張燕北

[摘要]隨著社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐漸完善，人事檔案工作的重要性逐漸凸顯，因此需要加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作的重視，并采取有效的措施提高人事檔案工作的效率和質(zhì)量。企業(yè)可以就人事檔案進(jìn)行人力資源管理工作，有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)人類資源管理工作的提升，是個(gè)人成長(zhǎng)的歷史憑證。在具體的人事檔案管理工作中，需要加強(qiáng)對(duì)工作人員綜合素質(zhì)的重視，從而有效的保證人事檔案工作效率和質(zhì)量，有利于促進(jìn)檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展。現(xiàn)本文就對(duì)當(dāng)前人事檔案工作的幾點(diǎn)思考進(jìn)行探究，僅供交流借鑒。

[關(guān)鍵詞]人事檔案工作；思考；現(xiàn)狀；對(duì)策

一、人事檔案現(xiàn)狀及存在的問題

1、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了斛，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料還不夠真實(shí)準(zhǔn)確，歸檔材料未能及時(shí)、準(zhǔn)確地得到補(bǔ)充，使存檔的材料不能真實(shí)地反映本人現(xiàn)實(shí)情況，導(dǎo)致人事檔案的不完整。2、人事檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密，重視不夠。檔案管理人員大多不是專職的，所以在離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，移交檔案、手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導(dǎo)致檔案數(shù)量、材料等問題責(zé)任不明、界限不清。甚至有人認(rèn)為，檔案交接只是一串鑰匙的問題，使得人事檔案交接工作前后脫節(jié)，出現(xiàn)人事檔案管理硬件設(shè)施不完善、檔案管理人員培訓(xùn)不到位等現(xiàn)象。3、對(duì)檔案的重視程度不夠。長(zhǎng)期以來，相當(dāng)一部分人包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。這表明一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，這種輕視檔案工作的思想已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。4、檔案管理人員對(duì)檔案的重要性宣傳不到位。一是檔案管理人員對(duì)人事檔案的重要性未進(jìn)行廣泛宣傳，使得本人和檔案管理人員對(duì)檔案中缺少的材料不能及時(shí)補(bǔ)充、完善、更新；二是人事檔案管理基本上是兼管，屬于非專業(yè)人員管理。由于受專業(yè)和時(shí)間限制，檔案管理人員也不能及時(shí)地掌握檔案管理工作的新知識(shí)、新技術(shù)。5、人事檔案管理手段落后。在檔案管理手段上，沒有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲(chǔ)依舊使用古老的鐵皮椐，占地面積大，使用空間也不能完全合理應(yīng)剛。

二、人事檔案管理對(duì)策及思考

1、檔案管理意識(shí)的增強(qiáng)。為了有效的提高人事檔案管理工作的質(zhì)量，需要強(qiáng)化人事檔案管理工作意識(shí)，完善檔案管理工作流程。在人事管理工作中，檔案管理是一個(gè)重要的工作環(huán)節(jié)，與員工的工資福利和職稱評(píng)定具有密切的聯(lián)系，因此需要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視，加強(qiáng)對(duì)員工培訓(xùn)工作，從而使檔案管理人員的綜合素質(zhì)得到全面的提升，并在一定程度上，提高員工的工作積極性和主動(dòng)性，保證人事檔案的真實(shí)性和完整性。另外，企業(yè)檔案管理制度需要建立健全，重視檔案資料的收集和整理工作的質(zhì)量，從而為企業(yè)的發(fā)展提供有利的保障。

2、嚴(yán)格按程序交接。人事檔案交接是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、責(zé)任重人的工作，應(yīng)按程序辦理。檔案交接手續(xù)：一是對(duì)所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；二是對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況；三是對(duì)未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序后及時(shí)歸檔；四是按檔案移交要求進(jìn)行移交，并在交接手續(xù)上注明交接時(shí)間、地點(diǎn)和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊(cè)、頁數(shù)等，還應(yīng)在移交文件上簽字蓋章，要做到對(duì)交接工作負(fù)責(zé)。

3、建章立制，規(guī)范操作。積極主動(dòng)做好檔案收集工作，做到制度上墻，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿，職工檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，職工檔案材料轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，檔案材料移交表等。對(duì)由于歷史原因，確實(shí)收集不到的檔案材料，要查明原因，登記說明，為以后的查找工作提供方便。因此，我們?cè)谑占瘷n案資料時(shí)要做到口勤、手勤、腳勤，及時(shí)追補(bǔ)和補(bǔ)充新的資料，真正起到人事檔案的依據(jù)作用。

4、做好宣傳工作。通過開展積極的宣傳工作，人事檔案管理工作人員的事業(yè)心和責(zé)任感能夠進(jìn)一步的提升，在具體的檔案原始資料的收集和整理階段，對(duì)檔案資料真實(shí)性需要高度重視，能夠保證原始檔案資料的真實(shí)性，從而保障收入人事檔案資料的完整性，進(jìn)而有效的提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。在鑒別檔案的過程中，工作人員需要具有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，只有這樣，檔案的真實(shí)性和完整性才能夠得到進(jìn)一步的提升，對(duì)于職工人事檔案工作在人資管理工作中的重要性需要做到充分的認(rèn)識(shí)，并采取有效的措施改進(jìn)和創(chuàng)新檔案管理理念和管理模式，有利于檔案管理工作效率的提升和業(yè)務(wù)素質(zhì)的增強(qiáng)。

5、強(qiáng)化檔案信息化管理。為了有效地提升人事檔案管理工作的質(zhì)量和水平，需要使用現(xiàn)代化的技術(shù)方式進(jìn)行檔案資源管理，這樣一來，檔案資料的整理工作效率就能得到較大的提升，同時(shí)檔案資源的有效開發(fā)和合理利用就會(huì)得到實(shí)現(xiàn)。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，能夠完善檔案資源存儲(chǔ)和檢索方式，從而促進(jìn)檔案資源的信息化管理，促進(jìn)檔案資源管理工作效率的進(jìn)一步提升。同時(shí)，在規(guī)定相應(yīng)使用權(quán)限的情況下，部分信息對(duì)部門和個(gè)人開放，建立公開、透明的人事檔案管理機(jī)制。如此一來，不僅能使大家增強(qiáng)檔案意識(shí)，增加人事檔案管理工作的透明度，還為單位發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才和使用人才奠定了信息基礎(chǔ)。

三、結(jié)語

總而言之，科學(xué)規(guī)范的人事檔案管理是現(xiàn)階段企業(yè)進(jìn)行人力資源管理的一個(gè)重要的管理手段，有利于提升人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展提供有利的保證。在具體的人事檔案管理工作中，管理原則應(yīng)該設(shè)定為實(shí)事求是，促使人事檔案管理工作順應(yīng)時(shí)代發(fā)的潮流，只有這樣，人事檔案管理工作的功能和作用才能得到充分的發(fā)展，有利于促進(jìn)社會(huì)的進(jìn)一步發(fā)展，同時(shí)還能夠提升企業(yè)的綜合管理水平，促使企業(yè)獲取更多的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。

參考文獻(xiàn)

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