張圓

摘 要：高職院校的檔案資料是其辦學(xué)過程中形成的重要的原始資料，通過檔案可以真實(shí)地反映高職院校的發(fā)展歷程，同時(shí)檔案資料可以推動(dòng)高職院校的持續(xù)發(fā)展。因此，高職院校需要不斷創(chuàng)新檔案管理工作，使得檔案資料更好地為教學(xué)、科研、社會(huì)提供服務(wù)。為此，本文通過闡述高職院校創(chuàng)新檔案管理工作的意義和創(chuàng)新檔案管理工作遵循的原則，分析高職院校檔案工作存在的問題，同時(shí)提出創(chuàng)新檔案管理工作的具體途徑，為高職院校檔案管理工作創(chuàng)新提供參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新；檔案管理；高職院校

隨著教育體制改革的不斷深入，以及社會(huì)用工需求的短缺，使得高職院校的辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，這時(shí)，高職院校組織開展檔案工作的難度也會(huì)相應(yīng)的增加。與此同時(shí)，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)在教育教學(xué)中得到廣泛的應(yīng)用，同時(shí)產(chǎn)生大量的電子文件，在這種情況下，無論是檔案的數(shù)量，還是檔案的載體都會(huì)快速地增長(zhǎng)，與當(dāng)前高職教育發(fā)展的需求相比，傳統(tǒng)的檔案管理模式早已不適應(yīng)，并且對(duì)高職檔案工作的發(fā)展產(chǎn)生阻礙作用。面對(duì)新情況、新問題，如何創(chuàng)新檔案工作，使檔案工作為教學(xué)科研、社會(huì)提供更好的服務(wù)，逐漸成為高職院校檔案工作的重點(diǎn)。

一、高職院校創(chuàng)新檔案管理工作的意義

在高職院校的日常管理中，檔案工作是其中的重要組成部分，并且檔案工作也是一類不斷發(fā)展的工作，通過對(duì)檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新，一方面可以滿足高職院校信息化、網(wǎng)絡(luò)化的需要，另一方面可以推動(dòng)檔案工作的持續(xù)發(fā)展，可以說，創(chuàng)新檔案工作，對(duì)高職院校具有重要的意義。

（1）創(chuàng)新檔案管理工作適應(yīng)了時(shí)代的發(fā)展

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)得到廣泛的運(yùn)用，使得高職院校檔案工作發(fā)生變化。在信息技術(shù)的背景下，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)需求個(gè)性化成為檔案工作面臨首要問題，如何開發(fā)利用信息資源，對(duì)檔案信息進(jìn)行一體化管理成為高職院校檔案管理工作創(chuàng)新的關(guān)鍵所在，為此需要對(duì)檔案信息化建設(shè)的管理模式進(jìn)行不斷地探索，通過創(chuàng)新進(jìn)一步解決現(xiàn)實(shí)問題，進(jìn)而在創(chuàng)新中推動(dòng)檔案工作的持續(xù)發(fā)展，同時(shí)在發(fā)展中實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。

（2）創(chuàng)新推動(dòng)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，生活水平的提高，檔案管理工作逐漸擺脫傳統(tǒng)的手工操作，逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化管理，可以說，每次創(chuàng)新都凝結(jié)了檔案管理人員的心血，同時(shí)為檔案工作的持續(xù)發(fā)展注入新的動(dòng)力。為了與時(shí)代保持同步發(fā)展，高職院校在組織開展檔案工作的過程中，需要進(jìn)行大膽的創(chuàng)新，對(duì)傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行變革，借助先進(jìn)的管理理念對(duì)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)，進(jìn)一步幫助檔案管理人員提高素質(zhì)，不斷豐富檔案資源，同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化管理，最大限度地挖掘檔案資源的價(jià)值。

二、高職院校檔案管理工作存在的問題

對(duì)于高職院校來說，組織開展檔案工作，就是對(duì)高職院校的辦學(xué)方針、政策，以及教學(xué)大綱、課程安排、學(xué)生管理等原始資料，通過文字、實(shí)物、音像等方式進(jìn)行保存，為以后的查看、利用做好準(zhǔn)備。借助原始的檔案資料，后人可以回顧高職院校的發(fā)展歷程。在檔案工作方面，雖然高職院校取得一些成就，但是與高職院校的發(fā)展相比，無論是管理設(shè)施、人員素質(zhì)，還是規(guī)章制度都存在不相適應(yīng)的地方，對(duì)于高職院校來說，在這些環(huán)節(jié)一直比較薄弱。

