陳素芬

摘 要：對企業(yè)來講，會議是重要的管理手段，是信息交流的渠道，是各方面代表相互作用、互動協(xié)調的場所。在經(jīng)濟全球化的知識經(jīng)濟時代，會議有了新的高度。它對企業(yè)的競爭力，經(jīng)營管理，決策，戰(zhàn)略，這些方面的作用越來越突出。在外部環(huán)境急劇變幻的今天，會議的召開越來越頻繁，企業(yè)管理者喜歡利用會議解決問題，總結經(jīng)驗教訓。目前，大多數(shù)企業(yè)會議的質量存在問題，效率低下，不具備解決問題，集思廣益，開拓創(chuàng)新的能力，會議質量的提高迫在眉睫。

關鍵詞：會議；質量；提升

一、引言

在經(jīng)濟全球化的背景下，現(xiàn)代企業(yè)的組織形態(tài)以任務導向，隨時組成的跨部門團隊為主，在知識經(jīng)濟體系下每個人必須靠溝通分享，才能提升士氣，合作才有效率。會議變得越來越多，越來越重要。會議占據(jù)了企業(yè)大多數(shù)的精華時間，因此，誰能讓會議發(fā)揮最大效力，誰就是贏家。但是大多企業(yè)忽視了會議在企業(yè)發(fā)展中的作用，出現(xiàn)了會議效率低，浪費時間，偏離主題等問題。進而影響了企業(yè)做決策的能力，拖延了布置戰(zhàn)略的時間，同時降低了企業(yè)成員的執(zhí)行力。希望這篇文章能讓企業(yè)重視會議制度，提高會議質量，改善會議低效，輕視會議的現(xiàn)象。通過會議質量的提高，縮短決策的時間，提高員工的執(zhí)行力，提升企業(yè)的競爭力。

二、企業(yè)會議存在問題

（一）企業(yè)會議過于頻繁，名目太多

會議是企業(yè)開展本單位工作的重要方式，對于維持企業(yè)各項工作的順利開展意義重大。但是，在實際的企業(yè)會議開展過程中，企業(yè)會議過于頻繁，會的名目繁多，造成了大量的人力、物力、財力方面的極大浪費。

（二）企業(yè)會議目的不明確，偏離主題

在實際的企業(yè)會議過程中，從頭到尾往往都是一個領導的長篇大論，而且沒有切中要害，告訴大家解決問題的重點。這種會議方式，使得與會者獲取到的有益信息不多，使得一些實際問題無法得到迅速解決，而且很容易讓與會者理解不了領導傳達的消息，偏離主題，影響下屬解決問題的能力，做事情的執(zhí)行力。

（三）會議內容信息量過大，無法整理消化

在企業(yè)會議中，領導把要解決的問題都堆在一起，沒有重點，層次不清，信息量過大，與會者無法消化，造成會議信息不知道從哪方面開始整理，不知道怎樣才能說清楚，會議的目的不僅達不到，還會增加與會者的抱怨。

（四）企業(yè)會議準備不足

很多企業(yè)會議過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)這種現(xiàn)象，與會者在會議前幾個小時才接收到會議信息，但是對于會議安排、會議議題以及其他背景知識無法進行詳細的了解，使得企業(yè)會議準備不充分。甚至，與會者自身有突然事件，往往安排其他人參與到會議當中，本該參加的與會者也就無法對于企業(yè)會議內容提出建議和意見。

三、造成會議問題的原因

（一）領導對會議缺乏統(tǒng)籌兼顧

由于領導職數(shù)多，各自分管了一些部門，且都有權批會，而主要領導或相應的辦事機構總攬全局的能力相對弱化，這就導致各行其事，各開其會，會議泛濫。

（二）領導方法趨向會議化

似乎工作就是開會，不是為了工作而開會，而是為了開會而工作，會議的次數(shù)與規(guī)模成了評價工作成績不成文的標準。于是層層開會，層層匯報，助長了這種反常風氣。

