工作，檔案數(shù)據(jù)庫建設越有成效，檔案信息管理與服務也就越有保證。

三、檔案信息數(shù)據(jù)庫建設對檔案管理工作的影響

檔案信息數(shù)據(jù)庫建設，意味著在信息社會中檔案管理工作開始涉及各類相關的技術問題，檔案工作開始大規(guī)模引進現(xiàn)代技術。從長遠看，檔案信息數(shù)據(jù)庫建設的發(fā)展就是檔案信息化建設的推進，其間涉及數(shù)字檔案信息的形成、收集、歸檔、整理、鑒定，存儲、保管、保護，檢索、傳遞、利用、統(tǒng)計、銷毀等全過程。檔案信息數(shù)據(jù)庫建設將對相應的檔案管理工作產(chǎn)生各種影響，使之在一定程度上發(fā)生某些變化。

在相關檔案業(yè)務環(huán)節(jié)的調(diào)整上，首先要做的是內(nèi)部調(diào)整，即：簡化整理工作，使之簡明實用，檔案整理只要做到在充分尊重文件形成的自然形態(tài)的基礎上保持文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，不必強求外觀上的整齊劃一，而且整理工作的重點應放為檔案計算機檢索系統(tǒng)或管理系統(tǒng)做好數(shù)據(jù)準備上。

其次是檔案管理向數(shù)據(jù)庫環(huán)境下的檔案管理過渡的一種銜接，它符合電子文件的形成和發(fā)展規(guī)律，有助于計算機輔助檔案管理，有助于實現(xiàn)電子文件的歸檔。如果檔案管理中電子文件達到相當比例，技術應用發(fā)達到一定程度，電子文件的歸檔與整理將合二為一。

在數(shù)據(jù)庫環(huán)境下，檔案信息檢索這一工作環(huán)節(jié)日趨重要。它決定了數(shù)字檔案信息的著標引及存儲，因此要進一步深化檔案檢索工作，為利用者提供高效的信息服務。

除此之外，研究和實現(xiàn)數(shù)字檔案信息的保管保護工作，以及外部重組，即文檔一體化及其實現(xiàn)，也同樣重要。

“文檔一體化流程不只是文件管理與檔案管理的簡單對接，而是一種管理變革，是以現(xiàn)代信息技術為手段，對機關、企業(yè)、事業(yè)單位及各種組織中文件信息流的重新組織，是一個業(yè)務流程重組的過程?！蔽臋n一體化就是把文件管理與檔案管理兩個管理管理銜接起來，整合到一個管理系統(tǒng)之中，對文件生命周期的全過程進行統(tǒng)一控制和管理。