□白 羽
機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案全宗介紹的編寫
□白 羽
機(jī)關(guān)事業(yè)單位全宗介紹能夠幫助檔案人員熟悉檔案內(nèi)容,更好地開展檔案的整理、鑒定、檢索、利用、編研、對(duì)外宣傳報(bào)道等工作,同時(shí)提高科學(xué)管理水平。
檔案;全宗介紹
機(jī)關(guān)事業(yè)單位全宗介紹是以文章敘述的形式,較全面地介紹檔案館(室)所保存的全宗檔案內(nèi)容、價(jià)值以及立檔單位歷史情況的一種概述性材料,是檔案工作人員掌握全宗情況、更好地進(jìn)行檔案的整理、鑒定、提供利用、編研等管理工作的指南,是提高檔案科學(xué)管理水平的一種必要的引導(dǎo)性工具。
全宗介紹的構(gòu)成主要包括全宗構(gòu)成者(立檔單位)組織沿革簡(jiǎn)介、檔案基本情況及內(nèi)容介紹、相關(guān)輔助材料簡(jiǎn)介3部分,主要編寫步驟如下:
組織沿革是系統(tǒng)記述和反映本機(jī)關(guān)的組織機(jī)構(gòu)、人員編制、體制變革等歷史概況,使使用者對(duì)機(jī)關(guān)各階段內(nèi)機(jī)構(gòu)和人員變化一目了然。編寫組織沿革通常采用文字和圖表相結(jié)合的方式,這樣既能減少篇幅,又條理清楚、便于查閱。主要編寫方式有以下3方面:一是立檔單位名稱 (含更改名稱)、成立時(shí)間、辦公地址、隸屬關(guān)系、機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)和人員編制變化情況、下屬機(jī)構(gòu)基本情況、經(jīng)歷的重大事件,執(zhí)行的特殊任務(wù)、撤銷與合并的時(shí)間和原因、繼承或代行職能機(jī)關(guān)的名稱,同時(shí)注明其機(jī)構(gòu)設(shè)置、變更的文件和批準(zhǔn)文號(hào)。二是主要職責(zé),概括立檔單位工作性質(zhì)、任務(wù)、職權(quán)范圍。三是歷任領(lǐng)導(dǎo)人,填寫立檔單位的正職、副職指數(shù),并注明其姓名、具體任職時(shí)間以及任免文件和批準(zhǔn)文號(hào)。
此部分為全宗介紹的核心內(nèi)容,直接關(guān)系到整個(gè)全宗介紹的編寫質(zhì)量,要真實(shí)、客觀、準(zhǔn)確、概括性地進(jìn)行表述,以便于工作查考和利用。全宗內(nèi)檔案基本情況介紹,包括全宗號(hào)、檔案管理、檔案的來源、數(shù)量、起止日期、進(jìn)館時(shí)間、整理、鑒定、利用情況、完整程度、檢索工具種類以及其他需要說明的問題等。其主要編寫方法如下:
一是全宗構(gòu)成者名稱、全宗號(hào),全宗構(gòu)成者名稱按單位全稱書寫,通用簡(jiǎn)稱書寫在全稱后面的括號(hào)內(nèi),全宗號(hào)是檔案局為有檔案移交進(jìn)館任務(wù)的單位所給予的。
二是檔案管理,檔案人員基本情況(數(shù)量、本崗位工作時(shí)間、學(xué)歷、職務(wù)、職稱),檔案管理網(wǎng)絡(luò)(主管領(lǐng)導(dǎo)、專兼職檔案人員),檔案管理職責(zé)范圍。
三是檔案內(nèi)容,包括檔案的來源,全宗內(nèi)檔案的門類、數(shù)量、起止時(shí)間、保管期限。檔案的來源是指立檔單位在從事相關(guān)工作及活動(dòng)過程中直接形成的各種門類與載體的,對(duì)國(guó)家、社會(huì)和本單位具有保存價(jià)值的歷史記錄。全宗內(nèi)檔案門類是指立檔單位在其專業(yè)職能活動(dòng)中形成具有特定名稱、格式及相互聯(lián)系的檔案。如:文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、實(shí)物檔案、專題檔案、人事(死亡)檔案等。檔案數(shù)量全宗內(nèi)檔案所有數(shù)量(含移交進(jìn)館檔案的數(shù)量)。起止時(shí)間全宗內(nèi)檔案建檔時(shí)間和截止時(shí)間。保管期限根據(jù)各門類檔案的保管要求所劃定的期限。
四是移交進(jìn)館,檔案依次移交日期,所移交檔案的起止年月、案卷及歸檔文件數(shù)量、移交人、整理及特殊情況說明、交接文據(jù)。
五是鑒定銷毀,定期檢查檔案是否遭受損毀,受損原因、時(shí)間、受損檔案的具體內(nèi)容、數(shù)量等。檔案銷毀主要包括制定檔案鑒定工作計(jì)劃、方案、請(qǐng)示、批復(fù);檔案鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組組成情況,檔案銷毀的具體日期,檔案銷毀意見、理由及應(yīng)銷毀的檔案門類、銷毀檔案清冊(cè)、銷毀檔案的數(shù)量、銷毀檔案的經(jīng)銷人和監(jiān)銷人情況。
六是檔案整理,收集應(yīng)歸檔文件材料、確定檔案保管期限、檔案分類、檔案編目、檔案排列、檔案保管、檔案統(tǒng)計(jì)情況。
七是檔案檢索工具種類,包括機(jī)讀目錄(含檔案管理部門所使用的檔案管理軟件的名稱和版本)、紙質(zhì)目錄(含全引目錄、案卷目錄、卷內(nèi)目錄、歸檔文件目錄等)。
八是檔案利用,這是管理、利用檔案最根本的目的。利用檔案為本單位日常事務(wù)性工作和業(yè)務(wù)建設(shè)提供了哪些重要可靠依據(jù)的典型案例以及節(jié)約的資金數(shù)額,結(jié)合本單位中心任務(wù)開展檔案史料陳列和展覽,編輯出版《組織機(jī)構(gòu)沿革》、《基礎(chǔ)數(shù)字匯編》、《大事記》、某一專題的《檔案資料匯編》等。
為便于全宗介紹內(nèi)容的組織,可編制一些輔助材料。如:依據(jù)國(guó)家檔案局等上級(jí)檔案管理部門和行業(yè)主管部門法律法規(guī),結(jié)合工作實(shí)際制定的本單位檔案管理規(guī)定、職責(zé)、制度、辦法。本單位編制的《大事記》、《組織機(jī)構(gòu)沿革》、《基礎(chǔ)數(shù)字匯編》、《利用效果匯編》等相關(guān)資料,借助以上資料完成的全宗介紹的編寫。輔助材料的編制應(yīng)視具體內(nèi)容而定,需要?jiǎng)t編。
2016-12-09
白 羽,女,漢族,河北省通信管理局,檔案管員。