梁 沛 鐘麗菊 江 瑩

（廣東石油化工學院 廣東茂名 525000）

辦公室管理理論在見習中的運用問題
——以廣東石油化工學院文秘生見習為例

梁 沛 鐘麗菊 江 瑩

（廣東石油化工學院 廣東茂名 525000）

大學生見習是學習實踐的重要一環(huán)，文章以廣東石油化工學院文秘見習生為例，探究了辦公室管理理論在見習中的應用問題，并著重從職業(yè)意識培養(yǎng)找出解決的方案，有一定的啟示意義。

辦公室管理理論 見習 運用 職業(yè)意識

文秘生如何培養(yǎng)辦文、辦事、辦會的能力？結(jié)合專業(yè)見習，今年文秘見習生有30人分批到茂名的瀾滄古茶的品茗中心（辦事處）和茶友之家中見習，主要通過與茶藝師學習茶藝的過程中去觀察她們的管理制度，從她們和茶客的交流中學習她們的禮儀等，并發(fā)現(xiàn)和總結(jié)自己所學到的辦公室管理理論在見習中的運用的問題。

茶，在中國傳統(tǒng)文化里很早就是作為一種交際工具在使用，素有“以茶雅志，以茶會友”之說。茶本身存在著一種從形式到內(nèi)容，從物質(zhì)到精神，從人與物的直接關(guān)系到成為人際關(guān)系的媒介，人際關(guān)系可以因茶而生緣，因茶而更加融洽。從古至今，有無數(shù)人在各種茶事活動中發(fā)展友誼和尋求共識，無疑，在這樣背景下的平臺對文秘見習生的辦公室管理理論認識有何益處？

一、問題提出

1.嚴明制度——職業(yè)禮儀篇

對一個人來說，禮儀是一個人的思想道德水平、文化修養(yǎng)、交際能力的外在表現(xiàn)，對一個公司來說，禮儀是員工的道德風尚和生活習慣的反應，是一個公司的素質(zhì)的展現(xiàn)。瀾滄古茶有著嚴明的禮儀要求和標準，無論是員工的儀表、服裝，還是飲茶禮儀以及接待工作等，都有著其明確的規(guī)章制度。

其中“茶莊內(nèi)應有禮儀”第一條就是職員必須儀表端莊、整潔。因為儀表是一個人精神面貌的外觀體現(xiàn)，一個人的衛(wèi)生習慣、服飾與形成和保持端莊、大方的儀表有著密切的關(guān)系。衛(wèi)生干凈是禮儀的基本要求，因為不管長相多好，服飾多華貴，若滿臉污垢，渾身異味，那必然破壞一個人的美感，從而影響公司的形象。瀾滄古茶對員工的服飾也要一定的要求——工作場所的服裝應整潔、方便，不追求修飾。服飾還反映了一個人文化素質(zhì)之高低，審美情趣之雅俗。

瀾滄古茶的管理者在對員工服飾要求這方面很好地將時間、地點、目的這三大要素考慮在內(nèi)，他們的茶藝師均著簡式旗袍套裝自然得體，協(xié)調(diào)大方，非常符合客觀環(huán)境、場合對人的著裝要求，令人覺得這是一個有格調(diào)的品茗場所。

對員工的職業(yè)形象的管理在辦公室管理中屬于基本要求，我們在此次見習中學到瀾滄在管理方面的先進的優(yōu)秀思想；反觀我們這群見習生，我們的服裝要求是大方得體，女生要化淡妝，不穿短褲、超短裙；男生保持儀表整潔。但在實際中，還是有同學不能自覺地遵守要求，出現(xiàn)了女生穿短褲和短裙，男生穿短褲的情況，影響了班級的整體形象，也對公司形象造成了影響，更影響了學校的形象。同學們還沒能很好地轉(zhuǎn)換自己的角色，完成學生和職員的轉(zhuǎn)變，沒有遵守規(guī)章制度的意識和具備良好的職業(yè)意識。

