叢日麗，劉云超，馮 濤，張 巖

（1.赤峰學(xué)院 科技處；2.赤峰市寧城縣公安局；3.赤峰學(xué)院 學(xué)報(bào)編輯部，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

高校科研檔案信息資源建設(shè)現(xiàn)狀與對(duì)策研究

叢日麗1，劉云超1，馮 濤2，張 巖3

（1.赤峰學(xué)院 科技處；2.赤峰市寧城縣公安局；3.赤峰學(xué)院 學(xué)報(bào)編輯部，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

高?？蒲袡n案在高?？蒲泄ぷ髦姓紦?jù)著極為重要的位置.本文主要針對(duì)目前科研檔案信息資源建設(shè)過程中存在的問題進(jìn)行了分析，并以此為依據(jù)提出了相應(yīng)的對(duì)策，以期能夠推動(dòng)高?？蒲袡n案信息資源共享水平的進(jìn)一步提升.

高校；科研檔案；現(xiàn)狀；對(duì)策分析

將高校科研管理與實(shí)踐活動(dòng)中具有保存價(jià)值的文字、圖表以及聲像資料等予以保存是高?？蒲袡n案的主要目的.同時(shí)這也是高校檔案極為重要的組成部分，其中主要涉及的內(nèi)容有立項(xiàng)、實(shí)施和鑒定各個(gè)階段的各類文件、原始記錄、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)和報(bào)告、計(jì)算材料、科研報(bào)告、論文、專著、技術(shù)鑒定等重要資料，而這些資料都是提升高?？蒲泄ぷ鞲?jìng)爭(zhēng)力的知識(shí)和技術(shù)，在高校發(fā)展的過程中具有極為重要的意義.

1 高校科研檔案工作中存在的問題

1.1 科研檔案管理缺乏有效的溝通

在很多高校，其科研項(xiàng)目會(huì)根據(jù)類型的不同而歸屬的主管部門也不同.比如教務(wù)處、重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室、科研處等都各自擁有科研項(xiàng)目的審批權(quán)力.正是因?yàn)檫@種按照部門職能信息科研項(xiàng)目的分工管理，使得相關(guān)的科研項(xiàng)目檔案在收集、加工保管、整理以及服務(wù)的過程中缺乏必要的聯(lián)系，而且科研資源也是根據(jù)其類型的不同而分散在不同的部門[1].這就造成了很多相似或者相同的信息因?yàn)槠渌鶎俨块T的不同，在對(duì)其進(jìn)行檔案的歸檔時(shí)，也僅僅是完成了物理實(shí)體上的檔案歸檔，但是卻沒有對(duì)其所涉及的信息進(jìn)行有機(jī)的整合和編制.這樣不但使得各個(gè)部門形成了信息的孤島，同時(shí)也重復(fù)了很多的工作，更加不利于科研人員及時(shí)的獲取和利用相關(guān)的信息資源，嚴(yán)重的影響力科研檔案整體歸檔的效率.

1.2 檔案資料較為專業(yè)，對(duì)人員素質(zhì)要求較高

不管是人文科學(xué)還是自然科學(xué)，其所涉及的科研領(lǐng)域極為的廣泛，而且這類科研活動(dòng)客觀性和科學(xué)性也較強(qiáng)，所以針對(duì)這類科研活動(dòng)所形成的檔案在記錄的過程中也必須具備較強(qiáng)的專業(yè)性.而這也在一定程度為檔案的歸檔增加了困難.首先，很多科研人員自身并沒有檔案管理的意識(shí)，在其心里始終認(rèn)為自己的科研成果不需要?dú)w檔，而且放在檔案館也沒有放在自己身邊安全、方便，因此，他們往往都不愿意將原始的文件及時(shí)的上交.有些科研人員甚至擔(dān)心自己的研究課被別人知道，而降低了自己的競(jìng)爭(zhēng)力，這些因素都是制約高校檔案管理發(fā)展的主要因素.其次，大多數(shù)科研人員在實(shí)際的研究過程中，只是關(guān)注科研成果的發(fā)表于獲獎(jiǎng)，而對(duì)于檔案資料的積累并沒有充分的重視，從而造成了資料的缺失現(xiàn)象較為嚴(yán)重，而這也對(duì)科研檔案的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性造成了極大的影響.最后，沒有統(tǒng)一的制度與管理措施為科研檔案工作保駕護(hù)航[2].一般情況下，在進(jìn)行科研項(xiàng)目的過程中，大多都是主管部門進(jìn)行檔案的立卷歸檔，對(duì)于科研檔案的歸檔和管理沒有積極有效的措施，而這也增加了資料收集的難度，從而造成資料出現(xiàn)缺失的現(xiàn)象.另外，科研活動(dòng)具有很強(qiáng)的專業(yè)性，而這些專業(yè)的知識(shí)科研管理人員又不是十分的了解，大多只是根據(jù)科研管理的一般流程，進(jìn)行相關(guān)科研材料的保存，而忽略了對(duì)一些關(guān)鍵材料進(jìn)行及時(shí)的歸檔管理.

