田海紅

摘要：隨著時(shí)代的變遷，社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下工程規(guī)劃單位生存與發(fā)展都發(fā)生了新的改變，也對(duì)規(guī)劃?rùn)n案工作提出了新的要求，積極探索與現(xiàn)代化單位制度檔案工作相適應(yīng)的管理模式，加強(qiáng)規(guī)劃單位信息化建設(shè)，確保檔案管理工作更好更快地發(fā)展。本文主要對(duì)規(guī)劃電子檔案管理的特點(diǎn)及要點(diǎn)進(jìn)行了分析與探究。

關(guān)鍵詞：電子檔案工作；工程規(guī)劃；特點(diǎn)；要點(diǎn)分析；管理

隨著改革開(kāi)放的不斷深入，電子信息技術(shù)得到了極大的發(fā)展。目前辦公自動(dòng)化逐漸完善，在各個(gè)工作領(lǐng)域及我們的日常生活中充斥著大量電子文件。伴隨國(guó)民經(jīng)濟(jì)水平的提升，我國(guó)工程建設(shè)事業(yè)也得到了極大的發(fā)展。檔案管理工作作為工程規(guī)劃單位管理的核心內(nèi)容，將電子信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中已成為必然的發(fā)展趨勢(shì)。如國(guó)家重大水利工程三峽工程、高層建筑工程中都產(chǎn)生了大量的信息數(shù)據(jù)，在檔案管理中如繼續(xù)使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，則無(wú)法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，為此，相關(guān)規(guī)劃單位必須在檔案管理中廣泛應(yīng)用電子信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)統(tǒng)一的管理，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化及無(wú)紙化辦公，為規(guī)劃?rùn)n案建設(shè)提供強(qiáng)有力的保障。

1.電子檔案管理的特點(diǎn)

在整個(gè)工程建設(shè)中，規(guī)劃?rùn)n案是對(duì)整個(gè)過(guò)程的有效記錄，電子檔案作為新型檔案管理形式，其管理水平的高低直接影響著規(guī)劃資料的質(zhì)量，為此必須全面了解電子檔案管理的特點(diǎn)。電子檔案，是指通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位?，F(xiàn)階段電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。這種檔案對(duì)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備具有極大的依賴性，只有通過(guò)這些設(shè)備才能進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的查閱與處理。其中檔案保存的電子文件必須具有參考與利用價(jià)值才能作為歸檔電子文件。在工程建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)所出現(xiàn)的電子資料都是工程紙質(zhì)載體檔案的必要補(bǔ)充，電子檔案具有相應(yīng)的保存價(jià)值，是工程建設(shè)的歷史記錄，同時(shí)也是工程規(guī)劃單位管理工作的主要內(nèi)容。在電子檔案資料收集、整理及歸檔等環(huán)節(jié)中，相關(guān)部門必須對(duì)電子檔案歸檔信息的質(zhì)量加以重視，保證電子檔案的準(zhǔn)確性、完整性，有效提升檔案管理水平。

（1）相比紙質(zhì)檔案，電子檔案必須在現(xiàn)代辦公設(shè)備的幫助下才能進(jìn)行查閱與利用。確保電子檔案與相應(yīng)條件相符后，檔案管理工作人員利用計(jì)算機(jī)設(shè)備直接進(jìn)行檔案編號(hào)的輸入，進(jìn)行電子檔案數(shù)據(jù)信息的查找，并進(jìn)行相關(guān)信息的利用。

（2）通過(guò)計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備電子檔案信息可以直接進(jìn)行快速處理。在一項(xiàng)工程竣工驗(yàn)收后，電子檔案可實(shí)時(shí)通過(guò)計(jì)算機(jī)直接進(jìn)行檔案資料的歸檔工作，也可以在一定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行統(tǒng)一集中歸檔。并進(jìn)行檔案管理信息的添加，同時(shí)進(jìn)行分類號(hào)的設(shè)置，確保檔案標(biāo)號(hào)與工程代號(hào)一致，進(jìn)行各級(jí)類目的合理安排。隨后進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)資源共享。

（3）相比工程紙質(zhì)檔案，電子檔案管理在時(shí)間與空間等方面不在受到限制，可以實(shí)現(xiàn)信息共享。在電子檔案管理中，因其具有特殊性，為實(shí)現(xiàn)檔案文件的一級(jí)管理，命名相應(yīng)的文件名，只有這樣才能及時(shí)在計(jì)算機(jī)上及時(shí)找到所需的檔案資料，確保信息的快速傳遞，并能極大地縮短檔案管理人員工作的時(shí)間及降低工作量。

