王科

摘 要：在計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息快速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用變成了生活和工作中必不可少的部分，針對(duì)各行業(yè)的工作人員來(lái)說(shuō)，質(zhì)量、速度都是追求目標(biāo)，隨著企事業(yè)單位的發(fā)展，人數(shù)越來(lái)越多，原有的手工處理辦公的模式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，而且容易出錯(cuò)，檔案不容易保存，已經(jīng)嚴(yán)重影響了工作效率。提高工作效率對(duì)于所有行業(yè)和企業(yè)都是很重要的，解決信息孤島問題、實(shí)現(xiàn)信息的快速傳遞、公文的迅速流轉(zhuǎn)、文檔的快速查詢、工作流的規(guī)范等辦公手段對(duì)于提高企事業(yè)單位的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。

傳統(tǒng)的手工和紙質(zhì)的辦公模式已經(jīng)完全不能適應(yīng)現(xiàn)在高效率的工作的需要，引進(jìn)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)這些現(xiàn)代化的技術(shù)對(duì)于推動(dòng)數(shù)字化校園實(shí)現(xiàn)辦公數(shù)字化等工作具有重要意義，這樣才能夠在學(xué)校內(nèi)部建立一個(gè)開放的、高效的、網(wǎng)絡(luò)化的新辦公環(huán)境，實(shí)現(xiàn)辦公的良性循環(huán)，為辦公人員之間提供良好的溝通保障，提高企事業(yè)的管理水平和資源使用率，因此本論文具有重要的實(shí)際工程應(yīng)用價(jià)值和意義。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化校園OA系統(tǒng)；N層架構(gòu)

辦公自動(dòng)化（Office Automation，OA），產(chǎn)生于70年代中期，是發(fā)達(dá)國(guó)家為了解決企事業(yè)單位辦公業(yè)務(wù)劇增的情況下，是為了提高生產(chǎn)率而產(chǎn)生的門綜合性技術(shù)。為了提高工作效率和辦公質(zhì)量，使用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)代替復(fù)雜工作中的工作人員。辦公自動(dòng)化的知識(shí)包括計(jì)算機(jī)科學(xué)、網(wǎng)絡(luò)、管理科學(xué)、社會(huì)學(xué)等學(xué)科，并且各個(gè)學(xué)科之間在辦公自動(dòng)化中都有滲透和相互交叉，辦公自動(dòng)化已經(jīng)成了現(xiàn)代化的企事業(yè)管理的一種必要的手段和工具。

校園OA系統(tǒng)能夠充分利用現(xiàn)在已經(jīng)鋪設(shè)好的校園網(wǎng)，是一種將辦公和網(wǎng)絡(luò)結(jié)合起來(lái)的新的辦公方式。本系統(tǒng)的開發(fā)主要是為了實(shí)現(xiàn)一個(gè)校園OA系統(tǒng)，為本校教職工提供一個(gè)方便快捷的辦公環(huán)境，提高學(xué)校的辦公效率。

OA系統(tǒng)的出現(xiàn)及其發(fā)展與實(shí)現(xiàn)它的開發(fā)工具的先進(jìn)與否是密切相關(guān)的，從原來(lái)的手工操作到現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)這一過(guò)程來(lái)看，它的發(fā)展大概經(jīng)歷了三個(gè)階段：

第一個(gè)階段：辦公室處理的主要對(duì)象是數(shù)據(jù)，在辦公系統(tǒng)方面還是處在傳統(tǒng)的管理信息系統(tǒng)（MIS），這一階段最明顯的特征就是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在文件中或者一些數(shù)據(jù)表中，數(shù)據(jù)也是結(jié)構(gòu)化的，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)處理它主要還是集中在對(duì)數(shù)據(jù)的計(jì)算和統(tǒng)計(jì)方面。

第二個(gè)階段：它主要是以工作流作為自己的核心。這一階段的OA系統(tǒng)由于當(dāng)時(shí)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)的軟硬件水平發(fā)展得非?？欤沟卯?dāng)時(shí)的工作流技術(shù)能夠得到實(shí)施。

第三個(gè)階段：辦公自動(dòng)化系統(tǒng)處于知識(shí)管理的時(shí)代，它工作的核心在于辦公室的工作人員能夠?qū)崿F(xiàn)動(dòng)態(tài)的、實(shí)時(shí)的內(nèi)容以及知識(shí)地、科學(xué)地管理，它在強(qiáng)調(diào)協(xié)作型工作之外，還要使辦公室管理人員為斷地有學(xué)習(xí)與進(jìn)步的機(jī)遇，這一階段實(shí)現(xiàn)的技術(shù)基礎(chǔ)還是網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)平臺(tái)。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是一個(gè)電子化或者信息化的辦公流程。它可以很好地處理辦公系統(tǒng)中文檔的收發(fā)、許多實(shí)際工作當(dāng)中的流程和操作。通過(guò)一些學(xué)者研究表明，把工作流技術(shù)用在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中可以對(duì)現(xiàn)代化管理提供以下的幫助：

