葉長虹

（佳木斯市疾病預防控制中心，154007）

?

信息技術(shù)在檔案管理中的應用研究

葉長虹

（佳木斯市疾病預防控制中心，154007）

摘要：檔案管理工作已經(jīng)成為人們關(guān)注的焦點。人們的生活和工作都需要從檔案中調(diào)取相關(guān)信息與材料。而傳統(tǒng)的檔案管理重在保存紙質(zhì)文件，對檔案信息的信息化管理與應用，沒有給予足夠的重視。導致了檔案信息獲取困難，檔案文件保存耗費巨大人力與物力資源等現(xiàn)象的發(fā)生?，F(xiàn)在信息化技術(shù)在檔案管理中的應用，解決了這些問題。本文就檔案管理中存在的問題、信息化技術(shù)的具體應用以及未來的展望進行了詳細的闡述。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案；人事評定；查詢

1　檔案管理簡述

1.1傳統(tǒng)檔案管理存在的問題與不足

傳統(tǒng)的檔案管理，主要側(cè)重于紙質(zhì)文

件的保存。文件的保存過程中，需要耗費大量的人力與物力資源。例如，檔案文件的存放空間，檔案的歸檔與編排順序，檔案的調(diào)取查詢都是如此。而且在紙質(zhì)文件的過程中，還容易出現(xiàn)一些問題。例如，文件受自然環(huán)境影響，而產(chǎn)生的氧化與損毀。許多檔案文件已經(jīng)多年不用，但卻不能及時判斷，是否需要繼續(xù)保存，收到保存期限的限制，仍然需要繼續(xù)保存多年。還有就是檔案管理的工作人員，沒有經(jīng)受過檔案管理的專業(yè)學習與培訓。對工作缺乏責任心，不掌握檔案管理專業(yè)技能，檔案文件丟失現(xiàn)象也屢見不鮮。但這對個人和企業(yè)卻造成巨大的損失。所以，傳統(tǒng)的檔案管理，主要存在著人力、物力資源消耗大，檔案文件調(diào)取時間長流程多，檔案保管安全性保障不強等問題。

1.2檔案管理現(xiàn)狀

在信息化技術(shù)發(fā)展如火如荼的社會，信息化技術(shù)走入了各個工作崗位。檔案管理也是如此。利用信息化技術(shù)，使得檔案管理的工作效率提升，利用計算機的儲存功能，將海量信息有序的存儲在計算機中，也節(jié)約了大量的人力物力資源。利用信息化技術(shù)，檔案管理工作人員也可以相互學習，交流經(jīng)驗，對提升崗位專業(yè)技能也起到了促進作用。檔案工作在信息化技術(shù)的發(fā)展下，獲得了可喜的成績。但在發(fā)展中也難免遇到問題，例如當前的檔案信息化管理，只是在初步發(fā)展階段。主要利用信息化技術(shù)進行信息的儲存。對于信息的查詢，因為涉及到檔案的安全性要求，只在一些特殊工作部門，提供一些查詢服務。如何在保證安全性的基礎(chǔ)上，逐步的加入信息查詢的相關(guān)機構(gòu)。同時如何讓一些信息更好的為人們的工作、出行、生活服務，是未來發(fā)展中需要進一步關(guān)注的問題。

2　信息化技術(shù)在檔案管理中的具體應用

2.1便捷的信息查詢與分類功能

檔案管理中，使用信息技術(shù)，可以讓檔案信息的查詢工作變得方便快捷。例如，在單位的人事檔案管理當中，職稱評定、干部選拔行為都需要對參加評定和選拔的人員進行相關(guān)信息的統(tǒng)計。例如干部選拔中，候選人每年的工作評級、近年來是否獲得嘉獎等等，多應該考慮在內(nèi)。對于職稱評定工作，要考量信息可能更為具體。例如工作年限、每年的工作量、學習成果等等具體要求。而這些信息，以往都是需要逐個文件核對的。有了信息化技術(shù)，可以利用查詢功能，調(diào)出相關(guān)項目的具體信息。讓信息的獲取非常方便。