（4）在文件保存面積、場(chǎng)地等方面電子檔案管理要求較低，但對(duì)環(huán)境具有較高的要求，如溫度、濕度及防磁性能等。在硬件管理過(guò)程中，對(duì)電子檔案保管與相關(guān)設(shè)備的環(huán)境條件具有相關(guān)要求，如確保其溫度不能低于17攝氏度，不能高于20攝氏度，濕度必須控制在35攝氏度到40攝氏度的范圍內(nèi)，并做好防塵、防火等措施，為電子檔案數(shù)據(jù)保存的安全性提供強(qiáng)有力的保障。

2.工程規(guī)劃電子檔案管理的要點(diǎn)分析

在加強(qiáng)工程規(guī)劃?rùn)n案建設(shè)中，應(yīng)嚴(yán)格遵循國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)改委聯(lián)合印發(fā)的《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（檔發(fā)[2006]2號(hào)）等相關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)工程項(xiàng)目電子檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，規(guī)范檔案驗(yàn)收工作行為，統(tǒng)一檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，只有這樣才能確保規(guī)劃?rùn)n案管理的整體質(zhì)量。

（一）電子檔案網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)的構(gòu)建

工程檔案規(guī)劃管理具有極大的信息量，涉及到工程建設(shè)的各個(gè)過(guò)程，如可行性研究階段、施工設(shè)計(jì)階段、施工階段及竣工驗(yàn)收階段等。在這些建設(shè)階段內(nèi)包括大量的資料存儲(chǔ)、管理及分析，通過(guò)電子信息技術(shù)的應(yīng)用，可以對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行有效解決，并大大降低檔案管理人員的工作量，為提高電子檔案管理水平提供可靠地依據(jù)。電子檔案網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)的建立與完善，可以對(duì)各種信息進(jìn)行及時(shí)匯總、分析，并遵循設(shè)定的格式自動(dòng)輸出信息，便于統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)及制定計(jì)劃與完成目標(biāo)。

選用分散采集、集中管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，其中水文預(yù)報(bào)系統(tǒng)、地質(zhì)監(jiān)測(cè)系統(tǒng)等都是子系統(tǒng)，利用一臺(tái)計(jì)算機(jī)各子系統(tǒng)分別進(jìn)行各自收集數(shù)據(jù)的處理，完成后在各自子系統(tǒng)內(nèi)儲(chǔ)存處理后的信息，并向其上層網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器進(jìn)行信息傳遞，這樣就可以利用子系統(tǒng)中心的計(jì)算機(jī)或上層網(wǎng)絡(luò)中心服務(wù)器，將系統(tǒng)信息內(nèi)的各種信息向網(wǎng)絡(luò)中的每個(gè)工作點(diǎn)進(jìn)行信息發(fā)布?；谵k公自動(dòng)化原則，在網(wǎng)絡(luò)通信與數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)基本軟硬件的基礎(chǔ)上，還需建立完善的檔案信息系統(tǒng)。在整個(gè)系統(tǒng)中必須將規(guī)劃?rùn)n案數(shù)據(jù)庫(kù)作為系統(tǒng)建設(shè)的前提，將檔案查詢業(yè)務(wù)作為重點(diǎn)內(nèi)容，確保檔案管理自動(dòng)化、智能化及網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)各級(jí)部門檔案管理水平的有效提升。

（二）電子檔案信息的收集

對(duì)通用軟件出現(xiàn)的電子文件，應(yīng)對(duì)其軟件型號(hào)、名稱、版本號(hào)等相關(guān)信息都進(jìn)行收集。原則上專用軟件出現(xiàn)的電子文件必須進(jìn)行通用電子文件的轉(zhuǎn)換，當(dāng)出現(xiàn)無(wú)法轉(zhuǎn)換的情況時(shí)，在進(jìn)行電子檔案信息收集時(shí)，必須和專用軟件信息一同收集。規(guī)劃單位必須進(jìn)行電子檔案?jìng)浞莸亩ㄆ谥谱鳎苊鈾n案文件丟失等情況的大量產(chǎn)生。

