□　楊曉君

(泉州黎明職業(yè)大學(xué)，福建　泉州　362000)

高校辦公室管理創(chuàng)新及途徑*

□楊曉君

(泉州黎明職業(yè)大學(xué)，福建泉州362000)

從科學(xué)管理、合理定位、提高效率等多個方面進(jìn)行高校辦公室管理的內(nèi)涵解讀，分析高校辦公室管理的主要特征，探討高校辦公室管理創(chuàng)新有效路徑，以提高高校辦公室在學(xué)校建設(shè)中的地位和作用。

管理創(chuàng)新;高校辦公室

在全面學(xué)習(xí)實踐科學(xué)發(fā)展觀的同時高校的管理建設(shè)也在不斷發(fā)展，因此在這種新的發(fā)展局勢下，對高校的管理水平又提出了新的要求。只有不斷的去創(chuàng)新，我們的民族才能進(jìn)步，所以創(chuàng)新也是高校管理系統(tǒng)改善的新途徑，高校要在新的形勢之下抓住時機，把學(xué)校的管理水平提升到更高的臺階。對于高校的辦公室而言，它是一個承載著綜合辦公的管理平臺，主要負(fù)責(zé)日常的服務(wù)、督辦、協(xié)調(diào)、信息的交流等職責(zé)，在學(xué)校的日常運行過程中起著“樞紐”、“窗口”、“智囊”、“參謀”等作用［1］。所以，在高校的內(nèi)涵工作建設(shè)中不能進(jìn)行傳統(tǒng)的改進(jìn)，而是要依據(jù)學(xué)校的實際發(fā)展情況，推陳創(chuàng)新、與時同行、科學(xué)管理，努力提高學(xué)校的管理水平，大力推動學(xué)校的建設(shè)發(fā)展。

一、高校辦公室管理創(chuàng)新的內(nèi)涵

對于辦公室管理的改革，不只是局限在管理方式上了創(chuàng)新，最為重要的是管理創(chuàng)新的過程及其管理的思想認(rèn)識。高校在辦公室管理創(chuàng)新上的主要內(nèi)容就是要在管理過程及管理思想上的改革創(chuàng)新，這樣不但要求管理人員要有相對應(yīng)的專業(yè)，還要求辦公室管理工作人員要進(jìn)一步提高自身的綜合素質(zhì)。對于實踐方面的情況來講，我們把高校辦公室管理改革創(chuàng)新工作的主要內(nèi)涵總結(jié)為以下幾個方面:其一，最基本的就是要進(jìn)行科學(xué)的辦公室管理。辦公室的管理部門是一個關(guān)系到學(xué)校正常運行的管理機構(gòu)，辦公室的主要職責(zé)就是信息的傳遞、監(jiān)督檢查、服務(wù)、協(xié)調(diào)各個部門，所做的這些就是要保證學(xué)校的日常運轉(zhuǎn)，因此對于辦公室的管理要想進(jìn)行改革創(chuàng)新，就得進(jìn)行一系列科學(xué)地討論研究之后才可以施行。其二，要對于改革創(chuàng)新進(jìn)行準(zhǔn)確的定位。完善信息的傳遞過程，簡約督辦檢查的流程，科學(xué)地進(jìn)行各部門之間的協(xié)調(diào)，這些將是高校辦公室改革創(chuàng)新方向。若是要想進(jìn)行高校管理的改革，務(wù)必要對高校的辦公室管理水平進(jìn)行提升，讓學(xué)校辦公室的管理發(fā)揮出它應(yīng)有的“紐帶”功能。其三，提升工作人員的全局觀念。就高等院校來講，學(xué)校正常運轉(zhuǎn)最為重要的部分就是學(xué)校的辦公室部門，高校辦公室管理改革創(chuàng)新的基本點就是要保證學(xué)校的各個部門擁有高效的工作效率。因此，高校的辦公室創(chuàng)新就是要顧全大局，改革創(chuàng)新的核心就是要圍繞學(xué)校的工作重心來展開。當(dāng)做好學(xué)校的具體工作之后，還要考慮到學(xué)?，F(xiàn)在與將來的工作任務(wù)。做好各個財務(wù)、人員、物力的科學(xué)分配，解決好短期與長期、核心與主要的關(guān)系。其四，當(dāng)高校辦公室在進(jìn)行改革創(chuàng)新時，就應(yīng)該把提升學(xué)校的運行效率及規(guī)范各部門之間的職責(zé)作為創(chuàng)新的出發(fā)點。在目前的學(xué)校辦公室管理工作中，存在問題的地方還是很多。這樣在一定程度上給管理工作人員帶來了工作壓力，辦公室的形象在整個校園里將產(chǎn)生一定的影響，除了這個可能還會影響學(xué)校管理工作的開展，更為嚴(yán)重的情況就是可能花費一些沒有必要的財力、物力、人力［2］。目前正是高校進(jìn)行自主辦學(xué)且與國際接軌的改革創(chuàng)新之際，若是想讓學(xué)校擁有高效的工作能力，那就務(wù)必完善學(xué)校各個部門的規(guī)章制度，以便于更好地讓學(xué)校開展科學(xué)的管理制度。其五，要讓工作人員和諧相處，懂得換位思考，提高團隊的凝聚力。高校辦公室就是一個整體，只有大家團結(jié)一致、集思廣益，才能快速地實現(xiàn)管理工作的創(chuàng)新，不僅是從事普通管理的工作人員，而且辦公室的主要負(fù)責(zé)人也都要積極的參與，各抒己見，用優(yōu)質(zhì)的服務(wù)及其優(yōu)良的工作作風(fēng)為高校的改革發(fā)展帶來新的活力。

