孫艷艷

摘 要：隨著信息時代的到來，網(wǎng)絡與計算機技術飛速發(fā)展與更新，數(shù)字化成為了檔案管理工作未來發(fā)展的必然趨勢。實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化將促進檔案管理效率與水平的有效提高。我國企業(yè)事業(yè)單位人事檔案管理有著許多不合理的問題，包括落后的檔案管理方式以及管理人員不具備專業(yè)的人事管理素質等，使企業(yè)缺失了很多次吸收人才的機會，也逐漸的失去許多優(yōu)秀的人才。為了讓企業(yè)得到更多的先進人才，也為了給更多的高素質人才就業(yè)的機會，我們應當加快轉變企業(yè)事業(yè)單位人事檔案管理的方式，由傳統(tǒng)的純檔案管理向更加科學化的“人才”檔案管理轉變。關鍵詞：檔案管理； 數(shù)字化； 管理

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2016.07.109

0 前言

檔案管理數(shù)字化在實現(xiàn)的過程中具有較強的技術性特點，其中包含了計算機技術、信息技術、多媒體技術、網(wǎng)絡技術、安全技術等多種類型的新型技術。因此，技術的不斷發(fā)展與完善是檔案管理數(shù)字化的重要基礎條件，這些技術的發(fā)展、普及及研發(fā)力度在一定程度上決定著檔案管理數(shù)字化的進程。

1 檔案管理數(shù)字化的可行性分析

1.1 檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.1.1 管理制度的調查與分析

實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化需要建立數(shù)字化建設組織保證，建立數(shù)字化建設科學管理體系與規(guī)則制度，建立數(shù)字化建設規(guī)范，建立相關人員職責明細等，檔案部門應該對這些情況進行明確與了解。

1.1.2 硬件方而的調查與分析

檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)需要建立在一定的物質基礎上，主要包括數(shù)字化工作硬件條件與硬件設施，例如計算機等附屬設施配置、網(wǎng)絡設施建設等。

1.1.3 技術方而的調查與分析

檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)需要一定的技術保證，數(shù)字化工作具有較強的技術性特點，需要計算機技術、網(wǎng)絡技術、信息技術等多種高新科技的支持。檔案部門應該對自身的實際情況進行調查與了解，依據(jù)自身的技術力量制定數(shù)字化實施方案。

1.1.4人才方而的調查與分析

檔案管理數(shù)字化實際上是一項大文化工程，在對其進行建設的過程中一方而需要高素質的管理人才，另一方而需要計算機等專業(yè)技術人才、法律人才等。檔案部門要對當前的檔案管理水平進行評估，全而的了解自身的數(shù)字化建設能力。

1.2 檔案管理數(shù)字化的實施目標

通過對檔案管理數(shù)字化可行性的分析，具備了實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設的檔案部門應該成立數(shù)字化建設領導小組，對數(shù)字化的實施目標進行制定，提出建設的長遠目標與階段性目標。在實施目標制定的過程中，要將檔案管理的現(xiàn)狀與未來的發(fā)展趨勢作為依據(jù)，既要與實際情況相結合，又要高屋建瓴，與未來的發(fā)展趨勢相協(xié)調。

1.3 檔案管理數(shù)字化的實施要素

在檔案管理數(shù)字化的實施目標確定之后，要依據(jù)實施目標實現(xiàn)實時要素的確定。在整個的數(shù)字化實施方案中，實施要素屬于主體部分，明確了檔案管理數(shù)字化建設中的重點發(fā)展項目與領域，例如檔案目標數(shù)字化建設項目、數(shù)字化檔案信息局域網(wǎng)與廣域網(wǎng)服務項目等。不同的實施要素在評估方法方而也存在差異，需要依據(jù)實際情況選擇適合的評估方法，例如指標體系方法、概述性描述方法等。

1.4 檔案管理數(shù)字化建設的保障系統(tǒng)