（1）一般電子檔案收集

要求選用XML、RTF、TXT通用格式進(jìn)行一般電子檔案資料的收集及歸檔保存，在收集資料時(shí)必須將檔案儲(chǔ)存格式、文字處理工具進(jìn)行標(biāo)注，在規(guī)劃系統(tǒng)內(nèi)大多數(shù)應(yīng)用的軟件都是WORD與EXCEL，在保存時(shí)應(yīng)及時(shí)對(duì)確定的電子檔案資料轉(zhuǎn)換格式及備份。

（2）音視頻電子檔案收集

通過(guò)錄像機(jī)或多媒體設(shè)備獲取的檔案視頻、音頻資料，在進(jìn)行檔案收集時(shí)，其常用格式多為MPEC與AVI，在進(jìn)行視頻電子檔案處理時(shí)，因?yàn)槠涮厥庑裕x用的計(jì)算機(jī)硬件必須具有較高的運(yùn)行速度及必須應(yīng)用專業(yè)處理軟件，這就要求檔案管理人員必須具備較高的專業(yè)素質(zhì)及計(jì)算機(jī)操作技能。

（三）電子檔案歸檔

（1）歸檔要求

根據(jù)規(guī)劃?rùn)n案數(shù)量大、利用率高和時(shí)有增補(bǔ)的特點(diǎn)，定期文件形成部門必須將鑒定過(guò)與歸檔要求相符合的電子文件移交給檔案管理部門，同時(shí)遵循檔案管理要求的格式將電子檔案進(jìn)行儲(chǔ)存，主要在保管期限要求的脫機(jī)載體上進(jìn)行存儲(chǔ)。確保電子檔案信息的真實(shí)性、完整性及有效性，確定歸檔范圍并進(jìn)行保管期限的劃定。文件形成單位的負(fù)責(zé)人必須在電子檔案歸檔前簽署審核意見(jiàn)，在《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》內(nèi)填入審核結(jié)果。

（2）電子檔案歸檔

為便于保管與提供利用，需遵循鑒定標(biāo)識(shí)進(jìn)行電子檔案歸檔工作。在電子檔案管理中可以分兩步進(jìn)行歸檔工作，首先實(shí)時(shí)進(jìn)行邏輯歸檔，隨后定期進(jìn)行物理歸檔。檔案歸檔工作中必須對(duì)電子信息技術(shù)的環(huán)境、數(shù)據(jù)類型及格式等因素進(jìn)行充分考慮。集中拷貝歸檔標(biāo)識(shí)的電子檔案，確保載體的耐久性，遵循相應(yīng)順序如只讀光盤、一次寫光盤等。電子檔案歸檔中不能選用軟磁盤作為長(zhǎng)期存儲(chǔ)的載體。為提高電子檔案歸檔的質(zhì)量與安全性，必須進(jìn)行一式三份的資料備份，確保工程規(guī)劃?rùn)n案管理的質(zhì)量。解密后在對(duì)加密電子檔案信息進(jìn)行拷貝，應(yīng)將電子檔案歸檔后的載體進(jìn)行禁止寫操作狀態(tài)的設(shè)置。

（四）電子檔案保管

作為規(guī)劃?rùn)n案管理中的重要組成部分，電子檔案保管可實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)一集中管理。這就要求相關(guān)部門必須進(jìn)行良好保管環(huán)境的創(chuàng)建，對(duì)工程規(guī)劃?rùn)n案進(jìn)行妥善保管，維護(hù)檔案創(chuàng)建的良好秩序。在檔案保管中主要內(nèi)容包括：檔案的日常維護(hù)、檔案的修復(fù)管理及設(shè)備的維護(hù)等。作為一個(gè)單位成長(zhǎng)證明的存在形式，在檔案保管中必須做到科學(xué)性與有效性，只有這樣才能進(jìn)一步提高檔案保管工作質(zhì)量，才能充分發(fā)揮電子檔案管理的作用。

3.結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著辦公自動(dòng)化的逐漸完善，大量電子文件充斥在我們的生活與工作中。工程規(guī)劃事業(yè)作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)，對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的快速增長(zhǎng)起著重要的作用。作為一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，電子檔案管理要求工作人員必須具有較高的專業(yè)素質(zhì)及操作技能，還要完善電子檔案軟、硬件設(shè)備管理，做好電子檔案資料收集工作，提高檔案歸檔質(zhì)量，只有這樣才能有效提升規(guī)劃?rùn)n案管理水平，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理經(jīng)濟(jì)效益最大化。