鐘小嬋

摘要：文書檔案記錄著一定時期單位發(fā)展的歷史。文書檔案在單位發(fā)展的過程中進(jìn)行歷史證明，可以為單位發(fā)展提供合理的歷史經(jīng)驗以及教訓(xùn)，其地位不可替代，其作用不容忽視。高效的文書檔案管理有利于各個單位、機(jī)關(guān)組織高效的管理、制定科學(xué)的經(jīng)營決策、合理的處理問題、進(jìn)行信息交流。文書檔案管理具有自身的獨(dú)特屬性，具備非常強(qiáng)的專業(yè)性、保密性以及政策性?？茖W(xué)、有效的文檔管理可以極大提升當(dāng)前各單位部門的工作，增強(qiáng)其工作效率。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理工作；計算機(jī)

中圖分類號：TP393 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2016）11-0017-02

黨和國家在任何時期都非常重視和關(guān)注文書檔案管理及其相關(guān)工作，切實保障了歷史的完整和連續(xù)。但是時代持續(xù)發(fā)展，尤其是電子技術(shù)、計算機(jī)網(wǎng)路的普及，極大地沖擊了過去紙質(zhì)形式的文書檔案，并且大有取代傳統(tǒng)文書檔案管理之勢，我們必須做好二者的銜接工作，轉(zhuǎn)變過去落后的、效率低下的管理模式，積極應(yīng)用先進(jìn)的管理技術(shù)和方法，但是在此過程中存在較多問題，使得文書檔案管理工作難以有效進(jìn)行，其完整性無法得到有效保障。新時期條件下，怎樣切實做好文書檔案管理工作中，積極、高效的應(yīng)用便捷的科技手段提升管理工作效率，更好地滿足新時代發(fā)展需求，這是需要各個單位積極探討并深入開展的工作。

1文書檔案管理的重要意義

文書檔案管理具有較強(qiáng)的特點(diǎn)，具有極強(qiáng)的專業(yè)性、機(jī)密性以及保密性特征【1】。相關(guān)檔案工作人員必須對其重要意義以及積極作用進(jìn)行充分的認(rèn)識，尤其是在新時期條件下，市場經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，該項工作是否高效、有序，同各單位各項工作的能否順利開展、能否獲取長遠(yuǎn)、穩(wěn)定存在著最直接的聯(lián)系。通常情況下，文書檔案對于機(jī)關(guān)、單位的工作進(jìn)行客觀的記錄，其內(nèi)容真實、客觀，具備絕對的法律效用；不同其他文獻(xiàn)資料，文書檔案具有一定的歷史憑證效用，其這一效用源自其形成當(dāng)中的各項相關(guān)影響因素，而其具體的形成又存在一定的自然性，所以，這也決定著其所進(jìn)行的記錄具有一定的客觀性；另外，在諸多方面，文書檔案對單位工作進(jìn)行了真實的記錄，文檔的保存形式有紙質(zhì)的，也有電子形式的；文書檔案也在一定程度上表現(xiàn)了事業(yè)工作的深度以及廣度，所以各個單位的文檔還存在很強(qiáng)的參考性，可以為單位獲得更加理想的發(fā)展，組織更加有效的工作，提供有效的依據(jù)和經(jīng)驗。

2新時代文書檔案管理工作存在的問題

2.1 文書檔案管理缺乏較強(qiáng)的規(guī)范性

現(xiàn)階段，我國多數(shù)單位在文書檔案管理方面缺乏較強(qiáng)的規(guī)范性，具體的管理工作非常隨意、雜亂無章，其規(guī)范性欠缺表現(xiàn)在很多方面，比如，文書檔號不規(guī)范、卷宗分類混亂、案卷名稱不符合要求，有的部分檔案沒有目錄，同時還存在卷宗的組卷雜亂無序的情況。另外，常常出現(xiàn)文書檔案無法檢索或者檢索困難的情況，其檢索效率較差。目前階段，多數(shù)單位使用的為人工和電子兩種類型的檢索方式【2】。電子檢索必將是未來發(fā)展的趨勢，但是由于過去管理缺乏一定的規(guī)范性的，導(dǎo)致最終的檢索效率并不高

