王體春　唐海英

[摘要]筆者作為項目經(jīng)理參加了某研究生管理信息系統(tǒng)項目的管理工作。該項目目標(biāo)是全面實現(xiàn)研究生全過程管理等主要業(yè)務(wù)過程的規(guī)范化、信息化管理。文章結(jié)合筆者作為項目經(jīng)理管理和參與研究生管理信息系統(tǒng)（以下簡稱GMIS）項目的實踐為例，討論了項目風(fēng)險管理，包括風(fēng)險計劃編制、風(fēng)險識別、定性、定量風(fēng)險分析、風(fēng)險應(yīng)對和風(fēng)險監(jiān)控等。經(jīng)過實際項目實施，項目在規(guī)定時間一次性上線成功，得到了各方一致認可。

[關(guān)鍵詞]研究生管理信息系統(tǒng)；風(fēng)險計劃；風(fēng)險識別；風(fēng)險應(yīng)對；風(fēng)險監(jiān)控

1.引言

以教育信息化帶動教育現(xiàn)代化，是我國教育事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略選擇。隨著研究生教育的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的教育管理費時費力且信息共享等問題突出，對教育管理的信息化要求越來越高。根據(jù)國家《2006-2020年國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》和教育部《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃（2011-2020年）》的總體要求，某高校對研究生管理信息系統(tǒng)（以下簡稱GMIS）采用公開招標(biāo)的方式。2013年9月，筆者作為項目經(jīng)理全程負責(zé)管理項目工作。項目以某高校研究生主管部門為依托，面向管理人員、導(dǎo)師、學(xué)生和考生，集招生、學(xué)工、培養(yǎng)、學(xué)位學(xué)科、畢業(yè)、就業(yè)、系統(tǒng)管理、對外接口系統(tǒng)、數(shù)據(jù)挖掘和人口網(wǎng)絡(luò)平臺等各子系統(tǒng)于一體。采用ORACLE作為后臺數(shù)據(jù)庫，純B/S及.net平臺開發(fā)。

除此之外，合同中對項目有明確的約束，主要體現(xiàn)在：①系統(tǒng)要求用戶并發(fā)訪問量為10000以上。②參照信息化標(biāo)準(zhǔn)，建立研究生教育校級信息化標(biāo)準(zhǔn)。③時間要求在2014年9月入學(xué)時能夠上線試運行。在時間緊，而質(zhì)量要求高的情況下，項目的質(zhì)量管理對項目成功和提高干系人滿意度至關(guān)重要。

在項目實施中，綜合運用項目風(fēng)險管理方法，很好地保證了項目按質(zhì)按量交付運行，實現(xiàn)客戶及公司對項目產(chǎn)品及過程管理的質(zhì)量要求并結(jié)合公司過程資產(chǎn)如本體實踐的方法學(xué)與技術(shù)和計算機考試系統(tǒng)及題庫。具體來說，主要從以下幾個方面進行項目風(fēng)險管理工作。

2.研究生教育管理系統(tǒng)項目風(fēng)險計劃編制

風(fēng)險管理計劃編制過程描述如何為項目處理和執(zhí)行風(fēng)險管理活動，主要包括如何處理和控制風(fēng)險的方法。結(jié)合項目范圍說明書，內(nèi)、外部環(huán)境特點及單位以往項目執(zhí)行情況，在項目計劃階段制定了本項目的風(fēng)險管理計劃，主要包括方法論、角色與職責(zé)、預(yù)算、風(fēng)險來源與分類、風(fēng)險分析和監(jiān)控報告的格式、風(fēng)險監(jiān)控跳躍機制等內(nèi)容。

3.研究生教育管理系統(tǒng)項目風(fēng)險識別

風(fēng)險識別就是要識別出哪些風(fēng)險會對項目造成影響，形成風(fēng)險分解結(jié)構(gòu)，主要包括三方面內(nèi)容，分別為識別并確定項目有哪些潛在的風(fēng)險，識別引起這些風(fēng)險的主要因素，識別項目風(fēng)險可能引起的后果。

首先，依據(jù)公司定義的《風(fēng)險來源及分類表》確定項目的風(fēng)險來源和分類。對項目來講有許多風(fēng)險來源，包括內(nèi)部和外部的，而風(fēng)險類型是對收集的風(fēng)險進行分類。