（三）領導缺乏責任心

一些人當慣了太平官，坐慣了安樂椅夕逢事便開會，應付差事了事，至于會議質量如何無所謂，反正會一開過便萬事大吉了。

（四）機構重疊，冗員過多

人太多了必然要制造工作，同時也在制造會議，機構重疊必然會帶來會議重疊。

（五）團體盲思的心理

團體盲思指團體在決策過程中，由于成員傾向讓自己的觀點與團體一致，因而令整個團體缺乏不同的思考角度，不能進行客觀分析。①在會議的過程中很容易引發(fā)團體盲思，出現(xiàn)順從心理，從而使會議沒有創(chuàng)新點，內容空洞死板，沒有人站出來抗議，與會者喜歡一味的服從而沒有人提出抗議。

（六）企業(yè)的組織文化對會議的影響

有些企業(yè)受組織文化的影響對會議的管理沒有引起重視，也沒有隨著時代的變化改革會議制度使會議更具有效率，更具有解決問題的能力，員工受企業(yè)文化的影響，對待會議的態(tài)度也是無關緊要，開會只是走過場，沒有想到利用會議提高解決問題的效率，在會議中不斷創(chuàng)新，使會議充滿活力。

四、提高會議質量的方法和措施

（一）確定會議的價值，明確會議目的

企業(yè)進行會議改革，提高企業(yè)會議效率，需要確定會議的價值，明確會議目的。會議舉辦者在開展會議之前，關于會議價值方面，需要注意三個問題：第一，是否有舉辦會議的必要；第二，是否具備開辦會議的能力；第三，會議是否可以被代替。會議舉辦者可以從這三個問題入手，對于企業(yè)的會議價值進行確定。

（二）做好會前準備和會后跟蹤工作

會議召開前，應當與與會人員溝通，確定會議舉辦時間、地點和議題。會議資料，主要指會議議程及與議題相關的背景資料。會議議程，主要包括會議時間、地點、出席人員、會議目的、對與會者的要求、主要議題及其時間分配等內容。會議過程中，對于會議時間的安排，需要根據(jù)實際的企業(yè)的需求進行控制與管理。會議開展過程中，要把握會議的主旨，不要跑題，對于達成共識的內容，做好相應的記錄，對于沒有達成共識的部分，則需要記錄下來做好標記，以備以后繼續(xù)討論。會議結束之后，有關人員需要根據(jù)情況，將會議內容整理成會議紀要。

（三）認真借鑒成功的經(jīng)驗

“它山之石，可以攻玉”，學習、借鑒優(yōu)秀企業(yè)在會議管理上的成功經(jīng)驗，結合本企業(yè)的實際，探索具有自己特色的企業(yè)會議管理的路子。通過借鑒，不斷改革，促進企業(yè)會議管理的改進，企業(yè)會議質量的提高。

（四）學會有效利用空間和工具

新時代的會議必須具有臨場感，必須拋棄諸如上層，中間管理之類的舊觀念。他要求減少中間環(huán)節(jié)，實現(xiàn)現(xiàn)場和企業(yè)高層的互動和快速溝通。新時代的會議是1：1：N現(xiàn)場交流的具體化表現(xiàn)。

五、結束語

本文通過針對企業(yè)會議低效率，內容空洞，會議紀律松散等現(xiàn)象，提出了改進會議管理，提高會議質量的一些建議，希望企業(yè)能通過改進會議這一板塊，讓會議成為企業(yè)提高競爭力，促進發(fā)展的有用途徑之一，通過會議，企業(yè)能快速做出決策，應變外界的環(huán)境變化，通過會議，企業(yè)能夠增強活力，提出更多創(chuàng)新的點子，通過會議，企業(yè)能夠改善經(jīng)營管理，及時找出經(jīng)營管理中的不足，及時改進，確保企業(yè)持續(xù)發(fā)展。（作者單位：陜西師范大學）

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注解：

① （ 美）斯科特.斯奈爾，《會議革命》