姜春梅

海鹽中電工程風(fēng)電有限公司

談企業(yè)公文處理工作中存在的問題和對策

姜春梅

海鹽中電工程風(fēng)電有限公司

當(dāng)前，在企業(yè)公文中，公文不僅起著承上啟下、統(tǒng)籌全局、協(xié)調(diào)各方、承內(nèi)聯(lián)外的中樞作用，而且能反映出一個地方或部門的工作水平，更關(guān)系到方針政策能否及時準(zhǔn)確地傳達(dá)貫徹和有效地執(zhí)行。如果能夠做好公文處理工作，有利于實現(xiàn)政令暢通，促進(jìn)企業(yè)工作的規(guī)范化、精細(xì)化與科學(xué)化發(fā)展。但是在實際的處理中仍然存在著一些問題?；诖耍恼戮推髽I(yè)公文處理工作中存在的問題和對策進(jìn)行分析。

企業(yè)公文處理；問題；對策

1.企業(yè)公文處理的重要作用

1.1 公文處理水平表現(xiàn)著企業(yè)管理能力

公文包含眾多內(nèi)容，工作部署、方針、通知、通告、會議紀(jì)要等等都是公文的一種，作為企業(yè)信息溝通與工作下達(dá)的一種工具，代表著企業(yè)權(quán)威。如果在公文處理中出現(xiàn)問題，將對企業(yè)其他生產(chǎn)工作帶來不良影響，更會曲解領(lǐng)導(dǎo)意圖，延誤或者阻礙工作進(jìn)度。

1.2 企業(yè)公文處理與企業(yè)形象息息相關(guān)

一套符合規(guī)范的、科學(xué)、高效的公文處理規(guī)范能夠體現(xiàn)出企業(yè)發(fā)展實力與外在形象。如果是各方面都很健全的企業(yè)，其公文處理上也必然有著正規(guī)、成熟的運轉(zhuǎn)體系，在公文處理上也是高質(zhì)量的。相反，如果企業(yè)公文質(zhì)量低，處理水平不高，也表示著企業(yè)較低的辦事效率與行政能力。

2.公文處理過程中的常見問題及對策

2.1 公文處理效率不高

(1)明確時限，確保公文處理及時高效。對于集團型企業(yè)來說存在著較多層級，在處理公文時應(yīng)該具有一定的時間要求，處理常規(guī)性文件要求利用3天的時間完成，最多也不能超過7天；處理緊急公文要隨收隨處理；在處理工作安排與會議通知時，不能超過1天的時間，同時上交處理意見。(2)加強溝通，明確公文處理意見。第一，企業(yè)不同部門在處理公文過程中，應(yīng)在明確處理意見前，采取電話、郵件、會議等做法做好溝通協(xié)調(diào)工作。第二，下級部門將自身意見呈報上級部門時，要及時與上級部門取得聯(lián)系并做好溝通工作，也可以提前將意見上報有關(guān)部門審核，達(dá)到一致性意見后再上報。第三，如果公文涉及到多個部門，那么則需組織相關(guān)部門會簽，同時主辦部門要積極與有關(guān)部門溝通與協(xié)調(diào)。

2.2 公文文種方面

(1)文種使用有誤。當(dāng)前應(yīng)用的公文包括決議、決定、命令、公報、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、紀(jì)要等十五種文種。在印發(fā)公文時不能超過這些文種，但卻經(jīng)常發(fā)生不能正確使用公文文種情況，如把“XX辦法”作為公文處理，文種使用不正確，“辦法”不歸為公文文種，正確的行文應(yīng)該是“關(guān)于印發(fā)XX辦法的通知”，“XX辦法”應(yīng)該是附件。(2)“請示”與“報告”文種混淆不分。如在公文題目當(dāng)中，“請示”和“報告”不能正確區(qū)分，有的在“報告”當(dāng)中存在請示的內(nèi)容?！罢埵尽币龅街v明一件事，在請示時要得到上級部門的同意，所以“請示”當(dāng)中要寫明上報單位的聯(lián)系人、聯(lián)系方式，上級部門在詢問有關(guān)情況時可以及時聯(lián)系有關(guān)人員?！皥蟾妗币话闱闆r下是下級向上級匯報工作，回答上級部門提出的問題，報告事項不要求上級部門給予回復(fù)。