檔案管理數(shù)字化建設的保障系統(tǒng)指的是數(shù)字化實施過程中的管理體制、運行體制與投入保障體制三個方而。保障系統(tǒng)為檔案管理數(shù)值化的實施提供了組織機構、規(guī)章制度、物質基礎、技術支持等方而的保障。檔案管理數(shù)字化建設保障系統(tǒng)的建立為數(shù)字化方案的實施提供了有利的保障。

2 傳統(tǒng)人事檔案管理的缺點討論

2.1 檔案更改時出現(xiàn)的文件轉移、收集等出現(xiàn)的問題

我國人事檔案管理系統(tǒng)存在的歷史較為悠久，一份簡單的人事檔案轉變能夠涉及到許多的方面，要進行多個不同部門之間的信息更替。但是，現(xiàn)階段的我國，由于長久以來的檔案封閉管理方式，且眾多的上級人員沒有真正的意識到檔案的特殊性，進而長期忽略對人事檔案的管理，造成收集的人事檔案存在較大的不完整性，進一步增大了我國事業(yè)單位檔案管理的難度。另外，在工作人員出現(xiàn)人事轉移命令時，由于不同企業(yè)單位或者工作部門之間的工作存在著較大的差異性，兩者的檔案交接需要較長的時間和長期的傳輸過程，會有丟失、損壞、被盜等風險。

2.2 對人事檔案的內容進行更新、修改時出現(xiàn)的問題

現(xiàn)階段我國的事業(yè)單位編制制度，使我國的事業(yè)單位工作人員大多是由具有較高學歷的優(yōu)秀人才組成。但我國現(xiàn)如今的人事檔案管理卻不能體現(xiàn)每個工作人員的科研情況。在每個工作人員的人事檔案中，大多數(shù)的檔案內容均為較為簡單的學歷、家庭信息，對參加工作已久的人員的工作情況卻沒有較大的體現(xiàn)。因此，現(xiàn)階段的人事檔案內容更新時，應當多增加關于工作人員參與工作時體現(xiàn)出來的，關于工作能力以及對待工作態(tài)度等情況的詳細介紹，幫助后期參閱人員獲得更好的關于工作人員的信息。

另外，在現(xiàn)階段的人事檔案管理中，由于多是使用紙質文件進行管理。在進行文件轉移的途中，容易被有心人士調換、修改人事檔案內容來進行犯罪活動，給人事檔案管理帶來不便。

2.3 對認識檔案進行歸檔收集時出現(xiàn)的問題

過去傳統(tǒng)的人事檔案在進行歸檔手機任務時，由于工作人員較少，人事部門的管理人員能夠較好的根據(jù)檔案管理的同一規(guī)定對檔案材料進行收集，如使用統(tǒng)一大小、材料、厚度的紙張進行檔案的書寫等；但現(xiàn)如今，由于每年都有著大量的優(yōu)秀人才需求，事業(yè)單位年年新增大量的工作人員，這種情況使人事管理人員的工作量大大提高，最后沒有多余的精力再進行同一標準的檔案分類收集。這樣看來，過去較為傳統(tǒng)的通過紙質文件進行檔案管理的方式已經(jīng)不適應現(xiàn)代社會的發(fā)展了，我們亟需改變這種方式，減少人事管理人員的工作強度。

3 人事檔案管理問題的應對策略

3.1 對傳統(tǒng)的人事檔案管理制度進行改革。

我們已經(jīng)知道，過去傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經(jīng)不適應現(xiàn)代社會的快速發(fā)展，我們應當對傳統(tǒng)人事檔案管理制度進行一個全新的更新，推陳出新。例如：在收集人事檔案的期間，檔案收集人員應該對需要收集的數(shù)據(jù)內容有著明確的了解，清晰的確定檔案數(shù)據(jù)來源的真?zhèn)渭皝碓赐緩降目煽啃浴Ａ硗?，在甄別檔案的內容時，要確保取用的內容是有用的而舍棄掉沒用的信息。其他部門調閱檔案時，我們應當對調閱人的權力進行嚴謹?shù)目己?，避免檔案內容的意外泄漏。

