陳紅

摘要：辦公自動化、無紙化是當(dāng)今企業(yè)高效辦公的發(fā)展大趨勢，為更好的提升企業(yè)辦公自動化管理，加強(qiáng)計算機(jī)軟件的應(yīng)用有著重要的意義，本文簡單分析了辦公自動化管理與計算機(jī)軟件的關(guān)系，并給出了常見計算機(jī)軟件（文字處理、通訊軟件、數(shù)據(jù)存儲軟件以及一些新興軟件技術(shù)）在辦公自動化管理中的應(yīng)用，為進(jìn)一步提升企業(yè)辦公質(zhì)量以及辦公效率發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

關(guān)鍵詞：計算機(jī)；軟件；企業(yè)；辦公自動化；管理

中圖分類號：TP31 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）006-0000-01

一、辦公自動化管理與計算機(jī)軟件簡介

辦公自動化管理，通常是指面向企業(yè)或者機(jī)構(gòu)日常運(yùn)作以及管理的計算機(jī)應(yīng)用。可見，辦公自動化管理與計算機(jī)應(yīng)用有著密切的關(guān)系，常見的辦公自動化軟件應(yīng)具備文字處理模塊、郵件模塊、人員考勤模塊、通信網(wǎng)絡(luò)共享模塊以及視頻會議等模塊，另外受限于企業(yè)或者機(jī)構(gòu)組織的具體業(yè)務(wù)都不盡相同，不同辦公自動化管理往往包含一些特殊的功能，例如理財公司和家政服務(wù)企業(yè)必然對于辦公自動化管理必然有著不同的要求，理財公司往往對于人員財務(wù)管理方面應(yīng)更加側(cè)重，而家政服務(wù)公司對于服務(wù)對象的信息管理則更為側(cè)重。因此，鑒于不同行業(yè)和服務(wù)對象的不同，計算機(jī)軟件的選用應(yīng)符合企業(yè)業(yè)務(wù)特點，除去通用的規(guī)范性功能，還應(yīng)做到軟件開放性和適應(yīng)性的相統(tǒng)一。

二、計算機(jī)軟件在企業(yè)辦公自動化管理的應(yīng)用

（一）文字處理軟件

常見的文字處理軟件有office系列、國內(nèi)的WPS辦公軟件和基于web的文字處理軟件。office系列辦公軟件功能強(qiáng)大，尤其是word、ppt、excel這三個組件的應(yīng)用最為廣泛，另外office系列還提供了小型的數(shù)據(jù)庫access，也為辦公自動化管理提供了諸多方便，由于office與windows操作系統(tǒng)都出自Microsoft公司，因此office有著良好的兼容性和拓展性；國內(nèi)WPS軟件相較于office系列，同樣提供了強(qiáng)大的文字處理功能，并且其體積相對較少、占用的內(nèi)存小同時有免費(fèi)版本，在國內(nèi)的辦公軟件占據(jù)了很大的市場份額；除此之外，還有一些web類型文字處理應(yīng)用，如常見的FCKeditor，不需要計算機(jī)系統(tǒng)提供額外的軟件支撐，僅僅只需要有瀏覽器即可進(jìn)行文本的操作，但其功能相對于上述兩種處理軟件相對不足，對于一些復(fù)雜的編輯任務(wù)往往難以勝任。

文字處理軟件在企業(yè)辦公自動化方面有著重要的意義，一方面，利用文字處理軟件能夠極其方便的進(jìn)行文字編輯、排版、校對、打??；另一方面，文字處理軟件占用的存儲空間較小，通過便攜式的移動存儲空間即可進(jìn)行文件的轉(zhuǎn)存、備份等工作，有利于工作效率的提升?？傊?，作為辦公自動化管理最為常見的計算機(jī)軟件——文字處理軟件，是提高辦公質(zhì)量、提升辦公效率、無紙化辦公的重要工具。

