許卓

【摘要】服務(wù)意識可以被視為檔案管理體系中重要的組成部分，也是推動高校檔案管理工作實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的內(nèi)驅(qū)動力之一。本文作者在分析目前高校檔案管理服務(wù)存在的不足，在此基礎(chǔ)上提出相關(guān)優(yōu)化對策，旨在全面提升高校檔案管理工作的服務(wù)意識與服務(wù)水平，使高校檔案管理工作平穩(wěn)、有效的發(fā)展與運(yùn)行。

【關(guān)鍵詞】高校 檔案管理 服務(wù)創(chuàng)新 探究

檔案管理是我國檔案事業(yè)運(yùn)行過程中的重要環(huán)節(jié)之一，相關(guān)人員對檔案資料進(jìn)行安全有效的管理，并為有需求的人提供切實(shí)的服務(wù)。而目前我國高校檔案管理工作開展的現(xiàn)狀并不樂觀，服務(wù)意識的缺乏、服務(wù)內(nèi)容的匱乏，勢必降低高校檔案管理工作的質(zhì)量，正因如此積極對高校檔案管理工作的服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新，是檔案管理者首要落實(shí)的工作任務(wù)，也是檔案事業(yè)工作中急需探究的問題。

一、分析高校檔案管理服務(wù)的實(shí)際情況

1.對檔案管理工作缺乏重視

一直以來，高校管理者都將本校檔案管理工作視為對檔案資料的儲藏和保管，只有達(dá)到資料不遺失、內(nèi)容不外泄、信息能夠查詢到以及可以外調(diào)的效果就可以了，這是對檔案管理工作現(xiàn)實(shí)價值的埋沒，此時很多高校檔案管理工作形成了“重在說，檔案資料的排列、管理以及應(yīng)用流于形式化”的格局；

2.管理方式與手段滯后，管理力度不足

目前，我國大部分高校檔案管理者都不是專業(yè)人員，也沒有被定期的去組織參加專業(yè)技能培訓(xùn)活動，此時他們對檔案資料管理的方法缺乏科學(xué)性與先進(jìn)性也是必然的，再加上對檔案管理工作重要性認(rèn)識得不夠充分，因此，在對檔案資料進(jìn)行采集、鑒別、整理、歸檔等工序之時漏洞百出，有的管理員可能會因?yàn)殄e過最佳的資料采集時間而沒有將關(guān)鍵性的檔案資料收集到檔案館內(nèi)，這對高校檔案事業(yè)的發(fā)展與運(yùn)行造成阻礙；

3.高校對檔案管理工作投入的經(jīng)費(fèi)不夠

這主要表現(xiàn)在高校檔案館內(nèi)硬件設(shè)施不足，難以滿足檔案管理者的工作需求，最終造成檔案管理工作效率低下的后果；此外經(jīng)費(fèi)投入不足還體現(xiàn)在高校沒有對檔案館內(nèi)設(shè)施進(jìn)行定期的檢查、維修以及保養(yǎng)，設(shè)備的更新更是無從談起，那么經(jīng)費(fèi)投入量不夠便成為了高校檔案管理事業(yè)發(fā)展的重大制約因素之一。

二、高校檔案管理工作服務(wù)創(chuàng)新的對策

1.轉(zhuǎn)變管理觀念是服務(wù)創(chuàng)新的基礎(chǔ)

半封閉檔案資源管理環(huán)境的建設(shè)，導(dǎo)致檔案管理者出現(xiàn)觀念陳舊、死板、服務(wù)理念弱化與淡薄的思維模式，因此，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理工作服務(wù)創(chuàng)新的目標(biāo)，使管理者觀念發(fā)生轉(zhuǎn)型是必要的，只有這樣建檔、管檔、查詢以及歸檔工作環(huán)節(jié)才不會生硬化，管理者積極的對檔案資源進(jìn)行挖掘；為了全面優(yōu)化檔案資料的開發(fā)與利用效率，應(yīng)該積極的運(yùn)用開放式、個性化等多樣化的服務(wù)手段。

檔案管理者管理理念的轉(zhuǎn)變可以在以下幾方面體現(xiàn)：一是思維方式上的創(chuàng)新，不再是坐等用戶上門，而是堅(jiān)持“用戶至上、主動效勞”的服務(wù)原則；二是以開放式的服務(wù)觀念代替封閉化的服務(wù)觀念，強(qiáng)化檔案管理部門內(nèi)部合作關(guān)系的基礎(chǔ)上，把檔案管理工作與高校各項(xiàng)活動相互滲透，不斷地拓展檔案資料推廣的范圍，將為社會群體和廣大公眾提供高校檔案資源這一服務(wù)內(nèi)容看做是分內(nèi)職責(zé)；三是為了使檔案管理服務(wù)工作實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新的目標(biāo)，管理者不應(yīng)該僅僅憑借傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)開展管理工作，依據(jù)工作職能變化的情況，對服務(wù)領(lǐng)域進(jìn)行拓展同時對服務(wù)對象提出全新的標(biāo)準(zhǔn)；

