康艷俠

(河南醫(yī)學高等?？茖W校，鄭州 451191)

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民辦高校檔案管理的現(xiàn)狀與對策

康艷俠

(河南醫(yī)學高等?？茖W校，鄭州 451191)

[關(guān)鍵詞]民辦高校；檔案管理；問題；對策

民辦高校檔案與公辦高校檔案同樣具有檔案的屬性——原始記錄性，它記錄了民辦高校的成長和發(fā)展歷程，是學校各項工作的真實記錄和綜合反映，它既是民辦高校長期教學活動的實踐經(jīng)驗和總結(jié)，又是促進學校在以后的各項工作中不斷完善的重要依據(jù)。但是民辦高校辦學歷史較短，學校領(lǐng)導疲于建設(shè)，檔案意識相對薄弱，檔案管理存在諸多問題。

1　高校檔案管理的涵義

高校檔案管理是檔案員用科學的方法和原則管理檔案，提供檔案信息為各項社會實踐服務的一項工作。保管檔案的目的就是為了利用，從而創(chuàng)造更多的價值為學校服務。檔案管理分為八個業(yè)務環(huán)節(jié)：收集工作，整理、鑒定工作，保管工作，檢索工作，檔案信息編研工作，提供利用工作，檔案統(tǒng)計工作，檔案登記工作等。

2　民辦高校檔案管理的現(xiàn)狀

高校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄[1]?！案咝n案工作是高等學校重要的基礎(chǔ)性工作，學校應加強管理，將之納入學校整體發(fā)展規(guī)劃?！庇纱丝梢姼咝n案工作至關(guān)重要。

隨著《普通高等學校檔案管理辦法》的施行，為民辦高校檔案工作提供了法律依據(jù)，也為檔案事業(yè)健康發(fā)展提供了良好氛圍，民辦高校的檔案建設(shè)也因此逐漸走上正軌。學校領(lǐng)導對檔案管理工作的意識日漸增強，檔案隊伍在不斷壯大，業(yè)務水平也逐漸提高。但從整體上看，目前民辦高校檔案管理工作還存在著與民辦高校教育事業(yè)發(fā)展不相適應的地方，需要不斷地加強和改進。問題主要表現(xiàn)在以下幾方面：

2.1歸檔意識淡薄，檔案材料丟失嚴重由于民辦高校起步較晚，學校領(lǐng)導過分強調(diào)經(jīng)濟效益，對檔案工作的地位和作用認識不足，認為檔案工作可有可無，導致大量反映學校發(fā)展軌跡的重要材料沒有及時歸檔，特別是建校初期的基建材料丟失嚴重。

2.2多數(shù)未實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理民辦高校的檔案管理，雖然按照《普通高等學校檔案管理辦法》進行分類保管，由于未實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，存在以下共同問題：①學籍檔案歸學生處管理。②財務部門形成的財會檔案由財務處管理。③儀器設(shè)備檔案不完善，沒有形成獨立的類別來保管。因此，不能有效保證檔案材料的完整性和系統(tǒng)性。

2.3電子文件管理，缺乏技術(shù)與設(shè)備支持大多數(shù)民辦高校檔案仍采用傳統(tǒng)的管理方式，很少有民辦高校的檔案完全實現(xiàn)計算機管理，造成大量的電子文件(檔)仍然保存在各職能部門，高校信息無法整合。原因有四：①電子文件歸檔意識薄弱，檔案部門缺乏超前的意識和對信息化這個大環(huán)境的認識，不能與時俱進。②電子檔案管理制度不健全導致電子文件歸檔效果差。③缺乏技術(shù)與設(shè)備支持。④民辦高校融資渠道單一，沒有專門的檔案管理資金。

2.4收集材料不齊全收集工作是民辦高校檔案管理工作的起點，收集工作的好壞，不僅直接關(guān)系檔案的數(shù)量和質(zhì)量，而且影響檔案價值的充分發(fā)揮[2]。有調(diào)查表明，檔案管理八大業(yè)務環(huán)節(jié)最難完成的就是收集工作。民辦高校檔案管理制度不健全，歸檔范圍不明確，各類檔案收集不全，重要文件丟失沒有相應的問責制度。另外，文件材料是否移交，移交材料是否齊全完整，與各級領(lǐng)導、檔案人員沒有多大關(guān)系，漠視檔案管理也是重要原因。