1.3 科研檔案管理人員統(tǒng)籌規(guī)劃意識(shí)薄弱

目前，針對(duì)科研項(xiàng)目的檔案管理還停留在傳統(tǒng)的方式方法上，對(duì)于資源共享的重要性認(rèn)識(shí)不足.而科研人員在進(jìn)行相關(guān)科研項(xiàng)目的申報(bào)、研究過程中，所需的資料大多都是從網(wǎng)上或者圖書館查詢，很少有人主動(dòng)的去檔案室查找相關(guān)的檔案，對(duì)于科研檔案的利用并不是十分的充分，但是，很多科研檔案中保存的信息，都是在網(wǎng)上或者圖書館查詢不到的重要信息.而相關(guān)的科研管理人員往往也只是簡(jiǎn)單的組織科研項(xiàng)目的申報(bào)、評(píng)審，并要求上交相關(guān)的科研材料，而沒有及時(shí)的進(jìn)行相關(guān)科研材料的有機(jī)整合.同時(shí)檔案管理員作為檔案管理的直接負(fù)責(zé)人，也沒有發(fā)揮其積極的作用，幾乎很少對(duì)檔案進(jìn)行相應(yīng)的編研.

2 規(guī)范高?？蒲袡n案管理工作的有效策略

2.1 加強(qiáng)科研檔案的編制研究工作，優(yōu)化整合資源

根據(jù)實(shí)際的需要完成某一項(xiàng)科研課題的深層次加工，使其成為系統(tǒng)化的信息資料就是檔案編研工作的主要目的[3].很多檔案所記載的信息都是極為分散且不系統(tǒng)的，檔案管理部門必須對(duì)其進(jìn)行編研才能有利于教職員工的利用，同時(shí)在進(jìn)行檔案資料的編研時(shí)經(jīng)過對(duì)相關(guān)資料的深加工，從而促進(jìn)其編研成品質(zhì)量的有效提升.在高校內(nèi)所進(jìn)行的很多科研項(xiàng)目都存在相互交叉的現(xiàn)象，比如教務(wù)處所管理的課程建設(shè)、教研項(xiàng)目等就存在于重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室以及科研處等管理的科研項(xiàng)目上存在重合的現(xiàn)象，也就是說雖然教職員工是在不同的部門申請(qǐng)科研課題，但是其彼此之間或多或少都會(huì)存在一定的關(guān)聯(lián)，而這樣的現(xiàn)象與教師科研的情況也基本吻合.最關(guān)鍵的是怎樣才能將不同部門不同教師所進(jìn)行的科研項(xiàng)目進(jìn)行積極有效的整合.而這其中主要涉及的是科研材料的整合與科研隊(duì)伍的整合，才能從源頭上避免了高校教師因?yàn)楸舜酥g缺乏必要的交流溝通而造成資源浪費(fèi)，只有這樣才能發(fā)揮其整體的優(yōu)勢(shì)，向更高層次的科研課題發(fā)起強(qiáng)有力的沖擊.

