呂占峰

【摘要】隨著醫(yī)院工作任務(wù)的增多和醫(yī)院功能的不斷健全，醫(yī)院檔案日益繁多，紙質(zhì)檔案保存的難度逐漸加大，而同時信息化發(fā)展正日新月異，將醫(yī)院檔案信息化管理，是未來醫(yī)院檔案管理的一大趨勢。本文從這個角度出發(fā)，分析醫(yī)院檔案信息化過程的問題，規(guī)劃加快推進(jìn)的一些路徑。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；檔案管理；信息化

信息革命以來，信息化管理在醫(yī)院管理工作中發(fā)揮著越來越重要的作用，醫(yī)院普遍使用了HIS、LIS、PACS的業(yè)務(wù)處理和管理軟件，醫(yī)療管理能力獲得極大提升。但隨之同時存在醫(yī)院行政管理領(lǐng)域很少使用現(xiàn)代辦公系統(tǒng)的現(xiàn)象，醫(yī)院檔案管理就是一個鮮明的例子。檔案管理是醫(yī)院管理工作的一個重要組成部分，老舊的管理手段日漸跟不上時代的發(fā)展和要求。必然要走上信息化的道路?，F(xiàn)代醫(yī)院是一個龐大的綜合體，每天接收和下發(fā)的文件日增月遞，歸檔的文件也隨之不斷增加，囊括了黨務(wù)、行政、醫(yī)務(wù)管理、科研、教學(xué)、設(shè)備、財務(wù)、人事檔案等等，覆蓋了醫(yī)院各職能部門的工作。因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，是全面提高檔案管理工作的必然選擇。

一、醫(yī)院檔案信息化的意義

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是指應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行規(guī)范化的管理和利用，使檔案信息的獲取、處理、傳輸和利用從以紙質(zhì)為載體轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)信息模式，利用信息網(wǎng)絡(luò)充分實現(xiàn)資源共享，提高醫(yī)院檔案的管理水平和利用效率。使醫(yī)院的各種醫(yī)療文件的書寫、審核、管理、查閱、歸檔、利用都可以直接通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來實現(xiàn)，使檔案的生成和利用走向自動化、無紙化和網(wǎng)絡(luò)化。

醫(yī)院的核心競爭力已經(jīng)不是規(guī)模大、樓房高、外觀美觀，醫(yī)療器械先進(jìn)，而是醫(yī)療水平足夠高。醫(yī)療水平高的醫(yī)院，有低水平的信息化檔案管理也不能夠?qū)⑺暮诵母偁幜μ嵘先?。在醫(yī)院檔案管理的信息化水平上夯實基礎(chǔ)，才能夠?qū)⑨t(yī)學(xué)參考信息和臨床醫(yī)療信息傳送給醫(yī)院的醫(yī)護(hù)人員，使這些重要信息得到保障，那也就使醫(yī)院的醫(yī)療水平得到了保障。醫(yī)院的醫(yī)護(hù)人員和其他工作者的整體職業(yè)素質(zhì)和個人素養(yǎng)也是醫(yī)院核心競爭力的重要體現(xiàn)，為他們提供信息化實時的檔案管理信息，才能使他們的整體素質(zhì)得到提升，從而提高他們在先進(jìn)信息化管理中的業(yè)務(wù)水平和醫(yī)療技能。

檔案信息化建設(shè)可以極大方便領(lǐng)導(dǎo)決策。將所有患者的相關(guān)檔案信息進(jìn)行實時錄入和永久保存是信息化建設(shè)醫(yī)院檔案管理的主要特點之一，這些重要的患者檔案信息為領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行決策時提供了數(shù)據(jù)方面的基礎(chǔ)。領(lǐng)導(dǎo)可以自行通過網(wǎng)絡(luò)虛擬通道下載相關(guān)檔案信息，這樣既省時省力，又能確保領(lǐng)導(dǎo)在下載檔案信息的同時進(jìn)一步檢視和查詢相關(guān)患者檔案資料。領(lǐng)導(dǎo)還可以根據(jù)下載的相關(guān)檔案信息資料，擬定未來醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展情況，從而在相關(guān)政策制度方面進(jìn)行更加科學(xué)的布局和決策。

二、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)過程中的問題

檔案信息化是檔案管理的一個必然的趨勢，有著美好的前景和未來，但新生事物的發(fā)展總會遇到阻礙和難題，不會一帆風(fēng)順。在檔案信息化進(jìn)程中，還有一些攔路虎擋在我們的面前。