2.5檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)相差較大，人員不穩(wěn)定民辦高校教職工流動性較大，檔案管理人員的編制極少。其他各部門只設(shè)兼職檔案員，由教學秘書或行政秘書兼任，因缺乏專業(yè)知識，教學工作繁忙，民辦高校的基層檔案工作常處于擱淺狀態(tài)。另一方面，因兼職檔案員更換頻繁，檔案管理工作一直無法健全。

2.6檔案利用意識薄弱，造成檔案“重歸檔輕利用”[3]檔案保管的目的是提供利用，利用率高說明檔案的價值大。如果學校的檔案收集齊全、完整，整理規(guī)范，但沒有部門和教職工查閱利用，這些檔案就會變成“死”檔案，沒有任何價值。

3　改善民辦高校檔案管理工作難點

3.1實現(xiàn)檔案管理的制度化、標準化、規(guī)范化民辦高校實現(xiàn)檔案管理的制度化、標準化和規(guī)范化是一項艱巨的系統(tǒng)工程，做好檔案管理工作不能只靠檔案部門的努力，它涉及學校領(lǐng)導、院、系、部門和工作人員等各個層面，需要全校教職員工共同努力，否則便無法形成良好的檔案管理制度。這對民辦高校來說是一項重要挑戰(zhàn)，它要求學校領(lǐng)導必須有大局觀，有長遠發(fā)展眼光。而現(xiàn)實情況是檔案管理工作經(jīng)常被忽視，甚至忽略。

3.2開發(fā)檔案資源，利用檔案資源提升學校形象檔案見證和記錄著一個學校的發(fā)展歷史，利用好檔案資源對提升學校形象具有重要作用，而對檔案資源進行開發(fā)則需要相關(guān)人員有較高的綜合素養(yǎng)。如何在現(xiàn)有的檔案資源基礎(chǔ)上，借助各種方式和手段，從多個角度來展現(xiàn)學校的優(yōu)勢和特色，提升學校的競爭力，加強學生的自豪感，這是關(guān)乎學校發(fā)展的重要內(nèi)容，需要檔案工作人員有敏銳的眼光、獨特的視角，需要把握社會和高等教育發(fā)展的趨勢，需要掌握最新的科技動態(tài)，同時還必須得到學校的支持。

4　加強民辦高校檔案管理的對策

民辦高校的辦學機制與辦學環(huán)境決定了其實現(xiàn)高效率、低開支的管理目標更為強烈，勢必要求檔案管理人員捕捉各類檔案信息資源，借鑒公辦高校檔案管理的先進經(jīng)驗和技術(shù)。一方面，開展與公辦院校檔案部門的交流合作，取長補短，少走彎路；另一方面，利用現(xiàn)有條件整合資源，進行創(chuàng)新和嘗試，從中摸索出一條適合民辦高校檔案管理的新方法。

4.1提高歸檔意識領(lǐng)導重視和加強檔案管理人員的檔案意識是做好檔案管理工作的重要保證，民辦高校的領(lǐng)導不但要有超前的教育理念和辦學模式，還要有超強的檔案意識。在建校初期就應當成立校級檔案工作領(lǐng)導小組，形成一個重視檔案、支持檔案工作的良好局面。檔案管理人員的檔案意識也要加強，只有深刻認識到檔案的價值，才會努力做好檔案的收集工作。同時學校領(lǐng)導、檔案管理人員和兼職檔案員要互相支持，互相配合，共同努力，才能做好民辦高校的檔案管理工作。

4.2完善檔案管理制度一要加強檔案制度建設(shè)，實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。要制定并完善檔案形成和歸檔的各項規(guī)章制度，對檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定做出明確、具體的規(guī)定。二要實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標準化。即要求檔案管理的收集、整理、保管、利用、鑒定、登記等各個環(huán)節(jié)按照統(tǒng)一的標準和科學的方法進行，按照國家行業(yè)標準來執(zhí)行，做到民辦高校檔案管理工作有法可依，有章可循。三要把檔案制度的實施放在重要位置，明確各檔案員的職責，從制度上督促檔案管理的規(guī)范化、標準化。

