周麗

(黃岡職業(yè)技術學院，湖北 黃岡 438002)

檔案管理工作探討

周麗

(黃岡職業(yè)技術學院，湖北 黃岡 438002)

摘要：檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢, 在檔案管理現(xiàn)代化過程中許多問題，科學規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面，不斷提升一個單位的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，指導我國的檔案管理工作，達到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責任,而且可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應有的貢獻。

關鍵詞：檔案管理；科學規(guī)范；淺析

1做好檔案管理工作的重要意義

科學規(guī)范的管理檔案，是衡量一個單位業(yè)績與管理水平的重要尺度。檔案記載著這個單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本單位的經(jīng)營業(yè)績和科學發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材。在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映本單位整體發(fā)展狀況和經(jīng)營成果。檔案管理成果同單位經(jīng)營管理的有機結合決定了該單位資源配置的取向和模式，決定著單位的商業(yè)版圖和未來發(fā)展，對于實現(xiàn)該單位經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展、不斷提升單位在市場經(jīng)濟中競爭力具有重要意義。

2檔案管理現(xiàn)代化進程中存在的問題

2.1檔案標準化程度低

進行現(xiàn)代化檔案管理, 檔案工作標準化是必要條件之一, 是檔案管理現(xiàn)代化的一個重要組成部分。我國檔案管理標準化工作是從20 世紀80 年代開始的, 國家標準局組織擬定和制定了一系列標準化文件, 使我國標準化逐步形成一個體系。由于檔案自身的復雜性, 我國檔案管理體系亦比較復雜, 分散管理是其突出特點。由于歷史的原因, 檔案管理走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個單位根據(jù)自己的經(jīng)濟實力和技術條件選擇硬件設備, 機型五花八門, 水平參差不齊。目前研制出的不少檔案系統(tǒng)應用軟件都沒有遵循國際標準, 功能單一。

2.2標準化水平低、數(shù)據(jù)不完整,致使大多數(shù)檔案無主題標引, 共享性差。

國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標準, 檔案的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去,勢必給檔案網(wǎng)絡化建設和資源共享造成隱患。標準化程度低影響了檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進程, 造成大量低水平的重復建設, 令計算機檔案管理系統(tǒng)只能停留在輔助管理的位置上無法繼續(xù)向前發(fā)展。

2.3缺乏高級管理專業(yè)人員

現(xiàn)代檔案管理人員可以分為檔案管理輔助人員、檔案管理專業(yè)人員和高級檔案管理專業(yè)人員三個等級層次。高級檔案管理專業(yè)人員應具有較高的政治理論和政策水平, 較高的文化素質和現(xiàn)代管理技術, 精通檔案業(yè)務, 能科學地制定政策和檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃, 有較強的組織協(xié)調能力和決策能力, 在學術理論研究上有很高的造詣。目前檔案工作信息化和網(wǎng)絡化對檔案管理人員素質的要求越來越高。而檔案管理人員群體中學歷層次偏低, 缺乏掌握現(xiàn)代化技術的高級管理人才, 特別是既懂檔案管理和現(xiàn)代化科學技術, 又懂社會科學和經(jīng)濟管理的復合型人才更是奇缺。檔案管理人員素質不高, 直接導致新技術、新方法難以在檔案管理中使用和推廣, 無法解決在工作中遇到的新情況和新問題。檔案管理人員群體結構不合理配置, 檔案管理人員個體素質偏低, 檔案群體結構失衡不僅已成為制約檔案事業(yè)發(fā)展的一個重要因素, 而且也在一定程度上影響了單位各項工作的順利開展。

2.4檔案管理投入不足

經(jīng)費不足是影響檔案管理走向現(xiàn)代化的最大障礙,而經(jīng)費投入取決于領導對現(xiàn)代化檔案管理地位和作用的認識程度。由于檔案意識普遍較低, 導致資金投入嚴重不足, 無力購買現(xiàn)代化的設備, 尤其是基層單位, 存在著檔案室建設簡陋, 基礎條件差, 安全措施沒落實, 大部分檔案室建設不標準、不規(guī)范。檔案室自動化建設、數(shù)字化建設更成為奢求, 投入不足已經(jīng)成為檔案現(xiàn)代化發(fā)展的瓶頸。

3提高檔案管理科學化水平的有效路徑

提高科學化水平, 必須深入研究和把握檔案管理工作規(guī)律, 以科學務實的態(tài)度, 積極推進工作創(chuàng)新, 努力探索有效路徑, 使檔案管理更具時代特色, 更加科學有序、便捷高效。在路徑選擇上, 應重點“找準定位、推進轉變”。