2.2 加強(qiáng)檔案管理的溝通，共享檔案資源

高校的教師通過積極的參與檔案管理.地方以及院校的相關(guān)科研項(xiàng)目所形成的資料就是高?？蒲袡n案所涉及的相關(guān)內(nèi)容，而這些檔案資料所涉及的內(nèi)容十分的豐富，而且其所體現(xiàn)出的相關(guān)的技術(shù)知識(shí)都是所在領(lǐng)域最前端的研究成果，較之一般的知識(shí)技術(shù)的共享其特殊性相對(duì)較強(qiáng).另外，高校的教師是所有高?？蒲袡n案信息和自理共享行為的主體，而且其也是創(chuàng)造相關(guān)知識(shí)和技術(shù)的主要群體，其創(chuàng)造性則受到了知識(shí)和技術(shù)共享的直接影響.同時(shí)其所涉及的知識(shí)管理工作的范圍也更加的廣泛，同時(shí)其所涉及的相關(guān)知識(shí)和技術(shù)也需要經(jīng)驗(yàn)豐富法管理人員或者專家積極的協(xié)作和支持.將知識(shí)作為中心是知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)的主要內(nèi)容，在這一過程中對(duì)管理人員的知識(shí)需求以及各個(gè)部門之間的知識(shí)交流和資源共享必須予以充分的重視，同時(shí)還需要各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)積極的發(fā)揮其創(chuàng)新的能力，才能建立起充分發(fā)揮業(yè)務(wù)人員特點(diǎn)的工作方式，實(shí)現(xiàn)所有業(yè)務(wù)員之間的協(xié)同合作，從而為所有的業(yè)務(wù)人員提供了全新的合作模式和合作途徑.因此，必須在高校內(nèi)形成良好的知識(shí)共享的氛圍，同時(shí)不斷的加深彼此之間的交流溝通.而管理人員則必須處于知識(shí)管理業(yè)務(wù)工作的核心位置，使其始終在接收管理、提供服務(wù)、信息開發(fā)等科研檔案管理的過程中擔(dān)任重要的角色，要求其不但要作為科研檔案的建造者和維護(hù)者，同時(shí)必須要承擔(dān)起檔案信息資源和用戶之間相互聯(lián)系的關(guān)聯(lián)者.即便是已經(jīng)做到了這些要求，也會(huì)因?yàn)橹R(shí)本身存在較強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性和廣泛性，作為個(gè)人而言對(duì)于其在實(shí)際工作中所需要的知識(shí)也無法全面掌握[4].因此要求檔案管理人員在實(shí)際的工作過程中不僅要充分的利用自身的知識(shí)完成相關(guān)的任務(wù)，同時(shí)還要及時(shí)的給予用戶知識(shí)和協(xié)作的支持.而作為科研管理部門則可以組織相關(guān)的專家成立專門的專家小組，將不同領(lǐng)域的專業(yè)人才集中在一起，在科研管理部門的統(tǒng)一管理和帶領(lǐng)下，進(jìn)行科研檔案的深層次挖掘，通過這樣的方法和措施從而實(shí)現(xiàn)了對(duì)相關(guān)信息資源的有機(jī)整合，同時(shí)也完成了對(duì)相關(guān)科研人員的組合，并積極的幫助其成為最優(yōu)秀的科研團(tuán)隊(duì).

2.3 加快建設(shè)信息化步伐，全方位對(duì)科研檔案進(jìn)行開發(fā)