2.科學管理——量化管理篇

量化管理理論是一種從目標出發(fā)，使用科學、量化的手段進行組織體系設計和為具體工作建立標準的理論，是對企業(yè)的各個領(lǐng)域進行量化管理，是一種整體解決企業(yè)問題的系統(tǒng)性的量化管理理論。

瀾滄古茶的“店面工作程序”規(guī)定中的班前準備、下午工作、晚班工作等都有很明顯的量化管理理論的運用，它里邊將時間、數(shù)量、質(zhì)量意識貫穿到每天的工作的過程中，明確地規(guī)劃好了每天要完成的任務，讓員工在工作中有一個明確的指標，將工作保質(zhì)、保量并按時地完成好。

具有“量化”意識的領(lǐng)導在布置工作時，通常會將時量，數(shù)量，質(zhì)量意識貫穿在整項工作的過程中，如：“你今天下午三點之前把三十份裝訂好的文件送到會議室”，短短一句話，三個量包含其中，“時量”——"下午三點之前"；“數(shù)量”——"三十份文件"；“質(zhì)量”——"裝訂好的文件"。這使經(jīng)辦人在頭腦中立刻樹立了三個“量”的概念，在執(zhí)行中就可以到位，這樣公司的運作就擁有一個高效的執(zhí)行力。但當領(lǐng)導并沒有很明確地下發(fā)任務時，這就需要職員的積極性和主動性，主動出擊去詢問，而不是坐在原地等待領(lǐng)導來告訴你。

我們在見習期間，每天都有見習計劃并且還要遵循公司原有的每天的量化安排，協(xié)助職工。因為是見習期間，公司并未給我們安排過重的任務，當我們完成基本的任務后，同學們就出現(xiàn)了一個問題：惰性！很多時候，每個人都要去重復做一件事的時候，有些人就會偷懶，不跟著大家一起學習和練習。見習結(jié)束后，有人抱怨這次見習并沒有學到什么辦公室管理技能或辦公自動化的應用，抱怨此次見習很無聊，但更多的時候是他們?nèi)狈χ鲃有院头e極性，不懂主動地去向茶藝師們請教；他們沒有意識到在社會是沒有人有義務去教你什么的，社會不是象牙塔，沒有人會像老師一樣苦口婆心地去督促你、去指導你，更多的時候是要靠自己去多問多學。

當然在社會上，一個企業(yè)里的管理者也很重要。管理者水平的高低不在于讓高素質(zhì)的員工把事情辦好，更重要的是讓素質(zhì)一般的員工把工作做好，讓每一位員工在執(zhí)行同一項命令時，能夠按照管理者的意識，把工作保質(zhì)、保量、按時完成好。

3.恰當交流——溝通技巧篇

溝通技巧，是指人具有收集和發(fā)送信息的能力，能有效地明確地向他人表達自己的想法與感受，亦能較快、正確地解讀他人的信息，從而了解他人的想法、感受與態(tài)度；這也是辦公室管理中的一個重要環(huán)節(jié)。

在瀾滄茶莊我們不僅要善于和領(lǐng)導、職員交流，更要善于和茶客交流，畢竟公司是要做生意的，要在與客人的交流中推銷茶葉。但在見習中我們遇到的問題是：不知道說什么和不知道怎么說；而且較多人會感到怯場，在一個陌生的環(huán)境里接觸陌生的人，變得很拘謹，這需要同學們自己去適應。

我們在職場或是生活中為什么會經(jīng)常錯過了許多廣結(jié)人緣或向上發(fā)展的機會？就是因為我們常把那些黃金時段用來絞盡腦汁，卻還是擠不出一句合適的開場白。所以我們要學會去尋找話題，無論是主動或被動去打開話匣子都能得心應手。這樣無論把你丟在任何一個場合中，都能迅速進入狀況，為自己在生活與事業(yè)中，營造一個又一個絕佳的發(fā)展機會。還有重要的一點就是——記住別人的姓或名，平時主動與人打招呼，稱呼得當，讓別人覺得被禮貌相待、倍受重視，自己也能給人以平易近人的印象。