3.1找準定位

大到一個國家, 小到一個單位, 檔案事業(yè)都是全局工作的重要內(nèi)容, 都是為中心工作服務的。只有自覺把檔案工作融入中心, 緊緊圍繞中心開展工作, 才能真正有所作為。要胸中有全局, 堅持以科學發(fā)展觀統(tǒng)領檔案管理工作, 注重學習貫徹黨的路線方針政策, 注重把握形勢的發(fā)展變化, 注重研究國情、省情以及單位的實際情況, 及時了解中心工作的要求, 善于從全局的角度來考慮和謀劃檔案管理工作, 切實增強政治意識、大局意識和責任意識。要找準工作著力點, 對中心工作需要什么、檔案工作如何跟進, 都要進行認真思考和研究。要在抓好常規(guī)性檔案管理的同時, 注重調整和把握階段性工作重點, 想中心工作之所想、急中心工作之所急, 增強工作的針對性和實效性。大力實施重點區(qū)域帶動戰(zhàn)略, 加快推進經(jīng)濟發(fā)展方式轉變。這是全省的大局, 也是檔案工作的大局。要增強主動服務意識, 堅持黨和政府工作延伸到哪里、各項事業(yè)拓展到哪里、新興領域開辟到哪里, 檔案工作就覆蓋到哪里, 及時收集和整理有價值的檔案信息, 及時為中心工作提供參考依據(jù), 使檔案管理真正為服務中心使上勁、用上力。

3.2推動檔案管理在功能上由館藏型向利用型轉變。

檔案工作基本的要求是建好管好檔案, 保障檔案安全, 但管理的目的在于利用, 其價值的體現(xiàn)也在于利用。如何把“死檔案”變成“活信息”、“活資源” , 最大限度地發(fā)揮其社會效益和經(jīng)濟效益, 是新時期檔案管理工作的重要任務。檔案管理要善于從浩如煙海的檔案資料中“沙里淘金”、發(fā)現(xiàn)價值, 把對社會有益的東西充分挖掘利用起來, 使其潛在價值得到充分實現(xiàn), 為推動經(jīng)濟社會發(fā)展發(fā)揮積極作用。比如, 圍繞推動文化大發(fā)展大繁榮,檔案管理要發(fā)揮自身優(yōu)勢,積極提供文化資源服務,主動參與有關文化課題研究、文化項目建設、文化展覽活動、文藝作品創(chuàng)作以及文化產(chǎn)品生產(chǎn)等,當好先進文化建設的生力軍。

3.3推動檔案管理在手段上由傳統(tǒng)型向科技型轉變

科學技術是第一生產(chǎn)力, 是提高檔案管理科學化水平的重要手段和強大動力?，F(xiàn)在的檔案工作已從傳統(tǒng)的紙質檔案、實體檔案管理為主變?yōu)閿?shù)字化檔案管理為主, 從傳統(tǒng)的面對面服務為主變?yōu)榫W(wǎng)絡化服務為主, 檔案工作的科技化、信息化水平越來越高。從一些發(fā)達國家檔案管理的情況看, 他們普遍建立了完善的檔案數(shù)據(jù)庫, 形成了強大的信息檢索能力, 具備了進的信息服務技術手段和管理手段。英國國家檔案館通過建設國家檔案目錄信息網(wǎng), 形成了鮮明的資料優(yōu)勢、技術優(yōu)勢和服務優(yōu)勢, 使得全球用戶可以隨時隨地利用互聯(lián)網(wǎng)進行檔案信息檢索。必須強化科技意識, 重視檔案管理信息化建設, 注重運用現(xiàn)代信息技術, 對傳統(tǒng)的工作模式和載體手段進行根本性改造, 全面提高檔案管理的科技含量。要加強數(shù)字信息資源建設, 加快電子檔案中心、電子政務、數(shù)字檔案館和檔案網(wǎng)站建設, 積極推動管理技術的自主創(chuàng)新, 注重相關軟件的開發(fā)和應用, 建立功能完備、技術先進的檔案信息綜合管理系統(tǒng)、檢索系統(tǒng)和服務系統(tǒng), 實現(xiàn)管理與服務的標準化、程序化和高質量、高效率。要在開發(fā)和運用新技術、新手段的同時, 堅持網(wǎng)絡建設與安全管理同步進行, 積極維護檔案信息安全, 達到方便利用和安全保密的有機統(tǒng)一。

參考文獻：

[1]李喜梅.淺談檔案管理現(xiàn)代化[J].中州煤炭, 2007(5).

[2]劉淑華.檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀與對策[J].甘肅廣播大學學報, 2002(12).

[3]徐雁.淺析檔案管理現(xiàn)代化[J].開封教育學院學報, 2009(3).

作者簡介：周麗(1975.05-)，女，湖北黃岡浠水人，黃岡職業(yè)技術學院副教授，主要從事高職教育，檔案研究。

中圖分類號:E232

文獻標志碼：A

文章編號：1671-1602(2016)12-0220-02