二、高校辦公室管理創(chuàng)新的特點

(一)目標(biāo)明確化

高校辦公室改革的主要基本點就是對協(xié)調(diào)、檢查、服務(wù)、信息交流等功能進(jìn)行科學(xué)的改進(jìn)。基于此也要加強學(xué)校辦公室的服務(wù)及其管理水平的改善，正真落實好學(xué)校辦公室“承上啟下“的功能，換而言之就是對管理的改革創(chuàng)新。所以，高校要實現(xiàn)民主化科學(xué)管理的改革，研究制定出民主、公平、輕松的新型管理模式。首先要實現(xiàn)政策上的專業(yè)化。在高校中各個院系主任就是本專業(yè)的學(xué)術(shù)專家，可是不一定非要全部去注意教授的指導(dǎo)意見。這樣就會出現(xiàn)一些相互矛盾的問題，比較常見的就是教授與行政管理人員之間就學(xué)術(shù)問題出現(xiàn)的各種沖突，就這樣學(xué)校內(nèi)部工作人員之間的矛盾，將會直接影響到學(xué)生的學(xué)習(xí)情況。所以，對于學(xué)校出臺的一些政策，要增加其透明度，公開、民主。基于此學(xué)校在有些決策上了要針對各個專業(yè)的方向，可以減少一些不必要的矛盾，同時也將會減少工作上的錯誤，從而可以提高整個團隊的凝聚力，也使得學(xué)校管理制度變得公開、透明。其次，高校要注重學(xué)術(shù)的專業(yè)性、激發(fā)起個人潛能的發(fā)揮。根據(jù)我國現(xiàn)在的教育情況來看，在高等院校的人事安排上還是存在一些問題。在高校的行政人員中，他們的學(xué)歷大部分低于教職人員的學(xué)歷。低學(xué)歷的行政人員進(jìn)行行政管理時，對其各個專業(yè)的前沿知識并不是太了解，因此他們往往會把握不準(zhǔn)專業(yè)科研的方向，對于專業(yè)的目標(biāo)定位及其學(xué)生的價值取向不能做到與時俱進(jìn)。對于教授、老師們自己擅長的專業(yè)來講，他們總是想擁有自己專業(yè)范圍內(nèi)的自主權(quán)，總是想著自己的行為選擇是適應(yīng)自己對本專業(yè)的理解，可是在學(xué)校的管理部門要求他們一些的教學(xué)工作務(wù)必遵守各種各樣的規(guī)章制度。所以注重專業(yè)學(xué)術(shù)的發(fā)展、激發(fā)起個人潛能的發(fā)揮，已經(jīng)成為學(xué)校管理創(chuàng)新之重點內(nèi)容。

(二)管理理念開放化

在我國改革開放不斷深入的新局勢下，國家的發(fā)展越來越離不開高等教育的人才，從而使得高等教育的發(fā)展?jié)摿Φ靡杂行Оl(fā)揮。辦公室管理工作在高等教育中取到舉足輕重的作用，但高等教育也面臨著諸多的挑戰(zhàn)。就以高校管理工作來說，它的管理力量源于高校的教學(xué)管理質(zhì)量。只有保證高校教學(xué)與科研技術(shù)管理工作能有條不紊的進(jìn)行，才來落實好人才培養(yǎng)的具體目標(biāo)。同樣要保證學(xué)校辦公室管理工作要開放管理觀念，做到與時俱進(jìn)，及時了解前沿的管理形式。