2.2信息的保存更加安全，可備份保存

檔案資料的保存過程中，最容易出現(xiàn)問題的是，資料的丟失與損毀。而使用信息化技術(shù)，讓資料的保存多了一道防護屏障。把一些具體的信息，不僅僅以文件的形式存儲，還以電子信息的形式存儲在計算機當中。而信息技術(shù)的發(fā)展，讓存儲的空間變得巨大，小小的計算機可以存儲海量的信息。所以檔案信息通過信息技術(shù)得到了二次保存。又由于存儲空間大，一些重要的檔案信息還可以通過移動硬盤等設備進行再次備份，防止丟失。這樣就讓檔案資料信息的存儲更為安全了。

2.3信息化平臺發(fā)展，促進多方面合作

信息化技術(shù)不斷發(fā)展，可以打造信息化平臺。利用信息化平臺為檔案管理所服務。例如同一個單位，可以打造信息化平臺為多個部門合作。人事管理部門、財務部門、工程部門等，可以通過一個信息平臺在權(quán)限允許下，調(diào)取相關(guān)的工作人員的信息，還可以相互協(xié)調(diào)配合工作。另外，多個部門之間，也可以進行合作，高效率為人民所服務。信息化平臺的檔案管理合作，還需要不斷的探索與發(fā)展。

2.4信息化技術(shù)在檔案管理其它方面的應用

數(shù)據(jù)庫技術(shù)的運用早期文件系統(tǒng)也可以實現(xiàn)電子文檔的存儲工作,但是因為早期文件系統(tǒng)在數(shù)據(jù)信息冗余、數(shù)據(jù)共享以及信息檢索方面都存在一些弊端,從而未能得到推廣采用。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,為了進一步提高電子文檔的管理工作數(shù)據(jù)庫逐漸被應用在檔案管理工作中。數(shù)據(jù)可技術(shù)的應用可以很容易的完成數(shù)據(jù)信息的冗余消除、信息檢索、存儲以及信息共享工作。高校建立了用于管理檔案信息的統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫,可以使其充分發(fā)揮計算機具有的密集存儲以及快速檢索功能,不僅能進一步提高高校檔案信息的保密性,還能大大提高檔案管理工作效率。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運用其中互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)屬于一種全球性的計算機網(wǎng)絡,其由不同中規(guī)模大小、不同類型的計算機網(wǎng)絡組合而成。由于計算機網(wǎng)絡的出現(xiàn),使資源共享變成了可能,而隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展,互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在設備及技術(shù)上都能達到檔案的網(wǎng)絡化管理相關(guān)要求?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)不僅能實現(xiàn)數(shù)據(jù)檔案的傳輸、接收、收集,還能真正實現(xiàn)網(wǎng)上信息資源數(shù)據(jù)的共享,從而大大提高了高校檔案管理工作質(zhì)量,為高校節(jié)省了人力、財力。

3　結(jié)束語

檔案管理工作融合信息化技術(shù)，已經(jīng)取得了一定的成績。起到了節(jié)約資源、方便查詢，存儲安全、減少資料調(diào)取環(huán)節(jié)等多個方面的作用。但檔案管理工作在未來，還可以與信息技術(shù)共同在信息平臺、部門協(xié)作、檔案信息管理系統(tǒng)開發(fā)等若干個方向合理發(fā)展，打造更加科學更加和諧的檔案管理工作氛圍。

參考文獻

[1] 和夢吉.企業(yè)檔案信息化建設對策研究[D] . 山東大學 2012

[2] 趙霞.企業(yè)檔案管理系統(tǒng)研究與實現(xiàn)[D] . 天津大學 2012

[3] 黃曉強.企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務模式研究[D] . 天津大學2010

[4] 苗菁.基于知識管理的企業(yè)檔案管理模式研究[D] . 山西大學2010

[5] 李佳妍.企業(yè)檔案信息化探究[D] . 云南大學 2010

[6] 劉冰.民營企業(yè)檔案管理模式研究[D] . 吉林大學 2011

[7] 王華玉.基于知識管理的企業(yè)檔案信息化建設研究[D] . 北京交通大學 2009

Research on the application of information technology in archives management

Ye Changhong
(Jiamusi Municipal Center for Disease Control and prevention,154007)

Abstract：File management has become the focus of attention.People's life and work are needed from the archives retrieval of relevant information and materials.But the traditional archives management focus on the preservation of paper documents,information management and application of archives information,do not pay enough attention.In the archives information difficult to obtain,occurrence of file to save the file to consume huge manpower and material resources and other phenomena.Now the application of information technology in archives management,to solve these problems.In this paper,the specific application of the problems in file management,information technology and the prospects in the future are discussed in detail.

Keywords：information;archives;personnel assessment;query