馬震安

我們平時(shí)所看到的組織機(jī)構(gòu)圖一般是方框、線條加文字的形式，雖然看起來明了，但不夠形象。這樣的組織機(jī)構(gòu)圖顯得單調(diào)、乏味，格式抄來仿去，顯得也沒有創(chuàng)意。如果能將組織機(jī)構(gòu)圖制作成由立體實(shí)際人像組成的多維圖，當(dāng)點(diǎn)擊結(jié)構(gòu)圖中某個(gè)部門的熱區(qū)時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)該部門負(fù)責(zé)人的圖片和信息（圖1），這樣的結(jié)構(gòu)圖別出心裁，不但視覺上更加形象，而且還具有交互特性，就會(huì)更加引人注目。下面講述在PPT2016中制作此類組織機(jī)構(gòu)圖的技法。

1. 制作空白圖底

運(yùn)行PPT2016后，插入一張空白幻燈片，利用“插入”選項(xiàng)卡中的形狀，在幻燈片中繪制出所需要的組織結(jié)構(gòu)圖，設(shè)置好形狀的樣式；將所有形狀進(jìn)行組合，調(diào)整好角度、大小、位置等（圖2）。

2. 插入交互熱區(qū)

熱區(qū)的添加是為了當(dāng)點(diǎn)擊相應(yīng)熱區(qū)時(shí)，會(huì)在相應(yīng)位置出現(xiàn)人物圖片及相關(guān)介紹。

首先在組織結(jié)構(gòu)圖的每個(gè)橢圓中添加一個(gè)與結(jié)構(gòu)圖部件形狀一樣的橢圓，調(diào)整好大小，設(shè)置無邊框，填充色和背景一致，輸入各部門相應(yīng)文字。為方便管理、選擇和使用這些形狀，可點(diǎn)擊“開始”選項(xiàng)卡，點(diǎn)擊“編輯→選擇”下的“選擇窗格”，在右側(cè)“選擇”窗口，雙擊每個(gè)新添加的橢圓進(jìn)行重命名，如“董事長熱區(qū)”、“總經(jīng)理熱區(qū)”等（圖3）。

3. 插入圖片及說明

在這張組織結(jié)構(gòu)圖中，需要用到人物的無背景圖片。對(duì)于圖片的背景處理，可以采用摳圖軟件或其他方法進(jìn)行去除，這里不再贅述。插入所需要的圖片，設(shè)置圖片的陰影效果，再利用“形狀”中的直線及文本框插入人事說明，并設(shè)置好它們的格式。為了方便管理，同樣也需要對(duì)這些圖片、形狀進(jìn)行重命名，如將“后勤主任1”的圖片、連線、文本框分別命名為“后勤主任1”、“后勤主任1連接線”、“后勤主任1文本框”。其他的設(shè)置也都類似（圖4）。

4. 設(shè)計(jì)動(dòng)畫效果

基本的界面設(shè)計(jì)完成后，就該進(jìn)行圖片、連線、說明等對(duì)象出現(xiàn)時(shí)的動(dòng)畫效果設(shè)計(jì)了。這里以“董事長”的圖片、連線、文本為例來進(jìn)行設(shè)置。選擇“董事長”的圖片，利用“動(dòng)畫”選項(xiàng)卡添加動(dòng)畫效果為“擦除”，效果選項(xiàng)設(shè)置為“自底部”，觸發(fā)設(shè)置為單擊“董事長熱區(qū)”；選擇“董事長連接線”，其動(dòng)畫效果也設(shè)置為“擦除”，效果選項(xiàng)設(shè)置為“自底部”，開始處設(shè)置為“上一動(dòng)畫之后”；選擇“董事長 文本框”，其動(dòng)畫效果設(shè)置為“擦除”，效果選項(xiàng)設(shè)置為“自左側(cè)”，開始處設(shè)置為“上一動(dòng)畫之后”。點(diǎn)擊“動(dòng)畫窗格”按鈕，在出現(xiàn)的動(dòng)畫窗格窗口，將連線和文本框的動(dòng)畫效果都拖動(dòng)到“董事長”這個(gè)圖片的動(dòng)畫效果下面。其他圖片、連線、文本框出現(xiàn)時(shí)動(dòng)畫效果的設(shè)置也與之類似（圖5）。

最后，在幻燈片上添加好標(biāo)題，可以適當(dāng)進(jìn)行裝飾，如設(shè)置背景等。播放看看，是不是這樣的設(shè)計(jì)與眾不同？

小提示

如果覺得某個(gè)形狀角度、大小不合適，可以單獨(dú)選中它進(jìn)行調(diào)整。

小提示

在操作的過程中，如果有些圖形、形狀影響對(duì)其他對(duì)象的操作，可在“選擇”窗口通過眼睛狀開關(guān)按鈕先將其隱藏。

小提示

如果動(dòng)畫效果類似，可以先設(shè)置好一個(gè)后，用動(dòng)畫刷來復(fù)制類似的動(dòng)畫效果，最后再做一些小的更改。

擴(kuò)展閱讀

為了使這個(gè)組織結(jié)構(gòu)圖得到更加廣泛的應(yīng)用，可將其轉(zhuǎn)換成Flash格式的文件。在電腦上安裝iSpring Suite 7軟件，用PPT打開這個(gè)組織結(jié)構(gòu)圖，這時(shí)PPT的選項(xiàng)卡就多出了iSpring Suite 7選項(xiàng)卡，切換到該選項(xiàng)卡，點(diǎn)擊Publish按鈕進(jìn)行發(fā)布，選擇Web，根據(jù)需要在窗口中進(jìn)行設(shè)置，如輸入標(biāo)題、選擇輸出文件夾等；根據(jù)需要在Player設(shè)置好播放器類型（如簡約型、帶播放控制按鈕的通用型）。一切都設(shè)置好后，點(diǎn)擊Publish按鈕，就能生成SWF類型的Flash文件了。

生成的SWF文件的播放效果和PPT中的播放效果是完全一樣的，它可以嵌套在公司的網(wǎng)站中對(duì)外展示，這比起傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)圖會(huì)顯得更加新穎。