二、解決方案

1.教師篇

高校畢業(yè)人數(shù)的逐年增長趨勢，面臨著前所未有的機遇，同時也面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。學生數(shù)量擴大的同時，其質(zhì)量也引起了人們的高度關(guān)注。這就要求廣大的高校教育工作者要以提高學生的綜合素質(zhì)為教育目標，在日常教育教學中貫穿始終，切實培養(yǎng)和提高學生的職業(yè)意識，從而激發(fā)學生職業(yè)生涯發(fā)展的潛力，提高職業(yè)成功的可能性。

（1）培養(yǎng)“四觀”——職業(yè)意識篇

何謂“四觀”？即價值觀、人際觀、學習觀、職業(yè)觀。價值觀，是基于人的一定的思維感官之上而作出的認知、理解、判斷或抉擇，也就是人認定事物、辯定是非的一種思維或價值取向，從而體現(xiàn)出人、事、物一定的價值或作用。價值觀是學生用來衡量事物是否具有意義的標尺，它左右著學生在生活、學習、工作中的思想言行。人際觀，即是否具有強烈的交往意識、科學的交往技巧、良好的人際處理能力，深深地影響著職業(yè)生涯的酸甜苦辣和喜怒哀樂。學習觀，即對學習的意義、實質(zhì)及任務的理解和認識。職業(yè)觀，就是擇業(yè)者對職業(yè)的認識、態(tài)度和觀點，如對職業(yè)評價、擇業(yè)方向等的認識，是擇業(yè)者選擇職業(yè)的指導思想。

以此次文秘班見習為例，有些學生并沒有嚴格遵守見習單位的公司管理規(guī)范，比如對儀表的不注重、我行我素，工作的被動性、懶惰性。究其原因，是缺乏對職業(yè)的敬畏，是職業(yè)價值意識的匱乏。也許是認為短短一周的見習對人生職業(yè)并無多大價值，也許是抓住辦公管理規(guī)范的漏洞，得過且過。這些意識的產(chǎn)生都反映出學生“四觀”的有待調(diào)整，也反映出教育工作者在對學生職業(yè)意識的培養(yǎng)上的有待提高。也就是說，作為引導者的教育工作者應當啟發(fā)學生哪些東西值得擁有，什么事值得做，什么境界值得去追求。要讓學生了解到人際關(guān)系并不僅僅指親情、友情、愛情關(guān)系，還包含著對人生至關(guān)重要的合作伙伴關(guān)系，通過引導學生了解職業(yè)人群的特點，素質(zhì)要求和溝通技巧，提高學生的人際交往能力。引導學生培養(yǎng)正確的學習價值觀、良好的學習習慣、積極的學習態(tài)度、科學的學習方法。同時，通過科學的教育方法，引導學生形成健全的職業(yè)理想、職業(yè)態(tài)度、職業(yè)心理和就業(yè)意識。

（2）規(guī)范管理——職業(yè)素養(yǎng)篇

學校要嚴抓學生出勤和日常行為規(guī)范的養(yǎng)成，廣大教育工作者在工作中要嚴格落實，將學校管理理念傳達給同學們，并告訴同學們這是職業(yè)素養(yǎng)的重要組成部分，如果同學們在學校學習期間就已經(jīng)具備了良好的行為習慣，那么到了單位，就能在這些良好習慣的基礎上做得更好，不至于在工作之初不能適應新單位的管理制度而最終被淘汰。

學校要形成相應的學生行為規(guī)范守則，從學習、集會、公德、宿舍行為、、食堂就餐、實習和待人接物等方面做出具體規(guī)范的要求。比如在宿舍的管理中，要求同學們遵章守紀，恪守制度，服從管理；在實習時，要求同學們端正態(tài)度，明確要求，完成任務；在學習中，虛心學習，眼勤口勤，手勤腿勤；在職場上，遵守紀律，按時工作，搞好團結(jié)，穿好制服，做好準備，嚴格規(guī)程；在公共領(lǐng)域，凈化環(huán)境，保持整潔，養(yǎng)成習慣，愛護工具，降低能源，提高效益等等。可以說，這一系列行為規(guī)范中滲透了企業(yè)的用人要求和學校對學生職業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)的理念和理解。

