付金梅 李靜

【摘要】隨著我國市場經(jīng)濟(jì)體制的發(fā)展和完善，中國檔案事業(yè)進(jìn)入了一個(gè)空前發(fā)展的階段，各行各業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理工作的注重程度愈來愈高。加強(qiáng)對(duì)單位檔案的管理至關(guān)重要，其已經(jīng)逐漸成為單位管理中的重要組成部分。合理的檔案管理不僅可以促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展，而且還可以為相關(guān)人士提供有效的參考和幫助。事業(yè)單位管理工作的關(guān)鍵程序就是檔案管理，然而，想要把檔案管理工作做好，也不是一件容易的事情，在進(jìn)行檔案管理的實(shí)際工作中，還存在非常多的問題。

【關(guān)鍵詞】市場經(jīng)濟(jì) 檔案管理 事業(yè)單位 信息化

人事檔案是事業(yè)單位人員基本信息的記載，反映了工作人員的基本工作狀況，記錄了知識(shí)水平高低、工作崗位設(shè)置、工作業(yè)績和經(jīng)歷記載、人員調(diào)動(dòng)和工作獎(jiǎng)罰情況，從里面可以清楚看到每個(gè)人的詳細(xì)信息，也可以說是人才信息的重要記錄。隨著信息化的到來，電腦檔案管理已成為人事檔案管理的必要選擇，也是檔案管理模式的重要轉(zhuǎn)變。與紙質(zhì)檔案相比，具有管理成本低、管理及時(shí)、便于保存、修改和查詢方便，并且可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行快速傳遞的特點(diǎn)，從而提高了檔案管理的效率。但是在事業(yè)單位人事檔案管理中，紙質(zhì)檔案的管理仍然十分重要。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，也是一個(gè)國家興旺發(fā)達(dá)的來源力。事業(yè)單位的檔案管理工作也要和時(shí)代發(fā)展的需求相符合，持續(xù)創(chuàng)新。人才信息中最關(guān)鍵的載體就是檔案，也是最關(guān)鍵的信息源。齊全且正確的檔案可以將一個(gè)人的成長過程、作風(fēng)品德、工作表現(xiàn)、政治思想和業(yè)務(wù)能力全面反映出來，它也是事業(yè)單位選用人才的關(guān)鍵根據(jù)。不管是科技的革命，還是管理的革命都不能離開事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理和服務(wù)的形式也有了改變。

通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案實(shí)施管理，形成開放式的交流模式，才可以與當(dāng)下的社會(huì)發(fā)展需求相符合。檔案管理是事業(yè)單位改革中的一項(xiàng)重要工作，正向著全方位檔案信息管理、檔案信息開發(fā)和服務(wù)為一體的新體制轉(zhuǎn)變。

二、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1、未對(duì)檔案管理給予足夠的重視

在事業(yè)單位中，有一些單位已經(jīng)建立了基本的檔案管理系統(tǒng)，但是可以做到領(lǐng)導(dǎo)落實(shí)和督促體系的基本上執(zhí)行的很少，這樣就會(huì)造成檔案在最開始整理時(shí)就不標(biāo)準(zhǔn)、不完善，管理方面也跟檔案管理基本制度的規(guī)定不相符檔案，發(fā)生混亂的情況也很常見；而有一部分事業(yè)單位則在沒有實(shí)施檔案鑒定工作的情況下，未依照規(guī)定的步驟直接銷毀原要?dú)w檔管理的材料。未對(duì)檔案管理給予足夠的重視是現(xiàn)在大多數(shù)單位普遍存在的問題，尤其是很多單位的領(lǐng)導(dǎo)并沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，導(dǎo)致未能給予其足夠的人力和財(cái)力支持。這樣的想法導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理水平低下，只要單位的相關(guān)資料不丟失、不被泄漏就行，因此，導(dǎo)致大量資料未能進(jìn)行整理，這給后期的查檔造成了很大的麻煩，同時(shí)也不能給企業(yè)的發(fā)展帶來足夠的幫助，從根本上說，不利于企業(yè)的未來發(fā)展。