4.3加強檔案數(shù)字化建設(shè)隨著民辦高校體制改革和招生規(guī)模的不斷擴大，計算機技術(shù)以其快速、便捷的優(yōu)勢被廣泛應用于教學、科研、管理工作中，電子文件大量產(chǎn)生，多數(shù)民辦高校已經(jīng)實現(xiàn)無紙化辦公[4]。民辦高校應對檔案信息資源進行網(wǎng)絡(luò)化管理，可以建立數(shù)字檔案室。參照國家有關(guān)標準，結(jié)合學校實際情況制定適合自己的電子文件歸檔制度，對電子文件實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，根據(jù)電子檔案的特性，從維護其真實性、完整性、安全性等方面統(tǒng)籌考慮，制定電子文件的接收、檢驗、保管、利用、鑒定、銷毀等各項制度，把電子文件歸檔與電子檔案管理工作作為重點工作來完成。只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能打破檔案利用上的局限性，使檔案利用從封閉走向開放，從傳統(tǒng)的保管和利用走向信息的采集、全方位的服務轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

4.4強化檔案收集的齊全、完整民辦高校在檔案材料的收集過程中，一要健全規(guī)章制度，為收集工作提供制度保障；二要強化兼職檔案員的檔案收集意識，認真協(xié)助檔案室將分散在各部門的檔案材料按時收集齊全，移交至檔案室；三要工作步調(diào)一致，確保文件材料收集的及時、系統(tǒng)、完整；四要尊重檔案的原始記錄性，力求反映學校的真實面貌，不收集造假文件，保持檔案材料的真實性。

4.5提高檔案管理人員素質(zhì)民辦高校的檔案管理工作是一項政治性、專業(yè)性很強的工作[5]。首先，民辦高校應積極引進具有豐富檔案專業(yè)知識和實踐經(jīng)驗、精通檔案業(yè)務的中高級人才。其次，聘請省、市級檔案部門或檔案學專業(yè)的教授、專家來學校講學，辦理培訓班等，提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)和知識水平。再次，民辦高校還應建立完善的檔案工作激勵機制，鼓勵和支持檔案工作人員參加繼續(xù)教育、學術(shù)科研、評聘專業(yè)技術(shù)職稱職務等。最后，學校領(lǐng)導要重視檔案工作，增加檔案管理人員的編制，并保持人員穩(wěn)定。

4.6積極拓展檔案服務工作的廣度和深度，做好“利用”工作[6]檔案工作的最終目的是“利用”。民辦高校檔案管理人員要更新觀念，創(chuàng)新服務方式，突出服務這條主線，提供多渠道的檔案服務，緊緊抓住“利用”這一環(huán)節(jié)，充分發(fā)揮檔案的價值，做好“利用”文章。檔案部門可以建立檔案陳列、展覽服務，有目的地開展檔案編研工作。民辦高校應抓住藝術(shù)評估、成人教育評估、人才培養(yǎng)工作評估等機遇，配合學校校史辦公室建立校史展覽館，編寫校志、大事記、年鑒等專題材料，使其成為學校對外宣傳的一個窗口。

5　結(jié)束語

隨著民辦教育事業(yè)的發(fā)展，各級民辦高等學校檔案管理工作的重要性越來越突出，加強檔案管理需要學校及各級部門領(lǐng)導的支持，需要全體教職員工樹立正確的檔案意識，把檔案工作貫穿于各項工作的始終。只有這樣，才能保證民辦高校檔案的完整、規(guī)范、原始和系統(tǒng)。

參考文獻：

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[3]肖三風.民辦高校檔案管理規(guī)范化的探索與實踐[J].時代：教學版，2009(4)：132-133.

[4]莫碧泉.高?？蒲袡n案歸檔及其相關(guān)問題淺析[J].蘭臺世界,2014(2):74-75.

[5]王玉斌.高校科技檔案管理:問題、原因及對策[J].檔案學研究,2015(1):68-71.

[6]周建瓊.加強高校檔案管理的思考[J].懷化學院學報,2014(6):127-128.

[責任編校：趙唯賢]

收稿日期：2015-06-22

作者簡介：康艷俠(1979-)，女，本科，副研究館員，從事圖書管理及圖書、檔案相關(guān)理論研究等工作。

[中圖分類號]G 270

[文獻標識碼]B

[文章編號]1008-9276(2016)03-0259-03