2.建設(shè)健全現(xiàn)代化服務(wù)體系是檔案管理服務(wù)創(chuàng)新的關(guān)鍵

此時要求檔案管理者具有標(biāo)準(zhǔn)化的執(zhí)業(yè)技能，同時對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)能有效的操控，這樣就可以在計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的輔助下，使傳統(tǒng)的手工管理模式轉(zhuǎn)型為現(xiàn)代化管理方式，此時檔案管理服務(wù)的質(zhì)量勢必會大幅度的提升；

為了建立健全現(xiàn)代化服務(wù)體系，可以從以下兩方面入手：一方面是加快對高校檔案網(wǎng)頁構(gòu)建的速率，不斷的填充網(wǎng)站的內(nèi)容，而檔案網(wǎng)頁的構(gòu)建是建立在用戶需求基礎(chǔ)上的，適時的為使用者提供切實(shí)的服務(wù)，例如信息介紹的服務(wù)內(nèi)容，主要包括高校檔案館的實(shí)況、具體服務(wù)項(xiàng)目以及方案管理程序等，現(xiàn)代化服務(wù)體系中的信息咨詢服務(wù)可以使用戶在檔案管理網(wǎng)頁上借助E-mail等渠道，能夠與檔案管理者實(shí)現(xiàn)信息溝通的目標(biāo)；服務(wù)內(nèi)容還包括對信息的開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航等；另一方面是全面落實(shí)高校檔案數(shù)字化管理工作，首先做好對現(xiàn)有館藏檔案的數(shù)字化管理工作，檔案管理者對檔案資料有序整理，分級鑒別；繼而落實(shí)檔案進(jìn)館的數(shù)字化建設(shè)工作，在高校校園網(wǎng)的輔助下，使電子檔案文件在網(wǎng)上落實(shí)傳遞、保管、立卷、歸檔以及查找等工作更具便捷性。

3.完善檔案管理方式以及實(shí)現(xiàn)服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新

此時要求高校檔案管理者明確不同階段檔案管理工作存在的意義以及發(fā)展的特點(diǎn)，有針對性的對本校檔案管理服務(wù)提出有效的策略，使檔案管理人員應(yīng)用不同的管理方式去達(dá)到共同追求的目標(biāo)，服務(wù)內(nèi)容上的創(chuàng)新是指高校檔案管理的結(jié)構(gòu)參照實(shí)際狀況做出科學(xué)的調(diào)度與改進(jìn)，擴(kuò)大檔案資源征集以及接納的范疇，最終落實(shí)高校檔案結(jié)構(gòu)體系框架的完善工作，此時多樣式的服務(wù)形式并存，共同推進(jìn)高校檔案事業(yè)的快速、有效發(fā)展。

三、探究高校檔案管理工作服務(wù)創(chuàng)新發(fā)揮的意義

概括的講，高校檔案管理的服務(wù)創(chuàng)新是高校教學(xué)以及管理等各項(xiàng)工作順利運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)條件，服務(wù)的創(chuàng)新是檔案管理工作效率提升的重要保障。管理者在對高校檔案管理工作服務(wù)改革與創(chuàng)新進(jìn)行研究的進(jìn)程中，勢必會面臨很多新問題、新挑戰(zhàn)，但是在高校教育改革的進(jìn)程中，檔案管理模式就會逐漸的與本校教育管理形式建立有效的紐帶，此時檔案管理工作就會切實(shí)的為高校教育服務(wù)，那么高校檔案管理工作彰顯服務(wù)性與創(chuàng)新性的光輝，為高校整體事業(yè)的發(fā)展添磚加瓦。

服務(wù)理念是高校檔案管理工作不可缺少的組成成分，也是推動其自身穩(wěn)定而有效發(fā)展的關(guān)鍵性因素。本文作者對現(xiàn)階段高校檔案管理工作的面貌進(jìn)行全面的分析，并闡述了管理服務(wù)創(chuàng)新發(fā)揮的現(xiàn)實(shí)意義，認(rèn)為高校檔案管理工作的服務(wù)創(chuàng)新將會成為未來教育事業(yè)發(fā)展與建設(shè)的重要保障之一，因此在這條任重道遠(yuǎn)的檔案資源管理的歷程中，管理者應(yīng)該樹立時刻創(chuàng)新的思維理念，在實(shí)踐中不斷的應(yīng)用新興的管理手段，有放矢的服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整與創(chuàng)新，使高校檔案管理工作散發(fā)出異樣的光輝。

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