建設(shè)和使用校園網(wǎng)絡(luò)主要的目的是為了方便科研檔案的管理和共享，同時(shí)也是為了將檔案提供信息的職能充分的發(fā)揮出來.而這就要求相關(guān)的檔案管理人員必須牢牢的掌握現(xiàn)代管理學(xué)方面的知識(shí)，對(duì)于現(xiàn)代辦公技術(shù)必須做到熟練的應(yīng)用，才能徹底的擺脫傳統(tǒng)的手工管理檔案的方法，充分的發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)母咝?，將所有的相關(guān)科研文獻(xiàn)、數(shù)據(jù)、圖表等科研檔案信息進(jìn)行聯(lián)機(jī)上網(wǎng)，不但從根本上提升了檔案查詢管理的效率，而且對(duì)于手工操作過程中存在的問題也進(jìn)行了及時(shí)的彌補(bǔ)，同時(shí)將進(jìn)一步提升了所有科研檔案信息資源的利用率，對(duì)于檔案管理效率的提高也具有極大的促進(jìn)作用.充分的發(fā)揮現(xiàn)代信息制作技術(shù)的優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)知識(shí)資源的共享，同時(shí)對(duì)于相關(guān)知識(shí)信息的資源也及時(shí)的予以提供，不但方便了管理者及時(shí)準(zhǔn)確的了解向知識(shí)資源的分布情況，而且通過相關(guān)的環(huán)節(jié)也可以全面的掌握工作人員的實(shí)時(shí)狀態(tài)，以便于其索取相關(guān)的知識(shí)資源.同時(shí)也可以幫助教師及時(shí)的掌握自己所在區(qū)域的活動(dòng)狀況[5].教師通過積極的了解其他人和院系之間是圍繞怎樣的目標(biāo)來完成相應(yīng)的工作的，這樣就可以及時(shí)明確各自的分工，以及在何時(shí)需要他人如何配合自己以及自己如何配合他人完成相應(yīng)的工作，并以此為基礎(chǔ)加深彼此之間的信任，為整個(gè)科研項(xiàng)目的順利完成奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ).

2.4 進(jìn)行科研信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)性，為檔案資源提供技術(shù)支持

就科研數(shù)據(jù)庫而言，教師編號(hào)、姓名、科研成果名稱.成果完成人排序課題經(jīng)費(fèi)、完成時(shí)間以及獲獎(jiǎng)情況等是其所包含的主要數(shù)據(jù).其主要的目的是為了對(duì)教師的科研工作量以及科研情況等數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)的統(tǒng)計(jì).教師編號(hào)、姓名、職稱(職位)、所屬單位、學(xué)術(shù)活動(dòng)名稱、內(nèi)容、舉辦單位、舉辦時(shí)間、舉辦地點(diǎn)等是學(xué)術(shù)數(shù)據(jù)庫中所包含的相關(guān)數(shù)據(jù)項(xiàng).其主要的目的是為了記錄院系所聘請(qǐng)的國(guó)內(nèi)外專家進(jìn)行講學(xué)以及本院的教師外出參加相關(guān)的學(xué)術(shù)會(huì)議的詳細(xì)情況.作為科研檔案數(shù)據(jù)庫，其具備了輸入、修改、刪除、查詢以及輸出等相關(guān)的功能，而且在實(shí)際的應(yīng)用過程中需要的成本也相對(duì)較低，不但有效的降低了數(shù)據(jù)管理的工作量，同時(shí)也促進(jìn)了數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度和實(shí)效性的進(jìn)一步提高，而且也及時(shí)的滿足了教職人員的實(shí)際需要，使其服務(wù)質(zhì)量和效率也進(jìn)一步提高.

3 結(jié)束語

實(shí)現(xiàn)信息資源的全面共享是高校科研檔案信息的真正價(jià)值，但是其目前仍然處在探索的階段，如何全面的實(shí)現(xiàn)科研資源的共享還需要我們繼續(xù)探討.全面的實(shí)現(xiàn)資源共享，使其切實(shí)的服務(wù)于高校，促進(jìn)檔案管理工作效率的提升是科研檔案管理工作的最終目標(biāo).

〔1〕欒立娟.數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在高校檔案信息服務(wù)中的應(yīng)用研究[D].吉林農(nóng)業(yè)大學(xué),2015.

〔2〕王玉平,王文君.高校儀器設(shè)備檔案信息資源共享平臺(tái)的建設(shè)與管理[J].實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理,2015（09）:247-249+256.

〔3〕于鯤.利用高?？蒲袡n案信息資源為地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)[J].蘭臺(tái)世界,2015（02）:119-120.

〔4〕張黎黎.基于云計(jì)算的高校科研檔案管理模式探析[J].物聯(lián)網(wǎng)技術(shù),2015（12）:75-76+79.

〔5〕姚紅,唐圣琴,羅應(yīng)梅,黃凱,戴玲.高校檔案信息資源建設(shè)與共享探討[J].蘭臺(tái)世界,2015（26）:106-107.

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