醫(yī)院作為一個以提供醫(yī)療保健服務(wù)為主的公共服務(wù)機(jī)構(gòu)，重點工作是業(yè)務(wù)建設(shè)，大家對檔案管理缺乏熱情和積極性。領(lǐng)導(dǎo)不重視，工作就不好干。醫(yī)院業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)投入動輒十萬、百萬，但檔案系統(tǒng)可能舍不得花錢，投入不足是制約發(fā)展的第一因素。

第二個因素是好多醫(yī)院沒有專職檔案管理人員，或者專職檔案管理人員數(shù)量不夠。檔案信息化建設(shè)從工作性質(zhì)上己經(jīng)擺脫了傳統(tǒng)的檔案管理員形象，要求必須在高、精、尖方面具備有綜合素質(zhì)型人才，既要懂計算機(jī)操作，又要有扎實的檔案理論知識和較強(qiáng)的手工操作能力。但好多醫(yī)院檔案管理人員都是從醫(yī)輔或者行政崗位轉(zhuǎn)換而來，科班出身更是沒有可能。這些人員檔案知識和素質(zhì)參差不齊，基本技能不夠全面。

第三是醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的管理軟件，醫(yī)院很多科室和部門根據(jù)自身工作采取自行開發(fā)或引進(jìn)的方式使用檔案管理系統(tǒng)，如人事檔案管理系統(tǒng)、綜合后勤管理系統(tǒng)等，造成了各自為政、互不相連的現(xiàn)狀。檔案檢索工具的落后造成管理起來費(fèi)時費(fèi)力、效率低下。

很多檔案查詢還是采用編號查詢后再找紙質(zhì)檔案的辦法，而不能實現(xiàn)電子化，全部材料直接在計算機(jī)中查找并閱讀。

三、如何對癥下藥，推進(jìn)檔案信息化

（一）開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)，引起醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視。應(yīng)當(dāng)結(jié)合醫(yī)院等級評審、地區(qū)檔案管理重點活動等契機(jī)，多給領(lǐng)導(dǎo)掏耳朵，幫助領(lǐng)導(dǎo)了解和熟悉檔案信息化建設(shè)的重要性與作用。領(lǐng)導(dǎo)重視了，加大檔案工作的投入力度，檔案信息化建設(shè)才具備了開展的先決條件。有了人力、物力、財力上的支持，檔案信息化建設(shè)所需的軟硬件設(shè)施才能得到相應(yīng)的配備，才能推動檔案信息化建設(shè)，使檔案信息化建設(shè)的作用得到充分的發(fā)揮，更好地服務(wù)于醫(yī)院廣大醫(yī)務(wù)人員和患者。

（二）改善檔案人才結(jié)構(gòu)。管理人才是實現(xiàn)檔案管理信息化的關(guān)鍵所在，醫(yī)院必須加強(qiáng)對檔案管理人才的引進(jìn)與培訓(xùn)工作，不能只是把檔案管理當(dāng)做安排某些人的特定崗位，既使無法調(diào)換人員，也要督促定期組織參加各項有利于提高檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)?，F(xiàn)代檔案管理人員必須要熟悉掌握計算機(jī)知識，同時要有扎實的檔案管理基礎(chǔ)知識，既要有理論知識，又要具備較強(qiáng)的功手能力。最好是既要懂臨床基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)，又要有一定的行政管理知識。即使無法實現(xiàn)優(yōu)化的人才配置和知識結(jié)構(gòu)，也可以通過短期兼職等方式，靈活提升管理隊伍的技能。

（三）加強(qiáng)檔案現(xiàn)代辦公設(shè)備的配置。紙質(zhì)檔案在長時間的存儲和復(fù)制利用過程中極其容易造成載體受損以致檔案信息資源的丟失，難以保證其原始性和唯一性，更無法再繼續(xù)利用。實現(xiàn)檔案信息化，必然要通過高清數(shù)字化掃描將紙質(zhì)檔案復(fù)制為電子化檔案，通過計算機(jī)查詢和借閱。要加大經(jīng)費(fèi)投入，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟硬件，這對檔案信息化建設(shè)至關(guān)重要。

