鄧建萍 朱連芳 英臣

【摘要】 校友資源是現(xiàn)代高校自身所特有的人際資源，在高校發(fā)展中具有非常重要的作用。本文通過對校友信息及其管理內(nèi)涵進行剖析，對比國內(nèi)外優(yōu)秀管理經(jīng)驗，對當今我國高校校友信息管理現(xiàn)狀和存在的問題進行剖析，并據(jù)此總結(jié)出高校校友信息管理制度化的設(shè)計理念，最終實現(xiàn)對高校校友信息管理制度化措施的探究。

【關(guān)鍵詞】 高校校友 信息管理 制度化

目前，隨著我國教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校建設(shè)及教育規(guī)模不斷擴大，為進一步實現(xiàn)自身高水平教學(xué)目標，各高校充分調(diào)動校內(nèi)外各方力量和有效資源，以期促進自身發(fā)展。越來越多高校已逐漸認識到校友資源對學(xué)校發(fā)展的重要意義。但是，我國多數(shù)高校在校友信息管理方面存在信息分散、缺乏規(guī)范性與制度化的缺點，因此，實現(xiàn)高校校友信息管理制度化管理已成為目前亟待解決的問題之一。本文以四川大學(xué)校友工作為參考，通過查閱文獻及問卷調(diào)查，對高校校友信息管理制度進行分析研究，并以全國高校校友工作培訓(xùn)（天津）為契機，與其他高校校友工作者積極互動，共同探究高校校友信息工作制度化研究的問題。

一、高校校友、校友信息管理制度化的內(nèi)涵

傳統(tǒng)意義上校友主要是指曾經(jīng)在同一所學(xué)校讀書或進修的同校生，現(xiàn)代校友有更廣泛意義，不僅包含往屆學(xué)生，同時還包括曾在校工作的教職工。

高校校友信息管理主要是指學(xué)校校友管理者為了達到某一目標采用而科學(xué)化管理手段及方法，遵循信息使用規(guī)律，對校友信息進行相應(yīng)的組織與規(guī)劃[1]，實現(xiàn)對其的有效管理。其中，有效管理的手段之一，就是進行制度化管理。制度化的產(chǎn)生是社會發(fā)展的必然結(jié)果，是人類適應(yīng)環(huán)境發(fā)展采取的必然措施，制度主要包含人類日常行為習(xí)慣及規(guī)范化行為方式表現(xiàn)形式，具有極強的約束性與強制性，一般主要通過法律法規(guī)建設(shè)及政策建設(shè)實現(xiàn)操作。制度化的產(chǎn)生可減少社會中不良行為等的產(chǎn)生，有效促進社會的有序與健康發(fā)展。對高校校友信息管理實現(xiàn)制度化管理，就是要通過對校友信息分類整理，對各個環(huán)節(jié)以規(guī)范的制度加以限制，為校友信息管理提供強有力的保障。

二、當今高校校友信息管理現(xiàn)狀和存在的問題

美國哈佛大學(xué)建立哈佛大學(xué)校友會對校友信息進行管理，在該項管理中，哈佛大學(xué)創(chuàng)辦了三個管理委員會，日常信息管理中相互協(xié)助、相互制衡從而形成合理完善的管理系統(tǒng)。

我國高校校友信息管理由于各種歷史原因以及教育系統(tǒng)的不完善性，使得很多學(xué)校對校友所發(fā)揮的作用幾乎沒有合理認識，因此其信息管理也未得到相應(yīng)重視。隨著高校校友管理意識的不斷增強，學(xué)校也逐漸開展相應(yīng)校友信息管理，并不斷的完善。目前，國內(nèi)多數(shù)高校建立了校友會，制定規(guī)范的章程進行管理，并嘗試建立盡可能完善的校友信息管理系統(tǒng)，進行管理。根據(jù)調(diào)查問卷反饋，在調(diào)查的47所高校中，有98%的高校校友工作有專門部門管理，但是其管理在組織模式、管理形式、人員配置等方面均存在相應(yīng)不完善，沒有建立規(guī)范的校友信息管理組織網(wǎng)絡(luò)，管理模式的建立多流于形式，影響信息管理的有序發(fā)展。具體統(tǒng)計見下表：

從調(diào)查表中，我們可以看到，校友信息管理存在諸多問題，其中最突出的是校友信息更新不及時，占到93%。校友信息不完整和校友信息采集制度不完善，分別占到70%和68%，這兩方面的問題也非常突出。此外，多部門交叉管理等，也造成了校友信息管理的混亂。