（1）管理設(shè)施落后

對(duì)于高職院校的檔案管理部門來說，其日常工作主要是收藏檔案資料。隨著時(shí)間的積累，收集的檔案資料逐漸增多，在這種情況下，檔案資料占用的庫(kù)房、設(shè)備的數(shù)量也會(huì)相應(yīng)的增加，同時(shí)這種側(cè)重檔案資料收藏觀念，導(dǎo)致檔案資料難以發(fā)揮自身應(yīng)有的作用。對(duì)于一些高職院校的領(lǐng)導(dǎo)來說，往往重視教學(xué)工作方面的投入，但是弱化了檔案工作方面的投入。無論是人力，還是資金，檔案管理部門與其他部門相比都存在一定的差距，由此帶來的問題，主要表現(xiàn)為：首先，缺乏購(gòu)置存放檔案資料的設(shè)備，導(dǎo)致設(shè)備跟不上，而原有的設(shè)施在一定程度上難以滿足現(xiàn)有檔案資料的存放要求，尤其是陳舊的檔案設(shè)施不能適應(yīng)當(dāng)前檔案數(shù)字化、現(xiàn)代化管理的需要；其次，沿用傳統(tǒng)的手工方式對(duì)檔案資料進(jìn)行管理、利用，這種管理模式，不僅工作強(qiáng)度大，而且浪費(fèi)時(shí)間，并且管理效率低下，導(dǎo)致許多有價(jià)值的檔案資料被閑置，造成檔案資料的浪費(fèi)；最后，先進(jìn)的數(shù)字化管理平臺(tái)沒有在檔案管理方面得到應(yīng)用，進(jìn)而堵塞而來新信息的傳播渠道，同時(shí)不能與兄弟院校分享成功經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步影響檔案工作的創(chuàng)新。

（2）檔案管理人員素質(zhì)偏低

在高職院校的日常管理工作中，檔案管理是一項(xiàng)綜合性工作，一方面具有較強(qiáng)的政策性，另一方面具有較強(qiáng)的專業(yè)性，因此，檔案管理人員的素質(zhì)在一定程度上決定著檔案管理水平。在高職院校中，由于領(lǐng)導(dǎo)層沒有高度重視檔案工作，同時(shí)忽視了對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)，使得檔案管理人員無法掌握更多的專業(yè)知識(shí)、提升檔案管理技能，依然在原有的基礎(chǔ)上組織開展檔案管理工作，難以糾正陳舊的思想觀念和拓寬工作思路，在這種情況下，如果遇到技術(shù)性、突發(fā)性問題，這些檔案管理人員往往難以解決。

（3）規(guī)章制度不完善

為了確保檔案管理體系正常運(yùn)行，需要規(guī)章制度作保證。在組織開展檔案工作的過程中，規(guī)章制度的作用主要表現(xiàn)在強(qiáng)制性和保障兩方面。例如，如果檔案資料缺乏完善的歸檔制度，那么借出去的檔案資料不可能被按時(shí)歸還。同樣，如果沒有健全的獎(jiǎng)懲機(jī)制，檔案管理人員在開展檔案管理工作時(shí)就會(huì)存在怠工現(xiàn)象，此時(shí)也就無法對(duì)檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新。

三、檔案管理工作創(chuàng)新遵循的原則

對(duì)于高職院校來說，在對(duì)檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新時(shí)，需要遵守以下原則：

（1）統(tǒng)籌管理

高職院校在對(duì)檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新，需要統(tǒng)籌管理檔案工作，對(duì)檔案工作中遇到的問題進(jìn)行及時(shí)協(xié)調(diào)、溝通，加強(qiáng)部門之間的合作。

（2）管理制度化

高職院校需要建立完善的檔案管理制度，對(duì)收集、整理、保管檔案資料的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行制度化管理。同時(shí)，在解決矛盾的過程中，可以進(jìn)一步完善檔案管理制度，從而充分發(fā)揮檔案管理制度的作用。

（3）服務(wù)

對(duì)于高職院校來說，對(duì)檔案進(jìn)行管理，其目的就是為教學(xué)、科研、社會(huì)等提供服務(wù)，既要保證檔案資料的日常服務(wù)，又要對(duì)檔案資料進(jìn)行開發(fā)，充分挖掘檔案資料的潛在價(jià)值，使其更好地為社會(huì)服務(wù)。