（二）通訊以及網(wǎng)絡(luò)共享軟件

通訊軟件也是辦公自動化管理常見的計算機(jī)軟件，如傳統(tǒng)的E-Mail電子郵件軟件、企業(yè)QQ以及IPMsg即時通訊軟件等都是常見的進(jìn)行信息溝通的應(yīng)用軟件，尤其是一些跨地區(qū)、跨國家的大型企業(yè)，E-Mail作為一種廉價的企業(yè)通訊工具被廣為應(yīng)用，IPMsg類的軟件則更是進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行交流的通訊軟件，這類應(yīng)用軟件，除了文字信息的發(fā)送，同時還具備文件共享、遠(yuǎn)程協(xié)助等功能，對于信息及時溝通、提升辦公效率都有著非常大的優(yōu)勢。

另外，一些企業(yè)還提供了文件傳送服務(wù)應(yīng)用如FTP、版本控制應(yīng)用SVN等計算機(jī)軟件，企業(yè)員工通過簡單的操作能夠獲取企業(yè)共享的文件；另外，隨著云計算技術(shù)的快速發(fā)展，一些基于云平臺的應(yīng)用，如云盤等軟件，也使得辦公文件存儲更加方便，為了提升數(shù)據(jù)的安全性，許多企業(yè)搭建了的私有云集群，為企業(yè)更加高質(zhì)量辦公奠定了堅實的軟件基礎(chǔ)。

（三）數(shù)據(jù)存儲軟件

常見的企業(yè)辦公自動化管理存儲軟件大致有三種方式，第一種是利用各類軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲，這種方式的優(yōu)勢在于操作簡單，但是數(shù)據(jù)分析、查找等工作往往難以進(jìn)行；第二種是利用數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲，常見的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)有oracle、SqlServer、mysql等，通常數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)通過一定的編程軟件進(jìn)行訪問如Java、.net等，運(yùn)用數(shù)據(jù)庫存儲，除了節(jié)省存儲空間以外，對于數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)安全保障等方面都有著得天獨厚的優(yōu)勢；第三種是通過軟件存儲并將文件放入一定的存儲空間，如云盤、文件服務(wù)器，以便于統(tǒng)一管理。這三種數(shù)據(jù)存儲方式都有自身的應(yīng)用范圍，例如對于日常辦公文件起草類的數(shù)據(jù)，通過第一種方式進(jìn)行數(shù)據(jù)保存就可以了，而對于日常考勤、數(shù)據(jù)報表等需要通過一定時間積累的數(shù)據(jù)則利用數(shù)據(jù)庫存儲則更為有效，對于一些歸檔文件存儲，則應(yīng)采取第三種方式?？傊?，在具體的企業(yè)辦公自動化管理工作中，應(yīng)結(jié)合具體的辦公業(yè)務(wù)選擇軟件的應(yīng)用，以便更好的服務(wù)于企業(yè)日常辦公管理。

（四）其他方面的計算機(jī)軟件應(yīng)用

除了上述常見的計算機(jī)應(yīng)用軟件，還有一些相對應(yīng)用較少的應(yīng)用軟件，如VPN應(yīng)用軟件，應(yīng)用VPN技術(shù)可以使得在外地出差或者集團(tuán)企業(yè)進(jìn)行極其方便的進(jìn)行會話管理，VPN類軟件相對安全，廉價，再加之視頻會議軟件能夠進(jìn)行及時有效的信息轉(zhuǎn)達(dá)和公司企業(yè)決策傳達(dá)。另外，隨著無線網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，一些基于無線網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用也在企業(yè)自動化辦公管理過程中發(fā)揮著重要的作用，例如，微信、騰訊QQ等，利用該類軟件，可以靈活的進(jìn)行各類終端設(shè)備文件傳輸、信息交換，對于提升辦公效率有著重要的作用；除此之外，一些NFC碰觸式應(yīng)用通過手機(jī)接觸就可以實現(xiàn)員工考勤簽到、二維碼掃碼應(yīng)用等都是新興的辦公自動化軟件。當(dāng)然，還有一些軟件公司推出了具有通用功能的辦公自動化軟件，盡可能的為企業(yè)辦公提供了一站式的解決方案，企業(yè)可以根據(jù)自身的需求進(jìn)行合理的選擇。

綜上所述，豐富多彩的計算機(jī)軟件為企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化管理提供了多種選擇，企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身的實際情況進(jìn)行各類軟件的組合應(yīng)用，努力做到工作效率、工作質(zhì)量以及軟件成本多方面的統(tǒng)一性。

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