三、高校校友信息管理制度化的設(shè)計理念

全局性。制度在對個體行為習(xí)慣及信息管理等方面具有非常重要的規(guī)范作用，因此高校校友信息管理制度化必須從全局出發(fā)，兼顧信息資源，實現(xiàn)資源優(yōu)勢的最大化，否則，制度在建立完畢后，雖然其較為合理，但是還是無法真正使其實現(xiàn)功效。故高校在進行資源管理制度建設(shè)時，必須從系統(tǒng)全局考慮，實現(xiàn)信息整合。

根本性。高校校友信息管理制度的建立主要從學(xué)校的利益考慮實現(xiàn)對規(guī)則及系統(tǒng)的建立，因此學(xué)校在對制度進行設(shè)計時，應(yīng)該根據(jù)學(xué)校的相關(guān)發(fā)展目標及校友資源優(yōu)勢，實現(xiàn)對信息的有效管理[2]，使信息盡量公開以使其得到最大效用，促進學(xué)校的發(fā)展。

穩(wěn)定性。制度是某一事物發(fā)展的基本坐標，是長遠目標實現(xiàn)的必要前提，學(xué)校在對自身校友信息管理制度進行建立時，需要根據(jù)長期發(fā)展原則進行建立，該制度必須可以長期對其進行完善與應(yīng)用，不能朝令夕改，因此學(xué)校應(yīng)保證其穩(wěn)定性。

發(fā)展性。制度的產(chǎn)生是人類文明發(fā)展的產(chǎn)物，學(xué)校校友信息發(fā)展與學(xué)校自身的發(fā)展具有相關(guān)性，因此學(xué)校應(yīng)注重信息環(huán)境的發(fā)展性，同時在發(fā)展過程中應(yīng)注重對信息自由及個人隱私問題進行相應(yīng)的建設(shè)與有效管理[3]，并對其根據(jù)學(xué)校發(fā)展及社會發(fā)展進行相關(guān)創(chuàng)新及發(fā)展。

四、高校校友信息管理制度化的具體措施

根據(jù)我們的調(diào)查問卷顯示，當前高校校友信息管理，亟需從以下幾個方面進行改進。

4.1制定校友信息收集制度，擴展校友信息收集途徑多樣化

根據(jù)學(xué)校自身網(wǎng)絡(luò)資源及優(yōu)勢進行校友網(wǎng)站的建立與信息的發(fā)布，在學(xué)校網(wǎng)絡(luò)版面的主頁上，建立校友資源網(wǎng)，將信息點擊等選項放置在最顯眼位置，校友們可對其進行點擊，后通過瀏覽網(wǎng)頁及登陸頁面等形式對自身最新信息進行更改，例如工作狀態(tài)與聯(lián)系方式等等，并可對其他校友的最新情況實現(xiàn)即時了解。高校校友畢業(yè)后均在世界各地分散工作，因此自身學(xué)校網(wǎng)站資源的建立可使校友快速實現(xiàn)對資源的了解并及時了解校友動態(tài)[4]，對學(xué)校所需進行的相關(guān)項目及教育資源的予以關(guān)注，這樣不僅可使學(xué)校校友資源得到擴充，同時還可節(jié)省雙方人力、物力等資源的浪費。

4.2制定信息公開與共享制度，實現(xiàn)信息使用規(guī)范化

高校校友信息資源應(yīng)在確保相應(yīng)安全的情況下實現(xiàn)對信息資源的盡量公開與共享。因此學(xué)校應(yīng)重視對其相關(guān)管理制度的建立。

信息公開制度。高校校友信息管理的目的是方便學(xué)校與校友雙方實現(xiàn)對信息的閱覽。因此必須保證信息的相對公開[5]，而對于學(xué)校而言，校友相關(guān)信息具有相應(yīng)的復(fù)雜性與信息提供途徑的多樣性，因此為保證信息的公開性與準確性，學(xué)校應(yīng)建立相關(guān)的信息公開制度，嚴格劃分保密資源與公開資源，對保密資源劃分層級，分級管理；對公開資源，盡量使校友也了解其相關(guān)內(nèi)容，提高利用率。