其次，確定風(fēng)險來源和分類后，進行風(fēng)險識別，標(biāo)識出項目中存在的風(fēng)險。針對WBS中的所有工作要素可能存在的風(fēng)險進行識別，并結(jié)合項目特點，對《風(fēng)險來源和分類》表中的風(fēng)險項，通過圖解技術(shù)（因果圖、系統(tǒng)/過程流程圖，影響圖）逐一研討其可能性，將已識別的風(fēng)險記錄到《風(fēng)險分析和監(jiān)控表》中，以便項目執(zhí)行中對識別的風(fēng)險進行監(jiān)控。在本項目中所識別的風(fēng)險主要有技術(shù)風(fēng)險外部風(fēng)險、內(nèi)部風(fēng)險和管理風(fēng)險等。

4.研究生教育管理信息系統(tǒng)項目定性風(fēng)險分析

定性風(fēng)險分析就是要確定不同風(fēng)險發(fā)生的可能性及對項目產(chǎn)生的影響的活動。同時還要對所識別的風(fēng)險進行優(yōu)先級排序，重點關(guān)注那些優(yōu)先級高的項目風(fēng)險。

通過會議的方式，組織項目干系人對識別出來的項目風(fēng)險進行認真仔細的概率估算和影響分析，通過建立分析矩陣確定各個風(fēng)險的優(yōu)先級，并將風(fēng)險定性分析的結(jié)果記錄到《風(fēng)險分析監(jiān)控表》。

5.研究生教育管理信息系統(tǒng)項目定量風(fēng)險分析

定量風(fēng)險分析就是定量確定不同風(fēng)險對項目的影響。我們組織項目核心團隊成員對項目實施不同階段可能出現(xiàn)的風(fēng)險進行分析，并引入決策樹估計分析法，進一步從量化的角度確定了不同風(fēng)險進行分析

6.研究生教育管理信息系統(tǒng)項目風(fēng)險應(yīng)對計劃

經(jīng)過對風(fēng)險定性、定量分析后更新的項目《風(fēng)險分析監(jiān)控表》進行分析，進一步確定風(fēng)險應(yīng)對措施。

針對數(shù)據(jù)交換技術(shù)風(fēng)險，制定措施與用戶方負責(zé)人溝通，明確接口的關(guān)鍵性和功能性，確認此項目數(shù)據(jù)交換需求的可實現(xiàn)性，商定實現(xiàn)方法和實施進度時間表，并約定雙方負責(zé)人每周溝通進度及問題，避免了因借口拖延導(dǎo)致無法按期上線的情況。

針對用戶需求變更風(fēng)險，制定了需求變更流程，同時請客戶簽字確認，并在項目組內(nèi)嚴(yán)格執(zhí)行，筆者作為與用戶方需求接口人，嚴(yán)格控制用戶需求，在需求評審后，請用戶做需求簽字確認。

7.研究生教育管理信息系統(tǒng)項目風(fēng)險監(jiān)控

在項目執(zhí)行全過程中，持續(xù)對已識別的風(fēng)險進行監(jiān)控應(yīng)對，同時不斷識別新的風(fēng)險并記錄到《風(fēng)險分析監(jiān)控表》的過程。

根據(jù)風(fēng)險管理計劃的職責(zé)分配，作為整個項目和風(fēng)險監(jiān)控負責(zé)人，利用風(fēng)險審計和定期的風(fēng)險評審技術(shù)在項目各個里程碑階段進行評審，對本階段的工作情況及風(fēng)險監(jiān)控情況進行總結(jié)，讓項目組成員及相關(guān)干系人對整個項目一些共性的風(fēng)險情況有整體認識，當(dāng)出現(xiàn)重大風(fēng)險及需要從項目外提供資源時請求主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

8.研究生教育管理信息系統(tǒng)項目總結(jié)與討論

經(jīng)過團隊的努力，歷時一年于2014年6月上線試運行，并一次性通過甲方的驗收。甲方對系統(tǒng)評價很高，筆者所在單位也認為我們的管理有可借鑒之處，把我們的經(jīng)驗列入組織過程資產(chǎn)，進行推廣。本項目的成功得益于筆者結(jié)合項目的特點，充分利用項目管理知識，成功的項目管理，尤其是其中的風(fēng)險管理實踐。當(dāng)然本項目中也有一些小的不足，比如在項目實施中，由于項目1名成員因自身原因突然離職，導(dǎo)致項目團隊有一小段時間有些小問題，還有由于需要采購的服務(wù)器由于連日暴雨天氣的不可控力，導(dǎo)致環(huán)境搭建出現(xiàn)些許異常，但通過后期及時糾偏，并未對項目產(chǎn)生什么影響。