①可以根據(jù)事先定義好業(yè)務(wù)流程來(lái)管理和監(jiān)督系統(tǒng)中業(yè)務(wù)的運(yùn)行情況；

②在運(yùn)行的過(guò)程中，系統(tǒng)能夠很快地了解業(yè)務(wù)瓶頸，這樣我們就可以進(jìn)行有效地解決，決定進(jìn)行疏導(dǎo)還是修改業(yè)務(wù)的處理過(guò)程；

③它可以幫助企事業(yè)單位提高工作效率，減少事務(wù)處理的過(guò)程，縮短事務(wù)處理的周期。

④它可以有效地控制由于人為因素處理不當(dāng)而出現(xiàn)的錯(cuò)誤，有效地減少或避免產(chǎn)生的損失。

⑤關(guān)鍵是它可以加強(qiáng)事務(wù)處理的各個(gè)環(huán)節(jié)的協(xié)同工作的能力，從而可以讓工作的運(yùn)作的非常通暢。

⑥工作流技術(shù)將各項(xiàng)事務(wù)的管理由原來(lái)的人工管理轉(zhuǎn)變?yōu)楣ぷ髁鞣?wù)器來(lái)管理，所以辦公人員可以從大量的繁瑣的工作中解脫出來(lái)，從而可以將工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)換到怎么更好地做好事件。

我國(guó)的辦公自動(dòng)化軟件自從80年代中期開始發(fā)展，到現(xiàn)在為止已經(jīng)有20多年的發(fā)展歷史，從最開始的單機(jī)的輔助性辦公產(chǎn)品，發(fā)展到了現(xiàn)在的工作必須產(chǎn)品可以向企事業(yè)單位提供企業(yè)級(jí)應(yīng)用的產(chǎn)品[7]。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以規(guī)范實(shí)際工作流程和操作過(guò)程，很好地處理辦公系統(tǒng)中消息的傳遞和文檔的收發(fā)和整理，通過(guò)研究表明，將工作流技術(shù)應(yīng)用在OA系統(tǒng)中可以對(duì)于企事業(yè)的管理具有以下的好處：

①能夠按照定義好的操作業(yè)務(wù)流程規(guī)范和監(jiān)督實(shí)際業(yè)務(wù)操作。

②在OA系統(tǒng)中，可以很快的發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理過(guò)程的有點(diǎn)和缺點(diǎn)，對(duì)于改進(jìn)業(yè)務(wù)流程具有重要的作用。

③能夠幫助企事業(yè)單位提高效率，縮短處理周期，減少處理過(guò)程，節(jié)約工作人員時(shí)間。

④在手工處理中，工作人員難免會(huì)出錯(cuò)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)則減少了個(gè)人因數(shù)造成的錯(cuò)誤，可以有效避免有些錯(cuò)誤的產(chǎn)生。

⑤可以實(shí)現(xiàn)工作人員之間的有效溝通加強(qiáng)了事務(wù)處理之間的協(xié)同工作，使工作流程變得順暢。

⑥將工作人員從繁雜的事務(wù)中解脫出來(lái)，工作人員可以將重點(diǎn)放到更好的做事情上。

辦公自動(dòng)化的發(fā)展和應(yīng)用大大的提高了工作效率。但是也存在一些問題，這些問題值得思考并且需要在將來(lái)的發(fā)展中得到解決。例如開發(fā)手段單一，對(duì)平臺(tái)依賴嚴(yán)重；創(chuàng)新設(shè)計(jì)比較少。

與企業(yè)和政府相比，高校辦公自動(dòng)化應(yīng)該具有以下特點(diǎn)：

①由于學(xué)校的持續(xù)發(fā)展，高校的辦公規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，高校經(jīng)過(guò)重組、擴(kuò)建校區(qū)形成多校區(qū)聯(lián)合辦公的辦公方式。

② 需要實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公，隨著校際之間的合作交流，學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)和教職工也經(jīng)常面臨出差等問題，出差時(shí)也需要及時(shí)通過(guò)辦公自動(dòng)化平臺(tái)及時(shí)獲取相關(guān)信息。

參考文獻(xiàn)：

[1]王振.辦公自動(dòng)化研究綜述[J].辦公自動(dòng)化雜志，2010（193）： 4-7.

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[3]李正濤.OA系統(tǒng)發(fā)展歷程與趨勢(shì)[J].辦公自動(dòng)化，2011（129）： 14-15.