2.2 文書工作和檔案工作缺乏密切的銜接

文書以及檔案這兩項工作之間相互獨(dú)立且有聯(lián)系，兩者存在對立統(tǒng)一關(guān)系【3】。因此，要想組織高效的文書和檔案管理活動，必須轉(zhuǎn)變管理模式，積極采取一體式的管理模式，這是新時期一項非常重要的手段，只有這樣才可以保障兩項工作均能夠有效進(jìn)行。然而在實際的工作中，一些機(jī)關(guān)在組織本單位的文書檔案管理活動時，采用的管理模式依然是分塊式的。在單位過去的發(fā)展過程中，這種管理模式確實發(fā)揮了一定積極作用，而且具備相應(yīng)的優(yōu)勢，但是長久下去會嚴(yán)重割裂文書和檔案相關(guān)工作，使二者的距離更遠(yuǎn)，再加上多數(shù)的文書工作人員缺乏對檔案管理正確而又深刻的認(rèn)識，同時檔案負(fù)責(zé)人員對文書相關(guān)活動也缺乏深入的了解，這就更加重這兩項活動的矛盾。

2.3 單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏對文書檔案管理改革的重視

一些單位的高層管理者缺乏對文書檔案管理改革活動足夠的重視，對其重要作用以及積極意義缺乏正確、深刻的認(rèn)知。一些領(lǐng)導(dǎo)也對文檔管理活動本身缺乏準(zhǔn)確的認(rèn)識，誤認(rèn)為該項工作只是單純進(jìn)行資料的收集以及保存，在諸多方面對于改革提供了有力的支持，但是由于缺乏正確、清晰的管理認(rèn)知，使得最終的改革效率并不高，其效果也不理想，無法使單位收獲應(yīng)有的效益回報。在一些單位中，其相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員僅對文檔管理工作者做出簡單的要求，僅就口頭方面進(jìn)行一系列的要求，對于改革的細(xì)節(jié)缺乏詳細(xì)的指導(dǎo)和規(guī)定，具體的活動中沒有給予充分的重視。

2.4 在“卷”改“件”中，計算機(jī)功能欠缺

改進(jìn)文書檔案管理是滿足信息時代發(fā)展需求，也順應(yīng)了時代更替的要求。在歸檔環(huán)節(jié)融進(jìn)計算機(jī)管理，一方面可以發(fā)揮復(fù)制原文件的功能，另一方面也不會對檢索的便捷性造成影響。在此值得注意的是，單份文件形式的報關(guān)形式并非一切文書檔案，因為使用該管理模式的前提是文件具有一定的獨(dú)立性。所以保障在計算機(jī)管理機(jī)制中，能夠?qū)ξ募畔⒁约皩嶓w文件具體的位置進(jìn)行查詢，實現(xiàn)了文檔管理同信息化管理的有機(jī)融合。將計算機(jī)技術(shù)引入檔案管理，對其展開輔助管理，能夠使人為造成的管理混亂情況大大減少。但是文書檔案門類存在差別的話，計算機(jī)無法進(jìn)行通用，也就是計算機(jī)提供的服務(wù)并非一體化，其功能有待加強(qiáng)和完善。

3 加強(qiáng)文書檔案管理工作的措施

3.1 規(guī)范文書檔案管理

其一，關(guān)于顯存的資料。需要詳細(xì)核查這一部分文書檔案，將其中一些過于陳舊，失去效用的卷宗清除，由此可以規(guī)避在采用計算機(jī)管理的過程中出現(xiàn)重復(fù)的現(xiàn)象，使得管理質(zhì)量和水平下降【4】；其二，需要合理的整合文書檔案材料，特別是一些卷宗較為混亂，對于這些卷宗應(yīng)當(dāng)進(jìn)行重現(xiàn)編排，在組織編排活動中應(yīng)當(dāng)努力尋找檔案間的聯(lián)系，將具有一定關(guān)系的檔案組合起來，而一些檔案材料的頁碼、標(biāo)題已經(jīng)不存在，對于這部分材料需要重新填寫；其三，部分檔案材料命題存在問題，比如命題重復(fù)或者命題模糊。對此，應(yīng)當(dāng)對這部分資料實施統(tǒng)一命題，進(jìn)而可以有效規(guī)避在進(jìn)行計算機(jī)管理過程中發(fā)生識別困難的問題。