四、高職院校檔案管理工作創(chuàng)新的具體途徑

高職院校檔案工作存在的問題，在一定程度上對(duì)檔案資料服務(wù)功能的發(fā)揮產(chǎn)生制約性影響，所以，需要對(duì)檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新，通過創(chuàng)新進(jìn)一步激發(fā)高職院校檔案工作的活力。

（1）創(chuàng)新管理模式

一方面，將先進(jìn)的管理軟件引入到檔案工作中，借助現(xiàn)代化的管理手段，對(duì)檔案資料進(jìn)行進(jìn)行立卷、歸檔、檢索管理，進(jìn)一步取代傳統(tǒng)的手工操作模式。

另一方面，借助發(fā)達(dá)的互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)互通，豐富獲取檔案信息的渠道。首先搭建檔案信息共享平臺(tái)，及時(shí)了解檔案的發(fā)展趨勢(shì)，準(zhǔn)確把握檔案的發(fā)展方向；其次加強(qiáng)兄弟院校之間的溝通交流，分享各自成功的管理經(jīng)驗(yàn)。

另外，需要充分認(rèn)識(shí)檔案資料的價(jià)值，并將檔案工作納入教育教學(xué)活動(dòng)中，同時(shí)在人財(cái)物等方面給予扶持，幫助檔案管理部門開發(fā)、購(gòu)置先進(jìn)的管理軟件，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化、現(xiàn)代化管理。

（2）加大教育培訓(xùn)的力度，提升檔案管理人員素質(zhì)

在組織開展檔案工作方面，一方面要求檔案管理人員具備良好的職業(yè)道德，另一方面要具備豐富的專業(yè)知識(shí)和較強(qiáng)的專業(yè)技能，因此，高職院校需要對(duì)檔案管理人員加大教育培訓(xùn)的力度，幫助其提升綜合素質(zhì)。同時(shí)可以借助獎(jiǎng)懲機(jī)制激發(fā)檔案管理人員的工作的熱情，幫助他們挖掘自身的潛能，為檔案工作創(chuàng)新創(chuàng)造條件。

（3）完善檔案管理制度

首先，完善檔案歸檔機(jī)制，確保檔案資料及時(shí)歸還和檔案資料的完整性；

其次，建立健全獎(jiǎng)懲機(jī)制，借助獎(jiǎng)懲機(jī)制激發(fā)檔案管理人員工作的積極性和主動(dòng)性，從根本上幫助檔案管理人員從被動(dòng)工作轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)工作，為檔案工作創(chuàng)新奠定基礎(chǔ)。

（4）擴(kuò)大建檔范圍

首先建立畢業(yè)生信息檔案。收集整理歷屆優(yōu)秀畢業(yè)生的信息，以此為典范為在校生樹立學(xué)習(xí)的榜樣，激發(fā)他們學(xué)習(xí)的熱情，同時(shí)可以樹立高職院校的社會(huì)形象，一方面提高自身的知名度，另一方面可以增強(qiáng)檔案的生命力。這些積極的因素會(huì)在潛移默化中影響學(xué)生的思想、品德、人格等。

其次建立學(xué)生德育檔案。對(duì)于高職院校的大學(xué)生來說，在這一階段正式形成人生觀、價(jià)值觀、世界觀的關(guān)鍵時(shí)期，通過建立德育檔案，幫助大學(xué)生樹立誠(chéng)信意識(shí)，同時(shí)在思想觀念、道德情操等方面進(jìn)行引導(dǎo)，幫助大學(xué)生實(shí)現(xiàn)向社會(huì)的平穩(wěn)過渡。

最后建立學(xué)生心理健康檔案。通過建立學(xué)生心理健康檔案，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)學(xué)生存在的問題，并給予及時(shí)的疏導(dǎo)，一方面有利于組織開展教育教學(xué)活動(dòng)，另一方面幫助學(xué)生正確地看待自己，進(jìn)而形成良好的心理。

五、結(jié)論

綜上所述，檔案工作創(chuàng)新不僅關(guān)系到高職院校的持續(xù)發(fā)展，同時(shí)影響檔案工作本身的發(fā)展，通過創(chuàng)新為檔案工作提供指導(dǎo)，幫助高職院校解決實(shí)際問題，在教學(xué)、科研、服務(wù)社會(huì)等方面充分發(fā)揮檔案資料的作用，不斷挖掘檔案資料的價(jià)值。

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