3.2 盡快轉變人事檔案內容管理的方式

由于現(xiàn)階段的人事檔案管理方式，檔案內容并不能進行聯(lián)網(wǎng)更新，因此，許多人就利用這個漏洞進行不法的行為。這樣使人事檔案的管理失去了它本來的意義，也不存在可靠性了。比如：某些人員為了獲取更高的職位或者薪水，私自更改自己參與工作的時間，或者提高了自己的受教育程度，這些不法行為很難得到證實，也導致了越來越多的人員利用這種行為獲取不法利益。所以，要想更好的管理好人事檔案的內容，就要加強管理人員的甄別能力，定期對人事部門的檔案進行多部門的取證，另外，一旦發(fā)現(xiàn)不合格的檔案，立即對有關人員進行檢查并及時銷毀。

4 提高對人事檔案信息資源的整合

社會的發(fā)展離不開科學技術的不斷發(fā)展，而科學技術的發(fā)展在很大程度上依賴于專業(yè)人才的綜合素質，對于現(xiàn)代社會來說，人力資源的開發(fā)與應用是現(xiàn)階段人事管理部門的主要任務之一。一個單位中就是該是科技人才薈萃，是專業(yè)技術人員是推動一個單位發(fā)展的重要表現(xiàn)。因此，對于人力資源管理起著非常重要作用的人事檔案亟需通過改革創(chuàng)新來改造自己。對事業(yè)單位的人事檔案管理信息資源進行開發(fā)利用，為企業(yè)發(fā)展服務是十分現(xiàn)階段的首要發(fā)展任務。

（1）人事部門應該主動積極向企業(yè)中的各部門提供工作人員的信息數(shù)據(jù)。要更好的發(fā)展一個部門，離不開各個員工的積極努力，但是，如何獲得每個員工的專業(yè)能力程度是一個需要解決的問題。在現(xiàn)階段的工作中，人事檔案管理部門應當積極主動的將每個工作人員的信息數(shù)據(jù)以及相應的變更提供給其他部門，以便部門更好的安排每個員工的工作崗位，獲得更近一步的發(fā)展。通過這樣的努力，每個工作人員才能都參與到企業(yè)單位的發(fā)展中，為其做出更好的貢獻。

（2）人事檔案部門應該改變自身意識，從管理部門向服務部門轉變。對于傳統(tǒng)的事業(yè)單位來說，人事檔案管理部門原先是作為一個行政管理部門存在于其中，行使的是管理職責而非服務職責，但是這不利于事業(yè)單位idea發(fā)展?，F(xiàn)階段，人事檔案管理部門的相關人員應當盡快轉變自身的意識，認識到自己的服務職責，端正自己的態(tài)度，為其他部門提供更好的人事信息。

（3）提高團結合作的意識，和其他部門共同發(fā)展事業(yè)單位。在現(xiàn)代社會中，知識的儲量極大的影響經(jīng)濟的收入。事業(yè)單位是一個整體，由不同的部門來組成，每個部門之間都有著聯(lián)系。人事檔案管理部門最為管理全部人事檔案的部門，更需要加強自身與其他的聯(lián)系，為事業(yè)單位的進一步發(fā)展做出貢獻。

5 結束語

隨著科技的不斷發(fā)展，人們對檔案的需求、期望以及檔案信息白身性質都發(fā)生了重大的改變，檔案管理而臨著重大的發(fā)展機遇與挑戰(zhàn)。面對這種新的情況，檔案管理人員應該明確檔案管理的發(fā)展趨勢，通過檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)來應對新形勢的變化，適應檔案事業(yè)發(fā)展的需求。檔案管理數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必由之路，在實現(xiàn)的過程中必須對其可行性進行重點分析，在可行性分析的基礎上制定實施目標與實施方案，確保數(shù)字化的順利實現(xiàn)。

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