2.學生篇

培養(yǎng)和加強大學生職業(yè)意識是一個復雜漫長的過程。大學生首先自己要對自己負責任，要主動及時的研究自己的職業(yè)生涯道路，提高職業(yè)意識，盡快使自己從社會人轉(zhuǎn)化為職業(yè)人。

（1）一專多能——能力提高篇

對當代大學生而言，知識的積累是其成才的基礎和必要條件。但知識量的多寡已不能代表一個人真正的智能水平以及成為職場挑選優(yōu)秀人才的抉擇手段，現(xiàn)代職業(yè)對求職者的要求是能夠根據(jù)職業(yè)和社會不斷發(fā)展的具體要求，將已有的知識科學地重組，形成合理的結(jié)構(gòu)，滿足實際需要。因此，建構(gòu)合理的知識結(jié)構(gòu)，最大限度地發(fā)揮知識的整體效能，對于成功就業(yè)和成就事業(yè)越來越重要。隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的不斷發(fā)展，社會人才觀及人才模式也發(fā)生了巨大變化，因此社會對未來人才知識的綜合性結(jié)構(gòu)也提出了更高的要求，要求大學生不僅能夠成為某領(lǐng)域內(nèi)具有專業(yè)知識和技能的專門化職員，而且能夠突破專業(yè)限制，成為掌握多種知識和技能的高素質(zhì)復合型通才。在茶莊見習中，我們就可看出，職員除了應當具備扎實的茶的基本知識，也應當對茶文化、公司管理、企業(yè)管理了然于胸。

從近幾年的畢業(yè)生就業(yè)情況來看，用人單位對大學生一專多能的要求也越來越突出。他們對聘任的大學生不僅考核其專業(yè)知識和技能，而且還考核其綜合運用知識的能力、對環(huán)境的適應能力、對文化的整合能力和實際操作能力等等。在茶莊見習中，學生的綜合能力有待提高。無論是學習能力、團隊協(xié)作能力、人際交往能力等，都較不盡人意。為增強自己的職業(yè)競爭力，大學生應當著重培養(yǎng)自身的實踐能力、管理能力、表達能力、協(xié)作交往能力以及終身學習能力。在急劇變革的時代，具備這些能力對職業(yè)生涯的發(fā)展顯得格外的重要。

（2）角色轉(zhuǎn)換——職業(yè)定位篇

當今職場一方面為何不少企業(yè)拒收應屆大學生？另一方面為何跳槽現(xiàn)象層出不窮？無論從企業(yè)的角度還是從大學生的角度，歸根結(jié)底是大學生心理角色沒有正確及時地轉(zhuǎn)換和定位。大學生應該做好充分的心理準備。首先，要有轉(zhuǎn)換角色的心理預期。所謂轉(zhuǎn)變角色，主要是指由一個“天之驕子”的大學生，轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€現(xiàn)實的社會求職者，拋開幼想與幼稚，認識自己所處的真實地位和“嚴酷”的社會現(xiàn)實，實事求是地步入職場。要想正確地選擇職業(yè)，就必須轉(zhuǎn)變角色，不能把學校、家庭、親友及同學所給予的關(guān)心、呵護、尊重當成是社會的最終認可。而要擺正自己的位置，客觀、冷靜地進入求職狀態(tài)，認識社會，了解社會，以自身的實力，積極主動地去適應社會需要，在選擇社會職業(yè)的同時，也接受社會的選擇，正確地邁出人生這關(guān)鍵的一步。在此次見習中，明顯可見，學生的“學生氣”還是比較重，無法站在真正的職業(yè)工作者的角度去深入開展茶莊的工作，而是處于被動的狀態(tài)，用學生的思維去思考問題，學生思維模式下的產(chǎn)物過于完美，不貼合實際。因此，大學生應當徹底擺脫“等、靠、要”的心態(tài)，使自己加快自立自強的轉(zhuǎn)化過程，成為新時代的開拓者。