2.3 標(biāo)題轉(zhuǎn)行或排列錯誤

《黨政機關(guān)公文格式》規(guī)定標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。公文標(biāo)題不能排列成長方形或上下長、中間短的沙漏形，轉(zhuǎn)行時不能將詞語折斷。

例1：

×××工會關(guān)于組織職工觀看“XX杯”2015年全國東南西北中羽毛球大賽(××××站)的通知

該標(biāo)題應(yīng)改為：

工會關(guān)于組織職工觀看“ZZ杯”

2015年全國東南西北中大賽

(××××站)的通知

2.4 錯用主送機關(guān)

“決議”“決定”“意見”這類公文不用標(biāo)明主送機關(guān)。這是很多發(fā)文機關(guān)容易忽略的問題，經(jīng)常在此類公文中標(biāo)注主送機關(guān)。

2.5 正文常見問題

首頁無正文。正文是公文的主體和核心部分，公文首頁必須顯示正文。主要在表現(xiàn)在聯(lián)合行文時發(fā)文機關(guān)多、標(biāo)題太長、主送機關(guān)過多，首頁無正文內(nèi)容，就要精簡發(fā)文機關(guān)；調(diào)整標(biāo)題內(nèi)容，縮減標(biāo)題字?jǐn)?shù)；對主送單位用規(guī)范化簡稱，或在抄送中列出，為正文留出空間，避免首頁沒有公文內(nèi)容的情況。

正文結(jié)構(gòu)層序號使用不規(guī)范?！饵h政機關(guān)公文格式》對正文結(jié)構(gòu)層次序號使用有明確規(guī)定，依次為“一、”“(一)”“1.”“(1)”。

3.進(jìn)一步提高公文處理水平的措施

3.1 完善制度體系

一方面要根據(jù)《黨政機關(guān)公文處理工作條例》(中辦發(fā)〔2012〕14號)的精神和中央八項規(guī)定的要求，結(jié)合公文處理工作的新經(jīng)驗，修訂完善相應(yīng)的公文處理細(xì)則，另一方面需研究制定配套的系列規(guī)程和實施辦法。

3.2 提高質(zhì)量，精簡數(shù)量

一是加大公文審核把關(guān)力度。對質(zhì)量差、運轉(zhuǎn)不規(guī)范的公文要嚴(yán)格執(zhí)行退文制度，標(biāo)明退文理由，規(guī)定重新辦理時限；對重要文件需提出審核意見，以便領(lǐng)導(dǎo)參考、定奪；推進(jìn)分級審核制度，以提升機關(guān)人員的公文質(zhì)量意識。二是堅決落實精簡公文的要求。制定年度公文總量控制辦法，嚴(yán)格實行定額把關(guān)。每年年初根據(jù)年度工作總體安排，結(jié)合工作實際，制訂詳細(xì)的發(fā)文計劃，各部門按照職能分工和重點工作推進(jìn)計劃，需要臨時發(fā)文的，原則上在總量范圍內(nèi)調(diào)劑，對超出計劃的文件要嚴(yán)格審批。

3.3 提升公文運轉(zhuǎn)效率

一是深入研究公文運轉(zhuǎn)規(guī)律，抓住重點、難點、要點，優(yōu)化工作流程，切實維護和保證機關(guān)正常的公文運轉(zhuǎn)秩序。二是建立應(yīng)急辦文制度，制訂應(yīng)急預(yù)案，提升應(yīng)急處置能力，保證政令暢通。三是做好文件的動態(tài)跟蹤督辦，區(qū)分催辦件、急件、特急件、限時件的跟蹤督辦方式，定期梳理，定期電話督辦，定期發(fā)送催辦單。四是大力推進(jìn)電子公文，對主動公開或依申請公開的公文，堅決通過電子公文的方式發(fā)送。

綜上所述，在企業(yè)經(jīng)營管理當(dāng)中，公文是非常重要的行政工具，也是企業(yè)管理中經(jīng)常應(yīng)用的。因此，要嚴(yán)格依據(jù)公文處理的流程操作，遵守國家制度與工作紀(jì)律，應(yīng)用考核制度，認(rèn)真做好公文處理的每一項工作，公文處理工作就能得到高效運行。

[1]做好公文處理的三個關(guān)鍵[J].秘書工作，2015，06：38-39.

[2]王淵.如何做好企業(yè)公文處理工作[J].現(xiàn)代國企研究，2015，06：88+90.

[3]喇全戰(zhàn).對公文處理常見問題的幾點思考和建議[J].科學(xué)中國人，2015，32：164.