信息共享制度。高校校友信息共享制度的建立可有效實現(xiàn)學(xué)校與學(xué)生及校友對相關(guān)信息的滿足，因此校友信息共享制度應(yīng)對共享主體、共享內(nèi)容及共享程序進行系統(tǒng)規(guī)定，盡量消除信息的公開滯后性，構(gòu)成學(xué)校、校友之間的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)信息共享，促進高校建設(shè)與發(fā)展。

4.3建立校友工作專人化管理制度，實現(xiàn)信息整理高效化

目前，多數(shù)國外高校均成立了專門的校友工作機構(gòu)實現(xiàn)與工作隊伍，實現(xiàn)對校友日常信息的管理，從而使校友回饋母校有了制度保障。學(xué)?？筛鶕?jù)自身情況，建立校友會，主要負責(zé)對校友檔案及跟蹤等信息進行建立，舉行相關(guān)會議，實現(xiàn)學(xué)校與校友之間的及時交流，增強二者之間的感情[6]，促進學(xué)校更好的發(fā)展。其工作人員除了可建立專職人員外，還可使用大量兼職人員，實現(xiàn)工作開展，并安排學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)階層人員去看望校友，增強校友心理感情值，促進聯(lián)系與發(fā)展。

4.4建立學(xué)校與校友信息溝通交流年會制，實現(xiàn)信息管理常態(tài)化

學(xué)校與校友信息溝通交流年會制，是指學(xué)校和校友定期舉辦全球校友會會長、秘書長年會，圍繞校友會的工作、校友信息的收集利用等方面開展深入地溝通交流，互相學(xué)習(xí)。通過這樣的一個平臺，傳遞校友信息，探索校友工作規(guī)律，提高校友工作水平。

建立學(xué)校與校友信息溝通交流年會制，需涵蓋校友工作負責(zé)人學(xué)習(xí)培訓(xùn)、列席會議、調(diào)研考察、提案提議等方面，形成全球校友會會長、秘書長年會制的基本制度框架，確保學(xué)校校友會年會的規(guī)范化、常態(tài)化運行，打造高校校友工作品牌。

五、高校校友信息制度化管理的積極意義

高校校友信息制度化管理可以有效保證校友利用信息系統(tǒng)對個人信息進行注冊、修改等情況的保密性，同時其還可將校友信息管理、統(tǒng)計及查詢等業(yè)務(wù)進行相應(yīng)規(guī)范，實現(xiàn)公共信息的準確性，對其進行制度化管理，還可使校友信息的日常維護與跟蹤變得更加系統(tǒng)化，提升工作人員工作效率，發(fā)布具有價值性的校友信息，推進校友系統(tǒng)管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化與信息化。

日常校友信息管理中，學(xué)校未對其進行制度化管理因此造成管理工作在很大程度上仍處于相對混亂狀態(tài)，因此制度化建立可實現(xiàn)管理工作的有效進行，設(shè)置專門負責(zé)信息管理的專職人員，對其工作內(nèi)容進行具體分工，這樣可節(jié)省信息管理時間，實現(xiàn)信息管理的高效性，不斷提升校友信息管理的有序性發(fā)展。

綜上所述，隨著現(xiàn)代高校教育事業(yè)的不斷發(fā)展，人們開始廣泛關(guān)注校友在高校建設(shè)中的重要作用，因此，各高校開始逐漸對其信息管理工作模式展開研究與分析。由于我國現(xiàn)代高校校友信息管理意識發(fā)展較國外發(fā)達國家晚，因此其在發(fā)展中還存在相應(yīng)不完善地方。以上對信息管理制度化內(nèi)涵等進行分析，從而提出相應(yīng)信息管理模式探究措施，來不斷促進我國高校校友信息管理的完善，促進高校進一步有序發(fā)展。

參 考 文 獻

[1]宋娟.網(wǎng)絡(luò)對高校校友資源開發(fā)與管理的影響及對策研究[D].中南民族大學(xué)，2012.

[2]王朝平.高校校友資源開發(fā)與管理研究[D].蘭州大學(xué)，2010.

[3]祁衛(wèi)東.高校校友工作管理的實證研究[D].湖北工業(yè)大學(xué)，2012.

[4]江曉花.基于逆向工作模式的高校校友運作體系的設(shè)計開發(fā)[D].華北電力大學(xué)，2012.

[5]劉莉.井岡山大學(xué)校友管理信息系統(tǒng)的研究與分析[D].云南大學(xué)，2015.

[6]傅惠娟.校友資源管理平臺的設(shè)計與研究[J].電腦知識與技術(shù)，2014，36：8695-8696.