楊亮

【摘要】當(dāng)前我國(guó)處于信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及通信技術(shù)已在現(xiàn)代化辦公中具有不可或缺性，計(jì)算機(jī)成為現(xiàn)代辦公的重要工具之一。在這種情況下，檔案也從紙質(zhì)檔案開(kāi)始向電子檔案轉(zhuǎn)變，檔案行業(yè)信息化建設(shè)的進(jìn)程不斷加快，這也有效的促進(jìn)了檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)。文中分析了檔案管理信息化的優(yōu)點(diǎn)，并進(jìn)一步對(duì)加強(qiáng)檔案管理信息化的具體策略進(jìn)行了闡述。

【關(guān)鍵詞】檔案管理信息化；檢索；保管；傳輸；現(xiàn)代化；制度

現(xiàn)代化檔案管理是將檔案管理與各種現(xiàn)代信息技術(shù)有效的進(jìn)行結(jié)合，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息遠(yuǎn)程傳輸及共享。在現(xiàn)代化檔案管理工作中，單純的依靠手工檢索及人工調(diào)卷已無(wú)法與現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展要求相適應(yīng)，這就需要檔案工作者要及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，在檔案工作中不斷創(chuàng)新，從而更好的推動(dòng)檔案管理信息化的進(jìn)程，使檔案更好的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展服務(wù)。

一、檔案管理信息化的優(yōu)點(diǎn)

（一）使用方便，便于檢索，提高辦公效率

在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，采用光盤及磁盤作為檔案的載體，同時(shí)計(jì)算機(jī)參與到檔案管理工作中，以此強(qiáng)大的信息處理能力有效的提高了檔案信息收集和整理的工作效率，相較于手工操作準(zhǔn)確率也有了大幅度的提升。同時(shí)電子檔案的出現(xiàn)，在檔案收集、統(tǒng)計(jì)和查閱過(guò)程中有效的縮短了時(shí)間，檔案檢索效率提高，為檔案管理帶來(lái)了更多的便利。

（二）信息易于保管

相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案保存載體不僅可以重復(fù)使用，而且具有較長(zhǎng)的使用壽命。利用電子設(shè)備對(duì)電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，不僅所占空間較小，而且操作更為簡(jiǎn)單，人力和物力消耗較少，有效的實(shí)現(xiàn)了資源的節(jié)約，而且具有較好的穩(wěn)定性，信息存儲(chǔ)的安全性提高。

（三）電子傳輸，實(shí)現(xiàn)資源的共享

檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，信息的傳遞采用電子傳輸，再加之網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，資料的傳輸以網(wǎng)絡(luò)作為載體，而且檔案信息統(tǒng)一存放在資料庫(kù)內(nèi)，人們通過(guò)協(xié)調(diào)可以實(shí)現(xiàn)信息的網(wǎng)上檢索和資源共享，檔案信息的查找及利用更具便捷性。而且檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)了信息系統(tǒng)的互聯(lián)，無(wú)論是同級(jí)部門之間的信息還是歷史不同時(shí)間的信息都可以進(jìn)行交流和共享。

（四）檔案?jìng)鬏數(shù)陌踩蕴岣?/p>

傳統(tǒng)檔案管理工作中檔案?jìng)鬏斠脏]遞為主，信息在傳輸過(guò)程中極易丟失，傳輸?shù)陌踩詿o(wú)法得到保障。檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)后，檔案信息采用電子傳輸，不僅傳輸及時(shí)性能夠得到保障，而且檔案信息傳輸過(guò)程中的安全性提升，有效的規(guī)避了檔案?jìng)鬏斶^(guò)程中延誤及丟失的情況。

二、加強(qiáng)檔案管理信息化的具體策略

（一）更新觀念，增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)

管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理現(xiàn)代化首要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化。如果檔案人員沒(méi)有現(xiàn)代化意識(shí)，就會(huì)影響檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。沒(méi)有檔案管理現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護(hù)和管理設(shè)施，不能稱其檔案管理現(xiàn)代化。在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過(guò)程中，檔案工作人員要牢固樹(shù)立依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念，建立和時(shí)代合拍的檔案意識(shí)，切實(shí)轉(zhuǎn)變計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的對(duì)檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實(shí)現(xiàn)檔案管理的被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)式服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)殚_(kāi)放式服務(wù)，使檔案工作更好適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。

（二）加快硬件設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化

要及時(shí)配備檔案管理現(xiàn)代化所需要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，加速實(shí)用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。檔案部門應(yīng)努力提高自身的工作水平，爭(zhēng)取更多的經(jīng)費(fèi)支持；同時(shí)，檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的優(yōu)勢(shì)，挖掘各方面潛力，重點(diǎn)加強(qiáng)檔案的提供利用工作，及時(shí)開(kāi)發(fā)出豐富的檔案信息以滿足社會(huì)各界的需要，將各類檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)利益。

（三）健全管理制度

建立健全檔案信息化管理制度，建立的規(guī)章制度要符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際需要，具有可操作性，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。堅(jiān)持制度約束的雙向性，既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為直接影響制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對(duì)象和執(zhí)行者。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，要做到有功必賞、有過(guò)必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

（四）加強(qiáng)檔案信息資源整合力度

檔案管理信息化建設(shè)需要對(duì)檔案信息資源進(jìn)行優(yōu)化整合，因?yàn)樵跈n案資源中涵蓋的范圍較廣，內(nèi)容比較繁雜，所以需要將具有研究?jī)r(jià)值的資源信息進(jìn)行整合，從而最大限度的發(fā)揮檔案信息資源的潛在價(jià)值。對(duì)現(xiàn)有的檔案信息資源進(jìn)行分類，從而進(jìn)行統(tǒng)一部署，分級(jí)管理，為檔案信息資源的共享和價(jià)值升華創(chuàng)造有利的條件。

（五）做好檔案信息安全管理工作

在檔案管理實(shí)行信息化建設(shè)后，一切工作都是通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)來(lái)操作的，所以會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)特性的影響。由于信息網(wǎng)絡(luò)具有開(kāi)放性的特征，所以檔案信息的安全管理成為重要的內(nèi)容。在信息化管理模式下，一切檔案信息資源都會(huì)存儲(chǔ)在硬盤以及網(wǎng)絡(luò)云盤中，如果計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)遭到破壞，將會(huì)威脅到檔案信息資源的安全性，所以要加強(qiáng)安全管理工作。首先，要定期對(duì)檔案信息資源進(jìn)行備份處理，防止發(fā)生意外而導(dǎo)致信息資源的丟失。其次，要做好網(wǎng)絡(luò)安全防范措施，通過(guò)建立防火墻等技術(shù)手段來(lái)降低病毒的干擾。并且在內(nèi)部建立信息訪問(wèn)安全機(jī)制，不同級(jí)別的工作人員能夠訪問(wèn)相應(yīng)級(jí)別的信息，并且使用密碼校驗(yàn)機(jī)制，有效遏制信息的內(nèi)部丟失。最后，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全意識(shí)培訓(xùn)，切實(shí)保證檔案信息的安全性。

三、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理信息化建設(shè)具有非常重要的意義，因此在實(shí)際工作中，需要檔案管理人員要對(duì)檔案管理信息化建設(shè)有一個(gè)深入的認(rèn)識(shí)，并在實(shí)際工作中采取切實(shí)可行的措施來(lái)更好的促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，為我國(guó)檔案事業(yè)的健康發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]呂文慶.信息化時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014-10-05 .