3.2 連接文書工作和檔案管理

將文書同檔案管理有機(jī)的融合起來，使其成為檔案管理的前提和基礎(chǔ)，科學(xué)、高效的文書活動在檔案管理中發(fā)揮重要的決定作用，可以極大的促進(jìn)管理效率的提升【5】。如果文書工作效率較低，長時間得不到有效的提升，則檔案管理水平和質(zhì)量難以獲得改善。所以，必須對基礎(chǔ)的文書工作進(jìn)行規(guī)范，并在此基礎(chǔ)上提升檔案管理質(zhì)量和水平。相關(guān)文書負(fù)責(zé)人員必須加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，強(qiáng)化對檔案管理的認(rèn)知，對文書資料進(jìn)行及時處理歸檔。在實際的工作過程中，將文書和檔案管理進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，實現(xiàn)對文檔管理有效控制，特別是一些賬外材料，確保及時對其實施處理。

3.3 單位管理人員要提高重視程度

新時期環(huán)境下，文書檔案各項管理工作需要進(jìn)行改革，但是單位領(lǐng)導(dǎo)對此并沒有引起足夠的重視，這會使得具體改進(jìn)措施難以得到有效落實，阻礙改革的順利進(jìn)行，也使得文書檔案管理效率和質(zhì)量無法提升。檔案管理負(fù)責(zé)人員應(yīng)當(dāng)及時匯報部門的具體工作，同時積極宣傳文書檔案涉及的政策制度，加深單位管理人員的文檔管理改善的迫切性和意義的認(rèn)識，獲取領(lǐng)導(dǎo)的支持，推動相關(guān)改進(jìn)措施的實行。同時單位領(lǐng)導(dǎo)人員必須將文書檔案管理放在重要的位置，加大相關(guān)工作支持力度，提升文檔管理模式轉(zhuǎn)變速度。

3.4 增強(qiáng)文書檔案管理信息化程度

在新時期發(fā)展情況之下，具備熟練的現(xiàn)代管理能力和辦法可以為文檔管理工作奠定良好的基礎(chǔ)，為相關(guān)管理工作提供了堅實的保障。引入計算機(jī)技術(shù)，能夠?qū)⑽臋n相關(guān)工作和自動化進(jìn)行融合，快速實現(xiàn)對文件的刪除、記錄、復(fù)制等一系列操作【6】?？萍汲掷m(xù)發(fā)展、進(jìn)步，必須加強(qiáng)該技術(shù)和文檔管理工作的融合，提高技術(shù)的應(yīng)用水平，所以，相關(guān)工作人必須切實提升自身的操作能力，積極學(xué)習(xí)信息化相關(guān)知識，促進(jìn)計算機(jī)和文檔工作的融合，提升文檔管理的信息化水平。過去采用的是紙質(zhì)管理形式，其工作量大，工作內(nèi)容繁雜，在此過程中積極引進(jìn)計算機(jī)技術(shù)，由此可以提高工作效率，可以顯著降低工作人員勞動強(qiáng)度，簡化工作程序，收獲事半功倍的效果。尤其是人工立卷的過程中，雖然立卷存在統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，但是每一個操作人員對其標(biāo)準(zhǔn)具有不同的理解，所以會出現(xiàn)多種形式的分類，這也就會造成分類混亂、缺乏科學(xué)性的問題，使得案卷分類質(zhì)量大大下降，影響后續(xù)的查詢工作。在文件檢索中融入計算機(jī)技術(shù)，不僅可以有效控制人為操作形成的負(fù)面影響，同時也使得計算機(jī)的優(yōu)勢得以充分的發(fā)揮，使得具有檢索操作方便快捷，大大提升了工作效率，由此促進(jìn)文書檔案檢索和整理效率的提升。

4 結(jié)束語

文書檔案對各個單位的相關(guān)活動進(jìn)行了真實的記錄，一方面可以對單位自身的實際工作進(jìn)行有效的指導(dǎo)，另一方面也可以提供相關(guān)歷史憑證，推動單位的長遠(yuǎn)發(fā)展和進(jìn)步。文書檔案管理其自身的政策性非常高，同時在保密以及專業(yè)性方面也提出了極高的要求，新的發(fā)展時期，信息化程度進(jìn)一步加深，推動文檔管理工作的發(fā)展，有利于進(jìn)一步實現(xiàn)資源共享。在此環(huán)境下，必須切實加強(qiáng)文書檔案管理，增強(qiáng)相關(guān)工作人員的素質(zhì)，推進(jìn)管理的信息化發(fā)展，提高文檔管理的效率，有利于單位獲得長遠(yuǎn)的發(fā)展。

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