2、檔案管理人員自身素質(zhì)參差不齊

這里所言的素質(zhì)包括兩方面的內(nèi)容：一方面是工作能力以及專業(yè)技能；另一方面則是對(duì)待檔案管理工作的態(tài)度。檔案管理人員素質(zhì)的高低，直接影響到檔案質(zhì)量的好壞?？此迫菀椎臋n案管理工作，其實(shí)工作量大、復(fù)雜、專業(yè)性強(qiáng)，而現(xiàn)在事業(yè)單位要么是兼職的檔案管理員，要么就沒有具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)。

在對(duì)檔案文件分類時(shí)沒有什么專業(yè)根據(jù)，只憑平常生活經(jīng)驗(yàn)來劃分，這樣就會(huì)造成檔案文件歸類錯(cuò)誤，檔案文件雜亂無序。

三、完善事業(yè)單位檔案管理工作的措施

1、加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度

首先事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員要從傳統(tǒng)的觀念中轉(zhuǎn)變出來，增加對(duì)檔案管理工作的重視程度，因?yàn)檫@是保證事業(yè)檔案管理工作順利進(jìn)行的前提。因此，提出以下幾點(diǎn)措施作為參考，第一，要把單位的檔案管理工作提上日程，并派專門的人員進(jìn)行督辦，制定一些規(guī)則制度和獎(jiǎng)勵(lì)措施，從根本上調(diào)動(dòng)員工的工作積極性。與此同時(shí)，加強(qiáng)他們對(duì)信息和資料的了解程度，使管理人員工作起來能夠得心應(yīng)手。第二，事業(yè)單位要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行詢問和考核，對(duì)于優(yōu)秀人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于存在缺點(diǎn)的員工給予鼓勵(lì)，這樣做不僅可以將管理人員的潛質(zhì)激發(fā)出來，而且還可以提升檔案管理工作的整體質(zhì)量。

2、做好管理分類

檔案在實(shí)施管理的過程中要實(shí)施一連串的工作，而檔案分類是其中最關(guān)鍵的工作之一。檔案工作人員要做好檔案的分類管理，把檔案的歸檔工作做好。檔案的分類管理通常要依照檔案的內(nèi)容、檔案的先后步驟、檔案的現(xiàn)實(shí)狀況等實(shí)施分類，這些分類有利于檔案的查詢、提取和運(yùn)用。在實(shí)施檔案分類的過程中，相關(guān)人員要對(duì)檔案的分類實(shí)施嚴(yán)格的規(guī)定，并采用科學(xué)的分類辦法。

3、強(qiáng)化培訓(xùn)，提升檔案工作人員專業(yè)技能及素質(zhì)

就算科技的進(jìn)步給我們的工作形式帶來了巨大改變，但決定這一切的關(guān)鍵還是人才。推進(jìn)檔案工作的進(jìn)步，第一要留意人才的引進(jìn)，應(yīng)招聘有專業(yè)知識(shí)、?？萍夹g(shù)的人才充實(shí)檔案工作隊(duì)伍。第二就是對(duì)目前工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，加大力度，持續(xù)提升其專業(yè)修養(yǎng)以及技能。檔案人員也要努力學(xué)習(xí)，開拓視野，提升素質(zhì)，應(yīng)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)以及改進(jìn)檔案工作。

4、建立健全人事檔案信息化的管理機(jī)制

應(yīng)結(jié)合人事檔案管理工作的實(shí)際和信息化需要，進(jìn)一步完善人事檔案管理工作制度與流程，建立人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理制度，并在抓落實(shí)上下功夫。對(duì)人事檔案材料收集歸檔和檔案的轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出管理制度要進(jìn)一步規(guī)范，應(yīng)建立完善的內(nèi)制約度和責(zé)任追究制度，保證檔案整理及使用過程中的安全可靠。另外要及時(shí)創(chuàng)新管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理的科學(xué)性和實(shí)用性。

總之，隨著我國事業(yè)單位改革的步伐加快，信息化管理推動(dòng)檔案不得不發(fā)生轉(zhuǎn)變，這對(duì)人事檔案管理進(jìn)行了創(chuàng)新和發(fā)展，對(duì)管理者提出了更高的要求，利用現(xiàn)代科技信息管理技術(shù)，不管是流動(dòng)人員還是在崗人員的檔案，管理更加輕松便利。信息化檔案管理建設(shè)，已成為事業(yè)單位人事檔案管理改革發(fā)展的趨勢。

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