李曉英
摘 要:隨著醫(yī)療體質(zhì)改革的不斷深入,加之昆明作為公立醫(yī)院改革試點(diǎn)城市,在逐步實(shí)現(xiàn)建立協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、高效的公立醫(yī)院管理體制過程中,檔案工作尤為重要。此文結(jié)合筆者所在醫(yī)院實(shí)際分析了文書檔案收集存在的問題,并提出相應(yīng)對(duì)策,以供同行參考。
關(guān)鍵詞:醫(yī)院檔案;收集;問題;對(duì)策
[中圖分類號(hào)]:G27 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]:A
[文章編號(hào)]:1002-2139(2015)-29--01
醫(yī)院檔案是醫(yī)院從設(shè)立、發(fā)展、管理、開展醫(yī)療活動(dòng)過程中直接形成和產(chǎn)生,具有一定的保存價(jià)值、能反映一定醫(yī)療行為的文字、圖像、音像等歷史記錄。它直接體現(xiàn)了醫(yī)院發(fā)展的水平和質(zhì)量,揭示了醫(yī)院發(fā)展軌跡。收集工作是檔案工作的基礎(chǔ)和起始環(huán)節(jié),巧婦難為無米之炊,沒有收集工作,就談不上后期的分類、整理、利用等。醫(yī)院檔案收集工作的好壞和質(zhì)量的高低直接影響著后期檔案整體工作的開展。
一、當(dāng)前在醫(yī)院檔案收集工作中存在的問題
1.在醫(yī)院內(nèi)部,收集工作無系統(tǒng)、科學(xué)的制度,不明確檔案收集范圍,專兼職檔案人員收集意識(shí)有待加強(qiáng)。醫(yī)務(wù)人員缺乏檔案意識(shí),甚至不知道哪些是檔案,醫(yī)師有時(shí)不上交病歷,積壓在自身手中以圖方便使用,導(dǎo)致了部分檔案的遺失、損壞,破壞了檔案收集的完整性。目前,檔案的收集還沒有納入到醫(yī)院工作的重要議程,原因眾多,但筆者認(rèn)為,這與分管領(lǐng)導(dǎo)的重視程度以及專職檔案人員的踐行力度和宣傳力度有關(guān),總之,收集意識(shí)亟待進(jìn)一步加強(qiáng)。
2.醫(yī)院內(nèi)部缺乏強(qiáng)有力的控制措施,多科室不歸檔,或者是被動(dòng)歸檔。在檔案主管科室的壓力下,僅收集紅頭文件,沒有認(rèn)識(shí)到部分無蓋章、無編號(hào)、無紅頭的文件是第一手材料,而這部分材料往往是醫(yī)院原始記錄。在醫(yī)院,由于行政和醫(yī)師工作強(qiáng)度大,且醫(yī)院重心為醫(yī)療臨床活動(dòng),兼職檔案人員往往顧此失彼,影響收集工作。
3.各自為政,多頭管理。存在辦公室管理文書檔案、人事部門管理人事檔案、醫(yī)務(wù)科管理技術(shù)、醫(yī)患糾紛檔案,設(shè)備科管理設(shè)備檔案,護(hù)理部門管理護(hù)理檔案等多頭管理問題,科室配合不夠,工作銜接性差。
4.科室移交的分散的文件材料沒有立卷,沒有進(jìn)行分類、合并整理、填寫順序號(hào)、編號(hào),輸錄等工作,沒有相應(yīng)的目錄,科室將立卷工作轉(zhuǎn)移到檔案室,增加檔案室的負(fù)擔(dān)。
5.醫(yī)院檔案收集的盲區(qū):典型的病體標(biāo)本和配套的實(shí)物、醫(yī)療業(yè)務(wù)成果和科研檔案、醫(yī)技人員的個(gè)性檔案三個(gè)方面。檢查記錄、報(bào)告處方、病案等均要實(shí)現(xiàn)雙套制管理。同時(shí),也要注重醫(yī)技人員的臨床工作總結(jié),病歷研討、新技術(shù)的開發(fā)等個(gè)性檔案的收集。
二、做好醫(yī)院檔案收集工作
要切實(shí)解決如上問題,使醫(yī)院檔案工作上一個(gè)臺(tái)階,充分發(fā)揮檔案自身價(jià)值,以檔案工作規(guī)范化促進(jìn)其它工作規(guī)范化,須做到:
1.建章立制,加強(qiáng)宣傳。
(1)按醫(yī)院實(shí)際重新擬定檔案規(guī)章制度,明確收集的范圍、方法、過程,明確收集人員的職責(zé),把檔案工作納入到年終考核或醫(yī)院日???jī)效考核當(dāng)中。