（四）建立電子文件歸檔制度。醫(yī)院的各大系統(tǒng)和網(wǎng)站的開發(fā)應(yīng)用使得越來越多的辦公文件成為電子版，文件的發(fā)布、閱讀，各種具有保存和利用價值的電子文件的歸檔問題成了檔案管理人員必須面對的一項難題，辦公文件從草擬、審簽、發(fā)布到歸檔的整個過程都通過一套有效的機(jī)制加以強(qiáng)化、規(guī)范，才真正對電子文件的快速歸檔及利用有所幫助。所以，必須建立電子文件歸檔機(jī)制。這個機(jī)制要體現(xiàn)出檔案信息化管理的整體內(nèi)容，使電子檔案管理工作有章可循，有序地發(fā)展。要制定和規(guī)范電子檔案操作準(zhǔn)則，一定要根據(jù)國家檔案法和電子公文歸檔管理暫行辦法、結(jié)合實際制定檔案信息化建設(shè)準(zhǔn)則，把紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種形式載體的檔案很好地結(jié)合起來，統(tǒng)一管理利用。特別是對于新興的電子檔案，如電子照片、數(shù)碼影像，在標(biāo)準(zhǔn)、歸檔、查詢、利用等方面進(jìn)行規(guī)范化處理，要進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，加強(qiáng)電子文件的收集、鑒定、歸類等工作操作流程，逐步形成醫(yī)院電子檔案操作體系，保證電子檔案的真實可靠。

（五）注重電子檔案安全性。對于在檔案管理系統(tǒng)中己按電子檔案管理辦法處理完畢的電子檔案，在實現(xiàn)檔案查詢共享的同時需注意網(wǎng)絡(luò)安全管理，必須保證電子檔案的安全性。由于醫(yī)院檔案涉及到醫(yī)、教、研等方面的數(shù)據(jù)資料，須從源頭保證電子檔案在得到充分利用的同時確保其安全性，只有在技術(shù)上不斷更新保密手段、完善權(quán)限分級、設(shè)置數(shù)據(jù)加密等方式加強(qiáng)電子檔案的安全保障，才能做到防范于未然。除了計算機(jī)的軟硬件、數(shù)據(jù)及網(wǎng)絡(luò)等方面的安全，還包括系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的備份、防火、防雷等外在因素。

（六）紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合，共同體現(xiàn)利用價值。傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)方式表現(xiàn)出觀念較滯后、低時效和方法單一，但如果與電子檔案相結(jié)合，兩者間可以不受時間、空間和體裁的限制，取長補(bǔ)短，隨時方便醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員查詢、共享檔案信息，滿足醫(yī)院諸多方面的需求，這也是較好的一種結(jié)合管理模式。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，醫(yī)院檔案可以充分利用醫(yī)院的系統(tǒng)和網(wǎng)站作為支撐，關(guān)聯(lián)檔案管理系統(tǒng)，開辟檔案專欄，設(shè)置權(quán)限，將各種檔案分門別類地提供查閱。通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案信息的獲取、傳輸、查詢，縮短醫(yī)院工作人員獲取檔案的時間。

信息化時代為醫(yī)院管理和檔案建設(shè)提供了一個全新的時代，信息化、智能化是當(dāng)代經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的必然趨勢，在我國，檔案信息化建設(shè)是國家信息化建設(shè)重要的組成部分，醫(yī)院檔案是起步較晚的一個角落，醫(yī)院檔案的特殊性迫切要求開展信息化建設(shè)，雖然面對眾多難題，但我們還是要認(rèn)真研討，不斷努力，通過推進(jìn)醫(yī)院檔案信息化來提高醫(yī)院檔案對醫(yī)療的服務(wù)能力，間接和直接地服務(wù)于廣大患者。

【參考文獻(xiàn)】

[1]江蓉.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院現(xiàn)代信息管理中的重要性[J].理論園地，2012（10）.

[2]胡桂周，許統(tǒng)亮，劉理.探討實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的意義與作用[J] .廣東檔案， 20ll（5）.

[3]張長珍.加強(qiáng)醫(yī)院計算機(jī)信息化建設(shè)，提升醫(yī)院綜合管理水平[J].科技資訊，2012（26）.

[4]栗蘊(yùn).附屬醫(yī)院臨床教學(xué)檔案管理探討.衛(wèi)生軟科學(xué)， 2011， 25卷（05）.

[5]王錦輝.關(guān)于醫(yī)院信息化與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的思考 . 臨床醫(yī)藥文獻(xiàn)電子雜志，2015（29）.

[6]鄒海峰，張常強(qiáng).談新時期醫(yī)院檔案管理中的問題及改進(jìn)措施[J].醫(yī)學(xué)信息（中旬刊），2010（2）.

[7]和贛紅.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價值及地位[J].中國市場電子商務(wù)，2012（10）.