3.就業(yè)需求篇

人力資源市場的信息顯示，大學生的就業(yè)能力不足，在用人單位錄用的畢業(yè)生中，缺乏相應的工作能力，對所負責的工作在培訓期結(jié)束后仍不能有效負責的所占比例較高。由此可見，原因在于高校人才培養(yǎng)結(jié)構(gòu)和市場用人機制不能有效匹配，人才培養(yǎng)模式與社會需求脫節(jié)，高校專業(yè)課程設置嚴重滯后，不能及時反應市場所需，沒有做到讓學生走出校門。最終學生由于缺乏工作能力，學生失業(yè)，企業(yè)卻陷入用工荒的尷尬局面。最后還要大學生自己“回爐”，重新學習實用知識和技能。在這種背景下，破解大學生就業(yè)難企業(yè)用人難的結(jié)構(gòu)性矛盾問題，就必須面向市場和社會需求，探析大學生就業(yè)能力培養(yǎng)策略和能力開發(fā)途徑。

（1）多樣化體系建立——職業(yè)規(guī)劃篇

隨著社會機制的不斷發(fā)展，企業(yè)對大學生的職業(yè)規(guī)劃關(guān)注度越來越重視，這項技能也是大學生獲得理想職業(yè)并取得職業(yè)發(fā)展的保障性技能，所以開展職業(yè)生涯規(guī)劃的指導是十分關(guān)鍵和必要的。大學生職業(yè)生涯設計是應從進入大學開始就伴隨大學生一生的課題之一。因此，高校應根據(jù)學生四年大學生涯的基本特點開展有針對性的職業(yè)生涯規(guī)劃指導，提高學生對職業(yè)規(guī)劃重要性的認識，讓職業(yè)規(guī)劃成為學生人生發(fā)展的一個重要組成部分，指導學生樹立人生理想，制定人生目標，并為之不懈努力。同時，高校應該根據(jù)本校特色與專業(yè)特點，依據(jù)學不同層次學生基本特點，設計切實可行的有針對性的培養(yǎng)方案。同時，加強與外界社會的聯(lián)系，結(jié)合企業(yè)的實際案例，豐富高校職業(yè)規(guī)劃課程安排。

（2）能力培養(yǎng)模式構(gòu)建——人才培養(yǎng)篇

為確保大學生的就業(yè)能力滿足社會化與企業(yè)的需要，高校應該不斷改善和優(yōu)化自身的人才培養(yǎng)模式，確保高校人才培養(yǎng)體系可塑造出具有市場競爭力的綜合型人才。也就是說，人才培養(yǎng)模式的制定要根據(jù)社會需求為導向，按照社會需求的基本準則培養(yǎng)大學生的綜合素質(zhì)。高校應當把培養(yǎng)就業(yè)能力深深融入到人才培養(yǎng)體系當中，把就業(yè)能力的培養(yǎng)當做提升教學質(zhì)量的一個不可或缺的重要環(huán)節(jié)。而且應主動開拓課程研究，使教學方科學化，有機統(tǒng)一各類學科的學習，提高課程培養(yǎng)的深度與廣度，并根據(jù)不同髙校自身的學科特點，建立教育、學習、研究結(jié)合長效機制，建設覆蓋多領(lǐng)域的學科交流平臺。

結(jié)語

辦公室管理是一門科學，它的理論基礎建立在管理學、行為科學、科學社會學、系統(tǒng)論控制論信息論等基礎科學以及相關(guān)的科學技術(shù)之上。辦公室工作的實踐離不開科學理論、原則的指導。辦公室工作的計劃、績效、時間安排，辦公室的調(diào)研統(tǒng)計與分析，辦公室的內(nèi)部溝通與對外接待，等等，都需要科學地規(guī)劃、測定和進行。文秘生的就業(yè)問題和辦公室管理息息相關(guān)，教育工作者應當引導大學生培養(yǎng)職業(yè)意識，文秘生應提高自身的綜合能力和加快角色轉(zhuǎn)換，高校應當根據(jù)社會需求構(gòu)建更加合理的人才培養(yǎng)模式，切實做到市場和培養(yǎng)能夠有效匹配的人才培養(yǎng)聯(lián)體互動模式。