(2)爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持,作為醫(yī)院邊緣的科室,只有主動(dòng)爭(zhēng)取,才能贏得支持,加強(qiáng)宣傳,應(yīng)積極向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作的成績(jī)和困難,同時(shí),要有自身的思路和做法,讓領(lǐng)導(dǎo)看到做好檔案工作之利,請(qǐng)求領(lǐng)導(dǎo)幫助在會(huì)議上布置檔案工作以引起大家的重視。《檔案法》規(guī)定:開展檔案工作應(yīng)由一定的工作經(jīng)費(fèi)保障,應(yīng)以《檔案法》為依據(jù),保障經(jīng)費(fèi)到位,提高檔案專兼職人員的積極性。
2.各科室和專兼職檔案人員密切配合,形成合力。
由檔案室牽頭,從上而下,進(jìn)行一次全面的檔案工作培訓(xùn),并布置相應(yīng)的任務(wù),明確醫(yī)院科室和人員的相關(guān)職責(zé),明確各科室兼職人員移交檔案的立卷工作內(nèi)容,科室間做到通力合作,提高效率,同時(shí),專職檔案員要及時(shí)幫助解決困難,以確保檔案收集工作有序進(jìn)行。
3.抓住醫(yī)院檔案收集重點(diǎn),形成自身特點(diǎn)、亮點(diǎn)。
文書檔案的收集工作,按章可循,但,也要主要收集特色檔案,要突破創(chuàng)新,秉持“別無我有,別有我特”的觀念,尤其是注重收集醫(yī)療業(yè)務(wù)、醫(yī)學(xué)科研等真實(shí)記錄,就筆者所在的醫(yī)院,傳染病、肝病相關(guān)科研檔案是重點(diǎn)和特色,收集這方面的檔案對(duì)提高醫(yī)院的臨床醫(yī)學(xué)、醫(yī)療管理、科研水平,促進(jìn)醫(yī)院自身發(fā)展有積極意義,同時(shí),這些記錄又將成為醫(yī)院檔案室藏特色。
4.廣開門路,多途徑收集
該被動(dòng)接收為主動(dòng)收集,傳統(tǒng)的檔案收集往往收藏量小,內(nèi)容不豐富,其功能發(fā)揮也有局限性。而要讓檔案“活”起來,真正做到檔案的規(guī)范化促進(jìn)文書、寫作等其他工作的規(guī)范化,要廣開門路,做好不同時(shí)間、不同科室、不同類別、不同載體的檔案的接收工作,在以將醫(yī)院重要價(jià)值檔案和特色檔案做好館藏基礎(chǔ)以外,突出彩色圖像、音頻、視頻資料收集。同時(shí),注重醫(yī)院重大活動(dòng)的收集,包括“301”事件檔案, “三甲??漆t(yī)院”創(chuàng)建等級(jí)評(píng)審的檔案,加強(qiáng)檔案收集的敏感性。
5.加快檔案信息化、數(shù)字化
使用專業(yè)文書檔案管理系統(tǒng),簡(jiǎn)化登記、寫目錄等工作,在有條件的前提下,積極爭(zhēng)取以主管部門市衛(wèi)生局為牽頭,組市級(jí)主管部門與各直屬醫(yī)療單位網(wǎng)絡(luò)版文書檔案系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上傳輸數(shù)據(jù)檔案,實(shí)現(xiàn)各醫(yī)療單位之間的數(shù)據(jù)傳輸,提高工作效率。
6.加強(qiáng)交流,提高利用率
通過在各醫(yī)院之間定期開展臨床學(xué)術(shù)研討、醫(yī)技工作總結(jié)、醫(yī)院評(píng)審等活動(dòng),發(fā)揮檔案的作用,借助原始材料,以直觀、形象、生動(dòng)的方式展示醫(yī)療工作情況,在服務(wù)上述活動(dòng)的過程中,進(jìn)一步收集、完善實(shí)物標(biāo)本,兩個(gè)工作相互促進(jìn),相互補(bǔ)充,提高檔案利用率,體現(xiàn)檔案的價(jià)值。
7.專職檔案人員充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性,做好本職工作
醫(yī)院檔案專職人員直接決定了醫(yī)院檔案的發(fā)展高度,有領(lǐng)導(dǎo)支持,科室配合以外,檔案專職人員要盡職盡責(zé),將檔案收集的具體工作落到實(shí)處。
總之,醫(yī)院檔案收集工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期堅(jiān)持的系統(tǒng)工程,身為醫(yī)院檔案歷史的守護(hù)者,應(yīng)發(fā)揮所學(xué),立足醫(yī)院實(shí)際,盡職盡責(zé),積極研究對(duì)策,致力于做好醫(yī)院檔案收集工作,不能讓醫(yī)院檔案在我們手中缺失。