(三)管理科學(xué)化

高校辦公室管理工作的改革創(chuàng)新的目的是使各管理工作部門之間權(quán)利進(jìn)行合理地分配，讓各管理部門發(fā)揮應(yīng)有的職能，從而更好地實現(xiàn)管理工作的總體目標(biāo)。對于辦公室管理創(chuàng)新最根本的就是管理素質(zhì)與整體水平的創(chuàng)新。(1)辦公室有關(guān)負(fù)責(zé)人員的素質(zhì)與修養(yǎng)是改革管理工作職能的重要條件之一。這些有關(guān)負(fù)責(zé)人院系辦公室主任與黨政辦公室主任等重要領(lǐng)導(dǎo)，尤其高校系辦公室主任在高校辦公室管理工作創(chuàng)新中取到舉足輕重的作用。他們不僅對整個院系辦公室工作有著一定的領(lǐng)導(dǎo)權(quán)，還體現(xiàn)在高校的教學(xué)管理工作、日常行政管理工作及有關(guān)的高校科研創(chuàng)新管理工作上;院系辦公室主任只有在辦公室進(jìn)行系統(tǒng)且正確的領(lǐng)導(dǎo)，才會使得辦公室的管理機構(gòu)發(fā)揮應(yīng)有的職能。在日息萬變的當(dāng)前教育制度與高校管理體制下，只有不斷地提高高校有關(guān)管理人員的自身綜合素質(zhì)，才可以適應(yīng)當(dāng)下多種局勢的變化。

(2)提高辦公室工作人員的服務(wù)能力是提高高校管理工作改革創(chuàng)新的重要因素之一。辦公室里的工作人員是對實施高校管理工作改革創(chuàng)新的重要成員，所以，對辦公室里的工作人員要經(jīng)常進(jìn)行相關(guān)知識的培訓(xùn)，使得他們了解最前沿的管理模式，只有這樣才能順利的進(jìn)行管理創(chuàng)新［3］。在對辦公室工作人員進(jìn)行培訓(xùn)時，要重點培養(yǎng)他們的思想認(rèn)識，以便提高工作人員思想覺悟、責(zé)任心、及其良好的服務(wù)創(chuàng)新精神。

三、高校辦公室管理創(chuàng)新路徑

(一)確立辦公室的職能和目標(biāo)

傳統(tǒng)的辦公室管理形式里因為一些管理職責(zé)及管理目標(biāo)缺少指導(dǎo)方向，造成管理工作上有諸多問題，因此需對管理工作部門的職能進(jìn)行細(xì)致的規(guī)范與重新分配，明確其職責(zé)在學(xué)校工作管理中所起的作用，并且對辦公室的工作進(jìn)行分工且優(yōu)化工作規(guī)劃，從而逐漸地形成科學(xué)的管理工作體系。針并且對辦公室的有關(guān)管理人員應(yīng)進(jìn)行一系列的考核，做到獎罰分明。最后辦公室還要科學(xué)地制定會議制度，確保領(lǐng)導(dǎo)發(fā)布正確的決策及其實施，同時也要制定出合理的接待制度，確保學(xué)校對外工作的順利開展，使得學(xué)校在社會上得到一致好評。

(二)創(chuàng)新辦公室的管理手段

先是要利用先進(jìn)的新媒體技術(shù)，把網(wǎng)絡(luò)作為平臺，提高辦公自動化利用率，開創(chuàng)一些新的內(nèi)部管理系統(tǒng)，進(jìn)行遠(yuǎn)程會議。接下來辦公室要進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，從而摒棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公，實現(xiàn)計算機網(wǎng)絡(luò)無紙化辦公，一方面提高了辦公室的辦公效率，另一方面也響應(yīng)了國家的環(huán)保政策［4］?；诖?，在辦公室進(jìn)行有關(guān)的信息調(diào)研、文件信息傳遞、檢查、檔案管理等工作時，可以開發(fā)一些比較實用的辦公軟件或者建立合適的數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)頁，使得辦公信息化、智能化，從而更好地提升辦公室的工作效率。

總而言之，在教育公平化的新形勢下，要想構(gòu)建新的高校管理創(chuàng)新制度就要注重高校辦公室管理發(fā)展的特點。從管理改革創(chuàng)新的內(nèi)在體現(xiàn)到組織形勢的選取上，從注重專業(yè)知識到思想認(rèn)識前沿化，這些都創(chuàng)建了一個比較輕松的工作環(huán)境，這樣也是真正做到了教育行政部門的公正、公平、公開的選拔管理人才，同時也可以激發(fā)起辦公室各個部門的工作積極性，從而也促進(jìn)了高等院校教學(xué)工作的新突破。

［1］張新平.論學(xué)校管理的科層取向與專業(yè)取向［J］.教育評論，2013(5):92-94.

［2］高紅琴.提高高校辦公室工作效率的若干對策［J］.安徽工業(yè)大學(xué)學(xué)報(社會科學(xué)版)，2013(2):7-8.

［3］張雅君.新形勢下高校辦公室管理存在的問題及其對策探討［J］.經(jīng)濟與社會發(fā)展，2014(1):12-13.

［4］郭新榮.馬小衛(wèi)高校辦公室管理工作實踐分析［J］.大江周刊:論壇，2012(2):165-167.

C931.2

A

1008-4614-(2016)02-0047-03

2016-3-7

楊曉君(1984—)，男，福建泉州人，碩士，泉州黎明職業(yè)大學(xué)學(xué)生處資助中心副主任，講師;研究方向:教育管理，高校黨建、思想政治教育和心理健康。