張曉婷 鐘鵬

[摘要]文書信息已經(jīng)是我國文書研究的重要資料來源，而文書檔案流程信息也是一個(gè)不斷積累的過程。針對各種復(fù)雜有序的數(shù)據(jù)，如果我們可以使用計(jì)算機(jī)通信技術(shù)實(shí)現(xiàn)文書檔案信息化，將有利于促進(jìn)對文書的研究。文書檔案信息化的特點(diǎn)是準(zhǔn)確、快捷，而且它所帶來的系列優(yōu)勢不但可以促進(jìn)改善文書檔案信息系統(tǒng)化，更有利于加快文書研究。從最早的手工管理逐漸發(fā)展成為檔案一體化管理，拋開了以往繁冗、復(fù)雜的管理方式，不僅避免了紙質(zhì)管理不能長久保存的問題，還節(jié)省了人力、物力。計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用使檔案領(lǐng)域進(jìn)入了電子時(shí)代，使之更好地為經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展服務(wù)。

[關(guān)鍵詞]信息化 檔案管理 建議

[中圖分類號]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1009-5349（2016）02-0131-01

在當(dāng)今信息時(shí)代，檔案管理的現(xiàn)代化已成為檔案管理的發(fā)展趨勢。作為新時(shí)代的檔案管理者，在思想意識上要超前，不僅要熟練掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用的基本知識，還要學(xué)會建立各類檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案信息輸入到計(jì)算機(jī)。方便快捷的查詢方式，讓以往查詢檔案繁瑣復(fù)雜、效率低的情況成為過去式，檔案現(xiàn)代化成為辦公自動化和管理現(xiàn)代化的有力支柱。

一、信息化背景下檔案管理遇到的問題

（一）缺少真正懂行的決策者

一般來講，信息化的建設(shè)是存在人們思維潛意識中觀念的轉(zhuǎn)變，文書檔案的信息化建設(shè)亦是如此。決策者如檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)，尤其是分管檔案的信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)，在檔案信息化管理方面起到了舉足輕重的作用。因此，領(lǐng)導(dǎo)的信息化程度會直接影響檔案信息化的成敗。然而，就目前的我國有關(guān)檔案部門中，有相當(dāng)大的一部分檔案部門領(lǐng)導(dǎo)未達(dá)到要求，所能識別的信息化技術(shù)不高；另一方面由于受到思想的禁錮又懶于接受新知識，更談不上進(jìn)行專項(xiàng)研究了，這就導(dǎo)致了決策上的不科學(xué)。

（二）缺少信息化專業(yè)人才

整體來看，文書檔案的信息化管理部門中不但復(fù)合型人才短缺，而且也存在管理部門、機(jī)構(gòu)的不合理，整體素質(zhì)有待提高。檔案的信息化管理是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，需要大批的專業(yè)化信息人才來滿足工作的需求，但現(xiàn)在的體制還遠(yuǎn)遠(yuǎn)未達(dá)到，和其他部門相比，文書檔案部門的社會地位以及現(xiàn)有資源都處于一種劣勢。比如，很多在單位兼職的管理人員面對繁鎖的工作，使得他們沒有時(shí)間去研究關(guān)于檔案管理的方法和技巧?；谶@方面的原因，檔案部門難以引進(jìn)復(fù)合型人才，而內(nèi)部原有的檔案信息人才的流失無一不加劇了檔案部門信息化人才的匱乏，特別是在中小城市，這種的現(xiàn)象尤為突顯。另外，有關(guān)檔案管理部門也缺少規(guī)范有序的培訓(xùn)機(jī)制，這種現(xiàn)象也是檔案信息化管理中人才短缺的又一原因。

二、信息化背景下檔案管理工作的措施

（一）完善文書檔案的信息化管理機(jī)制

在文書資料檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中，工作應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，了解和采用新的方法來加強(qiáng)對文書資料的管理。在實(shí)際的工作中，從可持續(xù)發(fā)展的角度看檔案資料規(guī)整工作，應(yīng)對文書資料的檔案電子化后遇到的新問題，不斷地提高文書資料的檔案管理科技水平。電子文件具有體積小、信息容量大、檢索快速的長處，但也有安全問題的缺點(diǎn)，如可以篡改原稿致使無法識別，對硬件和軟件的依靠性強(qiáng)等；紙質(zhì)文件的長處是真實(shí)性和可靠性，但也存在信息存儲量小，占用空間較大的缺點(diǎn)。傳統(tǒng)的檔案管理中的長處仍需發(fā)揚(yáng)，同時(shí)改革傳統(tǒng)的辦公檔案管理中落后的治理方法、技術(shù)。我們不妨開放思維，利用文書檔案的數(shù)據(jù)信息，使用新的方法來指導(dǎo)文書資料檔案治理的現(xiàn)代化，完善管理機(jī)制，把傳統(tǒng)的辦公檔案管理方法和現(xiàn)代化的辦公室檔案管理方式緊密結(jié)合。

（二）提高相關(guān)管理人員的專業(yè)素質(zhì)

加強(qiáng)治理職員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識學(xué)習(xí)和實(shí)際操縱技能，幫助他們更快地掌握信息化技巧。另外，檔案管理職員還需要不斷地學(xué)習(xí)新知識，只有不斷地?cái)U(kuò)充新知識，才能輔助自己提升檔案管理的綜合能力。只有提高老員工的實(shí)際操作技術(shù)，才能更好地融入當(dāng)今現(xiàn)代化的檔案管理工作，使相關(guān)文書檔案的管理職員盡快適應(yīng)現(xiàn)代化的現(xiàn)狀，從而更好地為單位乃至整個(gè)社會服務(wù)。需要提前制定可行的相關(guān)培訓(xùn)計(jì)劃及目標(biāo)。根據(jù)業(yè)務(wù)水平的不同，因材施教、循序漸誘、因人而異，內(nèi)容涉及職員的崗前培訓(xùn)、專業(yè)查找等。跟隨信息化的步伐，傳統(tǒng)的檔案治理方法已經(jīng)無法跟上當(dāng)今工作信息化的發(fā)展需要，文書管理相關(guān)單位需要培育一批高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案管理職員，以應(yīng)對檔案管理的信息化建設(shè)。

三、結(jié)語

除了最大限度地提高查找效率，文書信息化管理還方便各類管理分析和決策工作，能充分地發(fā)揮信息化技術(shù)在文書檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值，提高相關(guān)有效資源的利用。在文書研究過程中，文書檔案的信息化管理工作在涉及到的工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用。因此，需要高度重視文書檔案信息化的現(xiàn)代信息技術(shù)專業(yè)人才的培養(yǎng)，從而實(shí)現(xiàn)文書檔案信息化管理方面的持續(xù)發(fā)展。

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責(zé)任編輯：張麗